Cele mai bune instrumente CRM pentru ca afacerea ta să prospere de la distanță

Noua eră a muncii a redefinit modul în care operăm și facem afaceri. Pe măsură ce noile stiluri devin prevalente, organizațiile adoptă cu entuziasm spațiile de co-working, munca de acasă, munca în deplasare și munca remote ca alternative la mediile de lucru tradiționale.

Astăzi, nu mai este obligatoriu să fii la birou pentru a colabora cu colegii tăi, a urmări prospecții sau a desfășura conferințe video cu clienții. Datorită internetului și stocării informațiilor în cloud, poți lucra eficient de oriunde, fără o scădere a productivității.

Această schimbare în mediul de lucru ne îndreaptă atenția către liderii de afaceri și managerii care trebuie acum să se pregătească pentru a construi modalități mai bune de coordonare cu echipele lor din diferite locații, fusuri orare și programe de lucru. Între timp, accentul trebuie să rămână și pe aprofundarea conexiunii organizației tale cu clienții săi și pe construirea unor relații mai puternice cu noua bază de clienți.

Dacă comunicarea digitală este singurul mijloc de a rămâne conectat, atunci merită să investești în tehnologii care promit să îți îmbunătățească abilitățile de management remote.

Am compilat o listă de funcționalități Zoho CRM care vor ajuta companiile de astăzi:

Colaborare în echipă și partajarea datelor

Partajează datele CRM prin Zoho Cliq: CRM poate fi integrat cu aplicația de mesagerie instantanee Zoho Cliq. Utilizatorii CRM pot folosi aceasta pentru a partaja înregistrări, rapoarte și tablouri de bord. Managerii pot configura reguli de workflow, memento-uri pentru activități și notificări de anomalii pentru membrii echipei prin Cliq. Notificările prin email pot rămâne neobservate o perioadă, dar notificările instantanee vor asigura o acțiune rapidă. Membrii echipei pot, de asemenea, să converseze, să partajeze ecranul și să efectueze apeluri audio sau video cu colegii lor din interfața Zoho Cliq pentru discuții individuale.

Trimite mesaje instantanee prin CRM Feeds: Feeds este un instrument de colaborare integrat care permite utilizatorilor CRM să comunice cu alți utilizatori sau persoane din diferite roluri, grupuri și teritorii. Dacă sunt create grupuri pentru diferite echipe, precum marketing, vânzări sau suport, atunci utilizatorul poate posta direct mesaje în grup pentru a atrage rapid atenția membrilor vizați.

Partajează înregistrări și tablouri de bord folosind MS Teams: CRM permite integrarea cu Microsoft Teams, ceea ce va ajuta managerii să partajeze tablouri de bord cu alți utilizatori care nu fac parte din contul lor CRM și care folosesc MS Teams ca platformă de colaborare.

De exemplu, dacă un manager discută prezentarea de vânzări cu un grup de părți interesate, poate partaja tabloul de bord al vânzărilor folosind extensia MS Teams. Managerii pot partaja chiar și înregistrări CRM folosind instrumentul Message extension.

Partajează înregistrări folosind Slack: Acesta este un alt instrument de colaborare instantanee care poate fi folosit pentru a partaja înregistrări, a transmite mesaje, a iniția discuții și a partaja rapoarte sau tablouri de bord. Membrii echipei tale pot primi notificări de workflow și anomalii, precum și memento-uri pentru activități prin Slack. Echipa ta poate rămâne la locul de muncă și poate urmări discuțiile importante printr-un canal comun.

Partajează date prin Google Drive: Echipele de vânzări pot sincroniza conturile CRM cu conturile lor Google Drive și pot partaja cu ușurință atașamente, dosare și fișiere cu părți interesate, parteneri sau clienți. Această extensie creează un dosar pentru orice lead, cont sau tranzacție nou creat în contul Google Drive, unde un utilizator CRM poate încărca atașamente, dosare sau fișiere și poate oferi acces altora.

Descoperă mai multe extensii care pot ajuta la partajarea datelor.

Găzduirea întâlnirilor virtuale

Menținerea conexiunii cu echipele remote este o modalitate excelentă de a fi la curent cu munca tuturor și de a menține spiritul de echipă. Același lucru este valabil și pe frontul vânzărilor. Găzduirea întâlnirilor virtuale, a sesiunilor de instruire sau a demonstrațiilor de produs poate fi utilă pentru a menține clienții implicați.

Instrumente de conferințe web: Zoho CRM se integrează cu furnizori populari de întâlniri online precum BlueJeans, GoToMeeting, Join.me, TeamViewer și Zoho Meeting. Întâlnirile pot fi create din contul tău CRM. Reprezentanții pot invita prospecți, salva o înregistrare a întâlnirii, urmări numărul de participanți și chiar porni întâlnirea dintr-o înregistrare CRM.

Aplicația Zoho Meeting poate fi folosită pentru a găzdui întâlniri de echipă și pentru a purta discuții față în față cu membrii echipei tale pentru a obține actualizări despre starea proiectelor și programele de lucru.

Conectează-te prin webinarii: Pregătirea unei campanii de marketing implică jonglarea între activități, iar cu oameni care lucrează din locații diferite poate fi o provocare considerabilă. Prin integrarea Zoho Webinar cu CRM, echipele de vânzări pot crea webinarii din modulul Campaigns, pot invita lead-uri sau contacte interesate, pot crea sondaje și pot vizualiza discuțiile participanților în cadrul înregistrărilor campaniei.

Webinariile sunt o platformă bună care oferă sincronizare bidirecțională, permițând reprezentanților de vânzări să adauge clienți interesați în CRM ca lead-uri. Starea serviciului de webinar și starea membrilor pot fi menținute fără a schimba platforma.

Gestionează evenimentele și logistica în CRM: Coordonarea unui eveniment necesită colaborarea cu mai multe echipe pentru a aduna detalii despre participanți, locații, bilete și multe altele. Facilitează stocarea tuturor informațiilor într-un singur loc pentru echipa ta de vânzări și sincronizează instrumentul de gestionare a evenimentelor cu CRM.

Integrarea Zoho Backstage cu CRM permite organizatorilor să captureze detalii precum numărul de bilete vândute, numărul de participanți înregistrați la intrare, informațiile de contact ale sponsorilor, vorbitorilor și organizatorilor, și chiar fluxul financiar al evenimentului în campaniile CRM.

Invitațiile pentru un eveniment Backstage pot fi trimise din CRM, iar statisticile de performanță pot fi vizualizate în campaniile CRM. De asemenea, echipa ta de vânzări va primi o notificare în CRM ori de câte ori un bilet este achiziționat sau anulat, sau un eveniment este confirmat la intrare, permițându-le să acționeze la timp.

Împuternicește-ți echipa prin integrarea Zoho CRM cu alte servicii

Productivitatea echipei tale trebuie să fie în acord cu obiectivele de vânzări ale companiei, care pot varia de la atingerea obiectivelor pe termen lung până la realizarea acțiunilor la nivel de echipă. Ca lideri de afaceri, este important să descompui aceste obiective în elemente mai mici, măsurabile și acționabile, care se traduc ușor în activitățile zilnice ale forței tale de muncă.

Sincronizează serviciile de telefonie cu CRM: De la explicarea unui cost suplimentar dintr-o factură, până la programarea întâlnirilor de onboarding cu un client, este esențial să urmărești orice informație schimbată prin telefon într-un depozit comun, pentru ca alți utilizatori să poată consulta și lua decizii.

Folosind integrarea Zoho CRM cu servicii populare de telefonie precum Twilio, RingCentral, Jive și altele, reprezentanții de vânzări pot efectua și primi apeluri din CRM. Toate apelurile primite și efectuate sunt înregistrate automat în modulul Calls. Odată ce un apel este finalizat, reprezentanții pot nota observații, crea activități de urmărire sau transfera un client către alt departament. De asemenea, pot seta memento-uri pentru apelurile viitoare sau adăuga un apel de urmărire.

Primește semnale la fiecare punct de contact cu clientul: O modalitate eficientă de a-ți crește numărul de clienți este să monitorizezi fiecare punct de contact și să interacționezi rapid cu prospecții interesați. Cu cât lead-urile calificate sunt transmise mai rapid echipei tale de marketing, cu atât mai repede pot intra în procesul de vânzări.

Cu toate acestea, când echipele de vânzări lucrează din locații și fusuri orare diferite, există șanse crescute de a trece cu vederea corespondența clienților. Poți preveni acest decalaj prin integrarea SalesSignals cu contul tău CRM, astfel încât reprezentanții tăi să fie notificați ori de câte ori un client vizitează site-ul tău, deschide un email sau menționează brandul companiei tale pe rețelele sociale.

Grupează emailurile pe baza contextului de vânzări: Facilitează găsirea emailurilor de către vânzători prin categorizarea lor pe baza contextului de vânzări. Folosește SalesInbox pentru a grupa emailurile în tranzacții deschise, colegi, lead-uri și contacte pentru a prioritiza răspunsurile și a determina acțiunile următoare.

Hub comun pentru emailuri din diferite servicii: Folosind datele clienților stocate în CRM, este ușor să compilezi o bază de date comună care conține atât datele tale de email, cât și datele de vânzări. Zoho CRM oferă integrări cu mai multe aplicații de email, precum Gmail, Zoho Mail, MS Outlook și MailMagnet. Această integrare permite reprezentanților să trimită și să primească emailuri în CRM și să le acceseze ușor din lista asociată.

Integrează cu platformele sociale: Echipa ta este la distanță, la fel și clienții tăi, dar asta nu ar trebui să schimbe modul în care comunică. Pe lângă email, rețelele sociale precum Twitter, Facebook și LinkedIn sunt platforme populare unde clienții își pot exprima interesul. Zoho CRM oferă integrări cu rețelele sociale, permițând reprezentanților să adauge direct prospecții interesați ca lead-uri sau contacte în CRM. Un lead sau contact poate fi adăugat din mențiuni, aprecieri, tweeturi sau retweeturi.

Captează lead-uri din vizitele pe site: Un alt mediu de interacțiune cu clienții tăi este chatul live de pe paginile web ale companiei. Integrează SalesIQ cu CRM pentru a captura detaliile vizitatorilor direct în CRM. Reprezentanții de suport pot adăuga vizitatorii interesați ca lead-uri sau contacte direct din fereastra de chat.

Configurează procese care ghidează echipa ta

Iată câteva instrumente care pot fi folosite pentru a stabili ghiduri pentru diferitele procese care vor ajuta forța de muncă remote să mențină consistența și acuratețea.

Creează ghiduri pentru procesele tale de afaceri: De la generarea lead-urilor, la conversie, la urmărirea tranzacțiilor - în orice proces, există pași consecvenți de urmat de la început până la sfârșit. Prin crearea ghidurilor în CRM folosind Blueprint, poți asigura că forța ta de muncă rămâne pe drumul cel bun și că noii membri ai echipei respectă procesele tale.

Trimite notificări automate către aprobatori: Configurează un proces de aprobare astfel încât membrii echipei tale să nu fie nevoiți să trimită manual cereri de aprobare managerilor lor. Sistemul va notifica automat aprobatorul vizat prin notificări email.

Configurează activitățile repetitive să aibă loc automat: Activitățile care sunt efectuate pentru toți clienții noi, cum ar fi trimiterea emailurilor de confirmare, actualizarea statusurilor înregistrărilor și crearea sarcinilor, pot fi automatizate prin configurarea unui macro. Tot ce trebuie să facă un reprezentant este să selecteze înregistrările CRM și să apese butonul, iar workflow-ul se va executa automat.

Configurează memento-uri pentru activități: Dacă programezi un eveniment la care trebuie să participe membri care lucrează în fusuri orare diferite, atunci trebuie să te asiguri că fiecare și-a setat memento-ul la ora corectă. Un eveniment configurat la PST va avea loc la o oră diferită față de IST. Pentru a evita confuzia, cel mai bine este să configurezi memento-urile în momentul creării evenimentului în CRM. Un memento poate fi setat pentru un apel, o sarcină sau un eveniment prin email, iar o notificare pop-up va fi afișată în CRM.

Lasă regulile de workflow să automatizeze activitățile: Configurează regulile de workflow pentru a te asigura că, indiferent de unde lucrează echipele tale, acestea urmează protocolul. Dacă primul email de urmărire trebuie trimis în termen de două zile unui nou prospect, atunci cea mai bună modalitate de a te asigura că emailul potrivit este trimis la momentul potrivit este să configurezi un workflow care se declanșează automat când condițiile sunt îndeplinite.

Acces rapid la datele clienților și vânzărilor

CRM este un hub de informații care conține detalii despre vânzări, notele reprezentanților, cerințele proiectelor, documente, declarații de ofertă, emailuri și multe altele. Dar echipa ta de vânzări este echipată să extragă rapid informațiile potrivite din baza de date? Sau este mai degrabă ca și cum ai căuta un ac într-un car de fân?

Iată câteva instrumente care ajută forța ta de muncă să localizeze informațiile potrivite în cel mai scurt timp.

Folosește vizualizări native sau creează vizualizări personalizate: Folosește vizualizările modulelor pentru a sorta, categoriza și vizualiza doar înregistrările dorite. Zoho CRM oferă câteva vizualizări standard: List, Kanban și Canvas.

Folosește vizualizările standard de tip listă pentru a categoriza înregistrările în favorite, "create de mine", "partajate cu mine", vizualizări publice și vizualizări ale altor utilizatori.

Creează vizualizări personalizate folosind criterii precum valoarea tranzacțiilor peste 20.000$, tranzacții cu IMM-uri sau tranzacții unde statusul lead-ului este "contactat". Orice înregistrări care satisfac criteriile vor fi filtrate și listate împreună sub Create de mine.

Folosește vizualizări Kanban bazate pe carduri pentru a organiza datele în categorii definite de utilizator, cum ar fi lead-uri filtrate după status sau date de vânzări filtrate după etapă.

Caută înregistrări folosind filtre avansate: Filtrele de căutare pot fi folosite pentru a extrage toate înregistrările care corespund unor criterii stabilite, cum ar fi sortarea aplicațiilor din California sau căutarea exclusivă a proprietăților de închiriere. Folosește filtrele avansate pentru a specifica mai multe detalii, cum ar fi căutarea înregistrărilor pentru proprietăți de închiriere care au tranzacții deschise și activități restante. Aceasta va returna doar înregistrările care corespund tuturor celor trei criterii specifice. Reprezentanții tăi pot salva până la cinci filtre avansate pentru a găsi rapid înregistrările importante.

CRM Mobile: Pe măsură ce forța de muncă se îndepărtează de birou, este important să delegi accesul la datele clienților, analizele de business, detaliile proiectelor și alte informații conexe în orice moment.

Atât aplicațiile mobile Zoho CRM, cât și Analytics ajută echipele tale să fie la curent cu activitățile zilnice, să rămână conectate la insight-urile de vânzări și să colaboreze cu colegii în timp ce lucrează remote.

Permite reprezentanților să facă check-in remote ori de câte ori se întâlnesc cu clienții. Managerii lor vor fi notificați când un check-in este efectuat, pentru a ajuta la urmărirea programărilor.

Aplicația mobilă afișează orice lead-uri sau contacte care sunt aproape de locația curentă a reprezentantului, astfel încât acesta să poată programa rapid o întâlnire cu ei.

Întreabă-o pe Zia: Reprezentanții tăi pot conversa cu Zia și pot obține rapid ajutor pentru a găsi ceea ce caută. Orice înregistrări relevante vor fi afișate într-o clipă. Pot întreba dacă există tranzacții în așteptare luna aceasta, înregistrări care se apropie de data scadentă, lead-uri care nu au fost contactate și multe altele.

Desfășoară ședințe de consiliu bazate pe date și cu informații valoroase

Ședințele de vânzări sunt o parte importantă a gestionării echipelor tale de vânzări. Asigură-te că ședințele tale sunt productive și orientate spre rezultate pregătind rapoarte și tablouri de bord care evidențiază agenda.

Cu Zoho CRM, poți pregăti rapoarte și tablouri de bord cu o varietate de componente analitice importante.

Rapoarte: Utilizează rapoartele standard Zoho CRM cu metrici predefinite, cum ar fi tranzacțiile închise luna aceasta, vânzările după sursa lead-ului, rapoartele de stare a apelurilor și multe altele. Alternativ, poți genera rapoarte personalizate definind propriile metrici. De exemplu, un raport programat al activităților de vânzări poate oferi o prezentare generală a teritoriului fiecărui reprezentant de vânzări și a activităților lor programate. Stabilește obiective clare pentru membrii echipei tale pentru a le eficientiza munca și a elibera timp pentru vânzări de calitate.

Tablou de bord: Un grafic sau o diagramă cu bare a activității de vânzări pentru luna respectivă este adesea mai ușor de înțeles decât o listă lungă de cifre copleșitoare. Creează tablouri de bord folosind o varietate de componente analitice precum KPI-uri, comparatoare, indicatoare de țintă și altele. Folosește detectoare de anomalii pentru a izola orice abateri în tendințele afacerii tale și setează notificări astfel încât reprezentanții relevanți să fie notificați despre anomalii. Un tablou de bord al performanței pe care lucrătorii remote îl pot verifica oricând poate promova o competiție sănătoasă și îi poate menține motivați să închidă mai multe tranzacții.

Oferă clienților tăi soluții self-service

Acesta poate fi momentul potrivit pentru a deschide o parte din CRM-ul tău și a oferi clienților posibilitatea de a-și trimite datele direct.

Zoho CRM suportă portaluri și rezervarea calendarului care îți permit să extinzi accesul CRM către clienți.

Oferă acces CRM utilizatorilor non-CRM: Permite clienților, furnizorilor, partenerilor și altor părți interesate să introducă informații în CRM.

Permite gestionarilor de stoc să verifice inventarul tău și să actualizeze informațiile despre stoc direct în CRM, sau permite partenerilor de afaceri să vizualizeze tranzacțiile de mare valoare accesând modulul de tranzacții oricând doresc.
Administratorii școlari pot permite înregistraților să completeze și să trimită cereri prin portaluri. Părinții pot verifica rapoartele de performanță ale studenților, taxele semestriale sau informațiile despre curriculum într-un portal pentru studenți, în loc să aștepte un email de la administrația școlii.
Clienții pot înregistra reclamații sau raporta produse defecte completând un formular. Reprezentanții tăi pot verifica și actualiza statusul reclamației într-un portal pe care clientul îl poate vizualiza și folosi pentru a rămâne la curent.

Portalurile te pot ajuta să reduci dependențele și să previi erorile involuntare cauzate de introducerile în masă.

Permite clienților să programeze întâlniri la ora convenabilă lor: În loc să efectuezi un apel telefonic sau să trimiți un email pentru a întreba despre cel mai bun moment pentru o întâlnire, oferă clienților tăi controlul de a programa întâlniri la ora preferată. Partajează linkul de rezervare din calendar cu clienții prin rețele sociale, SMS sau email, încorporat în site-ul tău web sau inclus în semnătura emailului tău.

Aceștia pot selecta data și ora întâlnirii și vor primi un email odată ce rezervarea este completă. Dacă este necesar, pot reprograma sau chiar anula întâlnirea din email. Poți crea un grup de experți în produse sau asistenți tehnici și poți desfășura o întâlnire unde clienții tăi pot împărtăși problemele direct și discuta cele mai bune modalități de depanare.

Zoho CRM îți urează mult succes în îmbunătățirea abilităților de management remote ale organizației tale cu ajutorul acestor funcționalități.