Lucrul cu Sarcini

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Events este redenumit ca Meetings

Disponibilitate

Permisiuni necesare

Acces la Sarcini, care include permisiunile de Vizualizare, Creare, Editare și Ștergere.

Crearea Sarcinilor

O sarcină este o activitate de muncă care este de obicei limitată în timp. În Zoho CRM, sarcinile sunt listate pe pagina de start a înregistrării, pe pagina de start a Sarcinilor și în alte înregistrări corelate. Când creezi o sarcină în CRM, trebuie să introduci detalii precum Subiect, Proprietarul sarcinii, Data scadentă și contactul sau contul cu care este corelată sarcina. Poți adăuga și câmpuri personalizate în modulul Sarcini.

Pentru a crea sarcini

În modulul Activities, fă clic pe New Task.
Poți crea o sarcină și dintr-o înregistrare, făcând clic pe linkul New Task din lista corelată Open Activities.
În pagina Create Task, specifică detaliile sarcinii.
Fă clic pe Save.

Notă

Sarcinile vor fi închise doar când Starea sarcinii este actualizată ca Completed.
Starea Completed este un câmp definit de sistem. Un câmp personalizat alternativ cu aceeași etichetă nu va închide sarcina automat.

Setarea tipului de repetare pentru o sarcină

Dacă vrei să creezi sarcini recurente care trebuie să se repete pe o perioadă specifică de timp, poți crea sarcini recurente. Poți specifica când trebuie finalizată sarcina. Intervalul de recurență poate fi setat ca - zilnic, săptămânal, lunar, anual sau tip de repetare personalizat - unde poți specifica propriul interval de timp.

Pentru a seta un tip de repetare

Selectează tipul de repetare ca Daily, Weekly, Monthly sau setează un tip de repetare custom din lista derulantă.

Dacă alegi tipul de repetare Custom, procedează astfel:

Selectează Frequency ca Daily, Weekly, Monthly sau Yearly.

Daily: La fiecare [x] zile, specifică numărul de zile după care sarcina trebuie repetată.
Weekly: La fiecare [x] săptămâni, specifică numărul de săptămâni după care sarcina trebuie repetată, împreună cu ziua exactă.
Monthly: La fiecare [x] luni, specifică numărul de luni după care sarcina trebuie repetată, împreună cu data sau ziua din lună.
Yearly: Aceasta îți permite să specifici data sau ziua și luna în care sarcina trebuie repetată.

În Ends, alege când trebuie să se oprească sarcina:

Never - Sarcina nu va fi niciodată terminată.
After [x] Times - Sarcina va fi terminată după numărul de ori specificat aici.
On [Date] - Sarcina va fi terminată la data specificată.

Notă

Data scadentă trebuie specificată pentru a seta tipul de repetare.
Când tipul de repetare este ales ca Daily, poți alege să excluzi Weekend-urile și Sărbătorile.
Când tipul de repetare este ales ca Monthly, poți alege să setezi data scadentă a sarcinii tale la următoarea zi lucrătoare dacă data scadentă selectată nu este o zi lucrătoare.

Setarea reminderelor pentru sarcini

Poți seta remindere pentru a primi notificări înainte ca sarcina să ajungă la data scadentă. Poți alege să fii notificat în ziua datei scadente sau cu câteva zile/săptămâni/luni înainte de data scadentă, la o anumită oră, fie prin email, fie prin popup, fie prin ambele. Acest reminder poate fi și repetat dacă este necesar.

Pentru a seta remindere

Activează comutatorul Reminder.
În popup, specifică când vrei să fii notificat.

Poți alege o dată și oră specifică sau un număr de zile/săptămâni/luni înainte de data scadentă, la o oră specifică.
Alege un Repeat Type din lista derulantă.
Selectează cum vrei să fii notificat din lista derulantă.

Poți alege între Email, Pop Up sau Both.

Notă

Dacă creezi o sarcină pentru alți utilizatori, poți notifica acel utilizator prin email, selectând caseta de bifare Notify Owner din panoul de sus.

Utilizatorul va fi notificat când:

O nouă sarcină este atribuită unui alt utilizator.
Proprietarul unei sarcini existente este schimbat cu un alt utilizator.
O sarcină este finalizată.

Editarea sarcinilor

Poți edita o sarcină sau tipul de repetare al unei sarcini ori de câte ori este necesar.

Pentru a edita sarcini

Selectează sarcina și fă clic pe iconița Edit.

Editarea tipului de repetare

Poți edita tipul de repetare după ce sarcina a fost salvată. Sarcinile recurente pot fi extinse sau reduse în funcție de cerințele tale.

Sarcină unică la recurentă
Dacă ai creat o sarcină unică și vrei să o schimbi în tip recurent, poți edita sarcina și configura tipul de repetare corespunzător.
Oprirea sarcinilor recurente
Dacă ai creat o sarcină recurentă și vrei să o oprești, poți face acest lucru editând-o. Poți dezactiva configurația de repetare, ceea ce șterge și toate sarcinile tale viitoare.

Notă

Când tipul de repetare este dezactivat, sarcina pe care o editezi împreună cu toate sarcinile viitoare pot fi eliminate.
Dacă tipul de repetare este dezactivat pentru prima sarcină din secvența de repetare, atunci sarcina recurentă va fi convertită într-o sarcină unică.

Poți edita modelul de reminder al unei sarcini recurente. În acest caz, poți alege dacă modificarea trebuie aplicată tuturor sarcinilor viitoare sau doar acestei sarcini particulare.

Crearea sarcinilor în masă

Dacă o anumită sarcină trebuie efectuată pentru mai multe înregistrări, în loc să creezi sarcina pentru fiecare înregistrare în parte, o poți crea în masă.

Pentru a crea sarcini recurente în masă

Fă clic pe tabul [Modul].
Din vizualizarea listă, selectează casetele de bifare ale înregistrărilor pentru care vrei să creezi sarcini recurente.
Fă clic pe More Actions > Create Tasks.
În popup, specifică detaliile sarcinii și activează comutatorul Repeat pentru a specifica detaliile de recurență.
Introdu Repeat Type și specifică când trebuie să se termine sarcina recurentă.
Fă clic pe Done și apoi pe Save.

Câmpuri standard în modulul Sarcini

Mai jos este lista câmpurilor standard definite de Zoho disponibile în modulul Sarcini:

Nume câmp	Descriere
Task Owner	Selectează numele utilizatorului căruia îi este atribuită sarcina.
Subject*	Specifică numele sarcinii. Acest câmp este obligatoriu.
Due Date	Specifică data scadentă pentru sarcină.
Contacts/Leads	Selectează contactul sau lead-ul corelat.
Accounts	Selectează orice altă înregistrare corelată cu sarcina.
Status	Specifică starea sarcinii.
Priority	Selectează data scadentă.
Send Notification Email	Selectează caseta de bifare pentru a trimite un email de notificare proprietarului sarcinii.
Remind At	Selectează caseta de bifare pentru a seta un reminder pentru sarcină.
Recurring Activity	Selectează caseta de bifare pentru a o marca ca activitate recurentă.
Description	Specifică detaliile despre sarcină.