Sales Force Automation (SFA) în Zoho CRM

Echipa ta de vânzări are o listă plină de sarcini: urmărirea lead-urilor, închiderea tranzacțiilor, furnizarea de rapoarte și previziuni precise, învățarea mai multor detalii despre produsul sau serviciul tău, și lista continuă. Să rămâi la curent cu toate aceste sarcini poate fi dificil.

Pe măsură ce afacerea ta crește, numărul și complexitatea produsului sau serviciului tău pot crește de asemenea; concurența va deveni probabil mai acerbă, iar clienții vor aștepta cu siguranță din ce în ce mai mult de la tine. Acest lucru se traduce în mai multe sarcini, mai complicate și mai dificile pentru echipa ta de vânzări.

Dacă rămâne negestionat, acest scenariu poate duce rapid la ineficiență, productivitate scăzută și, în consecință, venituri pierdute.

Zoho CRM este conceput pentru a sprijini echipa ta de vânzări prin automatizarea sarcinilor de rutină și facilitarea celor non-rutină. În general, această aplicare a tehnologiei informației pentru a susține funcția de vânzări a afacerii tale se numește sales force automation (SFA).

Cum este conceput Zoho CRM în raport cu ciclul de vânzări?

În timpul ciclului de vânzări:

Lead-urile care intră în sistemul tău sunt calificate și convertite în contacte.
După conversie, urmărești tranzacții cu aceste contacte.
Odată ce închizi tranzacțiile, generezi venituri pentru organizația ta.

În orice moment, există lead-uri și tranzacții în diferite etape ale acestui ciclu. În fiecare etapă, o echipă de vânzări bună își adaptează activitățile și interacțiunile pentru a muta lead-ul sau tranzacția la etapa următoare.

Pentru ca acest lucru să se întâmple, ai nevoie de un sistem care să urmărească lead-urile și tranzacțiile care se mișcă cu viteze diferite prin diferitele etape ale unui ciclu de vânzări. Datele generate în timpul acestui proces trebuie organizate astfel încât persoana potrivită să poată accesa rapid detaliile corecte la momentul potrivit.

În Zoho CRM, aceste date sunt organizate în module, înregistrări și câmpuri.

Un modul este un set de înregistrări legate de o entitate. De exemplu, dacă luăm "Leads" ca entitate:

Bob și Alice sunt lead-uri.
Înregistrările lor sunt prezente în modulul Leads.

În exemplul nostru, o înregistrare ar include detalii precum numele lead-ului, numărul de telefon al lead-ului și sursa lead-ului. Aceste detalii se numesc câmpuri. Fiecare câmp are un nume și o valoare.

Numele câmpului	Valoarea câmpului
Numele lead-ului	Bob
Număr de telefon	0192837465
Sursa lead-ului	Apel la rece

Deci, o înregistrare este o colecție de câmpuri.

Putem reprezenta exemplul de mai sus astfel:

În Zoho CRM, nu creăm o singură înregistrare pentru un potențial client și nu îndesăm toate detaliile legate de parcursul său în acea singură înregistrare.

În schimb, împărțim aceste detalii în înregistrări din diferite module numite module Sales Force Automation (SFA). Acest lucru se face pentru a:

Maximiza cantitatea de detalii relevante pentru sarcinile agentului de vânzări
Minimiza nevoia de a naviga între module pentru a obține detalii relevante
Minimiza nevoia de a reintroduce detalii comune mai multor înregistrări

Module SFA

Modulele SFA sunt Leads, Contacts, Accounts și Deals.

Modulul Leads

Modulul Leads este locul unde stochezi prima dată detaliile despre lead-urile tale primite. Poți importa lead-urile din foi de calcul, le poți introduce manual, poți folosi webform-uri etc. Indiferent de unde provin, ele sunt stocate ca înregistrări în acest modul.

Pe măsură ce lead-urile tale parcurg drumul unic către a deveni un contact, poți urmări statusul lor, adăuga detalii utile și colabora cu echipa ta fără a fi nevoie să părăsești acest modul. Dacă totul merge bine, lead-ul tău va fi în curând gata să fie convertit într-un contact.

Modulele Contacts și Accounts

În această etapă, convertești lead-ul într-un contact și un cont.

Când convertești un lead:

Detaliile legate de acea persoană merg în modulul Contacts
Detaliile legate de organizația sa merg în modulul Accounts

Deoarece acesta este un proces care are loc o singură dată și avem de-a face cu o singură persoană, nu este nevoie să menținem înregistrarea lead-ului după ce am creat înregistrarea contactului. Așadar, înregistrarea lead-ului este ștearsă după conversie.

Înregistrarea lead-ului este împărțită într-o înregistrare de contact și o înregistrare de cont deoarece s-ar putea să ai de-a face cu mai multe contacte aparținând aceleiași organizații. Din acest motiv, este o idee bună să ai un modul Accounts cu doar detaliile legate de organizație. Poți asocia un astfel de cont cu mai multe contacte.

Modulul Deals

Acum poți urmări tranzacții cu contactele și conturile tale. Deoarece poți lucra la mai multe tranzacții cu același contact sau cont, există un modul separat conceput pentru acest proces. Poți urmări tranzacțiile și accesa detaliile legate de tranzacții în acest modul.

Scenariu

Când punem toți acești pași împreună în concordanță cu ciclul de vânzări, arată astfel:

Hai să folosim un exemplu pentru a vedea aceste module în acțiune.

Emma lucrează la Sketles Developers. Ea este interesată să achiziționeze niște mașini și accesoriile lor pentru angajatorul ei. Caută online și descoperă niște produse de la Zylker Inc care par să se potrivească cerințelor sale. Contactează echipa de vânzări de la Zylker pentru mai multe informații.

Cum este procesat acest lead folosind Zoho CRM?

Emma este adăugată ca lead în modulul Leads.
Este contactată pentru a afla mai multe despre ea și organizația ei. Odată ce reprezentantul de vânzări este satisfăcut, lead-ul este convertit într-un contact (Emma) și un cont (Sketles Developers).
O tranzacție este creată în modulul Deals. Această tranzacție este asociată cu Emma (un contact) și Sketles (un cont). Reprezentantul de vânzări înregistrează detalii, schimbă etapa tranzacției și colaborează cu echipa de vânzări pe măsură ce avansează încet dar sigur spre câștigarea tranzacției.

Urmărește-ți activitățile

Cu datele tale organizate în module, te poți concentra pe efectuarea activităților de vânzări. Acestea pot include sarcini, apeluri sau întâlniri. Avem module standard unde le poți crea, atribui și urmări. Mai important, toate vin cu opțiunea de a seta mementouri, astfel încât niciun lead sau tranzacție să nu fie pierdută din cauza unei omisiuni.

Să presupunem că efectuezi următoarele activități ca parte a procesului tău de vânzări:

Suni lead-ul în timpul calificării.
Suni contactul după conversie.
Te întâlnești cu contactul în timpul propunerii/negocierii.
Realizezi un demo de produs pentru contact.

Poți înregistra aceste activități în modulele de activități:

Poți adăuga și vizualiza aceste activități din cadrul înregistrărilor din modulele Leads, Contacts, Accounts și Deals. De exemplu, putem vedea toate activitățile asociate cu Emma în înregistrarea ei. De asemenea, putem crea sarcini, apeluri sau întâlniri din cadrul înregistrării Emmei.

Optimizează-ți procesul de vânzări

Odată ce te simți confortabil cu utilizarea acestor module (Leads, Contacts, Accounts, Deals, Calls, Tasks și Meetings), poți explora alte module și funcționalități pentru a automatiza și eficientiza procesul tău de vânzări. Printre acestea se numără:

Rapoarte și analize pentru a evalua rapid sănătatea pipeline-ului tău de vânzări:
Previziuni pentru a seta obiective, urmări realizările și prezice performanța:
Reguli de atribuire a lead-urilor pentru a atribui automat lead-urile echipei tale de vânzări:
Scorul lead-urilor pentru a te ajuta să prioritizezi lead-urile:
Blueprint-uri pentru a standardiza procesul tău de vânzări:
Reguli de workflow pentru a automatiza pași mari și mici:

Poți alege dintre acestea și alte funcționalități pentru a crea o configurare adaptată organizației tale și personalului său. Cu acest lucru pus la punct, echipa ta de vânzări va petrece mai mult timp vânzând și mai puțin timp efectuând sarcini importante dar de rutină de gestionare a înregistrărilor.

Resurse

Pentru a afla mai multe despre diversele module discutate aici, te rugăm să folosești următoarele resurse:

Modul	Documentație
Leads	Lucrul cu Leads Crearea Lead-urilor Convertirea Lead-urilor Câmpuri standard în Leads Întrebări frecvente despre Leads
Contacts	Lucrul cu Contacts Crearea Contactelor Câmpuri standard în Contacts Întrebări frecvente despre Contacts
Accounts	Gestionarea Accounts Crearea Conturilor Câmpuri standard în Accounts Întrebări frecvente despre Accounts
Deals	Lucrul cu Deals Crearea Tranzacțiilor Câmpuri standard în Deals Întrebări frecvente despre Deals
Activități	Activități de vânzări - Prezentare generală Lucrul cu Tasks Lucrul cu Meetings Înregistrarea apelurilor
Forecasts	Crearea și lucrul cu previziuni Câmpuri standard în Forecasts Întrebări frecvente despre Forecasts