Înregistrarea apelurilor

O parte esențială din activitățile zilnice ale unui reprezentant de vânzări este să efectueze și să primească apeluri. Aceștia trebuie să urmărească apelurile efectuate către clienți, să programeze apeluri în funcție de disponibilitatea clientului, să mențină detalii despre discuții în baza de date și să păstreze o evidență a apelurilor pierdute pentru a putea face follow-up. Este important să înregistrezi toate aceste informații într-un mod organizat, indiferent cât de ocupat ești.

Modulul Calls oferă o platformă perfectă pentru a stoca și urmări fiecare detaliu legat de un apel. Reprezentanții de vânzări pot introduce detalii despre apeluri precum durata, data și ora apelurilor și notițe despre conținutul apelurilor. Aceste date pot fi folosite pentru a evalua timpul petrecut pe fiecare apel sau timpul mediu necesar pentru finalizarea unui apel și altele. Detaliile pot fi utile pentru generarea rapoartelor privind detalii de facturare, starea apelurilor și numărul de apeluri efectuate pe zi.

Înregistrarea unui apel curent

1. În modulul Calls, dă clic pe Create a Call.
   
   Poți de asemenea asocia un apel unui lead/contact dând clic pe Log a Call.
   
2. În fereastra popup Schedule call/Log a call, efectuează următoarele:
   
   Nu poți adăuga câmpuri personalizate în pagina Create Call. Totuși, poți personaliza câmpurile existente folosind personalizarea layout-ului paginii.
   
   • Specifică numele Contact/Lead de la care a venit apelul sau către care se efectuează apelul.
     
   • Introdu Call Start Time.
     
   • Selectează cui este asociat apelul (Related to) din lista derulantă (de ex. cont, ofertă, comandă etc.)
     
   • Introdu Subject.
   • Alege Call purpose din lista derulantă.
   • Introdu Call agenda.
     
     
   • Dă clic pe Call.
     
     
     
     Cronometrul apelului indică durata apelului curent.
     
     Vei fi direcționat către interfața unde se efectuează apelul. Poți pune pe Pause apelul dacă este necesar.
     
     
     
     Adaugă o descriere a apelului în partea de jos a ferestrei de apel. Poți vedea aceasta în câmpul Description al apelului odată ce a fost salvat.
     
   • Dă clic pe End Call când apelul este finalizat.
     
   • Poți atașa o întâlnire de follow-up, un apel sau o sarcină dacă este necesar. Aceasta va fi asociată contactului.
     
     
3. Dă clic pe Save pentru a salva apelul curent.
   

Înregistrarea unui apel finalizat

Pentru a înregistra un apel finalizat

1. În modulul Activities, dă clic pe New Call.
   
   Poți de asemenea asocia un apel unui lead/contact dând clic pe linkul Log a Call din lista asociată Open Activities din pagina de detalii a înregistrării respective.
   
2. În fereastra popup Create Call, efectuează următoarele:
   
   • Specifică numele Contact/Lead de la care a venit apelul sau către care se efectuează apelul.
     
   • Introdu Subject apelului.
     
   • Selectează scopul apelului din lista derulantă Call Purpose.
     
   • În cazul unui apel de la/către un contact, selectează înregistrarea Related To, dacă este necesar.
     
   • Selectează Call Type ca Inbound sau Outbound.
     
   • În secțiunea Call Details, dă clic pe Completed Call.
     
     Implicit, Current Call este selectat.
     
   • Introdu Call Duration în minute și secunde.
     
     
     
   • Specifică Description și Call Result.
     
3. Dă clic pe Save.
   
   Apelul este salvat în modulul Activities.
   
   Apelul va fi de asemenea afișat în lista asociată Closed Activities din pagina de detalii a lead-ului/contactului respectiv.
   

Programarea unui apel

Programează apeluri în Zoho CRM care pot fi preluate de utilizatori ulterior. Fiecare apel programat are trei opțiuni în pagina de detalii.

• Mark as Completed - Apelurile pe care le marchezi ca finalizate vor fi mutate în lista asociată Closed Activities din înregistrarea asociată.
  
• Reschedule Call - Când nu poți respecta programarea apelului, îl poți reprograma pentru mai târziu.
  
• Cancel Call - Poți de asemenea anula un apel oricând este necesar.
  

Aceste opțiuni sunt disponibile în pagina de detalii a apelului, în vizualizări de tip listă, liste asociate, mementouri și calendar.

Pentru a programa un apel

1. În modulul Calls, dă clic pe Create Call.
   
   Poți de asemenea asocia un apel unui lead/contact dând clic pe Log a Call.
   
2. În fereastra popup Schedule a Call, efectuează următoarele:
   
   • Specifică numele Contact/Lead pentru care este programat apelul.
     
   • Selectează înregistrarea Related To, dacă este necesar.
   • Introdu numărul de telefon al apelantului în câmpul 'From Number' și numărul de telefon al destinatarului în câmpul 'To Number'.
   • Call Type este selectat implicit ca Outbound.
     
   • Starea apelului în curs este implicit Scheduled.
     
   • Selectează proprietarul apelului din lista derulantă.
     
   • Introdu subiectul apelului.
   • Selectează o opțiune de Reminder din lista derulantă.
     
   • Selectează scopul apelului de ieșire.
     
     
3. Dă clic pe Schedule.
   

Importul apelurilor

Pentru instrucțiuni, te rugăm să consulți: Importul datelor într-un modul.

Notă:
Poți importa date care sunt în format csv sau xlsx.

Când importi înregistrări de apeluri, acestea pot fi pentru apeluri programate sau apeluri înregistrate. În funcție de tipul apelului, următoarele coloane trebuie să fie prezente în fișier. Poți avea toate tipurile de apeluri în același fișier.

Pentru apeluri programate
1) Call Type cu valoarea: Outbound
2) Call start time: Orice valoare dată-oră viitoare, adică dată-oră mai mare decât data-ora curentă

Pentru apeluri de ieșire finalizate
1) Call Type cu valoarea: Outbound
2) Call start time - Orice valoare dată-oră din trecut, adică dată-oră mai mică decât data-ora curentă

Pentru apeluri de intrare/pierdute finalizate
1) Call Type: Inbound sau Missed
2) Call start time - Orice valoare dată-oră din trecut, adică dată-oră mai mică decât data-ora curentă