Lucrul cu Întâlniri

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Disponibilitate

Permisiune

Acces la Întâlniri care include permisiuni de Vizualizare, Creare, Editare și Ștergere.

Crearea Întâlnirilor

Întâlnirile sunt activități pentru interacțiunile dintre o afacere și clienții săi la un loc și o oră specifice. Întâlnirile pot fi organizate pentru a descrie caracteristicile, beneficiile, pentru a discuta despre servicii, sau pentru a negocia diverse oferte de afaceri și multe alte motive. În Zoho CRM am clasificat întâlnirile pe baza locului de desfășurare în trei categorii - Online, La birou și Locația clientului.

Online - Când întâlnirea se desfășoară online prin intermediul oricăruia dintre furnizorii integrați (de exemplu Zoho Meeting, Zoom, etc.)
Locația clientului - Când întâlnirea se desfășoară într-o locație preferată de tine și clientul tău (poate fi la biroul clientului sau în orice alt loc comun.)
La birou - Când întâlnirile se desfășoară la sediul biroului tău.

Pentru a crea o întâlnire

În modulul Meetings, apasă Create Meetings.
În fereastra popup Meeting Information, specifică următoarele detalii:

Specifică un nume pentru întâlnire.
Selectează locul întâlnirii din lista derulantă.

Pentru Online: Alege furnizorul întâlnirii din lista de opțiuni din lista derulantă Provider.
Pentru Client location sau In-office: Specifică câmpul Location cu detaliile corespunzătoare ale locației.

Bifează caseta dacă întâlnirea durează toată ziua.
Setează data și ora pentru începutul și sfârșitul întâlnirii în câmpurile From și To.
Selectează din lista de utilizatori gazda întâlnirii.
Invită participanți la întâlnire.

Apasă Save.

Pentru a crea întâlniri din Calendar

Apasă pictograma Calendar din contul tău CRM și selectează vizualizarea Day, Week sau Month.
În Calendar, apasă linkul Create sau apasă pe un interval orar din calendar.
În fereastra popup Meeting Information, specifică detaliile întâlnirii.
Apasă Save.

Notă

Întâlnirile sunt închise automat la data și ora de sfârșit specificate. Nu există actualizare de stare pentru întâlniri.

Crearea întâlnirilor recurente

O întâlnire care trebuie să aibă loc în mod repetat la o anumită dată sau oră poate fi creată ca întâlnire recurentă. Poți crea, de asemenea, sarcini recurente în masă din vizualizarea de tip listă.

Pentru a crea activități recurente

În modulul Meetings, apasă Create Meeting.
În pagina Meeting Information, specifică detaliile legate de activitate.
În câmpul Repeat introdu următoarele:
- Specifică datele From și To pentru repetarea evenimentului.
- Specifică Repeat Type pentru eveniment și selectează opțiunile corespunzătoare (consultă tabelul de mai jos).
- Apasă Save.

Zilnic	Descriere
În fiecare zi	Selectează aceasta dacă activitatea trebuie repetată în fiecare zi.
Repetă la fiecare ___ zi(le)	Selectează aceasta pentru a specifica la câte zile trebuie repetată activitatea.
Săptămânal	Descriere
Repetă la fiecare ____săptămână(i)	Introdu la câte săptămâni trebuie repetată activitatea.
Zilele săptămânii	Selectează caseta(ele) corespunzătoare zilei(lor) din săptămână în care trebuie să aibă loc recurența.
Lunar	Descriere
În ziua __ a fiecărei ___ luni	Introdu la câte luni și în ce dată specificată trebuie repetată activitatea.
În ____ ____ a fiecărei ___ luni	Selectează o zi anume în care activitatea trebuie repetată în fiecare lună.
Anual	Descriere
În fiecare___ ____	Introdu cât de des într-un an trebuie repetată activitatea.
În ____ ____ din ____	Introdu cât de des într-un an și la ce dată specificată trebuie repetată activitatea.

Setarea mementourilor pentru întâlniri

Poți trimite memento-uri pentru o întâlnire pentru a alerta participanții înainte de începerea întâlnirii, există două moduri în care se trimite un memento:

Alertă prin Email
Alertă prin Pop-up

La crearea unei întâlniri din modulul Activities, nu poți dezactiva niciuna dintre opțiunile de memento. Ambele opțiuni sunt selectate implicit. Cu toate acestea, poți dezactiva memento-ul prin Email din preferințele calendarului. Memento-ul pop-up nu poate fi dezactivat în calendar.

Pentru a seta memento-uri pentru întâlniri

În fila Meetings, apasă pe întâlnirea pentru care vrei să setezi memento-uri.
În pagina Meeting Details, apasă Edit.
Selectează Reminder din lista derulantă.
Apasă Save.

Adăugarea participanților și invitarea lor la o întâlnire

Invitațiile prin email cu lista participanților sunt trimise din CRM către toți invitații.

Poți invita maximum 50 de participanți.

Pentru a invita mai mulți utilizatori, leaduri sau contacte la eveniment

În fila Meetings, apasă pe întâlnirea pentru care vrei să adaugi invitați.
În secțiunea Participants, apasă Add.
Poți, de asemenea, să apeși Edit și să adaugi participanți pentru întâlnire în caseta popup.
În fereastra pop-up Add Participants, selectează grupul din care vrei să adaugi participanți.
Poți, de asemenea, să cauți direct Users, Leads, Contacts, etc.
În lista de Users, Leads sau Contacts, selectează caseta(ele) corespunzătoare.
În caseta text Invite by E-mail Address, specifică adresele de email ale participanților pe care vrei să îi inviți și ale căror detalii nu sunt disponibile în Zoho CRM.
Apasă Add.

Vei primi notificări prin email despre starea RSVP de fiecare dată când un invitat acceptă, refuză sau pune în așteptare invitația ta. Poți, de asemenea, să îi reinviți individual apăsând butonul Re-invite de sub Actions din fereastra Participant Status.

Câmpuri standard în modulul Meetings

Events a fost redenumit ca Meetings

Mai jos sunt câmpurile standard definite de Zoho disponibile în modulul Meetings:

Nume câmp	Descriere
Title	Specifică un titlu pentru întâlnire.
Meeting Venue	Selectează locul dedicat pentru întâlnire.
Location	Câmp text pentru adresa locației întâlnirii în cazul întâlnirilor la client sau la birou.
Provider	Selectează din opțiunile de furnizori activați în Preferences în cazul întâlnirilor online.
All Day	Selectează caseta dacă este o întâlnire pe toată ziua.
From	Specifică data și ora la care va începe întâlnirea.
To	Specifică data și ora la care se va încheia întâlnirea.
Host	Selectează gazda întâlnirii din lista de utilizatori.
Participants	Adaugă invitații care vor participa la întâlnire.
Related To	Selectează contactul sau lead-ul legat de întâlnire.
Repeat	Specifică modelul de recurență pentru întâlnire.
Description	Specifică detaliile despre întâlnire.
Reminder	Setează un memento pentru întâlnire.

Preferințe

Selectează din lista de furnizori de întâlniri disponibili, pentru a fi disponibili ca opțiuni pentru câmpul Provider în cazul întâlnirilor Online.

Pentru a adăuga furnizori de întâlniri

Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields > Meetings
Apasă pe fila Preferences.
Apasă +Add Provider.
În fereastra pop-up Online Meeting Marketplace, selectează furnizorii de întâlniri pe care vrei să fie disponibili când se creează o întâlnire online.
Apasă Enable.

Pentru a dezactiva un furnizor de întâlniri

Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields > Meetings
Apasă pe fila Preferences.
Treci cu mouse-ul peste furnizorul pe care vrei să îl dezactivezi.
Apasă Disable.

Notă:

Când creezi o întâlnire în CRM folosind furnizorul MS Teams, aceasta nu va apărea sau se va actualiza automat ca eveniment în MS Calendar.

Codificarea cu culori a valorilor listelor derulante în Meetings

În modulul Meetings, poți atribui culori valorilor listelor derulante pentru ușurința identificării. Aceste valori vor fi afișate colorate în următoarele locuri: calendarul CRM, listele asociate ale unei înregistrări, modulul de activități, memento, pagina principală, vizualizarea de tip listă, vizualizarea kanban etc. Doar 1 câmp de tip listă derulantă într-un layout și maximum 20 de valori ale unui câmp pot fi codificate cu culori.

Administratorii sau utilizatorii cu permisiune de personalizare a modulelor pot determina culorile pentru valorile listelor derulante. Utilizatorii care doresc să schimbe culoarea atribuită pot personaliza culorile câmpurilor accesând Calendar > Options > Preferences > Color Coding. Aceste culori, totuși, vor fi specifice doar contului lor.

Pentru a codifica cu culori valorile listelor derulante

Mergi la Set up > Customization > Modules and Fields
În vizualizarea de tip listă a modulelor, apasă Meetings
Selectează Standard layout pentru a adăuga lista derulantă
Selectează sau adaugă o listă derulantă din tava de câmpuri noi în layout.
Apasă pe opțiunea cu puncte de suspensie (...) pe lista derulantă și selectează Edit Properties.
Selectează Enable color coding for picklist values.
Atribuie culori apăsând pe paleta de culori disponibilă pentru fiecare valoare a listei derulante.
Apasă pictograma de adăugare + pentru a găsi mai multe nuanțe de culori
Apasă Done, și Done.

Asocierea check-in-ului la o întâlnire

Dacă afacerea ta necesită să călătorești și să fii constant în mișcare, atunci funcția de check-in este pentru tine. În Zoho CRM, managerii de vânzări și reprezentanții de vânzări pot gestiona vizitele legate de muncă cu ușurință cu ajutorul check-in-urilor din aplicația mobilă Zoho CRM.

Un check-in din aplicația mobilă Zoho CRM este întotdeauna asociat unei întâlniri. Când faci check-in dintr-o locație, aplicația te invită să asociezi check-in-ul cu o întâlnire existentă. Poți apăsa pe întâlnirea dorită și să înregistrezi check-in-ul pentru acea întâlnire. În cazul în care nu există nicio întâlnire pentru înregistrare, vei fi invitat să creezi o nouă întâlnire.

Consideră următorul scenariu pentru a înțelege cum poți organiza și monitoriza check-in-urile în Zoho CRM.

Un manager de vânzări creează întâlniri (vizite la clienți) care trebuie realizate de reprezentantul său de vânzări.
Reprezentantul de vânzări vizitează birourile clienților și face check-in din fiecare locație.
Fiecare check-in este asociat întâlnirii respective din Zoho CRM. Aceasta informează managerul de vânzări că reprezentantul a vizitat clientul.
De asemenea, check-in-ul este înregistrat ca o notă asociată lead-ului/contactului din Zoho CRM.
Managerul de vânzări poate apoi crea rapoarte bazate pe check-in-uri pentru a trage concluzii. De exemplu, poate crea un raport pentru a vedea toate check-in-urile făcute pe locație sau de un anumit reprezentant de vânzări.

Reține că un check-in poate fi făcut doar din aplicația mobilă și nu din versiunea web, deoarece este o funcționalitate destinată persoanelor aflate în mișcare. Când se face un check-in, locația din care a fost făcut este înregistrată în CRM; prin urmare, aceasta este o metodă sigură de a ține evidența vizitelor la clienți.

Disponibilitate

Permisiune necesară

Utilizatorii cu permisiunea Create Meeting pot face check-in la o întâlnire.

Când ai ajuns la biroul unui client, poți face check-in la locație folosind aplicația mobilă Zoho CRM. Când faci check-in, îl vei asocia unei întâlniri existente.

Pentru a asocia un check-in la o întâlnire

Mergi la modulele Leads/Contacts/Accounts.
Apasă pictograma Check-in pentru a crea un check-in.
Dacă există deja o întâlnire asociată contactului, întâlnirea(ile) existentă(e) vor apărea.
Selectează o întâlnire. Check-in-ul este asociat ca notă pentru întâlnire.
Dacă nu există nicio întâlnire, aplicația te invită să creezi o nouă întâlnire pentru check-in.
Creează o nouă întâlnire și asociază check-in-ul întâlnirii.

Notă

Când se face un check-in, o actualizare privind check-in-ul este postată automat în Feeds.

Vizualizarea detaliilor unui check-in

Odată ce un check-in a fost asociat unei întâlniri, detaliile check-in-ului pot fi văzute în pagina de detalii a întâlnirii cu care este asociat, precum și în pagina de detalii a lead-ului/contactului/contului asociat.

Pentru a vizualiza detaliile check-in-ului în pagina de detalii a întâlnirii

Mergi la modulul Meetings.
Apasă pe întâlnirea dorită.
Detaliile check-in-ului asociat sunt afișate.

Pentru a vizualiza detaliile check-in-ului în pagina de detalii Lead/Contact/Account

Mergi la modulul Leads/Contacts/Accounts.
Check-in-urile pot fi, de asemenea, asociate oricărui alt modul în care întâlnirile pot fi asociate.
Apasă pe înregistrarea dorită.
Detaliile check-in-ului asociat înregistrării sunt afișate ca notă pentru înregistrare.

Crearea rapoartelor de check-in

Managerii de vânzări pot crea rapoarte de check-in pentru a trage concluzii privind vizitele pe teren atribuite reprezentanților lor de vânzări. Zoho CRM oferă un set de rapoarte implicite pentru check-in-uri.

Pentru a accesa rapoartele de check-in