Svennis Partner Zoho Romania Logo

Tipuri de câmpuri personalizate

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

În Zoho CRM, poți adăuga diferite tipuri de câmpuri personalizate conform cerințelor tale. Aceste câmpuri vor fi disponibile pentru toți utilizatorii adăugați în contul CRM al organizației tale.

  • Personalizează câmpurile definite de Zoho : Poți edita, șterge și ascunde unele dintre câmpurile definite de Zoho, dar reține că există câmpuri pe care nu le poți șterge, elimina, redenumi sau modifica din setările obligatorii. Aceste câmpuri definite de Zoho sunt obligatorii în Zoho CRM. De exemplu, Last Name în Leads, Subject în Tasks etc.
  • Setează permisiunile de acces la câmpuri : Poți ascunde câmpurile pentru utilizatorii dintr-un profil specific sau marca câmpurile ca Doar citire.
Disponibilitate
Permisiune necesară
Utilizatorii cu permisiunea Customize Zoho CRM în profil pot accesa această funcționalitate.
Notes
Notă
  1. Numărul maxim de câmpuri pe care le poți crea în fiecare ediție variază. De asemenea, există o limită maximă pentru fiecare tip de câmp pe care îl creezi. Vezi și Limite câmpuri personalizate
  2. Poți redenumi câmpurile personalizate, dar nu poți schimba tipul câmpului (de ex. Text, Integer, Date, etc.) câmpurilor personalizate.
    De exemplu, dacă creezi un câmp Text, nu poți schimba același câmp într-un câmp Integer.

Câmpuri multi-linie

În Zoho CRM, un câmp multi-linie este un tip de câmp personalizat care permite utilizatorilor să introducă mai multe linii de text. Această funcționalitate este utilă în special pentru captarea informațiilor detaliate care nu pot fi transmise suficient într-o singură linie. Iată câteva aspecte cheie ale câmpului multi-linie în Zoho CRM:
  1. Flexibilitate pentru informații detaliate: Câmpurile multi-linie sunt ideale pentru introducerea descrierilor, notițelor sau oricăror alte informații care necesită mai mult spațiu decât un câmp text standard pe o singură linie.
  2. Personalizare: Ca și alte câmpuri din Zoho CRM, câmpurile multi-linie pot fi personalizate conform nevoilor specifice ale afacerii tale. Poți seta limite de caractere și controla în ce secțiuni sau layout-uri apar.
  3. Aplicații: Aceste câmpuri sunt utilizate frecvent în domenii precum suportul pentru clienți, unde trebuie înregistrate interogările sau problemele detaliate ale clienților, sau în vânzări, unde sunt notate descrierile detaliate ale produselor sau cerințele clienților.
  4. Compatibilitate fără efort: Câmpurile multi-linie pot fi integrate fără probleme în procesele operaționale ale CRM-ului tău, asigurând că datele colectate se îmbină fără efort cu alte componente ale sistemului tău CRM.
  5. Interfața utilizator: Câmpul multi-linie oferă o casetă de text prietenoasă care poate fi accesată și editată cu ușurință de utilizatorii CRM, asigurând o experiență fluidă.
Câmpurile multi-linie pot fi configurate în trei formate: Plain Text Small, Plain Text Large și format Rich Text.

Tipul câmpului multi-linie
Limita de caractere
Opțiunea câmp obligatoriu
Criptare
Tooltip-uri
Plain text small
Până la 2000
Da
Da
Da
Plain text large
Până la 32000
Da
Nu
Da
Rich text (RTF)
Până la 50000
Nu
Nu
Da

Câmpul Plain Text Small

Acest tip de câmp este ideal pentru introduceri care necesită un format concis, cu o limită de caractere setată la 2.000. Avantajul principal constă în gama de funcționalități - poate fi configurat ca câmp obligatoriu, asigurând că datele esențiale sunt întotdeauna capturate. În plus, pentru o securitate sporită a datelor, acest tip de câmp suportă criptarea. Pentru a ajuta utilizatorii să înțeleagă tipul de date așteptate în aceste câmpuri, pot fi adăugate tooltip-uri, oferind ghidare și informații la fața locului.

NotesNotă: Câmpurile multi-linie de tipul Plain Text Small sunt suportate în filtre și criterii.
Câmpul Plain Text Large

Conceput pentru introducerea extensivă de date, câmpul Plain Text Large acceptă până la 32.000 de caractere. Acest lucru îl face potrivit pentru descrieri detaliate sau notițe lungi unde informațiile detaliate sunt esențiale. Este important de reținut, totuși, că acest tip de câmp nu suportă criptarea, iar poate fi setat ca obligatoriu și poate avea tooltip-uri adăugate.

Notes
Notă: Câmpurile multi-linie de tipul Plain Text Large nu sunt suportate în filtre și criterii.

Câmpul Rich Text

Câmpul Rich Text este alegerea preferată atunci când ai nevoie de text formatat și o limită mai mare de caractere. Poate accepta până la 50.000 de caractere, inclusiv elementele HTML generate la formatarea textului, fiind ideal pentru introduceri care necesită stilizare și organizare, cum ar fi descrierile produselor sau comunicările detaliate cu clienții. Deși pot fi adăugate tooltip-uri pentru a îmbunătăți interacțiunea utilizatorului, câmpul rich text nu suportă criptarea sau setările de introducere obligatorie.

Folosirea rich text poate îmbunătăți aspectul vizual al informațiilor tale oferind diferite stiluri de font, culori și evidențieri. Acest lucru permite comunicarea eficientă a detaliilor importante. Punctele de tip bullet și listele numerotate pot îmbunătăți lizibilitatea, în timp ce textul bold, italic sau subliniat poate accentua informațiile esențiale. Indentările crescute și descrescute pot ajuta la organizarea datelor, iar funcția de tăiere (strikethrough) poate indica cu ușurință modificările sau actualizările.

Specificații și caracteristici
Iată detaliile cheie ale câmpurilor multi-linie rich text:
  1. Editor de text complet: Editorul de text care vine cu câmpurile multi-linie rich text oferă o gamă largă de opțiuni de editare esențiale și suplimentare.

  2. Opțiunile de formatare disponibile pentru câmpurile multi-linie rich text sunt următoarele:
    Bold, Italic, Subliniat, Tăiat, Culori text, Culoare fundal, Bullet-uri, Numerotare, URL, Opțiuni de indentare, Subscript, Superscript, Emoji-uri, Ștergere formatare
  3. Casetă de text extinsă: Detaliile înregistrării pot fi completate cu ușurință deoarece caseta de text poate fi extinsă într-un pop-up, asemănător unui caiet. Această interfață îmbunătățită oferă o experiență de scriere mai spațioasă și concentrată.

Notes
Note:
  1. Câmpul nu poate fi făcut obligatoriu.
  2. Rich text este suportat ca tip de câmp în câmpurile multi-linie, excluzând modulele Calls și Users.
  3. Această funcționalitate este disponibilă pentru utilizatorii cu edițiile Standard, Professional, Enterprise și Ultimate.
  4. Doar 2 câmpuri rich text sunt suportate în Tasks și Meetings, în timp ce 5 câmpuri rich text sunt disponibile în alte module suportate.
  5. Limita de caractere pentru câmpurile Rich text este de 50.000 de caractere, iar numărul de caractere include conținutul introdus împreună cu tag-urile HTML.
  6. Câmpurile rich text nu sunt suportate în subformulare, List View, Kanban View, Canvas View, Sheet View, Liste asociate, pop-up Lookup, căutare globală, filtre și criterii, câmpuri formulă, export rapoarte și integrări.
  7. Pe lângă aceasta, câmpurile rich text nu vor fi suportate nici în aplicația mobilă.
  8. Câmpurile rich text sunt suportate la exportul înregistrărilor. Datele vor fi exportate ca conținut HTML. De exemplu, Bold va fi exportat ca <b>Bold</b>.

Cazuri de impact rich text

Câmpurile rich text pot fi utilizate în șabloane și suportă formatarea șablonului atunci când sunt integrate ca câmpuri de îmbinare.
  1. Opțiunile de formatare precum bold sau italic, atunci când sunt aplicate pe câmpul de îmbinare, afectează întregul text din câmpul Rich text în mod uniform.
  2. Pentru aplicarea culorii în câmpurile de îmbinare Rich text din șabloane, orice text simplu necolorat va adopta culoarea șablonului, în timp ce textul deja colorat rămâne neschimbat.
  3. În ceea ce privește linkurile, aplicarea unui link pe un câmp de îmbinare Rich text într-un șablon va atribui acel link textului. Totuși, dacă datele Rich text conțin deja un link, linkul șablonului se va aplica doar textului care precedă primul link existent din câmp.
Alert
Notă:
  1. Se recomandă evitarea utilizării câmpurilor rich text în șabloane pentru a preveni problemele de formatare menționate anterior.
  2. Câmpurile rich text nu sunt suportate în șabloanele mail merge, precum și pentru integrări.
Info
Detalii suplimentare despre câmpurile Rich Text
  1. În timpul importului sau la utilizarea API-urilor, utilizatorii pot adăuga conținut pentru câmpurile rich text folosind tag-uri, care vor fi transformate în date formatate.
  2. Când datele sunt importate sau introduse în CRM prin API-uri, există limitări privind tag-urile și stilurile care pot fi folosite în câmpurile rich text. Utilizatorii nu au voie să aplice formatare precum schimbarea dimensiunii fontului la mic sau mare. Totuși, vor avea în continuare posibilitatea de a folosi valori de atribute, cum ar fi diferite pictograme pentru listele cu bullet-uri, care nu sunt suportate în interfața utilizator.

    Verifică tabelul de mai jos pentru lista completă a tag-urilor permise și atributele permise pentru fiecare tag.
    Tag-uri permise
    		Atribute permise
    b — Bold
    —
    i — Italic
    —
    u — Subliniat
    —
    a — Link
    href, target, style
    sub — Subscript
    style
    sup — Superscript
    style
    ul — Listă neordonată
    style
    ol — Listă ordonată
    style
    li — Element de listă
    style
    span
    style
    div
    style
    p — Paragraf
    style
    small — Mic
    —
    br — Salt de linie
    —
    del — Tăiat
    —
    strong
    —

    Următoarele sunt valorile de stil permise:
    font-style font-weight
    text-decoration
    color
    background-color
    list-style-type
    padding-inline-start
    		margin-inline-start
    padding-left
    list-style-position
    display
    —

  3. Și, la importul sau trimiterea datelor prin API-uri, anumite caractere rezervate trebuie schimbate în forma echivalentă pentru ca sistemul să primească datele corect.
    1. Dacă un tag de deschidere precum '<' este închis corect, formatarea va fi aplicată fără probleme. Totuși, dacă nu este închis corect, sistemul îl va elimina și nu va fi recunoscut ca simbol 'mai mic decât' la import.
    2. Dacă vrei să indici o valoare precum 65<75 în câmpul rich text, trebuie să înlocuiești simbolul '<' cu '&lt;', care reprezintă caracterul rezervat.

Câmpuri valutare

Câmpul valutar îți permite să definești setările de zecimale și precizie bazate pe localizarea valutară selectată. Există patru opțiuni de rotunjire disponibile pentru un câmp valutar în Zoho CRM:

Pentru a crea câmpuri personalizate de tip valutar

  1. Conectează-te la contul tău Zoho CRM cu privilegii administrative.
  2. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields .
    Module se referă la tab-urile Leads, Accounts, Contacts, etc.
  3. Apasă pe modulul dorit din lista de module.
  4. Trage și plasează tipul de câmp Currency în secțiunea [Modul] dorită din dreapta.
  5. În pop-up-ul Currency Properties , fă următoarele:
    • Introdu un nume în câmpul Field Label .

    • Selectează lungimea câmpului din lista derulantă Maximum digits allowed . Exemplu, 9.
    • Selectează numărul de zecimale necesar din lista derulantă Decimal Places . Exemplu, 2.
    • Selectează Rounding option din lista derulantă. Exemplu, Normal .
    • Selectează caseta Required dacă vrei ca acesta să fie un câmp obligatoriu.
    • În cazul modulelor Leads, Contacts, Accounts și Potentials, vei vedea o opțiune suplimentară numită "Also create for". Folosește-o pentru a crea același câmp și pentru celelalte trei module dintr-o singură acțiune. Această opțiune nu este disponibilă pentru câmpul Currency în modulele personalizate.
  6. Apasă Done .

Câmpuri Pick List

Adaugă/Redenumește valorile Pick List

Implicit, unele valori standard din industrie sunt disponibile în fiecare modul. Poți adăuga noi valori pick list conform procesului de afaceri al organizației tale sau redenumi valorile existente.

Pentru a adăuga sau redenumi valorile pick list

  1. Conectează-te la contul tău Zoho CRM cu privilegii administrative.
  2. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields .
    Module se referă la tab-urile Leads, Accounts, Contacts, etc.
  3. Apasă pe modulul dorit din lista de module.
  4. Mergi la câmpul pick list dorit, apasă pe pictograma Settings și selectează Edit Properties .
  5. În pop-up-ul Pick List Properties , poți face următoarele:
    • Pentru a adăuga o valoare nouă, treci cu mouse-ul peste o valoare și apasă pe pictograma Plus lângă o valoare și adaugă valoarea dedesubt.
    • Pentru a șterge o valoare, treci cu mouse-ul peste o valoare și apasă pe pictograma Minus lângă valoare.
    • Pentru a redenumi o valoare existentă, pur și simplu tastează noul nume în locul valorii existente.
    • Pentru a adăuga toate opțiunile dintr-o singură acțiune, apasă Add options in bulk .
      În caseta de text Add Bulk Options , tastează o valoare sub cealaltă.
      Apasă Add Choices.
    • Pentru a sorta valorile, apasă pe pictograma Sort .
    • Pentru a importa valori, apasă pe pictograma Import .
    • Pentru a maximiza pop-up-ul, apasă pe pictograma Maximize .
  6. Alege o valoare din lista derulantă Select default value .
    Când nicio valoare nu este selectată, valoarea implicită aleasă se aplică pentru acest câmp.
  7. Dacă dorești ca acesta să fie un câmp obligatoriu, selectează caseta Required .
  8. Apasă Done .
Notes
Notă
  1. Când adaugi/redenumești/ștergi valoarea(valorile), acestea vor fi actualizate automat în înregistrările unde au fost deja folosite. Înainte de a salva, poți apăsa Undo pentru a reveni la valoarea originală a pick list-ului.

  2. Când ștergi o valoare pick list, înregistrările care au valoarea câmpului asociată nu vor fi șterse. Poți găsi valoarea(valorile) pick list șterse apăsând butonul Unused Values ( ) .
    Pop-up-ul afișează câmpurile șterse pe care le poți selecta și adăuga înapoi în pick list sau le poți șterge permanent apăsând pictograma Delete . Dacă aceleași valori picklist sunt folosite în alte layout-uri, atunci nu pot fi șterse. Vor rămâne ca Valoare neutilizată.

  3. Poți alege să activezi urmărirea istoricului pentru o anumită valoare picklist. Urmărirea istoricului îți va permite să vizualizezi progresul unei înregistrări de-a lungul timpului sau în diferite etape. Vezi și Urmărirea istoricului Picklist .


Sortează ordinea valorilor Pick List

Valorile pick list pot fi utilizate în diferite scopuri. Le poți folosi,
  1. Pentru a indica o secvență sau un progres (precum statusul lead-ului sau etapa deal-ului) .
  1. Pentru a lista valori independente ( precum țara, industria sau sursa lead-ului ).
În funcție de scopul câmpului pick list, poți alege cum pot fi aranjate sau vizualizate în lista derulantă - Ordine introdusă sau Ordine alfabetică.
Dacă ai un câmp pick list în diferite layout-uri, atunci poți aranja acele valori cumulativ în list view, rapoarte și dashboard.

Notes
Note :
  1. Dacă alegi să afișezi valorile alfabetic, nu poți personaliza ordinea.
  1. Când alegi să sortezi valorile picklist în ordine alfabetică, valorile traduse vor fi afișate în ordinea alfabetică a limbii traduse.
Pentru a sorta ordinea valorilor pick list
  1. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields.
  2. Selectează modulul dorit din lista de module.
  3. Mergi la câmpul pick list dorit, apasă pe pictograma puncte de suspensie (...) și selectează Edit Properties .
  4. Sub opțiunea Sort order preference ,
    1. Selectează Entered order dacă vrei să folosești aceeași ordine preferată.
      Dacă ai asociat acest picklist în mai multe layout-uri , apasă linkul Sort values for all layouts , aranjează valorile în ordinea dorită și apasă Done.
    2. Selectează Alphabetical order, dacă vrei să afișezi valorile alfabetic.
  5. Apasă Done.
Info
Pentru clienții existenți, oferim o opțiune - Enable Now în preferința de ordine de sortare a pick list-ului. Odată activată de admin, această actualizare va avea efect pentru toate modulele și toți utilizatorii din organizația ta.

Codificarea cu culori a picklist-urilor

Adminii pot atribui culori diferitelor câmpuri picklist din module pentru a oferi distincție vizuală și claritate înregistrărilor. Valorile colorate vor fi afișate în întregul CRM, cum ar fi liste asociate, sarcini, actualizări de câmpuri workflow, list view, etc. Citește mai multe despre codificarea cu culori în picklist.

Înlocuirea valorilor Pick List

Când dorești să editezi valorile unui câmp pick list astfel încât modificarea să se reflecte și în înregistrările cărora le-au fost asociate, poți înlocui valorile pick list.

Notes
Notă
  1. Înlocuirea valorilor pick list este diferită de adăugarea/redenumirea valorilor pick list.
  2. Când înlocuiești valoarea(valorile), modificarea se va reflecta automat în înregistrările unde au fost folosite. Nu trebuie să selectezi individual înregistrările și să actualizezi câmpul pick list.
  3. În schimb, la adăugarea/redenumirea valorilor, modificările nu se reflectă în înregistrările existente.

Pentru a înlocui valorile pick list

  1. Conectează-te la contul tău Zoho CRM cu privilegii administrative.
  2. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields .
    Module se referă la tab-urile Leads, Accounts, Contacts, etc.
  3. Selectează modulul dorit din lista de module.
  4. Mergi la câmpul pick list dorit, apasă pe pictograma Settings și selectează Replace Values.
  5. În pop-up-ul Replace Pick List, fă următoarele:
    • În câmpul Change value from , selectează o valoare existentă (care trebuie înlocuită).
    • În câmpul Change value to , selectează noua valoare (care va înlocui valoarea existentă).
      Apasă Replace .
  6. Apasă Save .
    Odată ce Zoho CRM finalizează înlocuirea valorilor în înregistrările existente, vei fi notificat corespunzător.

Valori Pick List cu selecție multiplă

Această opțiune permite selectarea mai multor valori la crearea sau editarea unei înregistrări. De exemplu, organizația ta poate oferi diferite servicii și unii dintre clienții tăi pot fi interesați de mai multe servicii. În acest caz poți folosi valoarea pick list cu selecție multiplă în loc de valoarea pick list simplă la crearea unui potențial. Periodic, poți modifica valorile pick list conform procesului de afaceri al organizației tale.

Pentru a adăuga valori pick list cu selecție multiplă

  1. Conectează-te la contul tău Zoho CRM cu privilegii administrative.
  2. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields .
    Module se referă la tab-urile Leads, Accounts, Contacts, etc.
  3. Selectează modulul dorit din lista de module.
    Apare Editorul de layout.
  4. Trage și plasează tipul de câmp Multi Select din tava New Fields în secțiunea [Modul] dorită din dreapta.
  5. În secțiunea Pick List Properties , fă următoarele:
    • Introdu un nume în câmpul Field Label .
      • Pentru a adăuga o valoare nouă, apasă pe pictograma Plus lângă o valoare și adaugă valoarea dedesubt.
      • Pentru a șterge o valoare, apasă pe pictograma Minus lângă valoare.
      • Pentru a redenumi o valoare existentă, pur și simplu tastează noul nume în locul valorii existente.
      • Pentru a adăuga toate opțiunile dintr-o singură acțiune, apasă Add options in bulk .
        În caseta de text Add Bulk Options , tastează o valoare sub cealaltă.
        Apasă Add Choices.
      • Pentru a sorta valorile, apasă pe pictograma Sort .
      • Pentru a importa valori, apasă pe pictograma Import .
      • Pentru a maximiza pop-up-ul, apasă pe pictograma Maximize .
  6. Alege o valoare din lista derulantă Select default value .
    Când nicio valoare nu este selectată, valoarea implicită aleasă se aplică pentru acest câmp.
  7. Dacă dorești ca acesta să fie un câmp obligatoriu, selectează caseta Required .
  8. Apasă Done .
Notes
Notă
  1. Când ștergi o valoare pick list, înregistrările care au valoarea câmpului asociată nu vor fi șterse.

Buton radio

Butoanele radio sunt ideale pentru introducerile bazate pe alegeri unde utilizatorii trebuie să selecteze o singură opțiune dintr-un set minim de opțiuni. Deoarece toate opțiunile sunt afișate de la început, utilizatorii pot înțelege rapid alegerile disponibile și pot face selecția mai clar și mai rapid.

Acest lucru face butoanele radio utile în special în scenarii unde este permisă doar o singură selecție și opțiunile sunt limitate, cum ar fi alegerea Da sau Nu, selectarea unui nivel de prioritate, identificarea tipului de client sau captarea evaluărilor simple de feedback. Layout-ul lor clar face selecția mai rapidă și ajută la menținerea consistenței datelor.



Pentru a adăuga butoane radio la layout-ul tău
  1. Conectează-te la contul tău Zoho CRM cu privilegii administrative.
  2. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields.
  3. Din lista de module, selectează modulul unde vrei să adaugi câmpul buton radio.
  4. Alege layout-ul pe care vrei să îl editezi sau creează un layout nou.
  5. În editorul de layout, localizează câmpul Radio Button în paleta de câmpuri. Trage-l și plasează-l pe formular și pune-l unde este necesar.


  6. Introdu eticheta câmpului.



  7. Formatul de afișare pentru opțiuni: Alege cum ar trebui să apară opțiunile: Butoane radio sau Butoane de grup



  8. Vizibilitatea opțiunilor
    Afișează toate: Selectează această opțiune dacă utilizatorii trebuie să vizualizeze toate opțiunile disponibile în permanență și să își actualizeze alegerea cu ușurință. Toate opțiunile rămân vizibile pe ecran.
    Afișează doar selecția: Alege această opțiune dacă câmpul este necesar în principal la crearea înregistrării. După selecție, doar valoarea aleasă este afișată, menținând pagina de detalii a înregistrării curată și focalizată.
Notes
Notă:
  1. Limita de opțiuni este de doar 3 per câmp în fiecare layout. (Excluzând opțiunile neutilizate)
  2. Odată ce un câmp Buton radio este configurat cu un set fix de opțiuni, utilizatorii pot selecta doar din acele valori definite la crearea sau actualizarea înregistrărilor din orice sursă. Orice valoare în afara opțiunilor configurate nu este acceptată de sistem, asigurând date curate și consistente în toate înregistrările.
  3. Acest câmp este inclus sub limitele câmpurilor Text.
  4. Module suportate: Suportat în toate modulele, cu excepția Users.

Câmpuri numerice: Interval și Slidere



Pentru câmpurile numerice (inclusiv Number, Long Integer, Decimal, Percent și Currency) poți defini o valoare minimă și maximă. Acest lucru îți permite să setezi limite clare pentru valorile care pot fi introduse, ajutând utilizatorii să înțeleagă intervalul așteptat înainte de a adăuga date.
Prin aplicarea intervalului, poți asigura o mai bună acuratețe și consistență a datelor în înregistrări.

De exemplu, dacă un Scor de satisfacție a clientului este înregistrat pe o scară de la 1 la 5, setarea 1 ca minim și 5 ca maxim asigură că pot fi introduse doar valori valide.

Similar, pentru un câmp de buget deal cu un interval aprobat între 10.000 $ și 1.00.000 ₹, definirea acestor limite previne introducerile incorecte și ajută la menținerea acurateței financiare.

Folosește slidere pentru selecția vizuală a valorilor
Pe lângă setarea intervalelor numerice, poți afișa câmpul și ca scară glisantă.
Când scara glisantă este activată:
  1. Utilizatorii pot apăsa pe un interval sau trage slider-ul pentru a selecta o valoare.
  2. Procesul de selecție devine mai vizual și intuitiv.
  3. Utilizatorii sunt ghidați să aleagă doar valori din intervalul definit.
Acest lucru este util în special pentru câmpuri precum evaluări, scoruri sau orice introducere unde o scară relativă ajută utilizatorii să facă selecții mai rapide și mai precise.

Pentru a adăuga valori limită câmpului numeric:
  1. Mergi la pagina de layout a modulului dorit.
  2. Trage și plasează un câmp Numeric în layout sau localizează un câmp numeric existent căruia dorești să îi adaugi un slider.
  3. Treci cu mouse-ul peste câmpul numeric și apasă More Options, apoi selectează Edit Properties.
  4. Activează Limit Values.
  5. Introdu valorile Minimum și Maximum.

  6. Bifează opțiunea Display sliding scale pentru a activa un slider pentru câmpul tău numeric.
  7. Selectează intervalele pe care vrei să le afișezi pe slider.
  8. Când intervalele sunt selectate, Limit Values se activează automat, deci trebuie să specifici valorile minime și maxime.
  9. Apasă Done, apoi Save layout-ul.
Notes
Notă:
  1. Sliderele pentru câmpuri Integer suportă maxim 9 intervale egale în cadrul intervalului definit.
  2. Intervalele sunt inclusive când sunt folosite cu relații câmpuri părinte-copil (de ex., Mapare de conversie și Câmp de Lookup).
  3. Scara glisantă depinde de Limit Values: Când activezi Scara glisantă, trebuie să definești valorile limită minime și maxime. Totuși, Limit Values pot fi folosite independent. Dacă nu ai nevoie de o Scară glisantă, poți seta pur și simplu limitele pentru a restricționa intervalul permis.
  4. Dacă utilizatorul încearcă să introducă o valoare în afara limitelor permise, apare un mesaj de eroare, prevenind introducerile incorecte. Acest lucru ajută la menținerea acurateței și consistenței datelor în înregistrări.
  5. Câmpuri suportate: Number, Long Integer, Decimal, Percent, Currency.
  6. Subformulare:
    - Sliderele nu sunt suportate pentru Subformulare.
    - Sliderele și Limit Values nu sunt suportate pentru Subformularele definite de sistem precum Quoted Items în Quotes, Ordered Items în Sales Order, Purchase Items în Purchase Orders și Invoiced Items în modulele Invoices.
  7. Disponibilitate module: Toate modulele

Câmpuri Lookup

Câmpurile lookup stabilesc conexiuni între diferite module (Leads, Contacts, Accounts, etc.) permițându-ți să asociezi înregistrări dintr-un modul cu altul.

De exemplu, să zicem că unele dintre contactele tale recomandă mai mulți lead-uri afacerii tale decât altele și vrei să vezi rapid cine a recomandat un anumit lead. Poți realiza acest lucru ușor adăugând un câmp lookup numit "Referred By" în modulul Leads care va afișa o listă de contacte. De fiecare dată când un lead nou este adăugat, contactul care l-a recomandat poate fi selectat și asociat folosind câmpul lookup. De asemenea, o listă asociată de lead-uri va fi creată în modulul Contacts - "Referred Leads", de exemplu, care va afișa toate lead-urile pe care un contact le-a recomandat până acum.

Pentru a crea un câmp lookup

  1. Conectează-te la contul tău Zoho CRM cu privilegii administrative.
  2. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields .
    Module se referă la tab-urile Leads , Accounts , Contacts , etc.
  3. Selectează modulul și layout-ul căruia vrei să îi adaugi câmpul lookup (de exemplu, modulul Leads, layout standard).
  4. În editorul de Layout , trage și plasează câmpul Lookup din tava New Fields .
  5. În pop-up-ul Lookup Properties , fă următoarele:
    • Field label - Setează eticheta câmpului la Referred By .

    • Lookup Module - Selectează un modul lookup din meniul derulant - de exemplu, modulul Contacts.
    • Related List Title - Denumește-l Referred Leads .
  6. Apasă Done .
  7. Apasă Save Layout.
    Vei găsi câmpul lookup Referred By la crearea lead-urilor.

    Lista asociată Referred Leads poate fi găsită pe toate paginile de detalii ale contactelor din modulul Contacts , așa cum este arătat mai jos.

Notes
Note:

  • Un maxim de cinci câmpuri lookup pot fi adăugate pentru orice criterii. De exemplu, la specificarea criteriilor în regulile workflow sau blueprints, sau la crearea vizualizărilor personalizate, poți folosi până la cinci câmpuri lookup.

  • Câmpurile lookup nu pot fi adăugate modulelor Tasks , Meetings și Calls .

Utilizarea unui câmp lookup

Pentru a asocia înregistrări folosind câmpul lookup pe care l-ai creat, poți fie să tastezi numele înregistrării pe care intenționezi să o asociezi, fie să apeși pe pictograma din dreapta pentru pop-up-ul de căutare. Pop-up-ul îți permite să găsești înregistrări în câmpul lookup folosind valori din diferite câmpuri. Poți adăuga sau elimina câmpurile afișate în pop-up folosind opțiunea Add Column , furniza valorile dorite pentru câmpuri și folosi opțiunea Show Filter pentru a restrânge rezultatele căutării conform cerințelor tale.

De exemplu, dacă cauți un anumit contact într-un câmp lookup pentru a-l asocia cu o înregistrare, poți alege câmpuri precum numele contactului, adresa de email, numărul de telefon, țara și așa mai departe.

  1. Mergi la modulul corespunzător și selectează câmpul lookup.

  2. D ă clic pe bara de căutare , și apoi pe pictograma d in partea dreaptă a barei de căutare, așa cum se arată în imaginea de mai jos.

  3. În fereastra pop-up de căutare, dă clic pe pictograma Add Column .

  4. S electează câmpurile pe care dorești să le elimini și dă clic pe Save .

    Câmpurile salvate aici vor fi afișate în câmpul lookup atunci când un utilizator caută o înregistrare.

Pentru a căuta înregistrări folosind căutarea avansată lookup :

  1. Mergi la modulul în cauză și selectează câmpul lookup.

  2. În fereastra pop-up de căutare, dă clic pe pictograma Show Filter .

  3. Introdu valorile și dă clic pe Appl y Filter .

Notes
Note:

  • Poți adăuga până la 10 câmpuri în fereastra de căutare.

  • O căutare obișnuită va căuta doar în coloana cu numele înregistrării și nu în toate câmpurile.

Câmpuri Lookup cu Selecție Multiplă

Câmpul Lookup cu Selecție Multiplă îți permite să stabilești ceea ce numim o relație many-to-many între două module din CRM.
Info
Acest câmp este disponibil pentru edițiile Enterprise și superioare.

De exemplu, ia în considerare exemplul unei companii de asigurări.

  • O singură poliță poate fi deținută de mulți titulari de poliță.
  • Similar, un singur titular de poliță poate deține mai multe polițe.

Dacă ai două module - Insurance Policies și Policy Holders - este necesar să asociezi mai multe înregistrări din fiecare modul una cu cealaltă. Acest lucru nu este posibil cu un câmp lookup obișnuit, deoarece acesta permite doar o relație one-to-many.

În acest caz, poți folosi un câmp lookup cu selecție multiplă din bara New Fields din Editorul de Layout. Acest lucru îți va permite să asociezi mai multe înregistrări din două module una cu cealaltă, stabilind astfel o relație many-to-many în CRM.

Pentru a afla mai multe despre relația many-to-many și crearea unui câmp lookup cu selecție multiplă, dă clic aici .

Câmp Lookup cu Selecție Multiplă Auto-referențial

Poți crea o asociere între înregistrările din același modul. De exemplu, într-o bază de date cu angajați poți folosi un câmp lookup cu selecție multiplă pentru a asocia alți angajați ca manageri sau subordonați.
În imaginea de mai jos, poți vedea că Peter, Alice și Kathy sunt angajați. Totuși, asocierea lor cu Kathy ca Manager și Subordonat poate fi vizualizată în lista asociată.


Notes
Notă
  1. Poți adăuga doar două câmpuri lookup cu selecție multiplă într-un modul. Din cele două, unul poate fi un câmp auto-referențial.
  2. Odată ce o înregistrare este asociată, nu o vei mai putea vizualiza când dai clic pe butonul de atribuire. Înregistrările deja asociate nu vor fi afișate din nou.
  3. Similar, odată ce o înregistrare este asociată, aceasta nu poate fi asociată cu un alt element din lista asociată. De exemplu, dacă Peter este asociat ca manager, nu poate fi asociat ca subordonat.

Câmp Număr Automat

Câmpul personalizat de tip număr automat ajută la clasificarea înregistrărilor prin numere și date unice. Odată ce câmpul de număr automat este adăugat la modulul CRM, numărul este adăugat secvențial la noile înregistrări. Acesta poate fi folosit pentru a actualiza și înregistrările existente. De exemplu, Număr Factură, Număr Ofertă și Comandă de Vânzare. Poți introduce # sau { și selecta un model de dată, astfel încât data și valoarea numărului automat să fie ambele prezente în înregistrare. De exemplu, dacă alegi {DD}{MM} - Autonumber, valoarea va fi populată astfel: nume produs-zi-lună-cod produs.
Notes
Modelul de dată va fi populat pe baza fusului orar selectat în Company Settings.


Pentru a crea câmpuri de număr automat

  1. Conectează-te la contul tău Zoho CRM cu privilegii Administrative.
  2. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields .
    Module se referă la tab-urile Leads, Accounts, Contacts, etc.
  3. Selectează modulul din vizualizarea listei de Module.
    Apare Editorul de Layout.
  4. Trage și plasează tipul de câmp Auto Number din bara New Fields .
  5. În fereastra pop-up Auto Number Properties , fă următoarele:
    • Introdu un nume în câmpul Field Label .
    • În secțiunea Auto Number Format , introdu Prefix, Starting Number și Suffix pentru valoarea numărului automat.
      Poți verifica previzualizarea.
  6. Dă clic pe Done.
  7. Dă clic pe Save Layout.
Notes
Notă
Notes
  1. La crearea unei înregistrări, un număr automat poate fi omis din cauza excepțiilor precum timeout sau eroare de tranzacție.
    Totuși, acest lucru nu va duce la pierderea datelor.

Câmp Utilizator

Implicit, toate înregistrările din CRM au un proprietar de înregistrare care are dreptul de a efectua și supraveghea toate activitățile care se desfășoară în cadrul unei înregistrări. De exemplu, actualizarea unui câmp, adăugarea de informații noi, editarea unui câmp, etc. Acest utilizator este numit proprietar principal al înregistrării . Totuși, pot exista situații în care unul sau mai mulți utilizatori pot interveni. De exemplu, poți colabora cu colegii pentru a închide o tranzacție de valoare mare sau poți implica un expert tehnic pentru a oferi expertiză pe un subiect particular . De asemenea, pot exista multiple situații în care implicarea colegilor sau a altor membri ai echipei într-o înregistrare devine inevitabilă.

În astfel de cazuri, poți folosi câmpul utilizator pentru a oferi proprietate multiplă asupra unei înregistrări. Ca și co-proprietari, acești utilizatori vor putea actualiza, modifica, adăuga sau șterge detalii din înregistrare atunci când este necesar, sau doar vizualiza înregistrări pe baza permisiunilor lor.

Disponibilitate
Permisiune Necesară
Utilizatorii cu acces la gestionarea personalizării pot crea un câmp utilizator.

Adăugarea unui Câmp Utilizator

Adăugarea unui câmp utilizator la un layout de înregistrare se face pur și simplu prin tragere și plasare a câmpului în editorul de layout. Zoho CRM oferă două tipuri de câmpuri utilizator, poți alege oricare dintre ele în funcție de cerințele tale.

  • Utilizator Unic - Poți adăuga până la 5 câmpuri de utilizator unic într-un modul.
  • Utilizatori Multipli - Poți adăuga doar 1 câmp multi-utilizator într-un modul care poate include până la 10 utilizatori.

Pentru a configura câmpul utilizator

  1. Conectează-te la contul tău Zoho CRM cu privilegii Administrative
  2. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields .
    Module se referă la Leads, Accounts, Contacts, etc.
  3. Selectează modulul din vizualizarea listei de Module.
    Apare Editorul de Layout .
  4. Trage și plasează User Field din bara New Fields .
  5. Introdu un Field Name . (De exemplu, secondary owner, sales manager, co-owner etc.)
  6. Alege tipul câmpului - Single User sau Multiuser.
  7. Selectează dacă dorești să permiți accesibilitatea înregistrării de către utilizatorii câmpului utilizator.
    Alege nivelul de permisiune din Read only, Read/Write, Full access.

  8. Dă clic pe Save.
Notes
Notă
  1. Poți configura Câmpul Utilizator pentru toate modulele cu excepția modulelor Tasks, Calls și Meetings ( Activities ).
  2. Dacă elimini Câmpul Utilizator dintr-un anumit layout, co-proprietarii nu vor putea vizualiza înregistrarea decât dacă câmpul este adăugat din nou în layout.

Reglementarea privilegiului de acces la înregistrare

Uneori, este posibil să dorești să păstrezi utilizatorul asociat ca unul dintre punctele de contact, dar să nu dorești ca acesta să acceseze înregistrarea sau să oferi co-proprietate. În astfel de cazuri, ca administrator, poți reglementa accesibilitatea înregistrării pentru utilizatorul asociat.

De exemplu, în majoritatea aplicațiilor de credit, asociatul de procesare a creditului este proprietarul principal al înregistrării, în timp ce managerul de relații gestionează produsele solicitantului. Prin urmare, RM-ul poate continua să fie co-proprietar al înregistrării pentru a oferi orice suport suplimentar atunci când este necesar și ca parte a întregii corespondențe cu clientul. Totuși, dacă preferi să nu partajezi înregistrarea și proprietatea, privilegiul de acces la înregistrări poate fi revocat.

Acest lucru poate fi realizat prin debifarea opțiunii allow record accessibility din Câmpul Utilizator. Această opțiune îți va permite să decizi dacă utilizatorul poate accesa înregistrarea sau nu.

Pentru a revoca accesibilitatea unei înregistrări

  1. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields.
  2. În tab-ul Modules , selectează modulul corespunzător.
  3. În pagina Layouts, selectează layout-ul corespunzător.
  4. În editorul de layout, dă clic pe pictograma puncte de suspensie (...) de lângă câmpul utilizator și selectează Edit Properties.
  5. În pagina User Field Properties , debifează opțiunea Allow Record Accessibility .

Notes
Note :
  1. Poți adăuga până la 5 câmpuri de utilizator unic și 1 câmp de utilizator multiplu într-un modul.
  2. Într-un câmp multi-utilizator, poți adăuga până la 10 utilizatori.
  3. Opțiunea de accesibilitate a înregistrării se aplică atât câmpurilor Single cât și Multiple User.
  4. Opțiunea de accesibilitate a înregistrării va fi bifată implicit în proprietățile câmpului utilizator. Pentru a revoca privilegiul de accesibilitate a înregistrării, administratorul trebuie să debifeze opțiunea.
  5. Deși unui utilizator i se permite accesul la înregistrare, acțiunile care pot fi efectuate ca co-proprietar depind de profilul la care utilizatorul asociat este atribuit.

Acțiuni în Înregistrări pe Baza Permisiunii de Profil

Fiecare membru al unei organizații are un rol diferit, pe baza căruia permisiunea de profil este definită în cadrul contului Zoho CRM. De exemplu, un Manager de Vânzări poate avea un profil administrativ, dar un executiv de vânzări poate avea un profil standard. În funcție de profil, un co-proprietar va putea efectua acțiunile într-o înregistrare. Vezi și (Permisiuni de profil).

De exemplu, Emily Ross este Manager de Vânzări la Zylker Inc. și are privilegiu administrativ în contul CRM. Prin urmare, ea poate Edita sau Închide sarcina într-o înregistrare pe care o co-deține.

Co-proprietarul unei înregistrări va putea vizualiza lista asociată a înregistrării pe baza rolului său în cadrul organizației.

De exemplu, Emily Ross este Managerul de Vânzări la Zylker Inc., ea poate vizualiza activitățile asociate ale co-proprietarului subordonat (Executiv de Vânzări /Tim Drummond) direct din contul ei CRM.

Pentru a vizualiza înregistrările asociate
  1. Selectează un Modul.
  2. În pagina Records , vizualizează lista de Înregistrări.

Unde Poți Folosi un Câmp Utilizator

Câmpul Utilizator din Zoho CRM poate fi asociat și cu alte funcționalități. Mai jos sunt enumerate funcționalitățile în care poți folosi Câmpul Utilizator :

  • Notificări Email din Workflow - În automatizarea Zoho CRM, la crearea Notificărilor Email poți adăuga co-proprietarii ca destinatari ai emailului.
  • Vizualizare Listă - Co-proprietarii pot alege să creeze o vizualizare de tip Listă Co-proprietar. De exemplu, pot filtra tranzacțiile ca tranzacții co-proprietar.
  • Câmpuri Email - Poți folosi adresa de email a co-proprietarilor în câmpul to/from în toate funcționalitățile legate de email din Zoho CRM. De exemplu, la trimiterea emailurilor poți alege să trimiți un email de la adresa de email a unui co-proprietar. Câmpul utilizator poate fi folosit în trimiterea de emailuri în masă, rularea macrocomenzilor, în autoresponders, reguli de răspuns automat, webform și programarea emailurilor în masă.
  • Filtre și Criterii - Înregistrările pot fi filtrate folosind câmpul utilizator. Poți alege co-proprietarul din filtrul proprietarilor de înregistrări.
  • Câmpuri de Îmbinare în Șabloanele de Email - La crearea unui Șablon de Email poți folosi câmpul utilizator ca câmpuri de îmbinare.
  • Rapoarte - La generarea rapoartelor, poți folosi câmpul utilizator în coloane și criterii.
  • Import și Migrare Date - Poți mapa co-proprietarii ca proprietari de înregistrări la importul sau migrarea datelor în contul tău CRM.

Notes
Notă
  1. Câmpul multi-utilizator poate fi folosit doar în Filtre și Rapoarte.

Câmp Imagine Înregistrare

În Zoho CRM poți adăuga imagini la înregistrările din leads, contacts, accounts, deals, products, cases, solutions, vendors și module personalizate. Acest lucru va permite clienților și utilizatorilor CRM să vizualizeze înregistrarea direct în pagina de detalii. De exemplu, într-o afacere imobiliară, imaginea proprietății poate fi consultată atât de cumpărător, cât și de reprezentantul de vânzări.

Reține că, în calitate de administrator Zoho CRM, poți alege și să dezactivezi câmpul imagine înregistrare dacă este necesar.

Pentru a activa câmpul imagine înregistrare

  1. Conectează-te la contul tău Zoho CRM cu privilegii Administrative.
  2. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields .
    Module se referă la tab-urile Leads, Accounts, Contacts, etc.
  3. Selectează Modulul din vizualizarea listei de Module .
    Apare Editorul de Layout .
  4. În pagina Editorului de Layout , activează butonul Record Image .
Notes
Notă
  1. Câmpul imagine înregistrare poate fi folosit doar atunci când alegi să creezi vizualizarea Canvas pentru un anumit modul.
  2. La crearea șabloanelor de email, poți folosi imaginea înregistrării ca un câmp de îmbinare care va prelua imaginea relevantă în rezultatul emailului.

Câmp Încărcare Fișier

În Zoho CRM, poți folosi câmpul de încărcare fișier pentru a adăuga orice fișier sau document care este strâns legat de o înregistrare, direct în cadrul înregistrării. Să presupunem că afacerea ta necesită tranzacționarea unui "acord privind nivelul de servicii" sau "situație financiară" sau "plan al proprietății" cu clientul tău. Documente ca acestea sunt specifice utilizatorului și pot fi astfel adăugate la înregistrarea clientului folosind un câmp de încărcare fișier pentru referință ulterioară. Poți încărca fișiere într-o înregistrare din oricare dintre aceste surse - computer personal, documente , Zoho Docs sau alte servicii cloud . Citește mai multe despre atașarea fișierelor și notițelor.

Disponibilitate
Permisiune Necesară
Utilizatorii cu acces Manage Customization în profilul lor pot adăuga un câmp de încărcare fișier.

Limite pe baza ediției
  1. Standard: 2 câmpuri per modul
  2. Professional: 5 câmpuri per modul
  3. Enterprise: 10 câmpuri per modul
  4. Ultimate: 15 câmpuri per modul

Pentru a adăuga câmpul de încărcare fișier

  1. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields .
    Module se referă la tab-urile Leads, Accounts, Contacts, etc.
  2. Selectează [ Modulul] din vizualizarea listei de module.
    Apare Editorul de Layout .
  3. Din bara New Field , trage și plasează câmpul File Upload în secțiunea modulului.
  4. Dă clic pe pictograma More > Edit Properties , pentru a oferi opțiunea de a adăuga mai multe fișiere sau de a adăuga același câmp la alte module.
    În cazul în care GDPR Compliance Setting este activat, poți selecta și dacă informația conține date personale.
  5. Dă clic pe Save .
Notes
Notă
  1. Dimensiunea fișierului nu trebuie să depășească 20 MB.
  2. Sistemul scanează fișierele încărcate pentru viruși înainte de trimitere. Dacă este detectat un virus, va trebui să încarci un alt fișier.
  3. Poți încărca maximum 100 de fișiere în câmpul File Upload al unui subformular de fiecare dată când salvezi înregistrarea, fie la crearea, fie la editarea înregistrărilor individuale/în masă.

Câmp Încărcare Imagine

Permisiune Necesară
Utilizatorii cu acces Manage Customization în profilul lor pot adăuga un câmp de încărcare imagine.

Limite pe baza ediției
  1. Standard: 2 câmpuri per modul
  2. Professional: 5 câmpuri per modul
  3. Enterprise: 10 câmpuri per modul
  4. Ultimate: 15 câmpuri per modul

Acest câmp poate fi folosit pentru a încărca imagini într-o înregistrare. De exemplu, agenții pot încărca imagini ale proprietăților, automobilelor, produselor etc. și partaja înregistrarea cu colegii sau clienții. De asemenea, acest câmp poate fi accesibil prin portaluri, astfel încât clienții să poată încărca imaginile necesare în înregistrarea la care au acces.

Pentru a adăuga un câmp imagine
  1. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields .
    Module se referă la tab-urile Leads, Accounts, Contacts, etc.
  2. Selectează [ Modulul] din vizualizarea listei de module.
  3. Apare Editorul de Layout .
  4. Din bara New Field , trage și plasează câmpul Image Upload în layout.

  5. Dă clic pe pictograma More și alege Edit field property sau Set Permission .

  6. Dă clic pe Save .

Setarea permisiunii câmpului

Poți seta restricții de vizibilitate și limita accesibilitatea la câmp.

Prin editarea proprietăților câmpului , poți schimba eticheta câmpului și adăuga un tooltip. Poți obține și o previzualizare a tooltip-ului.

Din opțiunea set permissions poți
acorda permisiuni read only, read/write sau hide pentru diferite profiluri.


Încărcarea Imaginilor în Câmp

Poți încărca până la 10 imagini (dimensiunea maximă a fișierului este 20MB) în formatele jpg, png, jpeg, gif, bmp simultan (în prezent poți încărca imagini doar de pe desktop).

Pentru a încărca imagini
  1. Mergi la modul și selectează o înregistrare.
  2. În câmpul Image upload , dă clic pe New Image .
  3. În fereastra Attach Images , fie trage și plasează, fie navighează imaginile de pe desktop.
  4. Dă clic pe Attach .
  5. Dă clic pe Save , pentru a salva înregistrarea.

Editarea și Ștergerea Imaginilor

Poți edita și șterge imagini din paginile de creare și detalii ale înregistrării trecând cu mouse-ul peste imaginea atașată. Poți reordona imaginile de aici prin tragere și plasare la poziția dorită.

Poți da clic pe pictograma și alege opțiunile din panoul de design pentru a decupa, schimba rezoluția și roti imaginea.


Câmp rezumat rollup

Alert
Câmpurile personalizate rollup summary sunt implementate treptat și sunt disponibile în prezent pentru un set limitat de utilizatori.
Câmpurile rollup summary pot fi folosite pentru a agrega sau rezuma valorile asociate unei înregistrări. Acestea preiau datele din listele asociate, care stochează date legate de înregistrarea principală, ajutând la stabilirea relațiilor de date între module. Câmpul rollup summary agregă sau rezumă valorile din aceste liste asociate, permițând utilizatorilor să vizualizeze totaluri, medii sau rezumate bazate pe date direct într-o înregistrare fără a naviga la înregistrările asociate individuale.



De exemplu, să presupunem că un reprezentant de vânzări dorește să cunoască numărul total de tranzacții sau venitul total estimat asociat unui anumit cont. Sau, dacă trebuie să cunoască sumele totale ale tranzacțiilor încheiate cu contul, înainte de a intra într-o discuție de vânzări pentru o nouă tranzacție cu aceștia, poate obține detaliile dintr-un câmp rollup summary.


Info
Permisiune necesară
Doar administratorii sau utilizatorii cu permisiuni de personalizare pot accesa acest câmp. Câmpul rollup din înregistrare, totuși, este afișat pentru toți utilizatorii.

Limite pe baza ediției
Câmpurile rollup sunt disponibile doar pentru organizațiile care folosesc edițiile Enterprise și Ultimate.
  1. Enterprise: 10 câmpuri rollup per modul
  2. Ultimate: 15 câmpuri rollup per modul

Configurarea unui câmp rollup

Câmpurile Roll-Up Summary sunt disponibile în bara de câmpuri a layout-ului unui modul, similar cu alte tipuri de câmpuri. Poți configura un rollup summary personalizat selectând un modul asociat și definind proprietățile specifice pentru agregare. Alternativ, poți alege dintr-o listă de rollup-uri predefinite.


Pentru a adăuga un câmp rollup summary
  1. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields și selectează un modul.
  2. Selectează un layout și apoi trage și plasează câmpul Rollup summary din bara New Fields.
  3. În pagina Rollup Summary Properties, fă următoarele:
    1. Oferă eticheta câmpului.
    2. Selectează modulul asociat ale cărui înregistrări dorești să le rezumi.

    3. Alege fie să creezi un rollup personalizat, fie să folosești funcții rollup predefinite.
      1. Selectarea "Create Custom Rollup" îți permite să personalizezi funcția, câmpul și criteriile conform nevoilor tale.
      2. Alegerea "Select Predefined Rollup" îți permite să selectezi din câmpurile rollup predefinite disponibile în dropdown-ul Rollup Summary Field.
Rollup summary personalizat
  1. Pentru câmpurile rollup summary personalizate, poți alege dintr-o varietate de funcții în funcție de modulul rollup selectat.
    1. Numărare înregistrări asociate: Numără numărul total de înregistrări dintr-o listă asociată.
    2. Agregare numerică: Agregă câmpuri cu tipurile de date Number, Currency, Decimal, Percent și Long Integer folosind funcții precum Sum, Average, Maximum și Minimum.
    3. Agregare câmp dată: Agregă câmpurile legate de date folosind funcții precum Earliest, Furthest, Recent și Upcoming pentru câmpurile Date și Date/Time.

  2. Pe baza funcției selectate, doar câmpurile definite de sistem și personalizate relevante pentru acea funcție vor fi disponibile pentru selecție.

  3. Poți adăuga criterii suplimentare la câmpul tău rollup pentru a filtra și agrega doar cele mai relevante date pentru nevoile tale.

    Fără criterii, câmpul rollup calculează toate înregistrările asociate, ceea ce poate duce la rezultate aglomerate sau mai puțin semnificative.
  4. Dă clic pe Done.

Rollup summary predefinit
  1. Selectează câmpul rollup summary predefinit din listă.

  2. Dă clic pe Done.


Notes
Note:
  1. Câmpurile rollup summary sunt doar pentru citire și afișează valori doar după salvarea înregistrării.
  2. Câmpurile rollup pot fi adăugate atât în layout-urile modulelor standard, cât și personalizate.
  3. Câmpurile rollup sunt disponibile în toate modulele cu excepția Tasks, Calls, Meetings și Appointments.
  4. Rollup-ul Predefinit poate fi accesat doar pentru listele asociate definite de sistem aplicabile modulului părinte.
  5. Liste/Module Asociate Suportate: Câmpurile rollup suportă toate listele asociate definite de sistem și personalizate create pentru o relație de tip lookup unic.
  6. Pentru organizațiile cu multi-monedă activată, calculele rollup se bazează pe moneda de bază a organizației, dar afișează valoarea corectă în raport cu moneda personalizată a înregistrării.
  7. Emailurile incluse în câmpul rollup sunt limitate la cele trimise prin funcția de email încorporată a Zoho CRM. Emailurile sincronizate prin servere de email sunt luate în considerare doar pentru emailurile viitoare și nu includ date istorice.

    Calculele rollup pot necesita ceva timp pentru procesare.

  8. Când un câmp rollup este creat, criteriile sale sunt actualizate sau câmpul este implementat din sandbox, durata calculului va depinde de numărul de înregistrări din lista asociată. Valorile câmpului pentru fiecare înregistrare vor fi populate doar după finalizarea calculului. Te rugăm să acorzi suficient timp procesului în funcție de volumul de înregistrări.
  9. Dacă o opțiune din lista de selecție folosită în criterii este găsită și înlocuită sau dacă proprietarul folosit în criterii este transferat către un alt utilizator, calculul rollup va necesita de asemenea timp pentru actualizare.

Câmpuri și Criterii Suportate

Info
Câmpuri Suportate:
  1. Câmpuri Date/Date-Time
  2. Câmpuri Numerice: Number, Long Integer, Decimal, Currency, Percent
Comparatori Suportați:
  1. Pentru Date/Date-Time/Formula: is, isn't, is empty, isn't empty, is after, is before, between, not between.
Dă clic aici pentru calculele rollup Date/Date-Time

Presupune că ai trei înregistrări cu un câmp de dată setat astfel:

  • Înregistrarea 1: 12 octombrie 2024
  • Înregistrarea 2: 15 octombrie 2024
  • Înregistrarea 3: 20 octombrie 2024

De asemenea, presupune că data de astăzi este 15 octombrie 2024.

Funcțiile rollup operează conform descrierii de mai jos:

  1. Earliest:

    • Descriere: Returnează valoarea minimă (cea mai timpurie) de dată sau dată/oră dintre toate înregistrările asociate.
    • Rezultat Exemplu: Valoarea rollup va fi 12 octombrie 2024.

  2. Furthest:

    • Descriere: Returnează valoarea maximă (cea mai recentă) de dată sau dată/oră dintre toate înregistrările asociate.
    • Rezultat Exemplu: Valoarea rollup va fi 20 octombrie 2024.

  3. Recent:

    • Descriere: Returnează valoarea maximă de dată sau dată/oră care este mai mică sau egală cu data/ora curentă din înregistrările asociate.
    • Rezultat Exemplu: Deoarece 15 octombrie 2024 este cea mai mare valoare care nu depășește data de astăzi, valoarea rollup va fi 15 octombrie 2024.

  4. Upcoming:

    • Descriere: Returnează valoarea minimă de dată sau dată/oră care este mai mare sau egală cu data/ora curentă dintre toate înregistrările asociate.
    • Rezultat Exemplu: Deoarece 15 octombrie 2024 satisface condiția (fiind egală cu data de astăzi), valoarea rollup va fi 15 octombrie 2024.
  1. Pentru Single Lookup: is empty, isn't empty.
  2. Pentru Picklist/Multi-Select Picklist/Stage: is, isn't, is empty, isn't empty.
  3. Pentru Single User Lookup: is, isn't, is empty, isn't empty.
Alert

Limitări:

  1. Un Maximum De 100 Câmpuri Roll-up Summary Personalizate Cu Funcțiile "recent" Sau "upcoming" Pot Fi Create În Toate Modulele Unei Organizații.
  2. Când rezumi un câmp Long Integer, asigură-te că valorile sunt întotdeauna mai mici de 18 cifre pentru a preveni erorile. Similar, dacă media (Avg) este calculată pentru câmpuri Long Integer, cu valori de intrare care depășesc 16 cifre, rezultatele pot duce la inexactități din cauza limitărilor tehnice.
Câmpul rollup summary în Regulile Workflow
Info
  1. Utilizatorii pot configura reguli workflow care să fie declanșate de actualizările din cadrul unui câmp Rollup summary, permițând configurarea separată.

  2. Câmpurile rollup summary vor fi disponibile ca opțiuni de criterii pentru configurarea condițiilor regulii.

  3. Să presupunem că ai un rollup summary (precum Total Deal Count în modulul Accounts) care se actualizează când există o modificare într-un element al listei asociate (de exemplu, o înregistrare deal este actualizată). Dacă există un workflow configurat pe acest rollup summary care afectează lista asociată a conturilor (precum adăugarea unei înregistrări deal), această acțiune va actualiza rollup summary-ul. În consecință, workflow-ul pentru acest rollup summary este declanșat din nou, provocând repetarea procesului încă o dată.

Câmp Adresă

Câmpul Adresă îți permite să stochezi detalii complete despre locație într-un singur câmp structurat în loc de mai multe casete de text. Fiecare parte - precum strada, orașul, județul și codul poștal - este organizată clar, făcând datele de adresă mai ușor de introdus, filtrat și folosit în rapoarte sau automatizări.


Vezi și:

Întrebări Frecvente: Personalizarea Câmpurilor



Articole Similare

Module și câmpuri standard
Lucrul cu câmpuri personalizate
Personalizarea la nivel de câmp
Modificarea câmpurilor speciale
Pagina cu Lista Câmpurilor

Partener Certificat Zoho

Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?

Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.

Contacteaza-ne