Filtre de căutare

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Unele funcționalități sunt disponibile doar pentru anumiți clienți.

Prezentare generală

Filtrele de căutare din Zoho CRM ajută la simplificarea selecției datelor, asigurând că utilizatorii pot alege doar înregistrările relevante atunci când asociază date între module. Acest lucru reduce riscul de erori prin filtrarea opțiunilor disponibile pe baza unor criterii specifice.

Prin aplicarea filtrelor de căutare, organizațiile pot:

Asigura asocieri mai precise și mai relevante între înregistrări.
Simplifica procesul de selecție pentru utilizatori, restrângând opțiunile doar la cele care îndeplinesc criteriile predefinite.
Îmbunătăți consistența datelor și reduce erorile manuale, ghidând utilizatorii spre opțiunile corecte.

Filtrele de căutare sunt deosebit de utile în scenariile în care doar anumite înregistrări dintr-un alt modul sunt valide sau necesare pentru sarcina în cauză, asigurând o mai bună integritate a datelor.

Disponibilitate

Permisiuni necesare

Utilizatorii cu permisiuni de Personalizare module pot configura filtre de căutare.
Disponibil în edițiile Enterprise și superioare.

Scenarii de utilizare

Scenariul 1

Scenariul 2

Scenariul 1

Să presupunem că vrei ca câmpul de căutare să afișeze doar conturile active din modulul Deals. Astfel, poți crea o condiție de filtru de căutare care va filtra înregistrările atunci când câmpul de tip casetă de bifat Business Active este selectat.

La crearea unui deal, când agentul de vânzări caută conturi, vor fi afișate doar cele active.

Astfel, agentul de vânzări nu trebuie să caute printr-o listă exhaustivă de înregistrări pentru a selecta conturile active.

Scenariul 2

Imaginează-ți acest scenariu: un manager de vânzări finalizează un deal complex și are nevoie să implice un expert în domeniu (SME) pentru suport suplimentar. Câmpul de căutare poate filtra rezultatele dinamic și poate lista experții ale căror competențe corespund cerințelor de servicii ale dealului.

Astfel, dacă Serviciul necesar este Personalizare Produs, filtrul de căutare va lista automat doar SME-urile ale căror Competențe corespund cerințelor de Serviciu, Personalizare Produs.

Adăugarea unui filtru de căutare

Poți configura filtre de căutare prin setarea criteriilor în două moduri:

Criterii bazate pe valori: Specifică valorile pe care înregistrările trebuie să le îndeplinească pentru a apărea în câmpul de căutare. De exemplu, poți seta filtrul să afișeze doar conturile unde "Industria" este "Tehnologie". Aceasta înseamnă că doar înregistrările care corespund valorilor predefinite vor fi disponibile pentru selecție.
Criterii bazate pe câmpuri: Folosește valorile din câmpurile înregistrării curente pentru a filtra dinamic opțiunile de căutare. De exemplu, dacă editezi o înregistrare de contact, poți configura filtrul să afișeze doar acele conturi unde câmpul "Oraș" corespunde valorii câmpului "Oraș" din contact. Aceasta face ca opțiunile de căutare să fie specifice contextului și să răspundă la datele introduse.

Pentru a adăuga un filtru de căutare

Mergi la Setup > Customization > Modules and fields.
Selectează un modul și un layout.
Fă clic pe Edit layout .
În layout, selectează un câmp de căutare și fă clic pe pictograma More .
Fă clic pe Edit Properties .
În fereastra pop-up Lookup Properties , bifează Filter lookup records .
Selectează câmpul dorit pentru criteriu și selectează operatorul de comparare.
Selectează condiția și alege dacă să o potrivești cu o valoare sau un câmp.

Pentru criterii bazate pe câmpuri, selectează câmpul din modul a cărui valoare trebuie luată în considerare.

Poți adăuga/elimina criterii cu butonul +/-.
Fă clic pe Save.
Bifează Validate lookup filter during record edit, dacă este necesar.

Notă:
Opțiunea „Validate lookup filter during record edit" în timpul editării înregistrărilor este utilă atunci când valorile sau câmpurile asociate s-au modificat ca urmare a unor actualizări. Permite utilizatorilor să reverifice și să confirme că înregistrările corecte sunt în continuare asociate la editarea înregistrării.
Fă clic pe Done .

Puncte de reținut

Câmpuri acceptate pentru filtrul de căutare:

Câmpuri de căutare în ambele layouturi și în subformulare.
Câmpuri de utilizator în ambele layouturi și în subformulare.

Filtrele de căutare sunt specifice modulului - Filtrul de căutare aplicat unui câmp va fi aplicat automat pentru toate layouturile dintr-un anumit modul dacă câmpul este prezent în acele layouturi.
Conversia înregistrărilor - Filtrele de căutare nu sunt validate atunci când înregistrările sunt create prin conversie. Totuși, după conversie — dacă o astfel de înregistrare este editată — sistemul va solicita utilizatorului să facă modificări pentru a corespunde criteriilor de căutare.
Poți preveni acest lucru setând aceleași criterii de căutare atât în modulele Leads, cât și în Contacts, sau în modulele Accounts sau Deals, precum și în cazul modulelor Quotes, Sales Orders și Invoices.
La import, datele din câmpul de căutare vor fi importate doar dacă corespund criteriilor de filtrare configurate în modul. Dacă criteriile nu corespund, valoarea nu va fi importată.
Dacă o înregistrare este creată folosind o regulă de workflow, validarea nu va fi efectuată pentru criteriile filtrului de căutare.
Pentru filtrele de căutare cu criterii bazate pe câmpuri, câmpurile din modulul curent vor fi de același tip cu câmpul selectat în câmpul de căutare. De exemplu, dacă un câmp de tip Dată sau Dată/Oră precum Added Time din modulul de căutare este selectat pentru filtru, câmpuri similare din modulul părinte precum Last Activity Time, Converted Date Time etc. vor fi listate pentru potrivirea tipului de câmp.