Modificarea câmpurilor speciale

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Unele câmpuri din Zoho CRM nu sunt comune tuturor modulelor, ele sunt disponibile și aplicabile doar pentru anumite module în funcție de scopul pe care îl servesc. Aceste câmpuri sunt denumite câmpuri speciale. Lista câmpurilor speciale din CRM este:

Disponibilitate

Permisiune necesară

Utilizatorii cu permisiunea de Acces la nivel de câmp pot personaliza câmpurile speciale.

Personalizare Termeni și Condiții

Acest câmp îți oferă opțiunea de a defini textul pentru termeni și condiții la crearea facturilor, ofertelor și comenzilor.

Pentru a personaliza Termenii și Condițiile

Conectează-te la Zoho CRM cu privilegii de Administrator.
Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields.
Selectează modulul dorit din lista de Module.
Se afișează Editorul de Layout.
Derulează în jos până la secțiunea Terms and Conditions și apasă pe iconița Settings de pe câmpul Terms and Conditions.
Apasă pe Edit Properties.
În fereastra popup Multi Line Properties , specifică Value.
Apasă pe Save.
În funcție de modulul pentru care au fost creați Termenii și Condițiile, textul va fi afișat automat în pagina respectivă (Factură / Ofertă / Comandă).

Notă

Câmpul Termeni și Condiții este disponibil doar pentru modulele Invoice, Quote și Order.
Acest câmp este afișat doar pentru înregistrări noi și nu se propagă pentru pagina înregistrărilor existente.

Personalizare Rate de Taxare

Câmpul Rată de Taxare îți permite să atribui diferite tipuri de rate de taxare pentru produsele create în inventar. Poți defini tipul de taxă și valoarea corespunzătoare în procente, de exemplu: Taxa pe vânzări = 10,5%; TVA = 1% etc.

Poți edita valoarea taxei produselor atunci când alegi un produs în elementul de linie din inventar, creând o ofertă, o comandă sau o factură.

La personalizarea ratelor de taxare poți selecta dacă ratele pot fi modificate sau calculate automat la crearea facturilor.

Modificare rate de taxare: Un utilizator CRM poate modifica ratele de taxare în elementul de linie doar dacă această opțiune este bifată. Dacă organizația ta interzice strict modificările ratelor de taxare, poți lăsa opțiunea debifată. Este recomandat să restricționezi editarea valorii taxei, doar pentru a te asigura că privilegiul nu este folosit greșit, oferim această opțiune doar pentru o perioadă limitată (6 luni).

Populare automată și asociere rate de taxare la facturi: Poți selecta această opțiune pentru a asocia taxele implicit produselor din inventar. De asemenea, ratele de taxare vor fi calculate și populate automat pentru produse ori de câte ori adaugi un element de linie. Totuși, poți debifa această opțiune dacă nu dorești să asociezi taxele automat produselor.

Notă

Poți folosi aceeași etichetă de taxă cu valori diferite ale taxei. De exemplu, valoarea TVA a unui produs A poate fi 4%, dar 3% pentru produsul B. Câmpul de taxă poate fi TVA pentru ambele situații cu valori diferite.

Pentru a adăuga Rate de Taxare

Conectează-te la Zoho CRM cu privilegii de Administrator.
Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields.
Selectează modulul Products din lista de Module.
Derulează în jos până la secțiunea Price Information.
Apasă pe iconița More de pe câmpul Tax și selectează opțiunea Customize Tax Rates .
În fereastra pop-up, apasă pe iconițele Add sau Delete pentru a adăuga taxe noi sau a șterge taxele existente, după necesitate.

Apasă și trage rândurile pentru a le rearanja ordinea.
În Preferences, selectează dacă dorești ca utilizatorii să poată modifica ratele de taxare sau să populeze automat ratele de taxare asociate.
Apasă pe Save.

Pentru a utiliza Ratele de Taxare

Apasă pe tab-ul Invoices . În pagina Invoice Home , apasă pe butonul + .
În pagina New Invoice , specifică detaliile clientului și ale produsului.
În secțiunea Product Details , apasă pe iconița Edit de lângă câmpul Tax .
Vei putea edita rata de taxare doar dacă opțiunea de modificare a ratei de taxare este bifată.
În fereastra pop-up care apare, adaugă sau modifică ratele de taxare.
Apasă pe Apply.

Mapare valori Etapă-Probabilitate

Maparea probabilității etapei îți permite să definești diferitele etape prin care trece o tranzacție într-un ciclu de vânzări. Cei patru factori importanți în maparea probabilității etapei sunt: Etapele tranzacției, Probabilitatea, Categoria tranzacției și Categoria de prognoză.

Etapele tranzacției: Câteva etape predefinite ale tranzacției, cum ar fi calificare, analiză nevoi, negociere, câștigat, pierdut etc., care sunt folosite pentru a defini un proces tipic de vânzări. Poți crea și etape personalizate conform procesului tău de business.
Probabilitate: Asociază valori de probabilitate fiecărei etape pentru a determina șansele de închidere cu succes a unei tranzacții. Va fi folosită și pentru calcularea Venitului Estimat al tranzacției pe baza sumei tranzacției.
Categoria tranzacției: Asociază o categorie fiecărei etape pentru a defini starea generală a unei tranzacții. Există trei categorii: deschis, câștigat, pierdut pentru fiecare etapă pentru a defini starea generală a unei tranzacții.

Deschis - Reprezintă faptul că tranzacția este încă în ciclul de vânzări.
Câștigat - Definește faptul că tranzacția a fost câștigată și a ieșit din ciclul de vânzări.
Pierdut - În această stare tranzacția este pierdută și astfel nu mai este prezentă în ciclul de vânzări.

Categoria de prognoză: Categoria de prognoză ajută la calcularea obiectivului de prognoză al persoanelor sau organizației pe baza etapei tranzacției din ciclul de vânzări. De exemplu, dacă prognoza ta de vânzări se referă la venitul total generat din tranzacțiile încheiate, atunci doar tranzacțiile câștigate vor fi luate în considerare. Există trei categorii de prognoză: Pipeline, închis și omis.

Pipeline - Indică faptul că tranzacția este încă în pipeline și urmează să fie finalizată. Aceste tranzacții vor fi contorizate când se realizează o prognoză pentru tranzacțiile deschise.
Închis - Indică faptul că tranzacția este câștigată și va fi luată în considerare pentru prognoza tranzacțiilor închise.
Omis - Indică faptul că tranzacția este pierdută și astfel nu va fi luată în considerare pentru calculul prognozei.

Maparea categoriei de prognoză și a categoriei tranzacției

Categoria de prognoză este mapată automat cu categoria tranzacției pentru a facilita estimările precise.

Categoriile tranzacției: Deschis, câștigat, pierdut sunt mapate cu următoarele categorii de prognoză: pipeline, închis și omis, respectiv.

Notă

Pentru o analiză mai bună a pipeline-ului de vânzări, atribuie probabilități diferite valorilor etapelor de vânzare.
Pentru fiecare etapă atribuie probabilitatea în intervalul 0 - 100.
Poți lua în considerare utilizarea valorii de probabilitate 100 când tranzacția este câștigată și 0 pentru tranzacția pierdută.

Pentru a mapa valorile etapei și probabilității

Conectează-te la Zoho CRM cu privilegii de Administrator.
Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields
Apasă pe iconița More de lângă modulul Deals și selectează Stage-Probablity Mapping.

Poți selecta și Stage-Probability Mapping apăsând pe iconița More de lângă layout-ul corespunzător din modulul Deals

sau deschide layout-ul și apasă pe Settings > Stage Probability Mapping.
În pagina Stage-Probability Mapping , efectuează următoarele:
Selectează layout-ul din lista derulantă.

Specifică etapa (etapele) cu Probability, Deal Categ și Forecast Category corespunzătoare din lista derulantă.
Apasă pe iconița Add () pentru a adăuga mai multe etape.
Șterge etapa (etapele) de vânzare și atribuie probabilitatea existentă unei alte valori de etapă apăsând pe iconița Delete ().
Pentru a modifica Etapele de Vânzare existente, apasă dublu click în interiorul Stage Name dorit și introdu noul nume.
Apasă și trage rândurile pentru a rearanja ordinea etapelor.
Apasă pe Save.

Personalizare Roluri Contact

În timpul prospectării, este necesar să contactezi diferite persoane (contacte) pentru a finaliza tranzacția de vânzare. Rolurile Contact ajută la cunoașterea rolului contactului în organizația prospectată, astfel încât să ai întotdeauna discuția potrivită cu persoana potrivită. De exemplu, explicarea detaliilor despre prețul produsului și reduceri este întotdeauna mai potrivită cu Managerul Financiar, în timp ce explicarea caracteristicilor produsului ar trebui discutată cu Managerul de Produs.

Unele roluri de contact precum Decision Maker, Product Management, Purchasing și alte roluri sunt disponibile. Totuși, rolurile de contact pot fi personalizate conform proceselor specifice de business.

Pentru a personaliza valorile rolurilor de contact

Conectează-te la Zoho CRM cu privilegii de Administrator.
Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields.
Selectează modulul Deals din lista de Module.
Apasă pe iconița Module Settings și selectează Contact Roles.
În pagina Edit Contact Roles , efectuează următoarele:
- Apasă pe iconițele Add sau Delete pentru a adăuga un rol nou sau a șterge un rol existent, după necesitate.
- Modifică rolurile existente din caseta de text Contact Role .
- Apasă și trage rândurile pentru a le sorta ordinea după necesitate.
Apasă pe Save după actualizarea rolurilor de contact.

Pentru a adăuga roluri de contact la contacte

Apasă pe tab-ul Deals.
În pagina Deals Home, selectează tranzacția dorită.
În pagina Deal Details din secțiunea Contact Roles , este afișată o listă de contacte asociate tranzacției. Apasă pe link-ul Add Contact Roles.
În pagina Contact Roles Mapping , bifează caseta (casetele) contactelor pe care dorești să le adaugi.
Pentru a asocia toate contactele, bifează caseta select all.
Pentru fiecare contact selectează rolul din lista derulantă Contact Role .
Apasă pe Save după asocierea rolurilor la toate contactele.

Adăugare Manager Raportor pentru Contacte

Gestionarea oricărei tranzacții de vânzare implică mai multe runde de discuții și întâlniri multiple cu contactele. Totuși, pot exista situații când persoana de contact principală este fie indisponibilă, fie nu poate participa la întâlniri. Astfel de scenarii neprevăzute pot duce uneori la întârzieri continue în procesele de vânzare. Pentru a evita astfel de situații, poți menționa un manager raportor pentru contactul principal care poate acționa ca un punct de contact alternativ în absența acestuia.

În modulul Contacts din Zoho CRM, poți atribui un manager raportor unui contact folosind câmpul "Reporting to". Acest câmp este un câmp de tip lookup și poți vedea doar contactele care sunt asociate unui cont.

Totuși, există situații când contactele nu vor fi afișate în câmpul Reporting to, mai jos sunt 2 exemple care evidențiază acest lucru:

Dacă numele contului este schimbat, atunci contactele asociate acelui cont nu vor mai fi afișate. De exemplu, dacă numele contului ABC Corp este schimbat în Zylker Inc., atunci contactele asociate cu ABC Corp vor fi eliminate din câmpul Reporting to.
Dacă contactul este transferat la un alt cont, numele contactului va fi eliminat din câmpul Reporting to. De exemplu, dacă Matha Willis este mutată de la ABC Corp la Zylker Inc., numele ei va fi eliminat din contactele legate de contul ABC Corp.

Notă

Câmpul Reporting To nu va fi listat în timpul Import și Migrare Date. De asemenea, nu va fi listat în timpul Mass Update.
În Reporting Contacts Lista Asociată, atribuirea mai multor înregistrări nu este posibilă. De asemenea, crearea sau actualizarea mai multor înregistrări folosind API-uri în această listă nu este posibilă.
În cazul în care numele contului este editat sau schimbat fie manual, fie prin API, câmpul Reporting to nu va afișa numele contactului setat

Vizualizare Ierarhie Contacte

Poți vizualiza rapoartele directe ale unui contact și structura generală de raportare direct din listele asociate ale unei înregistrări, atât în modulul Accounts cât și în modulul Contacts.

În modulul Contacts - Este creată o listă asociată numită "Reporting Contacts" care afișează rapoartele directe și structura ierarhică de raportare a contactelor.