Modificarea câmpurilor speciale

Câteva câmpuri din Zoho CRM nu se comportă ca restul: nu le adaugi tu, vin cu sistemul, dar conținutul lor trebuie schimbat aproape întotdeauna. Sunt cele care apar pe documentele trimise clientului sau care influențează calcule.

Dacă rămân pe valorile implicite, rezultatul se vede direct la client: o ofertă cu termeni în engleză, o cotă de TVA greșită sau o prognoză construită pe procente inventate.

Termeni și condiții

Textul apare pe ofertă, comandă și factură. Implicit este generic și în engleză, deci inutilizabil pentru un document trimis unui client român.

Ce punem în proiectele noastre, după consultare cu juristul clientului: valabilitatea ofertei, condițiile și termenul de plată, penalitățile de întârziere, termenul de livrare și, unde e cazul, condițiile de garanție.

Două lucruri de reținut. Textul se modifică o dată și se aplică documentelor emise ulterior, deci merită scris corect din prima. Și trebuie să fie textul aprobat de firmă, nu unul improvizat de cine configurează sistemul - ajunge la clienți sub antetul vostru.

Cote de taxare

Cotele implicite nu corespund realității din România. Trebuie definite cele efectiv folosite, iar dacă vinzi și intracomunitar sau la export, ai nevoie și de situațiile cu cotă zero sau taxare inversă.

Recomandarea practică: definește exact cotele pe care le folosești și nici una în plus. O listă cu opt variante dintre care se aleg două produce erori de selecție, iar erorile de TVA pe documente sunt genul de greșeală pe care contabilitatea o descoperă târziu.

Dacă emiterea documentului fiscal se face în alt sistem - SmartBill, ERP sau altă soluție conectată la e-Factura - stabilește clar care sistem este sursa de adevăr pentru cotă. Când ambele o calculează independent, apar diferențe pe care nimeni nu le observă până la reconciliere.

Maparea etapă - probabilitate

Fiecare etapă de vânzare are asociată o probabilitate de închidere, folosită pentru valoarea ponderată din prognoză. Valorile implicite sunt medii generice.

Calculul corect durează zece minute: iei ultimele o sută de oportunități închise, te uiți câte dintre cele ajunse în fiecare etapă s-au și câștigat, și pui procentul rezultat. Dacă din zece oferte trimise se închid trei, etapa înseamnă 30%.

Fără pasul ăsta, prognoza este o părere cu zecimale. Cu el, devine un instrument pe care directorul general îl poate folosi la planificare.

Roluri de contact

Rolul descrie ce face persoana într-o oportunitate: decident, utilizator, influențator, plătitor. Lista implicită este orientată spre piața americană și merită înlocuită cu rolurile reale din vânzarea ta.

În B2B-ul românesc apar frecvent roluri care nu există în lista standard: administratorul care semnează, contabilul care aprobă plata, șeful IT care validează tehnic, iar la firmele mai mari și persoana de la achiziții.

Utilitatea nu e formală. Într-o vânzare cu patru persoane implicate, câmpul îți spune pe cine ai omis. Cea mai frecventă cauză de oportunitate pierdută „inexplicabil" este că nimeni nu a vorbit cu cel care semnează.

Manager și ierarhie de contacte

Poți indica cine cui îi raportează în firma clientului. Merită completat doar la conturile mari, unde structura chiar contează pentru vânzare.

La un client cu cinci angajați este efort fără rost. La unul cu o sută, unde decizia trece prin trei niveluri, ierarhia îți arată drumul aprobării și unde s-a oprit.

Ordinea în care le setezi

Ordinea din proiectele noastre, pentru că fiecare pas depinde de precedentul:

1. Cotele de taxare - fără ele, orice document de test este greșit.
2. Termenii și condițiile - textul aprobat, nu unul provizoriu.
3. Probabilitățile pe etape - după ce ai stabilit etapele.
4. Rolurile de contact - după ce ai discutat cu echipa cine intervine în decizie.

Toate patru se fac într-o oră și sunt printre puținele setări care se văd direct în ce primește clientul.