Întrebări frecvente: Reguli de workflow
Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.
Ce este o regulă de workflow?
Regulile de workflow din Zoho CRM sunt concepute pentru a crește productivitatea utilizatorilor și a reduce munca manuală prin automatizarea activităților de rutină dintr-un proces de afaceri. Îți permit să creezi reguli care pot declanșa diferite tipuri de acțiuni pentru a produce un rezultat dorit. De asemenea, îți permit să efectuezi acțiuni automate pe anumite înregistrări pe baza unor filtre specifice și să automatizezi vânzările, marketingul și suportul.
Poți trimite emailuri, actualiza câmpuri, crea înregistrări, automatiza sarcini, adăuga etichete și multe altele cu ajutorul regulilor de workflow.
De exemplu, să considerăm o companie de turism numită Zylker Travels. Aceasta proiectează și organizează diferite tipuri de pachete turistice, cum ar fi tururi interne, internaționale, de teren, educaționale, de aventură, religioase etc. Deși pachetele lor sunt disponibile pentru rezervare, doresc să trimită alerte prin email clienților de fiecare dată când aceștia rezervă un pachet turistic. De asemenea, vor să automatizeze procesul de trimitere a alertelor către agentul de vânzări de fiecare dată când există o afacere importantă în pipeline, de exemplu ₹100000.
Toate aceste nevoi pot fi gestionate de regulile de workflow, care nu doar automatizează întregul proces pentru Zylker Travels, ci contribuie și la creșterea productivității generale a agenților de vânzări.
Toate aceste nevoi pot fi gestionate de regulile de workflow, care nu doar automatizează întregul proces pentru Zylker Travels, ci contribuie și la creșterea productivității generale a agenților de vânzări.
Ce se întâmplă dacă o regulă de workflow existentă în Zoho CRM este actualizată sau dezactivată?
Modul în care o actualizare modifică o regulă de workflow existentă depinde de tipul acțiunilor asociate acesteia.
Există două tipuri de acțiuni într-un workflow: Acțiune imediată și Acțiune programată.
Când modifici o regulă de workflow cu acțiuni imediate (de exemplu, editezi criteriile sau adaugi/elimini acțiuni imediate), modificarea intră în vigoare imediat. Toate înregistrările create în CRM după această modificare vor urma cea mai recentă regulă.
Când modifici o regulă de workflow cu acțiuni programate, înregistrările care au îndeplinit criteriile regulii de workflow, dar așteaptă în pipeline ca acțiunea programată să aibă loc, vor continua să urmeze versiunea anterioară a regulii. De exemplu, ai scris o regulă de workflow prin care dorești să automatizezi un email de urmărire la cinci zile după data declanșării regulii. Un lead a intrat în acest workflow și așteaptă în pipeline ca emailul să fie declanșat. Dacă modifici regula în a treia zi de așteptare pentru această înregistrare, emailul va fi totuși trimis lead-ului. Aceasta deoarece o regulă de workflow nu este direct cuplată cu înregistrările, ci este legată de acțiuni. Dacă o înregistrare se află deja în pipeline pentru ca o acțiune să aibă loc la un anumit moment, aceasta va continua să existe chiar dacă workflow-ul însuși este modificat sau schimbat.
Regulile de workflow modificate vor fi aplicabile înregistrărilor noi, nu celor aflate deja în coadă pentru acțiunile programate.
Dacă dezactivezi o regulă de workflow existentă, toate acțiunile asociate vor fi inactive imediat pentru acțiunile imediate. Totuși, pentru acțiunile programate vei primi opțiuni să alegi între Șterge programările și Nu șterge programările.
De asemenea, raportul de utilizare a workflow-ului va fi resetat pentru acea regulă de workflow atunci când este editată. Contorul va fi resetat. După aproximativ o săptămână, dacă utilizatorul vizualizează, contorul va fi disponibil pentru perioada de după editarea workflow-ului.
Cum pot vizualiza statisticile de utilizare a workflow-ului?
Utilizarea workflow-ului este concepută pentru a-ți oferi numărul total de înregistrări la fiecare etapă de configurare dintr-o regulă de workflow.
Pentru a vizualiza utilizarea workflow-ului:
- În Reguli de workflow, fie creează o regulă nouă, fie selectează o regulă existentă.
- În pagina Criterii regulă, fă clic pe Vizualizare utilizare în colțul din dreapta jos.
În raport, poți vizualiza utilizarea workflow-ului pentru tipul de execuție configurat, condiții și acțiuni.
Poți face clic pe pictograma Închidere pentru a ieși din pagina raportului de utilizare și a vizualiza regula de workflow respectivă.
Notă - Momentan, această funcție este disponibilă doar pentru edițiile Enterprise și Ultimate ale Zoho CRM.
Fă clic aici pentru Disponibilitatea funcțiilor
Citește mai multe despre raportul de utilizare a workflow-ului aici .
Ce înseamnă execuția workflow-ului „Bazat pe recomandare"?
Acțiunile automate pot fi efectuate pe înregistrări înainte, după sau în ziua recomandării.
De exemplu, dacă Zia recomandă un produs pentru un contact care l-a cumpărat în trecut, poți trimite un email sau SMS clientului informându-l despre aceasta. Astfel de notificări pot fi automatizate prin reguli de workflow bazate pe recomandare.
Această opțiune va fi afișată în timpul configurării workflow-ului doar dacă recomandarea Zia este activată. Citește mai mult.Zia are nevoie de timp pentru a fi antrenată. Nu va începe să facă recomandări imediat ce activezi funcția.
Câte condiții pot fi adăugate într-o regulă de workflow?
Condițiile multiple dintr-o regulă de workflow te ajută să abordezi cazurile în care ai elemente de acțiune clar definite pentru înregistrările care îndeplinesc criteriile specificate și pentru cele care nu le îndeplinesc.
Pentru fiecare regulă, poți adăuga maximum 10 condiții în edițiile Enterprise și Ultimate și 5 condiții în edițiile Standard și Professional.
Pot declanșa un apel cu ajutorul unei reguli de workflow?
Nu, nu poți declanșa direct un apel dintr-o regulă de workflow.
Totuși, poți crea o automatizare de workflow pentru modulul Apeluri pentru a gestiona apelurile în CRM eficient. Aceasta va efectua automat acțiuni ori de câte ori un apel este primit, efectuat, ratat sau programat. Acest lucru reduce semnificativ efortul manual necesar pentru a actualiza sau adăuga detalii despre apeluri individuale.
Alternativ, poți adăuga un apel la un workflow ca acțiune imediată care îndeamnă utilizatorul să efectueze un apel prin notificări pop-up, emailuri sau ambele, atunci când condițiile sunt îndeplinite. Aceasta crește rata de urmărire a vânzărilor.
Momentan nu poți adăuga direct un apel ca acțiune în workflow. Totuși, dacă ai un API potrivit pentru apeluri, îl poți adăuga ca acțiune selectând Funcție din fila Acțiuni imediate în workflow. Pentru a afla mai multe despre utilizarea API-urilor pentru programarea apelurilor, consultă această postare pe forum .
Citește mai multe despre diferența dintre crearea unei reguli de workflow pentru modulul Apeluri și adăugarea unui Apel ca acțiune într-un workflow aici .
Ce tipuri de componente pot fi automatizate cu ajutorul workflow-ului?
Următoarele componente pot fi automatizate cu ajutorul Workflow:
- Notificări prin email - Notificări automate prin email trimise la declanșarea unei reguli de workflow
- Sarcini - Sarcini atribuite utilizatorilor atunci când regulile de workflow sunt declanșate.
- Actualizări câmpuri - Actualizarea automată a valorilor câmpurilor specificate când regulile de workflow sunt declanșate
- Webhooks - Comunică cu aplicații terțe prin trimiterea de notificări web instantanee (unidirecționale) de fiecare dată când un eveniment are loc în Zoho CRM
- Funcții în Workflow-uri - Dezvoltă un set de scripturi Deluge pentru a primi răspunsuri de la alte aplicații și a actualiza modulele CRM când criteriile workflow-ului sunt îndeplinite
- Proprietar atribuit - Acțiunea de atribuire a proprietarului îți permite să atribui automat proprietatea unei înregistrări când regula de workflow asociată este declanșată. Această acțiune se aplică tuturor declanșatoarelor, cu excepția ștergerii unei înregistrări sau anulării unei întâlniri.
- Etichete - Identificatori unici care pot fi asociați înregistrărilor CRM pentru a le căuta, sorta, categoriza, filtra și segmenta mai eficient
- Creare înregistrare - Automatizează crearea înregistrărilor în CRM prin asocierea unui modul (lead, contacte, conturi, oportunitate etc.)
Regulile de workflow sunt executate imediat?
Există două tipuri de acțiuni asociate unui workflow. Acestea sunt Acțiuni imediate și Acțiuni programate.
Pentru o acțiune imediată, aceasta va avea loc imediat ce setul de condiții dat corespunde cu înregistrarea.
Totuși, deoarece acțiunile programate trebuie să aibă loc la un anumit moment după declanșarea workflow-ului, de exemplu 30 de minute, 10 zile sau 1 lună, acțiunea asociată va fi executată la momentul configurat.
Executarea acțiunilor va avea loc în următoarea ordine: Actualizare câmp > Etichete > Notificare email > Sarcină > Notificare Slack, Notificare Cliq, Webhook, Funcție personalizată, Acțiune personalizată, Creare înregistrare (se execută în paralel) > Conversie.
În unele cazuri, executarea unor acțiuni poate dura câteva minute.
Regulile de workflow sunt aplicabile pentru Sandbox?
Da, regulile de workflow sunt aplicabile pentru un sandbox, cu excepția modulelor Email și Social.
Pot declanșa un workflow prin intermediul altui workflow?
Da, poți declanșa un workflow cu ajutorul altui workflow. Totuși, modulele trebuie să fie aceleași cu criterii interconectate.
De exemplu, o companie de turism are diverse pachete turistice, cum ar fi religioase, internaționale, de aventură și educaționale pentru clienții săi. Aceasta creează o regulă de workflow pentru modulul lead-uri în care, dacă câmpul Pachet turistic este modificat la un pachet Tur religios, câmpul corespunzător Vaccinare (Covid) ar trebui actualizat la Complet (vaccinat).
Un al doilea workflow este creat pentru modulul lead în care, dacă câmpul Vaccinare este schimbat la Complet, eticheta asociată va fi actualizată la Cov2Negative.
În acest fel, cele două workflow-uri sunt interrelaționate și declanșarea unuia va declanșa celălalt workflow.
Acest lucru poate fi realizat și pentru mai mult de două workflow-uri.
Totuși, modulul trebuie să fie același. Criteriile trebuie să fie interrelaționate pentru ca ambele workflow-uri să fie declanșate.
De ce nu se declanșează workflow-ul meu?
Pot exista diverse motive pentru care workflow-ul tău nu se declanșează. Acestea pot fi clasificate în linii mari în trei categorii:
- Eroare manuală
- Eroare de execuție/funcție
- Limitare a automatizării
Să le discutăm pe scurt :
- Eroare manuală - Această eroare poate apărea la crearea unei reguli de workflow. Constă în orice neconcordanță în setarea condițiilor în workflow, o eroare în asocierea componentelor ce urmează să fie declanșate, orice eroare în setarea sarcinilor asociate sau pur și simplu în specificarea criteriilor. Aceasta este o eroare comună și poate fi rezolvată prin inspectarea atentă a tuturor componentelor regulii tale de workflow. De cele mai multe ori, facem o mică greșeală la crearea unui workflow și acesta nu se declanșează.
- Eroare de execuție/funcție - Aceasta este o eroare în care CRM-ul se „confundă" la executarea workflow-ului. Poate apărea când condițiile sunt contradictorii sau setul de reguli interferează unul cu celălalt. Acest tip de eroare este observat mai ales când webhook-urile/funcțiile sunt încorporate în workflow. Pot exista erori de sintaxă, erori de argumente sau erori de mapare a argumentelor. Acestea sunt frecvente când o funcție este scrisă și se încearcă executarea ei, putând fi rezolvate prin inspectarea acelor scripturi sau verificarea regulilor de execuție.
- Limitare a automatizării - Regula ta de workflow va eșua când încearcă să execute ceva ce depășește capacitățile automatizării. Aceasta este o situație rară, dar este posibilă dacă condițiile asociate depășesc domeniul de aplicare al workflow-ului.
Primesc o alertă când se declanșează o regulă de workflow?
Nu, nu vei primi o alertă când se declanșează o regulă de workflow, dacă regula nu este configurată să declanșeze vreo notificare prin email sau alertă pentru acel workflow.
Totuși, poți accesa înregistrările individuale și face clic pe cronologie. Acolo vei putea vizualiza regulile de workflow declanșate pentru acel modul.
De asemenea, poți vizualiza raportul de utilizare a workflow-ului pentru o anumită regulă de workflow, pentru a obține o idee de ansamblu despre detaliile de utilizare ale workflow-urilor create.
Notă - Raportul de utilizare a workflow-ului este disponibil pentru edițiile Enterprise și Ultimate ale Zoho CRM
Citește mai multe despre raportul de utilizare a workflow-ului aici.
Câte reguli de workflow pot fi create pentru un modul/componente dat în Zoho CRM?
Aceasta depinde de tipul de ediție CRM pe care ai achiziționat-o. Pentru diferite ediții, vei obține limite diferite pentru crearea și activarea regulilor de workflow. Verifică cea mai recentă disponibilitate a funcțiilor și limite aici .
Care este diferența dintre acțiunea programată și acțiunea imediată în workflow?
Acțiune programată - Poți adăuga notificări prin email, sarcini, actualizări de câmpuri, webhook-uri, funcții personalizate și trimite notificări prin Cliq, Slack sau Cisco, care vor fi programate și declanșate în funcție de un timp specificat.
Acțiune imediată - Poți adăuga notificări prin email, sarcini, actualizări de câmpuri, webhook-uri, funcții personalizate, creare înregistrare și trimite notificări prin Cliq, Slack, Cisco sau WebEx, care vor fi declanșate imediat când regula este executată. Pe acțiunile de Editare sau Actualizare câmp, poți de asemenea converti Lead-uri, Oferte sau Comenzi de vânzare.
Citește mai multe despre acțiunile imediate și programate aici.
Cum diferă o regulă de workflow de o regulă de atribuire?
Regulile de atribuire îți permit să automatizezi procesul de atribuire a înregistrărilor prin definirea regulilor pe baza cărora lead-urile, conturile, contactele, oportunitățile, sarcinile și cazurile sunt atribuite unui set de reprezentanți.
Regulile de workflow din Zoho CRM sunt concepute pentru a crește productivitatea și a reduce munca manuală prin automatizarea activităților de rutină dintr-un proces de afaceri. Îți permit să creezi anumite reguli care pot declanșa tipuri de acțiuni asociate pentru a produce un rezultat dorit.
Cu o regulă de atribuire, poți configura criterii diferite pe baza specificațiilor industriei tale, cum ar fi teritoriu, interes pentru produs sau sursă lead, astfel încât doar înregistrările care satisfac acele criterii să fie atribuite automat reprezentanților selectați. Prin automatizarea procesului de atribuire a înregistrărilor, poți economisi mult timp și efort și poți reduce erorile involuntare care pot apărea din cauza intervențiilor manuale.
Automatizarea regulilor de atribuire se aplică doar înregistrărilor importate din alte module, care intră în CRM prin formulare web sau din aplicații terțe prin API-uri.
Regulile de workflow te ajută să automatizezi vânzările, marketingul și suportul. Poți trimite emailuri, actualiza câmpuri, crea înregistrări, automatiza sarcini, adăuga etichete și multe altele cu ajutorul regulilor de workflow. Acestea pot fi create pentru orice înregistrare din CRM-ul tău.
Pot crea o regulă de workflow cu ajutorul unei funcții personalizate care nu este disponibilă direct ca Acțiune imediată în workflow?
Poți crea reguli de workflow pentru astfel de componente care nu sunt disponibile direct în lista derulantă Acțiuni imediate utilizând funcții personalizate.
Răspunsul ar deveni vag dacă s-ar spune că poți crea orice regulă de workflow printr-o funcție personalizată. Există anumite limitări, deoarece argumentele pe care le introduci la crearea unei funcții trebuie să corespundă valorii parametrilor săi, abia atunci funcția poate fi executată. De asemenea, ceva care nu se află în capacitatea automatizării workflow-ului nu poate fi creat printr-o funcție personalizată.
Prin urmare, răspunsul este da, poți crea reguli de workflow cu ajutorul funcțiilor personalizate care sunt posibil de automatizat prin reguli de workflow.
Regulile de workflow pot fi create pentru modulele date, cum ar fi lead-uri, contacte, conturi, oportunități, sarcini, întâlniri, apeluri, oferte, comenzi de vânzare, comenzi de cumpărare, facturi, campanii, furnizori, cărți de prețuri, cazuri, soluții, vizite, emailuri și module personalizate.
Care sunt beneficiile utilizării regulilor de workflow?
Beneficiile utilizării regulilor de workflow sunt:
- Automatizează diverse sarcini legate de module specifice.
- Îmbunătățește eficiența prin eliminarea muncii manuale de atribuire a sarcinilor.
- Reduce costurile operaționale generale.
- Îmbunătățește procesele de afaceri prin metode de lucru standardizate.
- Îmbunătățește eficiența reprezentanților prin eliminarea muncilor manuale de rutină.
Care sunt principalele diferențe dintre opțiunile de declanșare a regulilor?
În Zoho CRM, poți automatiza unele procese de rutină declanșând un workflow cu ajutorul unui Declanșator de regulă.
Pentru a crea un workflow:
- Accesează Configurare > Automatizare > Reguli workflow > Creare regulă.
- Selectează modulul dorit și completează detaliile respective.
- Alege opțiunea potrivită din secțiunea CÂND pentru a executa declanșatorul de regulă.
Opțiunile din Declanșator de regulă sunt:
a) La o acțiune pe înregistrare:
Aici poți declanșa o regulă pe baza acțiunilor înregistrării.
- Creare: Aceasta va declanșa regula ori de câte ori înregistrarea este creată.
- Creare sau Editare: Această opțiune va declanșa o regulă ori de câte ori este creată o înregistrare nouă sau ori de câte ori înregistrarea existentă este actualizată/editată.
- Editare: Această regulă se va declanșa ori de câte ori înregistrările sunt editate. Aici trebuie să specifici dacă regula trebuie executată pentru „Orice câmpuri" sau doar „Câmpuri specifice".
Pentru acțiunile 'Editare' și 'Creare sau Editare', este oferită o opțiune de a repeta workflow-ul. Poți bifa Repetă acest workflow de fiecare dată când o înregistrare este editată, dacă vrei ca regula să se repete.
Imaginează-ți că folosești Zoho CRM pentru a gestiona sarcinile și procesele de afaceri. Caseta de bifare „Repetare" din workflow-uri poate fi foarte utilă. Iată cum funcționează:
- Când caseta de bifare „Repetare" este bifată:
Vei vedea o casetă de bifare etichetată „repetă acest workflow de fiecare dată când este editat". Când bifezi această casetă, workflow-ul tău va repeta acțiunile sale în anumite condiții. Gândește-te la ea ca la un asistent care continuă să facă o sarcină ori de câte ori se întâmplă ceva specific. Iată când se va întâmpla:
- Când caseta de bifare „Repetare" este debifată:
Acum, imaginează-ți că debifezi caseta de bifare „Repetare". În acest caz, workflow-ul va efectua acțiunile sale într-un mod ușor diferit:
- De la Fals la Adevărat: Dacă condițiile tale se schimbă de la NEîndeplinite la îndeplinite pentru prima dată, workflow-ul va rula. Este ca și cum ai spune: „Bine, avem lumina verde pentru prima dată, hai să pornim!"
- De la Adevărat la Adevărat: Aici, workflow-ul nu va rula din nou, chiar dacă condițiile tale rămân îndeplinite. Este ca și cum ai spune: „Am făcut ce trebuia să facem o dată, nu mai e nevoie să repetăm."
- De la Adevărat la Fals: Dacă condițiile tale se schimbă de la îndeplinite la NEîndeplinite, workflow-ul nu va mai rula. Este ca și cum ai spune: „Ei bine, condițiile nu mai sunt potrivite, să facem o pauză."
- De la Fals la Fals: Dacă condițiile tale nu sunt îndeplinite și continuă să rămână astfel, workflow-ul nu va rula. Este doar un mod de a spune: „Nimic nu este pregătit, deci nu este nevoie de nicio acțiune."
Notă:Instrucțiunea „repetare workflow" este ca o comandă specială atașată condițiilor de declanșare. Chiar dacă nu specifici nicio condiție pentru această instrucțiune sau dacă nu activezi opțiunea „repetare", workflow-ul va efectua totuși sarcina din nou și din nou de fiecare dată când condițiile de declanșare sunt îndeplinite.
- Ștergere: Această regulă se declanșează ori de câte ori o înregistrare este ștearsă.
b) La o dată/oră:
Această regulă funcționează pe baza datei și orei unei înregistrări. Cum ar fi data creării, data modificării, data nașterii etc.
c) Bazat pe scor
Această regulă se declanșează pe baza scorului, cum ar fi scor în creștere, în scădere sau actualizat.
Nu găsesc opțiunea „Conversie" sub acțiuni la crearea unui workflow?
Opțiunea Conversie va fi disponibilă sub acțiuni doar când unul dintre următorii parametri este îndeplinit:
- Ai selectat când să se execute regula? ca Editare. Totuși, opțiunea de repetare a workflow-ului la fiecare editare este debifată.
- Ai selectat când să se execute regula? ca Creare.
- Ai selectat când să se execute regula? ca Actualizare câmp.
- Ai inclus o condiție pentru a defini înregistrările cărora li se aplică regula.
Sfat:
Este obligatoriu să definești o condiție, deoarece regula se poate aplica lead-urilor, comenzilor de vânzare sau ofertelor care îndeplinesc condiția. Nu toate înregistrările vor fi convertite.
Când sunt selectate opțiunile Editare și Actualizare câmp, nu bifa repetarea acestei reguli de fiecare dată când un lead este editat. Deoarece o înregistrare nu poate fi convertită de mai multe ori.
Ce module pot fi automatizate în Zoho CRM?
Regulile de workflow pot fi configurate pentru toate modulele preexistente, precum și pentru modulele personalizate din Zoho CRM.
Câte alerte, sarcini și actualizări de câmpuri pot asocia unei reguli de workflow?
Poți asocia maximum 5 alerte, 5 sarcini și 3 actualizări de câmpuri pentru fiecare acțiune (Imediată sau Programată) unei reguli de workflow în prezent. Totuși, acest număr variază în funcție de ediția pe care o folosești.
În ediția Free, poți asocia maximum 5 alerte și 5 sarcini unei reguli de workflow. Aceasta se aplică doar acțiunilor imediate.
Ediția Standard îți permite să asociezi maximum 5 alerte, 5 sarcini și 3 actualizări de câmpuri, ceea ce se aplică de asemenea doar acțiunilor imediate.
În ediția Professional, poți asocia maximum 5 alerte, 5 sarcini, 3 actualizări de câmpuri și 1 webhook unei reguli de workflow. Aceasta se aplică de asemenea doar acțiunilor imediate.
Edițiile Enterprise și celelalte îți permit să asociezi 5 alerte, 5 sarcini, 3 actualizări de câmpuri, 1 webhook și 1 funcție personalizată. Aceasta se aplică unei acțiuni imediate și 5 acțiuni programate.
Fă clic aici pentru a afla mai multe despre detaliile funcțiilor.
Când contul meu este retrogradat, ce se întâmplă cu acțiunile programate?
Acțiunile programate sunt disponibile în toate edițiile plătite ale CRM. Totuși, când contul tău este retrogradat la ediția gratuită, toate acțiunile programate pentru înregistrări vor fi șterse.
Alertele și sarcinile existente pe care le-am creat nu sunt listate când încerc să le asociez unei reguli. De ce?
Pentru o regulă de workflow, nu vor fi listate toate alertele și sarcinile. Vor fi listate doar alertele, sarcinile și actualizările de câmpuri care au același Tip de înregistrare ca regula de workflow.
De exemplu: Dacă regula este pentru Lead-uri, atunci doar actualizările de câmpuri, sarcinile și alertele create pentru Lead-uri vor fi disponibile pentru asociere.
De exemplu: Dacă regula este pentru Lead-uri, atunci doar actualizările de câmpuri, sarcinile și alertele create pentru Lead-uri vor fi disponibile pentru asociere.
Cum pot dezactiva regulile de workflow pentru utilizatorii din contul meu CRM?
Regulile de workflow pot fi definite de orice utilizator cu permisiunea 'Gestionare automatizare'. În mod implicit, utilizatorii cu profilul Administrator și Standard au această permisiune și nu o poți modifica.
Totuși, poți crea/clona un alt profil fără permisiunea 'Gestionare automatizare' (sub Automatizare) și atribui acest profil utilizatorilor.
Află mai multe >>
Cum pot trimite o alertă utilizatorilor mei pentru a urmări contactele noi cu Sursa lead ca „Publicitate"?
Poți trimite o alertă utilizatorilor tăi când un contact nou este creat cu Sursa lead ca „Publicitate" folosind Regula de workflow și asociind o Alertă de workflow acesteia. Gestionarea workflow-ului te ajută să automatizezi procesele de vânzări, marketing și suport. Poți atribui automat sarcini utilizatorilor, pe baza criteriilor definite în reguli.
Pot automatiza notificarea prin email pentru înregistrările inactive în Zoho CRM? De exemplu, când un lead a rămas într-o anumită stare mai mult de 14 zile, un email ar trebui trimis automat managerilor lor în CRM.
Da. Poți automatiza o notificare prin email dacă un lead a rămas într-o anumită stare pentru o perioadă lungă, să zicem 14 zile. Folosește acțiunile programate din regulile de workflow pentru a face acest lucru. Iată cum creezi acțiuni programate în regulile de workflow:
- Fă clic pe Configurare > Automatizare > Reguli workflow.
- Fă clic pe Creare regulă.
- În Pagina Creare regulă nouă, alege Acțiune înregistrare, Criterii ca Editare, selectează Actualizare câmp și alege câmpul Stare lead la Orice valoare.
- La secțiunea Care, alege Toate lead-urile.
- Adaugă o acțiune programată ce urmează să fie executată la 14 zile după data declanșării regulii.
Pentru aceasta, asociază o acțiune programată Notificare email.
- Adaugă Notificarea email și selectează utilizatorii cărora dorești să le fie trimis emailul și șabloanele de email. Poți crea și propriul șablon de email.
- Fă clic pe Salvare și asociere.
După configurarea acestei reguli, dacă câmpul Stare lead este modificat/actualizat, emailul configurat în funcția personalizată va fi automatizat la 14 zile de la data modificării (data declanșării regulii)
Care este ordinea de execuție când toate regulile de automatizare sunt configurate în contul tău CRM?
În Zoho CRM, dacă toate aceste configurații de automatizare sunt activate, vor urma această ordine specifică de execuție:
- Reguli de atribuire: Primul pas implică atribuirea unui proprietar oricărui înregistrări care intră în sistemul CRM.
- Procesul de revizuire: Dacă înregistrările primite îndeplinesc condițiile procesului de revizuire, acestea trebuie să fie revizuite de un revizor autorizat înainte de a continua în CRM.
- Reguli de scoring: Ulterior, regulile de scoring sunt aplicate înregistrării.
- Reguli de workflow: Orice reguli de workflow configurate intră în acțiune în această etapă.
- Procesul de aprobare: Înregistrarea intră în procesul de aprobare pe baza criteriilor predefinite.
Aceste cinci procese au loc secvențial. Dacă sunt configurate reguli de workflow suplimentare, acestea se vor declanșa în funcție de criteriile lor de execuție respective. De exemplu, a fost setată o regulă de workflow conform căreia dacă statusul lead-ului este „Gata de contactat", atunci va fi trimis un email de bun venit. În acest caz, emailul va fi declanșat imediat ce statusul corespunde acestui criteriu, indiferent de alte automatizări.
- Blueprint: În urma pașilor de mai sus, Blueprint intră în vigoare.
- Reguli de scoring (repetare): Regulile de scoring sunt aplicate din nou în acest ciclu pentru a se asigura că scorul este actualizat la execuția acțiunilor.
- CommandCenter: În final, procesul CommandCenter este inițiat, finalizând fluxul complet de automatizare din Zoho CRM.
Timeline-ul va afișa ordinea în care fiecare proces a fost executat în contul tău CRM.
Sperăm că această listă de întrebări frecvente despre regulile de workflow îți este utilă. Dacă mai ai întrebări la care nu s-a răspuns, anunță-ne aici. Vom fi bucuroși să le discutăm cu experții noștri și să le adăugăm în viitor. Și nu uita să lași o evaluare mai jos!
Articole Similare
Partener Certificat Zoho
Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?
Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.
Contacteaza-ne