Configurarea Notificărilor prin Email

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Notificările prin email sunt printre acțiunile instant și programate asociate diferitelor automatizări din CRM. Acestea sunt alerte, notificări, informații sau detalii trimise către lead-uri, contacte și utilizatori din cadrul organizației. Când asociezi o notificare prin email la o automatizare, emailul selectat este trimis automat destinatarilor aleși atunci când criteriile de configurare sunt îndeplinite.

Disponibilitate

Permisiuni necesare

Utilizatorii cu permisiuni de tip Manage Automation sau Modules Customization pot accesa această funcție..

Pentru a configura o notificare prin email

Mergi la Setup > Automation > Actions > Email Notifications.
În pagina Email Notifications, apasă Create Email Notification.
În pagina New Email Notification, fă următoarele:
- Introdu un Nume pentru alertă.
- Selectează Modulul din lista derulantă.
- Alege destinatarii emailului. Sunt afișate persoanele asociate emailului. Când alegi Roluri/Grupuri/Teritorii/Subordonați, emailul va fi trimis utilizatorilor care fac parte din categoria selectată.
- Caută și asociază un șablon de email existent din folderul de șabloane al modulului. Dacă nu ai șablonul, poți Crea Șabloane.
- Apoi trebuie să introduci adresele de email în câmpurile From și Reply to .
- Aici poți alege una dintre aceste opțiuni din lista derulantă:
  - adresa de email a contului tău
  - adresa de email a organizației
  - adresa de email a proprietarului înregistrării
  - adresa de email a utilizatorului curent
  - adresa de email a altui utilizator

Notă

Când emailul trebuie trimis utilizatorilor din organizație, acesta este trimis ca notificare de la adresa de email notifications@zohocrm.com.
În ediția Free, poți trimite emailuri doar utilizatorilor din organizație. Nu poți alege modulul Leads sau Contacts pentru a selecta destinatarii emailului.

Notificări prin email ca email în masă

Aceste notificări pot fi trimise și ca un singur email în masă, unde toți destinatarii pot vedea co-destinatarii notificării. Această opțiune permite și adăugarea de destinatari în CC sau BCC.

Un avantaj major al trimiterii notificărilor ca email în masă este că va contribui ca un singur email la limita de stocare. Adică, dacă nu bifezi această opțiune, emailurile trimise fiecărui destinatar vor fi contorizate în stocare, în timp ce în cazul emailului în masă va fi considerat doar un singur email.

Totuși, trebuie să reții că atunci când notificările sunt trimise ca email în masă, acestea nu sunt urmărite de sistem. Prin urmare, informațiile despre email-uri (email insights) nu vor fi înregistrate pentru astfel de emailuri.

Puncte de reținut

Câmpul From este obligatoriu când trimiți notificări ca un singur email în masă.

Utilizatorii CRM nu vor primi acest email în masă de la „notifications@zohocrm.com". În schimb, îl vor primi de la adresa de email From menționată la configurarea notificării prin email.
Când alegi să trimiți notificări ca un singur email în masă, nu poți selecta roluri, grupuri și teritorii ca destinatari. Dacă vrei să îi incluzi în notificări, trebuie să îi selectezi individual din utilizatorii disponibili sau să introduci manual adresele lor de email în câmpul de destinatari suplimentari.
Numărul de adrese de email ale destinatarilor care pot fi selectate în câmpul „To" este 100, iar câmpurile „BCC" și „CC" sunt 50 fiecare.
Un modul poate avea 1 câmp de căutare multi-selecție utilizatori care poate conține maximum 10 utilizatori. Dacă vrei să trimiți notificări prin email acestor utilizatori, adăugarea acestui câmp va consuma aproximativ 10 limite de destinatari din câmpurile „To", „CC" și „BCC" în mod corespunzător. De exemplu, dacă adaugi un câmp multi-selecție utilizatori, poți adăuga doar cei 90 de utilizatori rămași în câmpul To.
Destinatarii suplimentari nu pot fi adăugați în câmpul BCC.

Linkurile de consimțământ și sondaj nu pot fi utilizate în emailurile în masă. De asemenea, utilizatorilor nu li se va permite să selecteze acele șabloane de email care conțin oricare dintre aceste linkuri.

Pentru a trimite o notificare prin email ca email în masă

În pagina Email Notifications, apasă Create Email Notification.
În pagina New Email Notification, fă următoarele:

Introdu un nume pentru notificare.
Selectează un modul din lista derulantă.
În To, selectează utilizatorii cărora li se va trimite notificarea.
În Additional Recipients, introdu adresele de email ale utilizatorilor non-CRM sau ale organizațiilor etc.
Apasă Save.
Bifează Send this notification as a single mass email with all recipients displayed.
În CC, selectează utilizatorii cărora li se va trimite notificarea.
În Additional Recipients, introdu adresele de email ale utilizatorilor non-CRM sau ale organizațiilor etc.
Apasă BCC și selectează utilizatorii cărora trebuie să li se trimită notificarea.
Selectează un Șablon de Email.

Apasă Save.
Introdu adresele de email în câmpurile From și Reply to.

Odată ce configurezi o notificare prin email, o vei vedea listată în fila Email Notifications. Poți filtra notificările în funcție de modul și poți vizualiza numărul de destinatari pentru fiecare. Apăsând pe numărul de destinatari, aceștia vor fi listați pe diferite categorii într-o fereastră pop-up.

Vizualizare Grafic de Utilizare

Notificările prin email sunt utilizate în Workflow Rules, Blueprint, Approval Process etc. Zoho CRM oferă grafice care arată statisticile de utilizare zilnice sau săptămânale ale notificărilor în diverse funcționalități. Poți vizualiza utilizarea mergând la Setup > Automation > Actions > EmailNotifications.

Link-ul More info oferă informații detaliate despre statisticile de utilizare. Reține că graficul va acoperi statisticile de utilizare din ultimele 7 zile.

Datele sunt afișate pe baza modulelor, regulilor de workflow și sunt categorizate după dată.

Statisticile de utilizare ale Notificărilor prin Email pot fi filtrate și în funcție de utilizarea în Workflow, Approval Process, Blueprint, Modules și Templates.