Comunicare prin email: Trimite și primește emailuri

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Funcția principală a unui email este de a facilita schimbul de mesaje cu partenerii de afaceri, permițând o comunicare fără întreruperi.

Hai să explorăm cum sunt trimise și primite aceste emailuri în CRM-ul tău. Un beneficiu esențial al trimiterii și primirii emailurilor direct prin CRM este că obții o perspectivă holistică asupra contextului de vânzări și marketing legat de emailurile tale, inclusiv în ceea ce privește părțile interesate.

Hai să vedem în câte moduri poți trimite și primi emailuri în Zoho CRM.

Trimiterea emailurilor

Există două moduri prin care un utilizator poate trimite emailuri din contul său CRM:

Când nu este integrat niciun inbox de email în contul tău CRM (email nativ): Această funcție permite companiilor să trimită emailuri clienților lor direct din CRM, chiar dacă nu și-au integrat inbox-ul de email. Asta înseamnă că pot folosi aceeași adresă de email cu care s-au înregistrat în CRM (pentru a se asigura că propriul domeniu este folosit la trimiterea emailurilor din CRM, utilizatorii trebuie să își autentifice adresa de email prin Autentificarea Email). Poți trimite emailuri, crea emailuri în masă și configura emailuri automate folosind reguli de workflow.
Totuși, aceasta este o configurare limitată care nu poate urmări răspunsurile la emailurile trimise prin CRM.

Când inbox-ul de email este integrat în contul tău CRM prin protocolul POP3 sau IMAP: Inbox-ul tău de email (Outlook, Google Workspace, Yahoo, Office 365 etc.) devine o extensie naturală a Zoho CRM, integrându-se fără efort prin protocoalele IMAP și POP3, oferind acces în timp real la comunicările tale bidirecționale prin email. Odată ce cutia poștală este integrată, poți accesa conversațiile prin email (în ambele sensuri, trimise și primite) asociate înregistrărilor CRM precum contacte, lead-uri, oportunități, cazuri și altele, direct în modulele CRM.

Hai să explorăm mai detaliat diferitele metode prin care pot fi trimise emailuri folosind CRM:

Prin module și module personalizate

Accesează modulul dorit și selectează înregistrarea căreia vrei să îi trimiți un email.
Apasă butonul Send Email.
Alternativ, poți accesa lista conexă Emails și apăsa butonul Compose Email.
Pe pagina New Message:

Adresa ta implicită de email „De la" va fi adresa de email cu care te-ai înregistrat în contul Zoho CRM.
Dacă ai configurat emailul organizației tale în CRM, vei avea opțiunea de a-l alege din lista derulantă.
Dacă ți-ai integrat inbox-ul de email (POP3/IMAP), adresa „De la" va corespunde adresei de email pe care ai integrat-o în CRM.

Notă: În mod implicit, adresa „De la" va fi adresa de email pe care ai integrat-o în CRM. Dacă dorești să folosești o altă adresă de email sau adresa implicită cu care ți-ai creat contul CRM, poți activa această opțiune navigând la Setup > Email > Email Configuration > More From Addresses.

Apasă CC și BCC și specifică adresele de email corespunzătoare, dacă este necesar.
Compune emailul și apasă Send.
Vezi și >> Limita atașamentelor

Emailurile pot fi trimise la adresa de email secundară și la adresele din câmpurile de email personalizate, dacă acestea sunt specificate în înregistrare.

Află mai multe despre fila emailurilor POP3 (utilizatori existenți și vechi) aici.

Programarea emailurilor

Această funcție este disponibilă doar pentru ediția Enterprise și versiunile superioare.

Să presupunem că mulți dintre clienții tăi se află în fusuri orare diferite sau că ai o întâlnire importantă mai târziu în zi, ceea ce te face indisponibil pentru a gestiona emailurile la un moment specific. În astfel de cazuri, poți programa cu ușurință emailuri în CRM, permițând sistemului să gestioneze livrările de emailuri la momentele potrivite. Zoho CRM oferă trei tipuri de opțiuni de programare:

Cel mai bun moment pentru a trimite email, sugerat de sistemul de inteligență email Zia.
Opțiuni de programare predefinite (Astăzi sau Mâine).
Programare personalizată.

Pentru a programa un email

Navighează la modulul necesar din contul tău CRM.
Programarea emailurilor este accesibilă pentru modulele Leads, Contacts, Cases și alte module personalizate.
Alege înregistrarea, apoi apasă Send Email.
În fereastra Email Compose, apasă pictograma Schedule Email.
Dacă CRM sugerează „Best time to email this contact", această oră va fi afișată. Poți alege apoi această oră și programa emailul imediat.
În fereastra pop-up Schedule At, poți selecta ora din următoarele opțiuni:

Best time to email - Aceasta este o recomandare oferită de Zia, asistentul inteligent al CRM. CRM analizează tiparele de email cu clienții pentru a sugera momentul optim în care clientul are cele mai mari șanse să își verifice emailul. Poți selecta unul dintre intervalele de timp afișate pentru a te asigura că emailul tău va fi văzut prompt.
Notă: După activarea Zia, aceasta nu va oferi sugestii imediat; are nevoie de ceva timp pentru a citi și analiza emailurile tale.

Opțiuni de programare predefinite - Acestea îți oferă variante prestabilite precum „Mâine seara la 20:00."
Programare personalizată - Prin această opțiune, poți selecta o dată, oră și fus orar specific la alegerea ta.

Ai opțiunea de a alege între Schedule & Close și Schedule. Selectând Schedule vei închide doar fereastra pop-up de programare, în timp ce compozitorul va rămâne deschis. Pe de altă parte, Schedule & Close va programa imediat emailul la data și ora specificate și va închide și compozitorul.
Emailul va fi programat conform alegerii tale. Va fi listat în Email Related List a înregistrării. Poți verifica starea emailului pentru a vedea dacă a fost programat, livrat și altele.

Poți revizui și edita emailul înainte de ora programată. Apăsând Edit se va deschide fereastra de compunere, permițându-ți să faci modificări, să reprogramezi sau să debifezi caseta pentru a trimite emailul imediat. Pentru a anula un email programat, îl poți șterge pur și simplu din lista ta conexă.

Notă:

Posibilitatea de a edita sau șterge un email programat înainte de a fi trimis este determinată în funcție de setările de partajare a datelor pentru emailuri din cadrul organizației. Află mai multe.
Cel mai bun moment pentru a trimite email, sugerat de CRM, este disponibil doar pentru modulele Leads și Contacts.
Pentru a programa un email, un utilizator va necesita permisiunea Send Email în profilul său.

Vezi și >> Cel mai bun moment pentru a contacta clienții.

Atașarea documentelor

Poți trimite emailuri în trei moduri:

Din fila Emails
Pentru utilizatorii vechi care și-au configurat emailurile înainte de ianuarie 2023, fila Emails va rămâne disponibilă. Totuși, pentru utilizatorii noi sau cei care și-au configurat emailurile după ianuarie, fila Emails nu va fi accesibilă. În plus, în viitorul apropiat, fila Emails va fi eliminată complet. Pentru mai multe detalii, te rugăm să consulți această postare din comunitate.
Folosind SalesInbox
Direct dintr-o înregistrare dintr-un modul

Când trimiți emailuri, ai opțiunea de a atașa documente de pe unitatea locală, din Zoho Workdrive și din Google Docs. Este important să reții că poți trimite emailuri exclusiv din modulele Leads, Contacts, Deals, Purchase Order, Sales Orders, Quotes, Cases și Invoices.

Pentru a atașa documente

Navighează la modulul necesar (Leads, Contacts, Accounts etc.) din contul tău CRM.
În pagina Module Home, selectează o înregistrare.
În pagina cu detaliile înregistrării, în lista conexă Emails, apasă Send Mail.
Poți localiza atașamentul în compozitorul de email.
În fereastra Email Compose, selectează opțiunea prin care vrei să încarci un atașament.

Notă

Când emailurile sunt trimise prin Zoho CRM, poți atașa fișiere de până la 10 MB.
Când emailurile sunt trimise prin IMAP sau email relay, poți atașa fișiere de până la 30 MB.

Emailuri respinse (Bounced)

Există câteva motive pentru care un email poate fi respins și nu ajunge la destinatarul său. Aceste motive sunt de obicei clasificate ca bounces hard sau bounces soft.

Bounce-urile soft reprezintă obstacole temporare care împiedică livrarea emailurilor și pot fi atribuite unor factori precum:

Cutia poștală a destinatarului este plină.
Mesajul de email este excesiv de mare.
Serverul de email al destinatarului este temporar indisponibil.

În schimb, bounce-urile hard apar cel mai frecvent din cauza unei adrese de email invalide. Alte situații în care chiar și o adresă de email validă poate genera un bounce hard includ:

Livrarea emailului este blocată de serverul de email al destinatarului.
Destinatarul s-a dezabonat de la lista de corespondență.

Dacă, în timp ce trimiți un email din Zoho CRM, primești un mesaj de alertă care indică Mail Address does not exist, cel mai probabil este vorba despre un bounce hard. Există posibilitatea să nu mai poți trimite emailuri ulterioare la aceeași adresă de email.

Primirea emailurilor

Vei primi emailuri în sistemul tău Zoho CRM atunci când ți-ai integrat cutia poștală (Google Workspace, Microsoft 365, Outlook, Yahoo) cu Zoho CRM. Sistemul CRM sincronizează automat emailurile primite de la lead-urile, contactele și celelalte părți interesate din cutia poștală configurată și le asociază cu înregistrările respective din lista conexă Emails de pe paginile corespunzătoare ale înregistrărilor din modulele Leads, Contacts, Accounts, Deals, Vendors sau alte module. Mai mult, emailurile legate de contactele asociate unei oportunități vor fi afișate în secțiunea Email de pe pagina Deals.

Note importante

Lead-urile, contactele, cazurile și oportunitățile fără adresă de email nu vor afișa niciun email în secțiunea lor Email.
Modificările aduse adresei de email (pentru lead-uri sau contacte) vor prelua doar emailurile legate de noua adresă de email. Emailurile legate de adresa de email anterioară nu vor mai fi disponibile în CRM.
Schimbarea cutiei poștale (adresa de email configurată pentru Zoho CRM) nu va afișa emailurile din cutia poștală configurată anterior.
Emailurile primite de la adresa de email secundară sunt sincronizate în lista conexă de emailuri a înregistrării.
Sincronizarea emailurilor primite de la adresele de email personalizate va depinde de preferințele câmpurilor de email personalizate.

Adaugă atașamentele emailurilor în listele conexe sau în WorkDrive

Emailurile primite de la clienți sau colegi includ adesea atașamente pe care poate dorești să le stochezi în înregistrarea CRM pentru acces ușor. În loc să descarci sau să atașezi manual aceste fișiere, le poți adăuga convenabil într-o listă conexă Attachment sau le poți încărca în Zoho WorkDrive.

Această abordare asigură că alți membri ai organizației tale, care au permisiune pentru o anumită înregistrare, pot accesa fără efort aceste atașamente ori de câte ori este necesar, fără a fi nevoie să navigheze printr-un fir lung de emailuri.

Orice imagine, document sau fișier atașat în email poate fi inclus direct în atașamentele înregistrării din lista conexă Attachment, în stocarea ta WorkDrive.

Notă:

Atașamentele vor fi contorizate în limita de stocare a fișierelor tale. Adică, în funcție de limita de stocare permisă pentru ediția abonată, vei putea atașa.
Sistemul nu va identifica atașamentele duplicate în acest moment.

Preferințele câmpurilor de email personalizate

Preferințele câmpurilor de email personalizate pot fi activate doar când toți utilizatorii dintr-o organizație se află în cea mai recentă configurație de email.
Aceasta este acceptată în prezent doar pentru utilizatorii IMAP și POP3.
Dacă orice organizație are o integrare activă Gmail API, deocamdată nu poate activa această preferință, iar aceasta va fi acceptată în câteva luni.

În mod implicit, emailurile primite de la adresele câmpurilor de email personalizate nu vor fi sincronizate în lista conexă de emailuri a înregistrării. Poți activa această funcție procedând astfel:

Navighează la Setup > Channels > Email.
În fila Email Configuration, selectează Custom Email Preference.
Comută Custom email fields preferences în funcție de nevoile tale. Activarea acesteia va sincroniza emailurile din câmpurile de email personalizate în lista conexă de emailuri a unei înregistrări.

Notă

Setările de partajare a emailurilor configurate pentru adresele principale și secundare se vor aplica și pentru adresele de email personalizate.
Trimiterea și primirea emailurilor de la adresele câmpurilor de email personalizate este acceptată în Leads, Contacts, Vendors și module personalizate.

Află mai multe despre trimiterea și primirea emailurilor și informațiile conexe aici.