Configurarea Regulilor de Partajare a Datelor

În mod implicit, drepturile de acces la înregistrările CRM sunt setate ca private, astfel încât proprietarul înregistrării și managerul său să poată supraveghea datele CRM. Totuși, folosind Regulile de Partajare a Datelor, poți extinde drepturile de acces către utilizatorii care aparțin altor roluri și grupuri. Odată ce regulile de partajare a datelor sunt configurate, utilizatorii asociați altor roluri și grupuri pot obține acces suplimentar la înregistrările care aparțin altor utilizatori.

Caracteristici principale

• În mod implicit, toate modulele au opțiunea Privat.
  
• Dacă permisiunea la nivel de organizație este setată ca Public Citire/Scriere/Ștergere sau Public Citire/Scriere, toată lumea poate accesa și actualiza datele tuturor utilizatorilor. Ierarhia rolurilor și Regulile de Partajare nu se vor aplica în acest caz.
  
• Dacă permisiunea la nivel de organizație este setată ca Public Doar Citire, toată lumea poate doar vizualiza înregistrările celorlalți utilizatori. În acest caz, alți utilizatori nu pot modifica înregistrările proprietarului.
  
• Dacă permisiunea la nivel de organizație este setată ca Privat, se pot aplica Ierarhia rolurilor și Regulile de Partajare.
  
• Nu poți restricționa accesibilitatea setată în permisiunile implicite ale organizației prin scrierea Regulilor de Partajare. Poți doar extinde vizibilitatea suplimentară a datelor.
  
• În Istoricul Importurilor, înregistrările care îți aparțin și cele ale subordonaților tăi (dacă există) vor fi întotdeauna afișate.
  
• Toate Atașamentele, Notele și Competitorii aparținând unei înregistrări sunt accesibile dacă poți vizualiza acea înregistrare.
  
• Previziunile vor fi întotdeauna private.

Gestionarea Procesului Implicit de Partajare a Datelor

Poți oferi următoarele tipuri de niveluri de acces utilizatorilor în modulele Zoho CRM:

• Privat: Doar proprietarul înregistrării și superiorul său pot vizualiza înregistrarea.
  
• Public Doar Citire: Utilizatorii pot vizualiza înregistrările altora, dar nu le pot modifica sau șterge.
  
• Public Citire/Scriere: Utilizatorii pot vizualiza și modifica înregistrările altora, dar nu le pot șterge.
• Public Citire/Scriere/Ștergere: Alți utilizatori pot vizualiza, modifica și șterge înregistrările.

Permisiune necesară
Utilizatorii cu permisiunea Gestionare Partajare Date pot accesa această funcție.

Notă

• În mod implicit, drepturile de acces la înregistrările CRM sunt setate ca private, astfel încât proprietarul înregistrării și managerul său să poată supraveghea datele CRM.
  
• Modelul de partajare a datelor la nivel de organizație nu este încă implementat pentru modulele Note, Rapoarte și Tablouri de bord.
  

Pentru a gestiona permisiunile implicite

1. Mergi la Setup > Security Control > Roles and Sharing > Data Sharing Settings.
2. Dă clic pe fila Default Organization Permissions și navighează la modulul pe care vrei să îl editezi.
3. Dă clic pe butonul drop-down pentru a schimba Accesul implicit pentru modul:
   
1. Privat
   
2. Public Doar Citire
   
3. Public Citire/Scriere
   
4. Public Citire/Scriere/Ștergere
   
   

Crearea Regulilor de Partajare a Datelor

Această funcție te ajută să creezi reguli pentru a oferi acces sau a restricționa utilizatorii de la vizualizarea datelor tale în diverse module.

Permisiune necesară
Utilizatorii cu permisiunea Gestionare Partajare Date pot accesa această funcție.

Pentru a crea reguli de partajare a datelor

1. Mergi la Setup > Security Control > Data Sharing Settings.
   
2. În pagina Data Sharing Settings, dă clic pe New Sharing Rule pentru modulul corespunzător.
   
3. În pagina New Sharing Rule, fă următoarele:
   
1. Sharing Rule Name - Specifică numele regulii.
   
   
2. Sharing Type - Selectează modul în care sunt partajate înregistrările.
   
3. Pentru Based on Record Owner:
   Records Shared From - Selectează fie rolurile, rolurile și subordonații, sau grupurile de la care să partajezi înregistrările.
   
   De exemplu, preferința de mai sus ar partaja toate înregistrările deținute de utilizatorii cu rolul Sales Reps.
4. Pentru Based on Criteria:
   Setează criteriile specifice pentru a corespunde cerințelor tale de partajare a datelor.
   Dă clic pe butonul + pentru a adăuga criterii suplimentare.
   Dă clic pe AND pentru a schimba condiția de filtrare în OR și invers (poți edita și condiția criteriului folosind opțiunea Edit Pattern)
   
   De exemplu, setul de criterii de mai sus ar partaja înregistrările care au India ca țară de facturare și se încadrează în industria Imobiliară.
5. Records Shared To - Selectează fie Roluri, Roluri și Subordonați, Grupuri sau Toți Utilizatorii cărora să le partajezi înregistrările.
   De exemplu, Records Shared To - Roles and Subordinates - Marketing Associate ar partaja înregistrările cu toți utilizatorii care au rolul de Marketing Associate și subordonații acestora.
   
   
6. Permission - Alege tipul de acces: Read Only, Read/Write sau Read/Write/Delete.
   
7. Superiors Allowed - Bifează această casetă pentru a permite accesul la înregistrările partajate și superiorilor rolului sau grupului specific cu care sunt partajate înregistrările.
   
4. Dă clic pe Save.

Notă:

1. Odată ce o regulă de partajare a datelor este creată, utilizatorii nu vor putea edita regula până când execuția nu este completă.
   
   
2. Dacă un modul are 4.000.000 sau mai multe înregistrări și 60% dintre ele corespund criteriilor regulii setate, înregistrările existente nu vor fi partajate la salvarea regulii. Clienții trebuie să contacteze suportul pentru a partaja toate înregistrările existente care corespund criteriilor. Totuși, înregistrările noi și actualizate care corespund criteriilor vor fi partajate.

Regulile de partajare a datelor bazate pe criterii nu sunt suportate pentru utilizatorii existenți cu modulul Activities. Totuși, utilizatorii cu modulul de activități împărțit în Tasks, Calls și Meetings pot folosi reguli de partajare a datelor bazate pe criterii.

Ultima actualizare: 14 aug. 2023