Asocierea funcțiilor

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Funcțiile Zoho CRM te ajută să actualizezi datele din modulele CRM asociate sau din aplicațiile terțe prin executarea unor scripturi simple de program. Când o înregistrare corespunde criteriilor workflow-ului, motorul de workflow declanșează automat funcția și actualizează înregistrările CRM. Cu Funcțiile, poți programa scripturi folosind Deluge Script (oferit de Zoho Creator), să le asociezi regulilor de workflow și să automatizezi procesul de afaceri. Vezi și Deluge Script - Ghid de referință.

Scenarii de afaceri

Cumulează suma din fiecare tranzacție (cu statusul câștigată și închisă) în Venituri totale (câmp personalizat) pentru Contul asociat. Dacă un client face 10 plăți, poți vizualiza venitul total din pagina Contului, fără a crea un raport. Pe baza veniturilor totale generate de un client, îi poți clasifica drept clienți de tip A, tip B sau tip C.
Creează un proiect în Zoho Projects sau orice aplicație terță de management de proiecte când tranzacția este câștigată și închisă în CRM. De asemenea, vizualizează linkul proiectului în înregistrarea Contului sau Tranzacției pentru a monitoriza progresul proiectului.
Actualizează automat informațiile de adresă ale contactelor pe baza adresei de corespondență a contului părinte.
Când statusul tranzacției este "câștigată și închisă", trimite detaliile tranzacției, contactului asociat și contului către Zoho Books sau orice software terț de contabilitate. Odată ce statusul facturii este schimbat în "plătit" în software-ul de contabilitate, actualizează instantaneu înregistrarea Tranzacției în CRM.

Public țintă

Administratorii CRM care configurează reguli de workflow pentru utilizatori
Programatorii cu competențe în REST API și Deluge Script

Disponibilitate

Permisiune necesară

Utilizatorii cu permisiunea Gestionare automatizare în profilul lor pot accesa această funcționalitate.

Configurarea funcțiilor

Poți configura Funcțiile în trei pași:

Creează o funcție.
Asociază funcția unei reguli de workflow.
Testează integrarea funcțiilor.

Pentru a crea o funcție

Mergi la Setup > Automation > Actions > Function
În pagina Functions, apasă pe Configure function.
În pagina Configure custom function, selectează o funcție din Galerie, o funcție existentă sau scrie una nouă folosind Deluge Script.
Apasă pe Save.

Pentru a asocia funcția unei reguli de workflow

Mergi la Setup > Automation > Workflow Automation > Rules.
În pagina Workflow Rules, apasă pe Create Rule.
În tab-ul Create New Rule, specifică parametrii regulii de workflow.
Selectează function, în secțiunea Instant Actions.
Acum selectează funcția care va fi declanșată.
Apasă pe Save.

Pentru a testa integrarea funcției

Adaugă date de test în Zoho CRM conform criteriilor regulii tale de workflow.
Verifică datele primite de la Zoho CRM prin funcție, în aplicația ta.
Modifică codul funcției în Zoho CRM dacă datele nu sunt primite sau dacă există o nepotrivire a datelor.
Continuă acest test până când obții datele necesare din Zoho CRM în aplicația ta.

Note importante

Poți asocia până la 6 funcții (1 acțiune instantanee și 5 acțiuni bazate pe timp) per regulă de workflow.
Poți executa doar 5000 de linii (instrucțiuni) într-un singur apel de funcție.
Poți transfera date pentru maximum 10 câmpuri CRM din Zoho CRM către aplicații terțe folosind funcțiile.
Dacă folosești o funcție pentru a actualiza orice câmp CRM, atunci după salvarea înregistrării, valoarea câmpului actualizat va apărea în pagina de detalii a înregistrării fără a fi nevoie să reîncarci pagina.
De exemplu, dacă o funcție este configurată să actualizeze valoarea rating-ului lead-ului prin instrumentul Data Enrichment, atunci după salvarea unei înregistrări, câmpul va fi actualizat automat. Va fi evidențiat pentru identificare ușoară. (Reține că popup-ul va fi afișat doar o singură dată).
Poți prelua date din alte aplicații în Zoho CRM folosind funcțiile.
Trebuie să actualizezi regulat ticket-ul API conform limitelor din aplicațiile terțe.
Nu vei primi nicio notificare prin email dacă integrarea funcției a încetat să funcționeze din cauza unei probleme cu un API terț.
Dacă apare o eroare la conectarea cu serviciul Zoho Creator, funcția va trimite a doua notificare după 15 minute. După aceea, sistemul nu va mai trimite notificări pentru acel declanșator de workflow specific. Erorile returnate de Zoho Creator sunt afișate în secțiunea Motiv pentru eșecuri.
Dacă depășești numărul maxim pe zi, sistemul nu va mai trimite notificările de funcție rămase către aplicațiile terțe și va notifica administratorul despre eșec.
Zoho CRM va trimite datele în următorul format standard pentru câmpurile Date și Date Time către aplicațiile terțe:
- Date: yyyy-MM-dd
- Date Time: yyyy-MM-dd hh:mm
Limite pentru funcții:
- Apeluri minime pe zi - 20.000 + 500 apeluri per licență de utilizator pentru organizație.
  Apeluri maxime pe zi - 100.000, oricare este mai mică.
  De exemplu, dacă ai 55 de utilizatori în organizația ta, vei avea maximum (55 x 500 + 20.000) = 47.500 apeluri pe zi.
- Sarcini de integrare - 25.000 apeluri API Zoho/zi folosind Deluge.
- Get Data & Post Data - 25.000 apeluri/zi (în total)
- Trimitere email - 1.000 emailuri/zi

Scenariu de afaceri

Cumularea sumei tranzacției în contul părinte

Rezumat

Cumulează suma din fiecare tranzacție (cu statusul câștigată și închisă) în Venituri totale (câmp personalizat) pentru Contul asociat. Dacă un client cumpără de 10 ori, poți vedea venitul total din pagina Contului, fără a genera un raport. Pe baza veniturilor de la client, ulterior poți să îi clasifici drept clienți de tip A, tip B sau tip C.

Pentru a configura această funcție, urmează acești pași:

Autentifică-te în Zoho CRM.
Deschide Setup > Automation > Workflow Automation > Rules > Create o regulă de workflow pentru modulul Deals.
Apasă pe Next.
Alege când vrei să execuți această regulă. Acum selectează opțiunea Create or Edit sub executare bazată pe o acțiune de înregistrare.
Apasă pe Done.
Alege pentru care înregistrări vrei să execuți regula. Selectează opțiunea Records Matching the condition și setează criteriul ca "Stage contains closed won".
Apasă pe Done.
Acum alege function ca Instant action.
În popup-ul Configure function, apasă pe linkul Gallery.
În pagina Gallery, apasă pe Configure pentru funcția Roll-up Deal Amount to Account.
Specifică valorile pentru argumente după cum urmează:
- Account-id: Alege coloana "AccountId" din lista de câmpuri.
- SumUpField: Specifică câmpul pe care îl ai în modulul de conturi pentru sumare.
- Apasă pe linkul "Specify custom value" și tastează numele câmpului tău.
Salvează configurația. Aceasta va actualiza automat suma veniturilor generate de toate tranzacțiile unui cont în modulul de conturi.

Coduri de eroare

Când executarea funcției eșuează, unul dintre următoarele mesaje de eroare va fi afișat în Zoho CRM:

Coduri de stare HTTP

400 Bad Request - De obicei lipsește un parametru obligatoriu.
401 Unauthorized - Nu a fost furnizată o cheie API validă.
402 Request Failed - Parametrii au fost valizi, dar cererea a eșuat.
404 Not Found - Elementul solicitat nu există.
500, 502, 503, 504 Server errors - Eroare în aplicația terță.
Error Code 1 - Temporar nu se poate conecta la serverul API. Verifică jurnalele serverului API, setările firewall-ului pentru cererile trimise din CRM.

Erori personalizate

Internal process failure - Când funcția nu este executată din cauza erorilor în procesarea scriptului.
Day limit reached - Când compania a atins limita maximă pentru ziua respectivă.
Deluge Script - Când executarea declanșatoarelor workflow eșuează din cauza erorilor în Deluge Script.

Vizualizarea graficului de utilizare a funcțiilor

Zoho CRM oferă grafice care arată statisticile de utilizare zilnică sau săptămânală ale funcțiilor în diverse funcționalități. Poți vizualiza utilizarea alertelor din Settings > Setup > Automation > Actions > Functions.

Linkul More Info oferă informații detaliate despre statisticile de utilizare. Reține că graficul va acoperi statisticile de utilizare din ultimele 7 zile.