Crearea sarcinilor de workflow

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Sarcinile de workflow sunt printre acțiunile asociate unei reguli de workflow. O sarcină este o activitate care este atribuită unui utilizator. Când asociezi o sarcină de workflow unei reguli de workflow, aceasta este atribuită automat utilizatorului când regula este declanșată pentru înregistrările care îndeplinesc criteriile regulii.

Disponibilitate

Permisiune necesară

Utilizatorii cu permisiunea Manage workflow în profilul lor pot accesa această funcționalitate.

Pentru a crea o sarcină de workflow

Mergi la Setup > Automation > Actions > Tasks.
În pagina Workflow Tasks, apasă Create Task.
În pagina New Task, efectuează următoarele:
- Selectează Module din lista derulantă.
- Introdu un Subject pentru sarcină.
  Inserează câmpuri de îmbinare pentru a crea subiecte dinamice ale sarcinilor.
- Specifică Due Date pentru finalizarea sarcinii.
- Selectează Status al sarcinii din lista derulantă.
- Selectează Priority a sarcinii din lista derulantă.
- Selectează utilizatorul din lista de căutare Assigned To pentru a atribui sarcina.
- Bifează caseta Notify Assignee pentru a notifica proprietarul sarcinii prin email despre sarcină.
- Bifează caseta Remind Assignee pentru a trimite un memento proprietarului sarcinii.
  - Alert through Email - Un email de memento va fi trimis proprietarului sarcinii la ora specificată.
  - Alert through Pop-up - Un memento pop-up va fi inițiat pentru proprietarul sarcinii la ora specificată.
- Introdu Description sarcinii.
Apasă Save.
O nouă sarcină de workflow este creată, care poate fi asociată regulilor de workflow.

Notă

Sarcinile de workflow nu pot fi create pentru înregistrări care nu suportă sarcini în Zoho CRM, cum ar fi Solution, Forecasts etc.
Sarcinile de workflow nu pot fi asociate unei reguli de workflow dacă criteriul de execuție selectat pentru regulă este 'Delete'.
Dacă câmpul Assigned To nu este specificat, sistemul va atribui automat sarcina proprietarului înregistrării.
Dacă selectezi o sarcină de workflow în timpul importului de înregistrări (cum ar fi leads, accounts, contacts), opțiunea Notify Assignee (deși selectată pentru sarcina de workflow respectivă) nu va fi aplicabilă. Vezi și Importul datelor
Dacă proprietarul sarcinii este inactiv sau neconfirmat, atunci sarcina va fi atribuită automat proprietarului înregistrării la care este adăugată sarcina. În cazul în care proprietarul înregistrării este, de asemenea, un utilizator inactiv sau neconfirmat, atunci sarcina va fi atribuită Super Administratorului.

Câmpuri obligatorii

În Task layout, orice câmp pe care un utilizator îl marchează ca obligatoriu va fi listat automat în workflows, approval process, assignment rules și blueprint.
Poți insera valori ale câmpurilor de îmbinare tastând simbolul #.

Notă

Dacă un câmp este marcat ca obligatoriu și o valoare este introdusă, atunci valoarea va fi afișată în sarcină chiar dacă câmpul este ulterior marcat ca neobligatoriu. Cu toate acestea, câmpul va fi eliminat din sarcina nou creată.
Câmpul subject va conține până la 255 de caractere. Reține că lungimea caracterelor va fi calculată după ce valoarea câmpului de îmbinare este populată.
Pentru sarcinile existente, câmpurile obligatorii pot fi vizualizate apăsând opțiunea Show all mandatory fields în timpul editării unei sarcini.
Dacă valoarea unui câmp picklist sau multi-select este utilizată în orice câmp obligatoriu, nu vei putea șterge valoarea din layout.
Dacă un câmp este utilizat ca și câmp de îmbinare, acesta nu poate fi șters din layout.