Configurarea regulilor de atribuire

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Un succes în vânzări este strâns legat de activitățile zilnice ale reprezentanților, cum ar fi - numărul de follow-up-uri, promptitudinea în a răspunde clienților, oferirea de răspunsuri rapide la întrebările lor și răspunsul la tichetele de suport. Toți acești factori joacă un rol crucial în deplasarea rapidă a lead-urilor prin pâlnia de vânzări, conducând în cele din urmă la o închidere de succes a vânzării. Un aspect important în realizarea celor de mai sus depinde de cât de bine organizat și planificat este procesul de atribuire a lead-urilor într-o organizație.

Majoritatea afacerilor se bazează pe surse multiple pentru a genera lead-uri. Cu fiecare lead/client având cerințe diferite, este cel mai bine să eviți atribuirea lor aleatorie către reprezentanți. În schimb, aceștia ar putea fi atribuiți reprezentanților care au experiență în gestionarea lead-urilor dintr-o regiune sau pentru un produs specific. Totuși, a face acest lucru manual ar putea fi destul de provocator.

Instrumentul de reguli de atribuire din Zoho CRM este conceput pentru a-ți permite să automatizezi procesul de atribuire a lead-urilor prin definirea regulilor pe baza cărora lead-urile sunt atribuite unui set de reprezentanți. Poți configura diferite criterii (valoare sau câmp) pe baza specificațiilor industriei tale, cum ar fi teritoriu, interes pentru produs, sursă lead etc., astfel încât doar lead-urile care îndeplinesc criteriile vor fi atribuite automat reprezentantului selectat. Prin automatizarea procesului de atribuire a lead-urilor, poți economisi mult timp și efort și, de asemenea, poți reduce erorile involuntare care pot apărea din cauza intervențiilor manuale.

Disponibilitate

Permisiune necesară

Utilizatorii cu permisiunea de reguli de atribuire {Module} în profilul lor pot accesa această funcționalitate.

Verifică disponibilitatea funcționalităților și limitele

Puncte de reținut

Poți asocia până la 25 de criterii diferite în fiecare intrare de regulă.
Poți folosi regulile de atribuire doar pentru înregistrările generate prin import, Webform și API.
Nu poți folosi regulile de atribuire dacă creezi înregistrările manual.
În vizualizarea de tip Listă, poți reordona intrările de regulă pentru a schimba secvența în care trebuie executate.
Dacă un utilizator este neconfirmat, proprietatea nu îi va fi atribuită.

Crearea regulilor de atribuire

Poți crea o regulă de atribuire pentru lead-uri, contacte, tranzacții, cazuri și module personalizate. Configurarea regulilor de atribuire constă din următorii pași.

Pasul 1. Introdu detaliile de bază

Trebuie să specifici modulul, numele regulii și descrierea.

Pasul 2. Selectează înregistrările cărora li se aplică regula

Regula poate fi creată fie pentru toate înregistrările, fie pentru înregistrări selectate pe baza unui criteriu. Condiția poate fi setată să corespundă valorii unui câmp sau unui alt câmp.

Notă. Iată o listă a tipurilor de câmpuri care pot și nu pot fi comparate.

Tip câmp	Comparator	Tipuri de câmpuri care pot fi comparate	Tipuri de câmpuri care nu pot fi comparate
Single Line Multi-line Picklist Auto-number	este nu este	Single line Multi-line Email Phone Auto-number URL Picklist Lookup	Number Currency Decimal Percent Long Integer Date Data time Multi-select Multi-user lookup Tag Boolean Owner Lookup User Lookup
Single Line Multi-line Picklist Auto-number	conține nu conține începe cu se termină cu	Single line Multi-line Email Phone Auto-number URL Picklist Lookup Number Currency Decimal Percent Long Integer	Date Data time Multi-select Multi-user lookup Tag Boolean Owner Lookup User Lookup
Email	este nu este	Single line Multi-line Email Auto-number Picklist Lookup	Phone URL Number Currency Decimal Percent Long Integer Date Data time Multi-select Multi-user lookup Tag Boolean Owner Lookup User Lookup
Email	conține nu conține începe cu se termină cu	Single line Multi-line Email Phone Auto-number URL Picklist Lookup Number Currency Decimal Percent Long Integer	Email URL Number Currency Decimal Percent Long Integer Date Date Time Multi-select Multi-user Lookup Tag Boolean Owner Lookup User Lookup
Phone	este nu este	Single line Multi-line Phone Auto-number Picklist Lookup	Email URL Number Currency Decimal Percent Long Integer Date Date Time Multi-select Multi-user Lookup Tag Boolean Owner Lookup User Lookup
Phone	conține nu conține începe cu se termină cu	Single line Multi-line Email Phone Auto-number URL Picklist Lookup Number Currency Decimal Percent Long Integer	Date Date Time Multi-select Multi-user Lookup Tag Boolean Owner Lookup User Lookup
URL	este nu este	Single line Multi-line URL Auto-number Picklist Lookup	Email Phone Number Currency Decimal Percent Long Integer Date Date Time Multi-select Multi-user Lookup Tag Boolean Owner Lookup User Lookup
URL	conține nu conține începe cu se termină cu	Single line Multi-line Email Phone Auto-number URL Picklist Lookup Number Currency Decimal Percent Long Integer	Date Date Time Multi-select Multi-user Lookup Tag Boolean Owner Lookup User Lookup
Date Time	egal diferit mai mic decât mai mare decât	Date Time	Single line Multi-line Email Phone Auto-number URL Picklist Date Number Currency Decimal Percent Long Integer Multi-select Lookup Tag Boolean Owner Lookup User Lookup
Date	egal diferit mai mic decât mai mare decât	Date	Single line Multi-line Email Phone Auto-number URL Picklist Date Time Number Currency Decimal Percent Long Integer Multi-select Lookup Tag Boolean Owner Lookup User Lookup
Currency	egal diferit mai mic decât mai mic sau egal mai mare decât mai mare sau egal	Currency	Single line Multi-line Email Phone Auto-number URL Picklist Date Date Time Number Decimal Percent Long Integer Multi-select Lookup Tag Boolean Owner Lookup User Lookup
Number	egal diferit mai mic decât mai mic sau egal mai mare decât mai mare sau egal	Number	Single line Multi-line Email Phone Auto-number URL Picklist Date Date Time Currency Decimal Percent Long Integer Multi-select Lookup Tag Boolean Owner Lookup User Lookup
Long Integer	egal diferit mai mic decât mai mic sau egal mai mare decât mai mare sau egal	Long Integer	Single line Multi-line Email Phone Auto-number URL Picklist Date Date Time Currency Decimal Percent Multi-select Lookup Tag Boolean Owner Lookup User Lookup
Decimal Percent	egal diferit mai mic decât mai mic sau egal mai mare decât mai mare sau egal	Decimal Percent	Single line Multi-line Email Phone Auto-number URL Picklist Date Date Time Number Currency Long Integer Multi-select Lookup Tag Boolean Owner Lookup User Lookup
Owner Lookup User Lookup	este nu este	Owner Lookup User Lookup	Single line Multi-line Email Phone Auto-number URL Picklist Date Date Time Number Currency Decimal Percent Long Integer Multi-select Lookup Tag Boolean
Boolean	este	Boolean	Single line Multi-line Email Phone Auto-number URL Picklist Date Date Time Number Currency Decimal Percent Long Integer Multi-select Lookup Tag Owner Lookup User Lookup
Multi-user Lookup Multi-select Tag Data Source Layout Wizard	-	-	Single line Multi-line Email Phone Auto-number URL Picklist Date Date Time Number Currency Decimal Percent Long Integer Multi-select Lookup Tag Boolean Owner Lookup User Lookup

* Aceasta nu este suportată pentru câmpurile criptate.

Pasul 3. Atribuie înregistrarea către

Înregistrările pot fi atribuite utilizatorilor fie pe bază de categorie, fie pe bază de condiție.

Categorie - Înregistrarea poate fi atribuită utilizatorilor individuali sau utilizatorilor din roluri sau grupuri. Când sunt selectați mai mulți utilizatori, înregistrările vor fi atribuite pe baza modelului round-robin.

Condiție - Utilizatorul va fi atribuit unei înregistrări pe baza criteriilor definite, cum ar fi țara pe care o gestionează. De exemplu, Steve gestionează înregistrările din India, iar Jerusha gestionează înregistrările din SUA. Când vine un lead din SUA, acesta va fi atribuit lui Jerusha.

Pasul 4. Verifică disponibilitatea utilizatorului înainte de a atribui o înregistrare

La atribuirea înregistrărilor poți alege să verifici disponibilitatea utilizatorului. Disponibilitatea utilizatorilor este verificată pe baza statusului online (autentificat în CRM) și/sau a programului de tură (dacă este menționat în detaliile companiei).

Poți alege oricare dintre cele două opțiuni sau poți bifa ambele casete - Status online și Program de tură. Aceasta permite ca atribuirile să fie făcute luând în considerare disponibilitatea online a utilizatorului ȘI când acesta se află activ în cadrul orelor de tură desemnate.

Notă: Va exista o întârziere de maximum 5 minute la preluarea statusului utilizatorilor online. (Un utilizator online este cel care este conectat pe web)

Pasul 5. Atribuie o sarcină de follow-up utilizatorului

Odată ce înregistrarea este atribuită utilizatorului, poți adăuga și o sarcină de follow-up. De exemplu, poți specifica dacă utilizatorul trebuie să sune sau să trimită un email lead-ului după ce înregistrarea este atribuită.

Pasul 6. Atribuie utilizatorul implicit

La pasul 3 ai selectat câțiva utilizatori. Pot exista cazuri în care înregistrările nu pot fi atribuite acestor utilizatori, deci este recomandat să selectezi un utilizator (utilizator implicit), căruia îi vor fi atribuite înregistrările. Iată motivele pentru care înregistrarea va fi atribuită utilizatorului implicit:

Utilizatorul selectat este indisponibil (nu este autentificat sau nu este disponibil în tură).
Utilizatorul este dezactivat sau șters din contul CRM.

Notă

Un utilizator implicit poate fi fie un utilizator autentificat (cel care a inițiat acțiunea asupra înregistrării), fie orice alt utilizator din CRM. Un utilizator autentificat pentru următoarele cazuri este

Import: Un utilizator autentificat este cel care inițiază acțiunea
API: Utilizatorul al cărui authtoken este folosit în API
Webform: Utilizatorul care a creat regula webform. Totuși, dacă acesta este dezactivat sau șters, super admin-ul devine utilizatorul autentificat.