Livrabilitatea emailurilor în Zoho CRM

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Ce este livrabilitatea emailurilor?

Emailurile sunt piatra de temelie a comunicării cu clienții. Ele oferă o modalitate directă și eficientă de a transmite mesaje personalizate către audiențe specifice, ceea ce este esențial pentru menținerea conexiunilor și pentru a te asigura că informațiile potrivite ajung la persoanele potrivite. Cu toate acestea, succesul acestei comunicări depinde în mare măsură de ceea ce se numește livrabilitatea emailurilor.

Livrabilitatea emailurilor se referă la probabilitatea ca emailul tău să ajungă cu succes în inbox-ul principal al destinatarului, în loc să fie deviat către folderul de spam sau să fie returnat ca nelivrat. De exemplu, imaginează-ți o companie care lansează un produs nou și trimite anunțuri prin email. Dacă au o rată de livrare de 90%, înseamnă că 90 din fiecare 100 de emailuri ajung cu succes în cutia poștală a destinatarului. Cu toate acestea, livrarea nu garantează vizibilitatea. Dacă 30 dintre aceste emailuri ajung în folderul de spam, doar 60% sunt plasate cu adevărat acolo unde trebuie, reducând eficiența campaniei.

Mai simplu spus, o bună livrabilitate a emailurilor înseamnă că emailurile tale nu doar ajung la audiența ta, ci o fac într-un mod în care sunt văzute și citite. Probleme precum mesajele marcate ca spam, întârziate sau blocate indică faptul că există nepotriviri între practicile tale de trimitere a emailurilor și ceea ce așteaptă furnizorii de email. Înțelegerea și optimizarea livrabilității emailurilor poate îmbunătăți semnificativ modul în care mesajele tale sunt primite și acționate.

În contextul Customer Relationship Management (CRM), înțelegerea distincției dintre livrarea emailurilor și livrabilitatea emailurilor este crucială pentru executarea eficientă a emailurilor promoționale și menținerea unor comunicări solide cu clienții.

Diferențele dintre livrarea emailurilor și livrabilitatea emailurilor

Înțelegerea distincției dintre livrarea emailurilor și livrabilitatea emailurilor este crucială pentru executarea unei comunicări eficiente prin email și menținerea unor relații solide cu clienții. Iată o detaliere a diferențelor:

Livrarea emailurilor:

Definiție: Livrarea emailurilor se referă la procesul prin care emailul tău este trimis cu succes de la serverul tău și acceptat de serverul de email al destinatarului. Aceasta măsoară pur și simplu dacă emailul a fost respins sau acceptat de serverul destinatarului.

Metrică: Metrica principală aici este rata de livrare, care reprezintă procentul de emailuri trimise care nu sunt returnate sau respinse de serverul de email al destinatarului.

Focus: Accentul este pus pe primul obstacol - acela de a ajunge emailul la serverul destinatarului, nu pe locul în care ajunge emailul odată ce se află acolo.

Livrabilitatea emailurilor:

Definiție: Livrabilitatea emailurilor, pe de altă parte, se referă la asigurarea faptului că emailurile tale nu doar ajung la server, ci și aterizează cu succes în inbox-ul destinatarului, evitând filtrele care le-ar putea direcționa către folderul de spam sau alte părți mai puțin vizibile ale cutiei poștale.

Metrică: Metricile cheie pentru livrabilitate includ rata de plasare în inbox și procentul de spam. Acestea măsoară cât de des ajung emailurile tale în inbox față de situația în care sunt deviate către spam sau alte foldere.

Focus: Livrabilitatea se concentrează pe calitatea interacțiunii și reputația ta, luând în considerare factori precum reputația expeditorului, relevanța conținutului și interacțiunea destinatarului, care influențează dacă un email este sortat în inbox sau într-un folder de spam.

În termeni practici, ia în considerare un sistem CRM folosit de o echipă de vânzări:

Dacă un agent de vânzări trimite 100 de emailuri și 95 sunt acceptate de servere (nu sunt returnate sau respinse), rata de livrare a emailurilor ar fi de 95%.

Obținerea unei livrări ridicate a emailurilor este o cerință de bază, dar optimizarea livrabilității emailurilor este crucială pentru eficiența reală a campaniilor de email în cadrul unei strategii CRM. Aceasta asigură că emailurile nu doar ajung la server, ci și obțin vizibilitatea și interacțiunea dorită cu clienții.

Importanța livrabilității emailurilor

Livrabilitatea emailurilor este o componentă vitală în utilizarea eficientă a sistemelor CRM, în special pentru eforturile de vânzări și marketing. Aceasta depășește simpla trimitere a emailurilor - asigură că aceste comunicări ajung efectiv la clienți și îi implică în moduri semnificative.

Iată de ce livrabilitatea emailurilor este atât de importantă:

Impact direct asupra veniturilor: Capacitatea echipelor de vânzări de a încheia tranzacții și de a genera venituri depinde în mare măsură de comunicarea lor cu prospecții și clienții. Dacă emailurile nu ajung în inbox, primul pas în implicarea clienților este pierdut. O livrabilitate slabă poate duce la o listă de corespondență stagnantă și neresponsivă, diminuând potențialul pentru conversii de vânzări și, în consecință, ducând la pierderi potențiale de venituri. Comunicarea eficientă prin email nu se rezumă doar la trimiterea mesajelor; este vorba despre a te asigura că aceste mesaje sunt văzute și acționate.

Implicarea și retenția clienților: Sistemele CRM se bazează pe interacțiunea continuă și cultivarea relațiilor cu clienții. Dacă emailurile sunt direcționate greșit către folderele de spam sau nu reușesc să fie livrate, oportunitatea de a implica și reține clienții se diminuează. Comunicarea regulată și fiabilă prin email poate ajuta la menținerea brandului tău în mintea audienței, la educarea clienților despre produse noi și la oferirea de valoare prin conținut personalizat, toate acestea fiind cruciale pentru retenția pe termen lung.

Gestionarea reputației: Livrabilitatea emailurilor este strâns legată de reputația expeditorului. Furnizorii de servicii de internet (ISP) urmăresc modul în care destinatarii interacționează cu emailurile tale; respingerile frecvente sau un volum mare de emailuri marcate ca spam pot deteriora reputația ta. O reputație afectată poate duce la rate de livrabilitate mai scăzute în timp, afectând toate comunicările viitoare prin email. Menținerea unei reputații bune de expeditor asigură că emailurile au mai multe șanse să fie livrate în inbox.

Eficiența resurselor: Echipele de vânzări adesea nu au timp să se concentreze pe optimizarea strategiilor de email din cauza cerințelor ridicate ale rolurilor lor. O livrabilitate slabă poate însemna că până și emailurile bine concepute devin eforturi inutile, irosind resurse valoroase. Implementarea sistemelor și strategiilor care îmbunătățesc livrabilitatea asigură că timpul și efortul investite în crearea acestor comunicări nu sunt irosite.

Acuratețea datelor și eficiența CRM: Interacțiunile prin email furnizează date valoroase pe care sistemele CRM le folosesc pentru a analiza comportamentul clienților, a segmenta audiențele și a personaliza comunicările viitoare. Dacă emailurile nu ajung la destinatarii intenționați, datele colectate vor fi distorsionate, ceea ce poate duce la strategii și decizii greșite. Asigurarea unor rate ridicate de livrabilitate înseamnă date mai precise, ducând la inițiative CRM mai eficiente.

Pe scurt, asigurarea unei livrabilități eficiente a emailurilor nu este doar o cerință tehnică - este un imperativ strategic care influențează direct eficiența comunicării, gestionarea relațiilor cu clienții și, în cele din urmă, profitabilitatea afacerii.

Factori care afectează livrabilitatea

Reputația expeditorului

Reputația expeditorului este, în esență, un scor acordat de ISP-uri care afectează dacă emailurile tale ajung în inbox sau sunt deviate în folderul de spam. Este influențată de factori precum volumul de emailuri pe care le trimiți, numărul de reclamații pe care le generează aceste emailuri, frecvența cu care emailurile tale ajung în capcane de spam, rata emailurilor trimise către adrese invalide și implicarea generală (precum deschiderile și click-urile) pe care le primesc emailurile tale.

O reputație slabă a expeditorului înseamnă că ISP-urile sunt mai predispuse să filtreze emailurile tale în spam, reducând drastic eficiența lor. Pentru a-ți îmbunătăți reputația de expeditor, ar trebui să cureți regulat listele de email, să încurajezi implicarea destinatarilor, să gestionezi câte emailuri trimiți odată, să monitorizezi reclamațiile de spam și să folosești metode de autentificare a emailurilor precum SPF, DKIM și DMARC. Implementarea acestor practici va ajuta la asigurarea că emailurile tale au mai multe șanse să ajungă în inbox-uri, menținând comunicarea eficientă și îmbunătățind rezultatele promoțiilor de vânzări.

Zoho CRM a implementat mai multe funcționalități menite să îmbunătățească reputația expeditorului prin creșterea credibilității emailurilor.

Panoul de credibilitate a emailurilor:

Zoho CRM include un panou de credibilitate a emailurilor care permite administratorilor să monitorizeze și să analizeze îndeaproape practicile de email ale organizației lor. Acest panou oferă statistici vitale, cum ar fi rata de respingere a emailurilor și rata de reclamații de spam, care sunt cruciale pentru menținerea unei reputații sănătoase de expeditor.

Funcționalitățile panoului de credibilitate a emailurilor:

Scorul de credibilitate și recomandări: Fiecare organizație care folosește Zoho CRM primește un scor de credibilitate a emailurilor. Acest scor reflectă eficiența practicilor lor de email bazat pe metrici precum ratele de răspuns, ratele de respingere și reclamațiile de spam.
Panoul nu doar afișează acest scor, ci oferă și acțiuni recomandate pentru a-l îmbunătăți. Aceste recomandări sunt personalizate pe baza comportamentelor și rezultatelor observate la trimiterea emailurilor.

Raportul de respingeri: Raportul de respingeri din Zoho CRM arată numărul total de emailuri trimise față de numărul celor respinse. Acest raport poate fi personalizat pentru o perioadă specifică și pentru utilizatori individuali, ajutând la identificarea zonelor care necesită atenție.
Prin analizarea acestor rapoarte de respingere, utilizatorii pot identifica și remedia problemele care le-ar putea afecta reputația de expeditor, cum ar fi problemele cu adresele de email sau conținutul care declanșează filtrele de spam.

Raportul de tendință al scorului de credibilitate: Acest raport urmărește scorul de credibilitate în timp, comparându-l cu metrici precum volumul de emailuri și ratele de respingere.
Observarea tendințelor în scorul de credibilitate ajută la înțelegerea dacă se fac îmbunătățiri și care practici generează rezultate pozitive.

Infrastructura partajată de trimitere a emailurilor:

Zoho CRM folosește o infrastructură partajată pentru a trimite emailuri, ceea ce face esențial ca toate organizațiile care folosesc platforma să mențină o credibilitate ridicată a emailurilor. Dacă practicile unei organizații duc la o reputație slabă, aceasta ar putea afecta negativ pe ceilalți din aceeași infrastructură. Menținerea unor standarde ridicate este benefică pentru toți utilizatorii platformei.

Prin oferirea acestor instrumente și informații, Zoho CRM ajută organizațiile nu doar să monitorizeze, ci să îmbunătățească activ practicile lor de trimitere a emailurilor, îmbunătățind astfel reputația generală de expeditor. Această abordare proactivă asigură o comunicare mai eficientă prin email, ducând la o implicare mai bună și rezultate mai bune din emailuri.

Te rugăm să reții că vom bloca trimiterea emailurilor dacă procentul de respingere depășește 15% și este important să reglezi acest lucru periodic.

Află mai multe despre credibilitatea emailurilor în Zoho CRM.

Autentificarea emailurilor

Organizațiile folosesc adesea mai multe domenii de email pentru a comunica cu destinatarii. Asigurarea autenticității acestor adrese de email este crucială pentru menținerea încrederii și securității. Autentificarea emailurilor este un proces folosit de serverele de email pentru a confirma că emailurile provin într-adevăr din sursele declarate și nu au fost modificate în timpul transmisiei. Aceasta necesită ca atât serverele de trimitere, cât și cele de primire să se coordoneze folosind standarde stabilite.

Standardele de autentificare a emailurilor:

Sender Policy Framework (SPF): Acest standard asigură că serverul expeditorului este autorizat să trimită emailuri pentru domeniu. Fără o înregistrare SPF, emailurile pot fi respinse, deoarece ar putea părea că provin din surse potențial malițioase.
DomainKeys Identified Mail (DKIM): DKIM folosește criptarea cu cheie publică pentru a se asigura că conținutul emailului rămâne nemodificat în timpul tranzitului. Aceasta ajută la prevenirea falsificării emailurilor.
Domain Message Authentication Reporting and Conformance (DMARC): Această metodă combină elemente ale SPF și DKIM și adaugă un nivel suplimentar de securitate, oferind expeditorilor mai mult control asupra emailurilor lor și asupra modului în care sunt gestionate.

Să ne imaginăm o echipă de vânzări care folosește un sistem CRM precum Zoho CRM pentru a gestiona comunicările cu prospecții. CRM-ul asigură că toate emailurile trimise sunt autentificate prin SPF și DKIM. Aceasta reduce riscul ca emailurile să fie marcate ca spam și îmbunătățește livrabilitatea. De exemplu, dacă un agent de vânzări trimite un email cu o ofertă fără autentificarea corespunzătoare, emailul ar putea ajunge în folderul de spam sau, mai rău, ar putea duce la includerea adresei IP a companiei pe lista neagră. Utilizarea corectă a SPF, DKIM și DMARC poate preveni astfel de probleme, asigurând că emailurile ajung la destinatarii lor și, în cele din urmă, îmbunătățind rentabilitatea investiției (ROI) din promoțiile prin email.

Utilizarea acestor standarde de autentificare a emailurilor este esențială pentru securizarea comunicărilor prin email, menținerea unei bune reputații de expeditor și evitarea potențialei includeri pe lista neagră de către ISP-uri. Aceasta, la rândul său, asigură o livrabilitate mai bună a emailurilor și o implicare mai puternică cu clienții.

Află mai multe despre cum funcționează autentificarea emailurilor în Zoho CRM.

Pași luați de Zoho CRM pentru autentificarea domeniilor și asigurarea livrabilității

Recunoaștem provocările cu care se confruntă echipele de vânzări în echilibrarea asigurării livrabilității emailurilor cu creșterea conversiilor. Zoho CRM sprijină aceste eforturi cu mai multe funcționalități concepute pentru a îmbunătăți livrabilitatea.

Utilizarea domeniilor de email publice sau gratuite precum Gmail sau Yahoo pentru comunicări de afaceri duce adesea la o verificare mai atentă din partea furnizorilor de email, ceea ce poate afecta negativ ratele de livrare. Pentru a contracara acest lucru, Zoho CRM actualizează automat emailurile trimise de la astfel de adrese pentru a folosi adresele de domeniu autentificate ale Zoho, crescând șansele ca aceste emailuri să ajungă la destinatarii lor.

Pentru companiile care utilizează domenii personalizate (de ex., xyz@zylker.com), Zoho CRM permite trimiterea emailurilor de la aceste adrese fără modificare, cu condiția ca acestea să fie autentificate în Zoho CRM. Dacă un domeniu personalizat nu este autentificat, Zoho CRM va substitui adresa expeditorului cu una din propriul domeniu autentificat pentru a asigura livrarea emailurilor. Această practică nu doar că păstrează reputația expeditorului, ci este crucială având în vedere utilizarea de către Zoho CRM a unei infrastructuri partajate de email. Aceasta asigură că domeniile neautentificate nu compromit livrabilitatea pentru alții care folosesc același sistem. Această abordare protejează integritatea și eficiența comunicărilor tale prin email.

Notă:

Pentru a-ți autentifica domeniile personalizate și a le folosi pentru trimiterea emailurilor prin Zoho CRM, poți urma pașii din acest document de ajutor.
Modificările menționate privind livrabilitatea emailurilor nu se aplică atunci când utilizatorii trimit emailuri prin cutia poștală configurată sau când un server de releu email este configurat pentru un cont.

Conținutul emailurilor

Calitatea și prezentarea conținutului emailurilor tale joacă un rol semnificativ în modul în care atât destinatarii, cât și furnizorii de email percep mesajele tale. Emailurile formatate prost sau cele cu erori de codare, cum ar fi tag-urile HTML nedeschise, sunt adesea marcate ca spam de furnizorii de email.

Pentru a preveni ca emailurile tale să fie semnalate și trimise în folderul de spam, este esențial să folosești URL-uri legitime și verificate temeinic. URL-urile care par suspecte sau sunt excesiv de scurte sunt susceptibile să activeze filtrele de spam. Acest lucru este deosebit de important pentru echipele de vânzări care urmăresc conversii rapide - trebuie să se asigure că emailurile lor nu par înșelătoare sau de tip spam.

Mai mult, tonul și formularea emailurilor tale ar trebui alese cu grijă pentru a evita să sune prea urgent sau ca spam. Menținerea unor standarde ridicate de conținut nu doar că îmbunătățește șansele ca emailurile să fie livrate cu succes, ci construiește și o listă de corespondență mai implicată și receptivă. Acest accent strategic pe calitatea conținutului facilitează interacțiuni mai semnificative și îmbunătățește comunicarea cu audiența ta.

Sfaturi și trucuri pentru a asigura livrabilitatea

Îmbunătățirea livrabilității emailurilor este crucială pentru o comunicare eficientă și pentru a te asigura că mesajele tale ajung în inbox-urile destinatarilor intenționați.

Livrabilitatea emailurilor poate fi îmbunătățită urmând aceste sfaturi și trucuri:

Menține o listă de contacte curată:

Evită achiziționarea contactelor: Nu cumpăra niciodată liste de contacte de la terți, deoarece acestea includ adesea utilizatori neimplicați care îți pot afecta reputația de expeditor.
Folosește confirmarea dublă (Double Opt-In): Confirmă interesul abonaților printr-un proces de confirmare dublă. Aceasta asigură că doar utilizatorii implicați primesc emailurile tale, ceea ce îmbunătățește ratele de deschidere și reduce reclamațiile de spam.
Actualizează și curăță regulat lista: Elimină adresele de email respinse și neresponsive pentru a menține lista proaspătă și implicată.
Segmentează audiențele pentru a asigura relevanța conținutului, ceea ce poate îmbunătăți implicarea și poate reduce probabilitatea ca emailurile să fie marcate ca spam.

Autentificarea și gestionarea domeniului:

Folosește un domeniu personalizat: Evită folosirea adreselor de email publice (precum cele de la Gmail sau Yahoo) pentru comunicări de afaceri. Un domeniu personalizat crește credibilitatea.
Autentifică-ți domeniul: Configurează înregistrările SPF, DKIM și DMARC pentru a verifica domeniul și integritatea emailurilor, reducând probabilitatea de a fi semnalat ca spam.
Înregistrează-te cu BIMI: Brand Indicators for Message Identification (BIMI) asociază logo-ul tău cu emailul tău, crescând încrederea și potențial ratele de deschidere.
Află mai multe despre BIMI pentru autentificarea emailurilor.

Conținutul și designul emailului:

Optimizează șabloanele de email: Asigură-te că șabloanele tale sunt responsive și consistente pe toate dispozitivele și clienții de email.
Personalizează-ți conținutul: Conținutul adaptat rezonează mai bine cu destinatarii și arată o implicare care îmbunătățește livrabilitatea.
Folosește un limbaj clar și concis: Transmite mesajele în mai puține propoziții pentru a menține atenția cititorului.
Evită utilizarea excesivă a conținutului media: Utilizarea excesivă a imaginilor sau a conținutului media poate declanșa filtrele de spam. Menține un raport echilibrat între text și imagini.
Evită atașamentele în emailurile inițiale: Atașamentele în emailurile la rece pot părea suspecte și sunt adesea semnalate de furnizorii de email.
Limitează utilizarea cuvintelor care declanșează spam: Cuvinte precum "gratuit", "garantat" și utilizarea excesivă a semnelor de dolar sau a majusculelor pot activa filtrele de spam.
Evită semnele de exclamare: Acestea pot părea agresive sau ca spam, reducând profesionalismul emailului tău.

Practicile de trimitere:

Monitorizează frecvența de trimitere: Prea multe emailuri pot enerva destinatarii și pot duce la rate ridicate de dezabonare; prea puține îi pot face să te uite.
Evită contactele inactive: Reîmprospătează regulat lista pentru a elimina pe cei care nu au interacționat cu emailurile tale pe o perioadă extinsă.
Folosește un nume de expeditor recognoscibil: Aceasta ajută destinatarii să identifice de la cine este emailul, îmbunătățind ratele de deschidere.
Obține consimțământul explicit: Obține întotdeauna permisiunea înainte de a adăuga pe cineva pe lista ta de corespondență pentru a respecta legile anti-spam și a îmbunătăți implicarea.
Oferă o opțiune de dezabonare: Fă ușor pentru abonați să renunțe dacă nu mai doresc să primească comunicări.

Conformitatea legală și feedback-ul:

Respectă legile anti-spam: Asigură-te că toate emailurile respectă reglementările locale precum GDPR, CAN-SPAM sau CASL.
Folosește buclele de feedback: Înscrierea la buclele de feedback cu ISP-urile te informează când destinatarii marchează emailul tău ca spam, permițându-ți să-ți rafinezi lista. De exemplu, bucla de feedback Yahoo.
Include informațiile esențiale: Include întotdeauna adresa ta fizică în subsolul emailurilor tale pentru a respecta legile anti-spam și a adăuga autenticitate.

Testarea și monitorizarea:

Folosește instrumente de testare a livrabilității: Instrumente precum Mailtrap.io și Spamcheck te ajută să testezi dacă emailurile tale vor ajunge în spam și îți permit să depanezi problemele înainte de a trimite către lista principală.

Prin implementarea acestor practici, organizațiile pot îmbunătăți semnificativ livrabilitatea emailurilor, asigurând că comunicările lor sunt văzute și primite cu implicare de către audiențele vizate.