Configurarea Email Relay

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Înțelegerea Email Relay și beneficiile sale

Email Relay îți permite să rutezi emailurile prin serverul companiei tale în timp ce trimiți emailuri din Zoho CRM. Odată ce serverul relay este configurat, emailurile trimise vor urma o cale astfel: Zoho CRM -către- Server relay -către- Destinatar.

Trimiterea emailurilor printr-un server relay te ajută să combați marcarea ca spam sau etichetarea greșită atunci când sunt trimise loturi mari de emailuri. Multe companii care trimit emailuri în masă, cum ar fi buletine informative, notificări, invitații, emailuri tranzacționale automate etc. către clienții lor în mod regulat, se confruntă cu șanse mai mari de spam și uneori chiar autenticitatea unui email devine discutabilă. În astfel de cazuri, un server relay poate fi benefic. Hai să vedem câteva dintre beneficiile pe care serverele relay le pot oferi:

Nu toate, dar unele organizații sunt obligate să stocheze copii ale emailurilor trimise destinatarilor ca parte a obiectivelor lor de conformitate. Dacă emailurile sunt rutate prin serverul relay, poți păstra întotdeauna o copie de rezervă a emailurilor trimise pe server.
Adesea, tranzacții importante și mesaje sunt partajate cu clienții prin email. Este recomandat să ai acces la toate aceste emailuri și atașamente trimise de angajații tăi chiar și după ce aceștia încetează să mai lucreze în organizația ta. S-ar putea să ai nevoie de ele ca referință în viitor.
Uneori emailurile sunt predispuse la amenințări cu viruși și pentru a preveni un potențial atac malware asupra sistemelor destinatarilor, este recomandat să rulezi verificări antivirus pe emailurile de ieșire înainte de a le trimite clienților.
Emailurile în masă sunt destinate să adreseze un număr mare de persoane și, prin urmare, conțin conținut comun pentru toți destinatarii. În cazul în care dorești să partajezi informații suplimentare, cum ar fi declinări de responsabilitate, notificări sau promoții cu seturi selectate de clienți, în loc să trimiți emailuri separate, poți pur și simplu să adaugi informațiile la emailurile de ieșire înainte de trimitere.
Adesea emailurile sunt predispuse la spoofing, unde antetul emailului este modificat pentru a da aparența unui email spam. Trimiterea emailurilor de pe serverul relay te poate ajuta să eviți acest lucru.
Emailurile respinse și cele cu livrare eșuată pot fi accesate de pe serverul relay.

Aspecte de luat în considerare înainte de configurarea unui server relay

Poți trimite doar emailuri care provin din Zoho CRM prin serverul relay. Adică emailuri de workflow, emailuri individuale și emailuri în masă. Poți alege să trimiți toate sau oricare dintre aceste emailuri de pe un server relay.
Poți seta manual limite pentru numărul de emailuri (doar emailurile menționate mai sus) care pot fi trimise de pe serverul relay.

Reține că trimiterea emailurilor prin serverul relay nu modifică limita de emailuri stabilită pentru o ediție. De exemplu, conform ediției CRM la care ești abonat, dacă limita ta zilnică pentru trimiterea emailurilor este de 5000 emailuri/zi, atunci poți aloca un anumit număr de emailuri, cum ar fi 2000, pentru a fi trimise de pe serverul relay. Restul de 3000 emailuri vor fi trimise de pe serverul Zoho CRM.
Emailurile care sunt trimise de pe serverul Zoho CRM vor continua să fie trimise de pe acest server, iar limitele zilnice ale emailurilor de ieșire vor depinde de abonamentul tău.
Este recomandabil să adaugi în lista albă toate adresele IP ale Zoho CRM în serverul tău relay pentru a evita orice probleme de livrabilitate. Dar reține că adăugarea IP-urilor în lista albă poate fi necesară dacă configurezi un server relay deschis (un server SMTP care permite nu doar emailuri destinate sau provenind de la utilizatori cunoscuți, ci fiecărui utilizator să trimită emailuri).

Autentificarea protocoalelor de email în serverul relay

Când un server relay nu este configurat

Emailurile de ieșire provin din domeniul utilizatorului (@companie.com) și sunt trimise destinatarului prin serverul Zoho CRM. Pentru a primi emailurile cu livrare eșuată și cele respinse, calea de retur (adresa variabilă de plic) este setată către serverul Zoho CRM. Această schimbare provoacă o nepotrivire de adrese IP între emailul de origine și calea de retur, ceea ce face ca un protocol esențial de autentificare a emailului, numit SPF, să eșueze. Pentru a evita problemele de livrabilitate, Zoho CRM semnează DKIM (protocol alternativ de autentificare a emailului). Semnarea DKIM asigură că emailurile trec politica DMARC și sunt livrate cu succes.

Când un server relay este configurat

Emailurile de ieșire sunt trimise de pe serverul Zoho CRM către serverul relay, de unde sunt trimise destinatarilor. Unii furnizori tind să schimbe calea de retur a emailurilor către serverul lor pentru a gestiona emailurile respinse și cele cu livrare eșuată în cadrul serverului relay.

Odată ce un server relay este configurat, există două posibilități privind căile de retur:

Dacă calea de retur este păstrată ca serverul Zoho CRM

Emailul de ieșire este trimis de pe serverul Zoho CRM către serverul relay. În acest moment, adresa IP a emailului de origine este autentificată față de adresa IP menționată în calea de retur. Deoarece calea de retur este păstrată către serverul Zoho CRM, ambele adrese IP se vor potrivi, rezultând în trecerea validării SPF.
Emailul este apoi trimis destinatarului de pe serverul relay, în acest moment o altă autentificare a adresei IP va fi efectuată între originea emailului și calea de retur. De data aceasta, adresa IP a emailului de origine este serverul relay, iar adresa IP a căii de retur este serverul Zoho CRM, ceea ce va cauza eșecul SPF din cauza nepotrivirii adreselor IP. Din această cauză, livrabilitatea emailului va fi nereușită și emailul poate ajunge ca spam în inbox-ul destinatarului.

Pentru a preveni astfel de situații, este recomandat să activezi DKIM (trece automat politica DMARC), ceea ce asigură la rândul său livrarea cu succes a emailurilor.

Dacă calea de retur este setată către serverul relay

Emailul de ieșire este trimis de pe serverul Zoho CRM către serverul relay. Se efectuează o autentificare a adresei IP, iar IP-ul emailului de origine se va potrivi cu cel al căii de retur, ceea ce va rezulta în validarea SPF.
Emailul va fi trimis destinatarului de pe serverul relay, iar autentificarea IP va afișa o potrivire a adreselor IP deoarece, în acest caz, atât emailul de origine, cât și căile de retur au aceleași adrese IP (serverul relay). Aceasta va rezulta în validarea SPF și emailul va fi livrat cu succes.

Notă

Calea de retur este setată implicit la adresa Zoho CRM și mulți furnizori nu o schimbă la adresa serverului relay. Deoarece eșecul SPF în aceste cazuri este inevitabil, este obligatoriu să activezi DKIM și să te asiguri că politica DMARC este semnată.
Îți recomandăm să semnezi DKIM cu Zoho CRM pentru a exclude orice posibilități de livrare nereușită. Cu toate acestea, poți să-l activezi și cu furnizorul.

Adaugă IP-urile Zoho CRM în lista albă a serverului relay

Emailurile pot fi trimise către serverul relay de la diferite adrese IP ale Zoho CRM și pentru a preveni orice livrări nereușite ca urmare a nepotrivirii IP-urilor, este esențial să adaugi toate IP-urile noastre în lista albă a serverului relay. Este obligatoriu să adaugi IP-urile în lista albă dacă se folosește un server relay deschis (acesta folosește IP-urile ca și criteriu pentru filtrarea emailurilor primite). Deși nu este necesar să adaugi aceste IP-uri în lista albă a serverelor relay care folosesc numele de utilizator și parola gazdei ca mecanism de autentificare, este totuși recomandat să publici aceste IP-uri în serverele relay.

Următoarele tab-uri conțin numele serverelor împreună cu URL-urile de acces și adresele IP care pot fi adăugate în lista albă

US DC (crm.zoho.com)

EU DC (crm.zoho.eu)

IN DC (crm.zoho.in)

AU DC (crm.zoho.com.au)

CN DC (crm.zoho.com.cn)

JP DC (crm.zoho.jp)

CA DC (crm.zohocloud.ca)

SA DC (crm.zoho.sa)

US DC (crm.zoho.com)

204.141.42.0/23

136.143.190.0/23

136.143.186.0/23

136.143.189.0/24

204.141.32.0/23

136.143.182.0/23

136.143.180.0/23

136.143.185.0/24

136.143.178.0/23

136.143.176.0/23

8.40.222.0/23

8.39.54.0/23

135.84.80.0/24

136.143.161.0/24

136.143.184.0/24

136.143.188.0/24

165.173.129.0/24

165.173.174.0/24

165.173.175.0/24

165.173.180.0/24

165.173.182.0/24

EU DC (crm.zoho.eu)

185.20.209.0/24

31.186.243.0/24

213.244.146.0/24

185.230.212.0/23

87.252.213.0/24

89.36.170.0/24

217.163.72.0/24

185.230.214.0/23

IN DC (crm.zoho.in)

103.103.196.0/24

103.103.197.0/24

103.117.158.0/24

103.89.75.0/24

125.17.151.81

125.17.212.101

103.89.75.3

103.89.75.7

103.103.198.0/24

103.117.159.0/24

103.89.74.0/24

199.34.22.38

103.89.74.3

103.89.74.7

AU DC (crm.zoho.com.au)

101.97.36.0/24

103.138.128.0/23

103.91.166.0/24

165.173.191.0/24

CN DC (crm.zoho.com.cn)

163.53.93.0/24

163.53.94.0/27

118.126.63.128/25

118.126.63.64/26

103.212.59.96/29

124.251.121.0/24

124.251.122.0/25

124.251.128.0/24

JP DC (crm.zoho.jp)

193.118.160.0/24

193.118.161.0/24

103.163.152.0/24

103.163.153.0/25

103.163.153.128/25

165.173.185.0/25

165.173.185.128/25

193.118.160.37/32

193.118.161.37/32

103.163.152.0/24

103.163.153.0/24

193.118.160.0/24

193.118.161.0/24

CA DC (crm.zohocloud.ca)

199.67.84.0/24

199.67.86.0/24

199.67.85.0/24

199.67.87.0/24

199.67.69.0/24

199.67.84.37/32

199.67.86.38/32

SA DC (crm.zoho.sa)

199.67.80.0/23

199.67.82.0/23

Configurarea unui server relay

Poți ruta emailurile trimise de pe serverul Zoho CRM către serverul companiei tale folosind email relay. În funcție de abonamentul tău CRM, poți adăuga mai multe domenii și configura servere relay pentru fiecare domeniu. Poți adăuga maxim trei servere relay pentru un singur domeniu. Înainte de a începe configurarea email relay, asigură-te că ai următoarele informații de la administratorul tău de email:

Numărul portului - Numărul portului serverului SMTP al companiei tale. Email relay suportă următoarele numere de port: 25, 465, 587.
Conexiune securizată - Indiferent dacă alegi un certificat SSL sau TLS, este recomandabil să autentifici certificatul (autentificarea certificatelor nu este un pas obligatoriu). Pentru aceasta, va trebui să menționezi numele gazdei și parola pe certificat.

Disponibilitate

Permisiune necesară

Utilizatorii cu permisiune administrativă în profilul lor pot accesa această funcționalitate.

Verifică disponibilitatea funcționalităților și limitele

Setarea tipului de emailuri trimise de pe serverul relay

Poți selecta tipul de emailuri care ar trebui trimise prin serverul relay. Doar emailurile care provin din CRM, cum ar fi emailuri de workflow, emailuri în masă sau emailuri individuale, pot fi trimise printr-un server relay. Poți folosi servere relay diferite pentru fiecare tip de email, de exemplu, poți folosi serverul unu pentru a trimite toate emailurile în masă și serverul doi pentru a trimite toate emailurile legate de workflow.

Setarea limitei zilnice de emailuri de pe serverul relay

Poți specifica numărul de emailuri care ar trebui trimise zilnic de pe serverul relay. Odată ce limita maximă este atinsă, emailurile ulterioare vor fi trimise de pe serverul CRM.

Gestionarea emailurilor respinse

Gestionarea respingerilor cu Zoho CRM oferă o opțiune de a configura o adresă de email la care emailurile respinse vor fi trimise. Să zicem, când trimiți colete folosind orice companie de servicii de livrare, menționezi adresa destinatarului și adresa la care coletul trebuie returnat în cazul în care nu a putut fi livrat. Similar, emailurile pe care le trimitem au adresa destinatarului și o cale de retur. O cale de retur este o adresă de email unde emailurile care nu au putut fi livrate sunt returnate. În CRM, calea de retur implicită este căsuța poștală Zoho CRM și aceasta procesează emailurile respinse prin actualizarea statusului emailului la 'Respins' în Zoho CRM în listele asociate, semnalul de vânzări, rapoarte și filtrele inteligente.

Cu opțiunea 'Gestionarea respingerilor cu Zoho CRM', Zoho CRM va fi setat ca cale de retur pentru a primi emailurile respinse. Adică, ori de câte ori un email este respins, raportul de respingere va fi trimis către căsuța poștală Zoho CRM și statusul emailului va fi actualizat ca 'Respins'.

Unele servere relay acceptă ca căi de retur doar adresele care sunt deja configurate cu serverul relay. În acest caz, utilizatorii pot configura serverul pentru a permite următoarele domenii. Actualizează aceste domenii specifice DC-ului în serverul tău relay pentru a continua să primești rapoartele de emailuri respinse înapoi în Zoho CRM.

CN	catchall@relay.zoho-crm.com.cn
EU	catchall@relay.eu.zohocrm.com
US	catchall@relay.zohocrm.com
IN	catchall@relay.zohocrm.in
AU	catchall@relay.zoho-crm.com.au
JP	catchall@relay.zohocrm.jp

Când serverul relay nu permite Zoho CRM ca cale de retur, utilizatorul ar trebui să dezactiveze Gestionarea respingerilor în opțiunea Zoho CRM și să seteze calea de retur ca serverul relay în două moduri:

Setează 'Adresa De la' ca cale de retur implicită - Adresa de email a expeditorului 'De la' va fi setată ca cale de retur și raportul de respingere (dacă emailul este respins) va fi trimis direct la această adresă.
Setează o adresă de email personalizată ca cale de retur implicită - Utilizatorul poate seta o adresă de email, aparținând domeniului configurat cu serverul relay, ca cale de retur. Această opțiune este ideală când utilizatorul dorește să primească rapoartele emailurilor respinse, provenind de la diferite adrese 'De la', într-o căsuță poștală comună. Să spunem, de exemplu, că ai următoarele adrese de email - amelia@zylker.com, patricia@zylker.com și jennie@zylker.com. Poți seta o adresă de email comună bounce@zylker.com ca cale de retur care primește rapoartele emailurilor respinse, provenind de la adresele de email menționate mai sus.

Prin dezactivarea 'Gestionarea respingerilor cu Zoho CRM', utilizatorul nu va primi o notificare de email respins în CRM și statusul emailului nu va fi actualizat ca 'Respins' în lista asociată emailurilor.

Pentru a configura setarea email relay

Mergi la Setup > Channels > Email > Email Deliverability > Email Relay.
În pagina Email Relay Settings, apasă + New Server.
În pagina Add New Server , introdu detaliile.
În secțiunea Server Details, fă următoarele:

Introdu Server Name.
Alege un număr de Port din lista derulantă.
Specifică Daily mail limit.
Alege una dintre Secure connections: SSL, TLS sau Never.

În secțiunea Domain Settings, fă următoarele:

Domain in this server: Selectează un domeniu din lista derulantă.
Toate domeniile pe care le-ai adăugat pentru autentificarea emailului vor fi listate aici. Poți adăuga și un domeniu nou.
Type of email: Selectează tipurile de email din lista derulantă.
DKIM Authentication: Bifează Enable, pentru a permite Zoho să semneze DKIM pentru emailurile rutate prin serverul relay.
Apasă Copy to Clipboard și lipește cheia publică în setarea DNS. Alege un Port număr din lista derulantă.
Bifează Bounce Management cu Zoho CRM dacă dorești ca emailurile respinse să fie returnate către Zoho CRM.

Debifează dacă dorești să setezi calea de retur dorită: Introdu adresa de email dorită dacă alegi o adresă de email personalizată ca cale de retur implicită.

În secțiunea Authentication, fă următoarele:

Apasă Yes sau No pentru a specifica dacă autentificarea este necesară sau nu.
Dacă alegi Yes, introdu Service provider-ul gazdei, Username și Password pentru autentificare.
Pentru furnizorii de servicii de email suportați, vei fi solicitat să te autentifici prin OAuth.
În cazul în care furnizorul tău de servicii nu este listat, alege others din meniul derulant și autentifică-te prin metoda tradițională bazată pe parolă.

Apasă Configure.

Notă: Dacă limita maximă de trimitere a emailurilor de pe un server relay este atinsă, emailurile ulterioare vor fi trimise de pe serverul CRM.

Vizualizarea informațiilor despre server

Sub informațiile despre server din pagina Email Relay Settings, vei putea vizualiza toate serverele configurate. În cazul în care nu folosești un server temporar, îl poți dezactiva. Poți, de asemenea, șterge un server dacă dorești să încetezi trimiterea emailurilor de pe acesta.

Notă

Poți configura maxim cinci domenii în funcție de abonamentul tău CRM. Poți configura mai multe servere relay (până la cinci) pentru un singur domeniu.
Din orice motiv, dacă emailurile de ieșire nu reușesc să fie livrate de pe serverul relay, acestea vor fi trimise prin serverul Zoho CRM.
După trei eșecuri consecutive (într-o zi), utilizatorului i se va trimite un email de avertizare cu privire la aceasta. Serverul relay nu va fi folosit pentru trimiterea emailurilor până a doua zi.