Configurarea preferințelor de email

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Utilizatorii CRM efectuează o varietate de activități în funcție de poziția lor în organizație și ca parte a responsabilităților individuale de serviciu. Pentru a îndeplini aceste activități, administratorii oferă utilizatorilor niveluri de acces corespunzătoare la diferite module, înregistrări sau câmpuri.

Când vine vorba de partajarea emailurilor, poate fi obositor să decizi și să setezi nivelurile de acces individuale ale fiecărui utilizator de fiecare dată când un utilizator nou se alătură organizației, schimbă departamentul sau este promovat într-un rol superior. Ca soluție, Zoho CRM are Preferințe de email, care facilitează configurarea permisiunilor de partajare a emailurilor, deoarece acestea sunt setate la nivel de rol.

Configurarea preferințelor de email

Preferința de email permite utilizatorilor cu profil de administrator să seteze permisiunile de partajare a emailurilor pe baza rolurilor. De exemplu, dacă organizația necesită ca toți Managerii Asistenți să partajeze emailurile cu colegii lor atunci când este nevoie, atunci este mult mai ușor să setezi permisiunea de partajare a emailurilor pentru acest rol ca Preferința utilizatorului. Astfel, orice utilizator care are rolul de Manager Asistent va avea același privilegiu.

Astfel, de îndată ce unui utilizator i se atribuie un rol, permisiunea predefinită de partajare a emailurilor este aplicată automat. În plus, domeniile excluse și lista de utilizatori sau roluri cu care pot fi partajate emailurile vor fi de asemenea aplicabile.

Notă

Emailurile utilizatorilor dintr-un rol vor fi partajate cu membrii rolului superior imediat, în mod implicit. Aceasta nu poate fi modificată.
Dacă permisiunea de partajare este modificată pentru utilizatorii existenți, atunci permisiunile lor anterioare vor fi suprascrise.
Dacă permisiunea de partajare a unui utilizator existent este actualizată, astfel încât există o nepotrivire între permisiunile acordate utilizatorului și rolul său, atunci permisiunea bazată pe rol va avea prioritate.

Pentru a seta preferințele de partajare a emailurilor

Mergi la Setup > Channels > Emails > Email Configuration > Email Sharing.
Fă clic pe Preferences.
Mergi la un anumit rol și sub Sharing, selectează o permisiune din lista derulantă.
Introdu Excluded Domains și fă clic pe Done.
Această opțiune va apărea doar dacă alegi permisiunea de partajare ca Public.
Sub Emails Shared with fă clic pe Click to update hierarchy.
Nu vei vedea Click to update hierarchy dacă permisiunea de partajare este setată ca Private.
În pagina Email Sharing Setting, selectează Roles, Peers sau Subordinate roles.
Fă clic pe Show Users și selectează utilizatorii doriți, dacă vrei să partajezi doar cu anumiți utilizatori.
Fă clic pe Done.
Fă clic pe Apply now și selectează New & existing users sau doar New user's.
Dacă alegi New & existing users, fă clic pe Proceed în fereastra de alertă.
Fă clic pe Revert pentru a reseta permisiunile de partajare.