Email Parser

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Pentru a afla ce este nou și ce s-a schimbat în noul email parser, vizitează acest document de tranziție.

Ce este email parser?

Email parser este un instrument de extragere a datelor din Zoho CRM care ajută o organizație în diverse funcții de afaceri, cum ar fi generarea de lead-uri, actualizarea informațiilor și activitățile de follow-up cu clienții. Este conceput pentru a automatiza procesul de adăugare a înregistrărilor în Zoho CRM prin extragerea informațiilor din e-mailurile primite. Sursa datelor este e-mailul, iar destinația sunt modulele tale CRM. Cu ajutorul email parser, poți automatiza adăugarea solicitărilor de lead-uri și modificarea informațiilor actualizate despre lead-uri primite prin e-mail. Află mai multe>>

De exemplu, imaginează-ți că ai o afacere imobiliară și ai publicat detaliile proprietăților tale pe un portal imobiliar. Potențialii cumpărători sau chiriași își trimit detaliile prin site-ul portalului, iar datele utilizatorilor îți sunt trimise prin e-mail. În loc să introduci manual detaliile în CRM, poți configura un email parser pentru a prelua informațiile din e-mail și a le adăuga ca înregistrare în modulul corespunzător (lead-uri, contacte, conturi sau module personalizate) din contul tău CRM.

Disponibilitate

Permisiune necesară

Utilizatorii cu profil de administrator pot activa email parser pentru organizație.

Ediții: Enterprise și superior

Cum funcționează

Vei evidenția anumite părți ale unui șablon de e-mail pentru a instrui CRM ce să caute și vei mapa acele părți la câmpuri specifice, astfel încât informațiile din e-mailuri să fie traduse în valori de câmpuri în CRM. Aceasta se numește parsarea datelor.

De exemplu, ia în considerare această linie: "Hello. My name is John Smith. I am the Head of Sales at XYZ Corp" .

Odată ce mapezi "Head of Sales " ca titlu, CRM va fi antrenat să înțeleagă că orice valoare care urmează după cuvântul "the" și precede cuvântul "at" ar trebui tratată ca valoare pentru Titlu și va parsa datele în consecință.

Configurarea Email Parser este destul de simplă. Mai întâi, trebuie să te asiguri că e-mailurile cu solicitări în cauză sunt trimise la adresa Email Parser generată în Zoho CRM. Apoi, pe baza mapării câmp-valoare, înregistrările vor fi create în modulele alese. Următorii sunt pașii generali care trebuie urmați pentru a configura cu succes email parser.

Pasul 1: Generarea unui ID email parser

Accesează Setup > Channels > Email > Email Parser .
Fă clic pe Get Started .
În caseta de dialog Generate Parser Email , fă clic pe Generate Now .

E-mailul tău de parser va fi generat și gata de utilizare și este comun pentru toate regulile de parser.
Exemplu: zwp2ww7@parser.zoho.com

Pasul 2: Adăugarea adreselor de e-mail aprobate

Adresă de e-mail aprobată:
Poți adăuga maximum 20 de adrese de e-mail ca ID-uri aprobate de la care e-mailurile pot fi trimise către ID-ul de parser. Aceasta poate fi adresa organizației tale, propria ta adresă de e-mail, ID-ul managerului tău - orice adresă de e-mail de la care informațiile despre clienți trebuie parsate în CRM.
Raport e-mail:
În plus, poți activa și Rapoartele de e-mail care pot fi trimise creatorului parser-ului sau la o adresă de e-mail personalizată pentru următoarele evenimente:

Ori de câte ori parsarea a eșuat pentru un e-mail
Când un e-mail nou este primit fără un șablon de parser cu care să se potrivească.
Rapoarte de performanță săptămânale.

Pasul 3: Trimiterea unui șablon de e-mail către ID-ul de parser

Apoi, este posibil să vezi următorul ecran - acesta este un semn că trebuie mai întâi să trimiți un e-mail către ID-ul de parser menționat pentru a crea primul tău parser.

Ce e-mail să trimiți și de ce trebuie trimis un e-mail în primul rând?

S-ar putea să existe o nevoie specifică pentru care folosești email parser - de exemplu, generarea de lead-uri din solicitări, parsarea informațiilor despre tranzacții, informații despre furnizori și așa mai departe. Trebuie să trimiți un e-mail șablon către ID-ul de parser mai întâi, pentru a iniția maparea câmpurilor și a identifica punctele de date pentru parsare. Acest e-mail este în mod ideal unul care conține toate detaliile care pot fi mapate la un modul.

De exemplu, presupune că trimiți următorul e-mail către ID-ul de parser. Acesta conține numele expeditorului, compania lor, numărul de telefon, ID-ul de e-mail și ce caută. Acestea sunt puncte de date tipice pentru un prospect. Completează un e-mail care conține valori pentru toate câmpurile pe care le consideri obligatorii și trimite acel e-mail către ID-ul de parser.

Pasul 4: Crearea unei reguli de parser

Poți crea o regulă de parser din fiecare șablon de e-mail. De exemplu, vrei să extragi informații despre lead-uri din e-mailurile de solicitare și vrei să parsezi informațiile despre companie în Accounts. Atunci ai trimite două șabloane de e-mail și ai crea două reguli de parser din fiecare șablon, respectiv.

Pentru a crea o regulă de parser,

În tab-ul Parser Rules , fă clic pe Create Parser Rule .
Selectează e-mailul din care trebuie creată regula.

Alternativ, poți crea o regulă și din tab-ul Email. Accesează lista de e-mailuri și fă clic pe Create Rule lângă e-mailul dorit.
În asistentul Parser Rule , sub Module Selection , selectează modulul și layout-ul.

Exemplu: modulul Leads și layout-ul Standard.
Fă clic pe Next .
Pe pagina Email Parsing , selectează porțiunea de date din text și alege la ce câmp aparține acea valoare.
Pe măsură ce completezi maparea câmpurilor și valorilor, vei vedea toate câmpurile capturate intuitiv, în panoul din dreapta.

Aceasta înseamnă că orice e-mail ulterior trimis către acest ID de parser va avea punctele de date capturate și create ca înregistrări de lead-uri în CRM.
Apoi, pe pagina Advanced Configuration , poți introduce următoarele setări, dacă ți se aplică:

Filtrează e-mailurile de parsat folosind criterii de e-mail precum Expeditorul și Subiectul.
De exemplu, dacă introduci că Subiectul trebuie să conțină cuvântul "Enquiry", doar e-mailurile care îndeplinesc această condiție vor fi parsate.
Poți alege să trimiți aceste înregistrări create pentru aprobare manuală.

Poți sări peste acest pas dacă vrei să creezi lead-urile direct.
Poți, de asemenea, să actualizezi un câmp selectat.
Aici, Lead Status este setat să fie actualizat ca Not Contacted pentru toate înregistrările parsate, astfel încât echipele tale de vânzări să știe că acestea nu au fost încă contactate.
Similar, poți actualiza și un câmp personalizat numit "Lead Generation Method" ca "Email Parser" pentru a identifica rapid aceste lead-uri ca fiind parsate.
Atribuie aceste înregistrări automat utilizatorilor ideali folosind o regulă de atribuire.
Fă clic pe Finish odată ce ai terminat cu aceste setări. Email parser-ul tău este creat.

Ulterior, când e-mailurile sunt trimise către ID-ul de e-mail al parser-ului, aceste lead-uri vor fi create în contul CRM.

Notă:

În cazul în care alegi opțiunea "Send for Approval" , înregistrările create prin email parser nu vor intra în baza de date activă CRM decât dacă sunt "Aprobate" manual. Pentru a aproba înregistrările, accesează modulul respectiv (De exemplu, Leads) > Actions > Approve Leads .

În pagina Leads Approval, selectează EmailParser records din lista derulantă. Toate înregistrările create prin email parser sunt listate. Poți aproba manual pe cele dorite, iar aceste înregistrări vor face acum parte din baza de date CRM.

Folosind email parser, poți, de asemenea, actualiza înregistrările CRM cu cele mai recente valori. De exemplu, ai generat un lead numit John Smith cu câțiva parametri de lead. Când John trimite din nou un e-mail cu un număr de telefon actualizat, acest număr va fi înlocuit în înregistrarea lui John. CRM potrivește câmpul unic (e-mail) și recunoaște că e-mailul primit se referă la o înregistrare existentă și, prin urmare, înlocuiește valorile cu cele mai recente.

Acum s-ar putea să ai o întrebare - care regulă de parser va fi efectivă dacă un e-mail îndeplinește mai mult de o regulă de parser?

Răspunsul este că regula de parser care apare prima pe ecranul tău de configurare va fi executată prima. Regulile de parser pot fi reordonate în funcție de ordinea de preferință.

Poți, de asemenea, filtra regulile tale pe baza Statusului de parsare și a Modulului.

Odată ce ai e-mailuri primite prin ID-ul de e-mail al parser-ului, înregistrările vor fi create conform regulilor de parser.

Efectuează acțiuni personalizate pe baza datelor parsate

Zoho CRM îți permite să extinzi beneficiile email parser dincolo de capabilitățile standard folosind acțiuni personalizate. În mod tradițional, poți crea o regulă de parser doar pentru un singur modul la un moment dat. De exemplu, dacă ai configurat o regulă de parser Lead Enquiry, o poți asocia doar unui singur modul - să zicem modulul Leads . Nu poți parsa datele prin două sau trei module simultan, cu funcționalitatea standard. Cu toate acestea, aici intervin acțiunile personalizate. Poți crea o regulă de parser fără a fi necesar să o asociezi unui modul specific - ceea ce înseamnă că poate avea alte funcții unice ad-hoc.

Folosirea acțiunilor personalizate pe baza datelor parsate asigură următoarele beneficii:

Extensibilitate
Inter-operabilitate

Extensibilitate:

Poți "extinde" funcționalitatea email parser la mai mult de un modul în Zoho CRM.

Ia în considerare că, pe baza unui e-mail primit, vrei să parsezi două porțiuni diferite de date dintr-un singur e-mail în două module diferite.

De exemplu, când un client scrie, "Hello. My name is Jake Reilly. I am the CEO of Zylker Corp." În acest context, vrei să parsezi Jake Reilly ca un Contact și Zylker Corp ca un Account. Aceasta se califică de obicei pentru nevoia de extensibilitate - pentru care poți folosi acțiuni personalizate. Trebuie mai întâi să scrii o funcție personalizată în acest scop și să asociezi această funcție regulii de parser. Apoi, orice e-mailuri ulterioare primite de ID-ul de parser vor fi parsate pe baza funcției personalizate asociate.

Inter-operabilitate

În scenarii specifice, s-ar putea să nu vrei să creezi înregistrări CRM din datele parsate, ci să execuți funcții specifice pe o aplicație terță parte. Astfel de operațiuni ad-hoc inter-relaționate pot fi executate cu ajutorul acțiunilor personalizate.

Iată un exemplu simplu. O companie de administrare a proprietăților numită Zylker Realtors își menține listările de proprietăți pe trei site-uri web - MagicStones, Houses.com și 88acres. Folosesc Zoho CRM pentru a ține evidența nevoilor lor de administrare a proprietăților. Pe măsură ce finalizează vânzarea fiecărei proprietăți, primesc e-mailuri oficiale finale de la fiecare vânzător cu detalii despre vânzarea finală, statusul proprietății, acorduri și detalii despre cumpărător. Zylker dorește să actualizeze statusul listării pe toate cele trei site-uri de listare a proprietăților, astfel încât să nu mai existe procese ulterioare pe o listare închisă.

Aici, scopul email parser nu este de a actualiza înregistrări într-un modul specific, ci de a parsa informații din e-mailuri și de a efectua o acțiune personalizată - în acest caz, actualizarea statusului pe un site terț pe baza conținutului e-mailului. Argumentele funcției personalizate corespunzătoare în acest scop pot fi configurate în această regulă de parser selectând opțiunea de funcție personalizată pe pagina Module Selection. În acest fel, opțiunea de acțiuni personalizate facilitează inter-operabilitatea, o cerință cheie pentru multe organizații.

Informații configurare Email Parser:

Ți se prezintă informații precise și detaliate despre numărul de e-mailuri parsate per regulă, câmpurile extrase și o listă de acțiuni personalizate asociate înregistrărilor create prin parser. Acest sumar al email parser-ului îți oferă o imagine clară asupra cât de eficiente au fost regulile tale și indică revizuirile pe care ar trebui să le faci acelor reguli pe baza informațiilor.

Pe de o parte, poți vizualiza informații pentru fiecare regulă de parser, iar pe de altă parte, poți vizualiza informații pe baza e-mailurilor parsate. În acest fel, atât din perspectiva regulilor de parser, cât și a e-mailurilor parsate, ți se prezintă informații utile. Un tab "Email" listează cel mai recent e-mail din inbox-ul parser-ului, unde poți verifica proprietăți precum statusul parsării, regula cu care a fost parsat și altele.

Dacă e-mailul nu a îndeplinit nicio regulă, poți crea și o nouă regulă de parser contextual din această pagină de e-mail. Rapoarte detaliate de performanță săptămânale pot fi trimise creatorului acestor reguli sau la o adresă de e-mail personalizată. Rapoartele de e-mail sunt trimise și în cazul eșecului creării înregistrărilor, astfel încât utilizatorii să poată lua măsuri imediate.

Email Parser - Bune practici, puncte de reținut și întrebări frecvente

Bune practici

Următoarele sunt câteva recomandări și lucruri de evitat în ceea ce privește maparea valorilor câmpurilor în timpul configurării email parser. Dacă observi că unele valori pe care le-ai selectat nu au fost mapate, următoarele ar putea fi un set bun de puncte pentru a-ți verifica configurarea.

Asigură-te că nu ai selectat peste celulele unui tabel HTML.
Asigură-te că nu ai selectat peste linii diferite.
Asigură-te că există un cuvânt anterior și următor corespunzător selecției tale.
Prea mult dinamism în conținut va scădea eficiența parsării.
Când mapezi funcții personalizate, asigură-te că parametrii corecți sunt selectați și o funcție relevantă este mapată.

Note

Parsarea tag-ului <img> nu este suportată în email parser.
Selecția peste celulele unui tabel HTML nu este suportată de email parser. Adică, doar o singură celulă poate fi mapată la o valoare. Poți selecta date din mai multe celule pentru a le mapa la un singur câmp.
Tipul de câmp 'Buton radio' nu este suportat de email parser în acest moment.
Email Parser nu suportă parsarea imaginilor de orice tip, de la emoji-uri la imagini inline.
Email Parser suportă parsarea valorilor de Dată doar în formatul standard ISO.
Exemple de formate suportate ar fi: 2020-07-10 15:00:00.000 & 2020-07-10
Limite email parser: Email parser-ul va suporta parsarea a 100 de e-mailuri primite per licență de utilizator cu un maxim de 2000 de e-mailuri pe zi per organizație.
Suport pentru redirecționarea e-mailurilor:
S-ar putea să ai multe solicitări în căsuța ta de e-mail pe care vrei să le parsezi în Zoho CRM. Pentru aceasta, este recomandat să configurezi redirecționarea automată în loc să le redirecționezi manual către ID-ul de parser. Motivul este că Email Parser este conceput să citească structura specifică a unui e-mail și să parseze datele în întregime pe baza acestei structuri. Când redirecționezi manual un e-mail, poți modifica structura involuntar, cauzând astfel ineficiența parser-ului. Prin urmare, este recomandat să folosești redirecționarea automată dacă intenționezi să redirecționezi e-mailuri către adresa de parser.
Următoarele sunt câteva linkuri rapide de ajutor despre cum să configurezi redirecționarea automată în serviciile de e-mail populare.

Pentru GMail, te rugăm să faci clic aici.
Pentru Microsoft, te rugăm să faci clic aici.
Pentru Yahoo, te rugăm să faci clic aici.
Pentru Zoho, te rugăm să faci clic aici.

De asemenea, te rugăm să reții că adresele de e-mail de notificare utilizate pe scară largă sunt deja adăugate pe lista albă, astfel încât orice cod de verificare care trebuie să ajungă în căsuța parser-ului pentru redirecționarea automată ar trebui să fie disponibil în tab-ul "Emails". Următoarele sunt adresele adăugate pe lista albă:
1. GMail : forwarding-noreply@google.com
2. Zoho: noreply@zoho.com
3. Yahoo : no-reply@cc.yahoo -inc.com

Întrebări frecvente

1. Regula mea de email parser nu parsează conținutul e-mailului conform așteptărilor. De ce?

Parser-ul tău poate eșua din mai multe motive. Cauzele principale sunt menționate mai jos.

Selecție nesuportată: Dacă conținutul e-mailului tău conține tag-ul <img>, atunci regula de parser va eșua. Acesta este un tag nesuportat în email parser.
Selecție peste celulele unui tabel: Dacă zona de selecție a câmpului acoperă valori din mai multe celule ale unui tabel, atunci regula de parser va eșua. Selecția peste celulele unui tabel nu este suportată.
Conținutul e-mailurilor redirecționate nu va funcționa, deoarece acesta poate implica linii suplimentare și structuri HTML modificate care pot duce la imposibilitatea de a mapa câmpurile corect.

2. De ce nu văd opțiuni pentru a asocia funcții personalizate?

Opțiunea de a asocia acțiuni personalizate apare doar pe pagina Module Selection din fluxul Create Parser.

O regulă de email parser poate fi fie asociată unui modul, fie creată fără a fi asociată unui modul (acțiuni personalizate). Nu poți avea o regulă de parser care combină ambele opțiuni. Email parser nu suportă executarea acțiunilor personalizate în timp ce o regulă de parser este creată pentru un modul CRM specificat.

3. De ce nu văd opțiunea Update Record?

Update Record este o funcție cu ajutorul căreia poți actualiza cele mai recente informații referitoare la o înregistrare dintr-un e-mail parsat primit. Pentru ca aceasta să funcționeze, trebuie să fi mapat mai întâi câmpul "Email" din conținutul e-mailului, care servește ca identificator primar sau "câmp unic" pentru o înregistrare. De exemplu, dacă ai mapat câmpul de e-mail din șablonul tău și apoi primești un e-mail de la " jane@sample.com ". Acum, dacă Jane este deja o înregistrare existentă, faptul că aceasta este o înregistrare existentă este înțeles de CRM folosind câmpul de e-mail - recunoaște pe Jane ca un client existent și astfel actualizează informațiile în loc să creeze o nouă înregistrare când alegi Update Record. Aceasta apare doar când ai mapat un câmp Email în timpul configurării parser-ului.

4. E-mailurile trimise către adresa de e-mail a parser-ului sunt mapate la o regulă de parser diferită. Cum pot remedia asta?

Regulile de parser se execută în ordinea de precedență din pagina cu lista Parser Rules. Dacă un e-mail primit se potrivește cu Regula 1 și Regula 2 (aranjate una după alta în listă), atunci Regula 1 este executată. Dacă dorești să schimbi ordinea de precedență, poți face acest lucru folosind opțiunea Reorder din pagina regulilor de parser.

5. Am modificat regula mea de parser. Pot să o execut pe e-mailurile existente care nu au fost procesate cu succes?

Da, poți procesa un e-mail conform unei liste de parsere active, în ordinea de parsare, cu ajutorul butonului "Parse Again" care este afișat în rândul e-mailului din vizualizarea de tip listă. De asemenea, poți procesa din nou mai multe e-mailuri în același mod.

6. De ce nu văd butonul Parse Again pentru unele e-mailuri?

R: Aceasta este deoarece odată ce un e-mail a fost parsat cu succes conform unei reguli și acțiunile au fost executate cu succes, butonul Parse Again nu va mai fi disponibil pentru a parsa din nou.

7. De ce nu pot vedea e-mailurile de notificare care conțin codul de verificare în tab-ul "Emails"?

R: Implicit, adresele de e-mail utilizate de furnizorii populari de servicii de e-mail precum Google, Yahoo și Zoho pentru verificarea configurării redirecționării automate au fost configurate în email parser-ul Zoho CRM. Cu toate acestea, nu ne este posibil să includem fiecare adresă a fiecărui furnizor de servicii de e-mail. În astfel de cazuri, pentru ca totul să funcționeze, te rugăm să adaugi orice astfel de adrese la adresele de e-mail aprobate disponibile în "Parser Settings", pe care le poți elimina ulterior după finalizarea configurării. După ce ai finalizat configurarea, te rugăm să retrimiți notificarea din configurarea de redirecționare automată a furnizorului tău de servicii de e-mail. Ar trebui să ai e-mailul trimis de furnizorul tău de servicii de e-mail pentru verificare în tab-ul "Emails". O imagine exemplificativă este atașată ca referință.