Email Parser 2.0 — Ce este nou și ce s-a schimbat

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Email parser este un instrument de extragere a datelor din Zoho CRM care ajută o organizație în diverse funcții de business, cum ar fi generarea de lead-uri, actualizarea informațiilor și activitățile de follow-up cu clienții. Este conceput pentru a automatiza procesul de adăugare a înregistrărilor în Zoho CRM prin extragerea informațiilor din email-urile primite. Sursa datelor este email-ul, iar destinația sunt modulele tale CRM. Cu ajutorul email parser-ului, poți automatiza adăugarea cererilor de lead-uri și modificarea informațiilor actualizate despre lead-uri primite prin email.

Până acum, este posibil să fi creat mai multe email parser-e pentru email-urile tale primite, pentru a genera înregistrări în diferite module. Având în vedere interesele utilizatorilor noștri, am adus o serie de îmbunătățiri acestei funcționalități, care suntem siguri că îți vor face experiența mult mai bună și mai ușoară.

În acest ghid, vei găsi informații utile despre cum poți trece la noile fluxuri ale email parser-ului. Vei găsi, de asemenea, câteva puncte cheie despre ce este diferit la noul parser în comparație cu versiunea anterioară, astfel încât să te poți obișnui ușor cu noile fluxuri.

Cum este noul Parser mai bun decât vechiul Parser?

Factor de diferență	Vechiul Parser (Înainte)	Noul Parser (După)
1. Experiența de configurare	Dificil de configurat. Utilizarea corectă a delimitatorilor implica o curbă semnificativă de învățare	Ușor de configurat. Noul parser implică o mapare directă câmp-valoare, care este simplă.
2. Parser ID	Vechiul parser necesita configurarea mai multor Parser ID-uri — câte unul pentru fiecare regulă.	Noul parser are acum un singur Parser ID care este comun pentru toate regulile parser-ului.
3. Aderența la șabloane rigide	Vechiul parser necesita aderența la formate de șabloane de email foarte rigide, care foloseau delimitatori. Acest lucru făcea configurarea dificilă și uneori eronată.	Noul email parser nu necesită aderența la șabloane foarte rigide — de fapt, configurarea este mult mai simplă, așa că vor fi mult mai puține greșeli decât înainte.
4. Adrese de email aprobate	ID-urile aprobate sunt configurate pentru fiecare regulă ca pas final de configurare.	Adresele de email aprobate sunt configurate de la început, făcând mai ușoară primirea email-urilor cu succes.
5. Suport pentru Acțiuni Personalizate (NOU!)	Nu era disponibil în versiunea anterioară	Email parser oferă extensibilitate și interoperabilitate cu ajutorul acțiunilor personalizate. Poți crea date în mai multe module (extensibilitate) și poți efectua acțiuni specifice într-o aplicație terță pe baza datelor parsate (interoperabilitate) folosind acțiuni personalizate.
6. Suport pentru module noi, layout-uri și câmpuri personalizate (NOU!)	Nu era disponibil în versiunea anterioară	Regulile email parser-ului pot fi acum create pentru module personalizate și, de asemenea, pentru layout-uri specifice în cadrul unui modul. Maparea câmpurilor personalizate este, de asemenea, suportată în noua versiune a email parser-ului.
7. Metrici de Parsare (NOU!)	Nu era disponibil în versiunea anterioară	Vei avea acum rapoarte clare ale parser-ului, introduse în această versiune
8. Actualizare Înregistrare și Trimitere pentru Aprobare (NOU!)	Nu era disponibil în versiunea anterioară.	Poți actualiza valorile unei înregistrări existente prin email parser, câmpul de email acționând ca un identificator unic. Poți, de asemenea, trimite înregistrările parsate pentru aprobare manuală.
9. Reordonare și Filtrare Reguli (NOU!)	Nu era disponibil în versiunea anterioară	Poți reordona regulile parser-ului pentru a dicta ordinea de precedență și a determina care regulă se execută prima. Poți, de asemenea, filtra regulile în funcție de statusul și modulul lor.

Comparație în imagini

Experiența de configurare

ÎNAINTE

DUPĂ

Parser ID

ÎNAINTE

DUPĂ

Aderența la șabloane rigide

ÎNAINTE

DUPĂ

Adrese de email aprobate

ÎNAINTE

DUPĂ

Suport pentru Acțiuni Personalizate (NOU!)

Email parser suportă acum executarea funcțiilor personalizate pe baza datelor parsate. În acest caz, regula parser-ului nu este atribuită unui modul anume. Folosirea acțiunilor personalizate te ajută cu extensibilitatea și interoperabilitatea în Zoho CRM. Adică, poți extinde funcția email parser-ului la mai mult de un modul. Poți, de asemenea, efectua acțiuni ad-hoc în aplicații terțe pe baza datelor parsate.

De exemplu, o companie de administrare a proprietăților dorește să actualizeze atât înregistrările de Contact, cât și cele de Account dintr-un email primit — aceasta indică extensibilitate. O companie de administrare a proprietăților dorește să actualizeze statusul unui anunț pe un site terț pe baza conținutului unui email primit de la un client. Acest lucru sugerează nevoia de interoperabilitate. Odată ce ai funcțiile personalizate necesare scrise, poți asocia funcția necesară regulii parser-ului și ai acțiunea executată pentru email-urile primite ulterior.

Suport pentru module personalizate, layout-uri și câmpuri personalizate (NOU!)

Email parser-ele pot fi acum configurate pentru orice modul, inclusiv module personalizate.
Poți crea email parser-e diferite pentru layout-uri diferite într-un modul.
Poți, de asemenea, mapa conținutul email-ului la câmpuri personalizate dintr-un modul.

Actualizare Înregistrare și Trimitere pentru Aprobare (NOU!)

Actualizare Înregistrare este o funcție cu ajutorul căreia poți actualiza cele mai recente informații referitoare la o înregistrare dintr-un email parsat primit. Pentru ca aceasta să funcționeze, trebuie să fi mapat mai întâi câmpul "Email" din conținutul email-ului, care servește drept identificator principal sau "câmp unic" pentru o înregistrare. De exemplu, să presupunem că ai mapat câmpul de email din șablonul tău și apoi primești un email de la "jane@sample.com". Acum, dacă Jane este deja o înregistrare existentă, faptul că aceasta este o înregistrare existentă este înțeles de CRM folosind câmpul de email — recunoaște pe Jane ca un client existent și astfel actualizează informațiile în loc să creeze o înregistrare nouă, când alegi Actualizare Înregistrare.

Poți, de asemenea, alege să trimiți înregistrările parsate pentru aprobare, înainte ca acestea să devină parte a sistemului CRM. În acest caz, aceste înregistrări trebuie revizuite și aprobate din tab-ul Waiting for Approval din modulul selectat.

Metrici de Parsare (NOU!)

În noua versiune a email parser-ului, ți se prezintă informații precise și detaliate despre numărul de email-uri parsate per regulă, câmpurile extrase și o listă de acțiuni personalizate asociate înregistrărilor create prin parser. Acest rezumat de detalii îți oferă o imagine clară despre cât de eficiente au fost regulile tale și indică revizuirile pe care ar trebui să le faci acelor reguli pe baza informațiilor. Rapoarte detaliate de performanță săptămânale pot fi trimise creatorului acestor reguli sau la un ID de email personalizat. Rapoartele prin email sunt, de asemenea, trimise la eșecul creării înregistrărilor, astfel încât utilizatorii să poată lua măsuri imediate.

Opțiuni de Reordonare și Filtrare (NOU!)

Dacă un singur email ar îndeplini două reguli de parser, regula listată prima se execută. Prin urmare, poți reordona regulile în funcție de ordinea de preferință. Poți, de asemenea, filtra regulile după status (activ/inactiv) și după modul.

Per ansamblu, noile fluxuri ale parser-ului oferă o experiență mult mai prietenoasă pentru utilizator, cu configurări fără bătăi de cap și rezultate mai eficiente.

Trecerea la Noul Parser de la Vechiul Parser — Ghid de Onboarding

Dacă treci la noul parser de la vechiul parser, trebuie să urmezi pașii de mai jos.

Acesta este un proces simplu și scurt. Este, de asemenea, o acțiune unică.

Pentru a trece la "Noul Parser"

Mergi la Settings > Setup > Channels > Email > Email Parser și apasă Switch to New Parser.
Confirmă trecerea apăsând Switch to New Parser.

Poți reveni la versiunea veche oricând.

Puncte de reținut:

La trecerea la Noul Parser, regulile tale de parser vor continua să existe și să funcționeze fără probleme.
Poți crea o nouă regulă de parser fie din pagina Parser Rules, fie apăsând opțiunea Create Rule din oricare dintre email-urile primite din tab-ul Emails.