Marcarea Câmpurilor Personale

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

GDPR definește datele personale ca orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă (adică subiectul datelor). Există o gamă largă de date personale care include adrese de email, locație, numere de telefon mobil, numere de identificare etc. În Zoho CRM, câmpurile cu astfel de date pot fi marcate ca câmpuri personale și pot fi clasificate în continuare ca Normale sau Sensibile. În timp ce GDPR urmărește să protejeze toate datele personale, există o categorie specială în cadrul acestora care poate fi denumită date personale sensibile. Trebuie să acorzi o atenție deosebită gestionării datelor sensibile, deoarece acestea pot include informații privind sănătatea, dosarele medicale, detaliile financiare, datele biometrice, informațiile religioase sau orice alte date care identifică în mod unic subiectul datelor.

În Zoho CRM, în Setup > Security Control > Compliance Settings > Preferences, ai fi selectat modulele care conțin informațiile personale ale subiectului datelor și care trebuie să fie conforme cu GDPR. Opțiunea Manage Personal Fields va fi disponibilă doar în acele module, în secțiunea Data Privacy. Când câmpurile sunt marcate ca personale, datele din acele câmpuri nu vor fi transferate sau partajate în următoarele situații: export de date, utilizare API și integrări cu alte servicii Zoho (Books, Finance, Campaigns etc.).

GDPR este suportat pentru Leads, Contacts, Vendors și module personalizate.

Manage Personal Fields

Poți marca câmpurile ca personale din două locuri.

Din pagina de listă Modules.
În timp ce editezi un Layout

Pentru a gestiona câmpurile personale din pagina Modules

Click Setup > Customization > Modules and Fields.
Plasează cursorul mouse-ului pe modulul care conține informațiile personale ale subiectelor de date.
Click Manage Personal Fields din lista de opțiuni.
Această opțiune va fi disponibilă doar în modulele pe care le-ai selectat în Setup > Security Control > Compliance Settings > Preferences.
În secțiunea Personal Fields, click Mark Personal Field.
În fereastra pop-up, selectează un câmp din lista derulantă.
Câmpurile de tip Auto-Number, Formula, User și Lookup nu pot fi marcate ca personale și, prin urmare, aceste câmpuri nu vor fi disponibile în lista derulantă.
Selectează Normal sau Sensitive pentru a specifica tipul de date pe care le conține câmpul.
Click Add Field pentru a marca mai multe câmpuri ca personale.
Poți marca până la 30 de câmpuri personale per modul.
Click Done.

Pentru a gestiona câmpurile personale din pagina Layouts

Click Setup > Customization > Modules and Fields.
Click pe un modul care conține informațiile personale ale subiectelor de date.
Alege un layout.
În pagina Layout Editor, click pe iconița More pentru câmpul pe care vrei să îl marchezi ca câmp personal.
Câmpurile de tip Auto-Number, Formula, User și Lookup nu pot fi marcate ca personale.
Click
Edit Properties.
- În fereastra pop-up [Field] Properties, bifează caseta Contains Personal Data.
- Selectează Normal sau Sensitive pentru a specifica tipul de date.
- Click Done.
Click Save pentru a salva modificările aduse layout-ului.

Notă

Tipuri de câmpuri suportate:

Linie simplă
Multilinie
Email
Telefon
Picklist
Multi-Select
Dată
Dată/Oră
Număr
Monedă
Zecimal
Procent
Număr întreg lung
Casetă de bifare
URL
Încărcare fișier
Încărcare imagine

Câmpurile de tip Auto-Number, Formula, User și Lookup nu pot fi marcate ca personale.
Poți marca un câmp ca personal și în subformulare.
Într-un subformular, când adaugi câmpuri agregate, reține că câmpurile Aggregate și Formula nu pot fi marcate ca personale. În schimb, la New Fields, câmpurile Number, Currency și Decimal pot fi marcate ca personale.
Elemente asociate - Când folosești webhooks, funcții, șabloane de email și integrări cu Zoho CRM, există posibilitatea ca datele din câmpurile tale personale să fie partajate în afara CRM. Pentru a evita astfel de situații, poți da click pe iconița de Informații pentru a vedea unde este utilizat câmpul respectiv. Acest lucru te va ajuta să iei decizia și să acționezi în consecință.

Vizualizarea câmpurilor personale în secțiunea Data Privacy

Secțiunea Data Privacy pentru o înregistrare conține și detalii despre câmpurile personale. Afișează numărul de câmpuri marcate ca Sensitive și cele marcate ca Normal.

Pentru a vizualiza câmpurile personale

Click pentru a deschide înregistrarea subiectului de date din contul tău CRM.
Înregistrarea poate fi în modulele Leads, Contacts, Vendors sau orice alt modul personalizat pentru care este activată conformitatea GDPR.
Click Data Privacy.
În secțiunea Personal Data, sunt disponibile detaliile despre numărul de câmpuri Sensitive și Normal.
Plasează cursorul pe număr pentru a vizualiza câmpurile cu valorile pentru înregistrarea selectată.

Personal Data Handling

Este posibil să fi marcat unele date personale ca normale și altele ca sensibile. Zoho CRM îți oferă opțiunea de a decide ce tip de date personale dorești să restricționezi de la accesul prin API sau prin alte aplicații integrate cu Zoho CRM. Următoarele opțiuni sunt disponibile pentru a proteja datele personale ale subiectului de date față de partajarea cu alți subprocesatori.

Restrict Data Transfer to Zoho Apps and Third-Party Apps

Pentru a-ți gestiona afacerea, poți folosi mai multe instrumente, de la furnizori de servicii de email și sisteme de gestionare a relațiilor cu clienții până la platforme de colaborare. De multe ori, aceste aplicații sunt strâns integrate și datele clienților tăi sunt partajate între aceste platforme. Este esențial ca acești procesatori terți pe care îi folosești să fie, de asemenea, direct și legal obligați să respecte GDPR. Pentru a proteja datele clienților tăi, Zoho CRM oferă opțiunea de a restricționa partajarea datelor personale către aplicațiile Zoho și aplicațiile terțe integrate cu contul tău CRM.

Tabelul următor îți va oferi detalii despre diversele integrări și implicațiile când datele personale sunt restricționate. Există anumite câmpuri care sunt obligatorii pentru o integrare. De exemplu, pentru integrarea Zoho Project, Email este un câmp obligatoriu. Dacă marchezi emailul ca câmp personal, datele nu vor fi trimise din CRM către Projects. Poți găsi mai multe astfel de detalii în tabelele de mai jos.

*Reține că Prenumele și Numele de familie nu pot fi marcate ca câmpuri personale.

Integrări cu aplicații Zoho

Integrări cu aplicații Zoho	Câmpuri obligatorii pentru integrare	Ce se întâmplă când datele personale sunt restricționate?
Zoho Desk	Nume de familie și Email	Datele nu vor fi trimise din Zoho CRM.
Zoho Projects	Email	Utilizatorul client nu va fi adăugat prin crearea sau asocierea proiectului.
Zoho Finance Suite	Nume de familie și Email	Datele nu vor fi trimise din Zoho CRM.
Zoho Campaigns	Email	Datele nu vor fi trimise din Zoho CRM.
Zoho Recruit	Email	Datele nu vor fi trimise din Zoho CRM.
Zoho Cliq	N/A	Detaliile, cu excepția celor din câmpurile personale, vor fi partajate prin Zoho Cliq.
Zoho Analytics	N/A	Dacă unul dintre câmpurile sincronizate anterior este restricționat, rapoartele bazate pe acele câmpuri vor fi șterse.
Zoho Writer	N/A	N/A
Zoho Motivator	N/A	N/A
Zoho Creator	N/A	N/A
Zoho Mail	N/A	N/A
Zoho Calendar	N/A	N/A
Zoho Social	N/A	N/A
Zoho Sales IQ	N/A	N/A
Zoho Survey	N/A	N/A

Integrări cu aplicații terțe

Integrări cu alte aplicații	Câmpuri obligatorii pentru integrare	Ce se întâmplă când datele personale sunt restricționate?
Microsoft Office 365	Prenume	Deoarece Prenumele nu poate fi marcat ca câmp personal, integrarea va funcționa ca de obicei.
Microsoft Outlook	Prenume	Deoarece Prenumele nu poate fi marcat ca câmp personal, integrarea va funcționa ca de obicei.
Google Contacts	Prenume	Deoarece Prenumele nu poate fi marcat ca câmp personal, integrarea va funcționa ca de obicei.
Slack	N/A	Detaliile, cu excepția celor din câmpurile personale, vor fi partajate prin Slack.
Android sau iOS Speech Recognizer (Zia Voice)	N/A	Doar apelul către acțiunea Zia va fi dezactivat, opțiunea de chat cu Zia va funcționa ca de obicei.

Pentru a restricționa transferul de date către aplicațiile Zoho

Click Setup > Security Control > Compliance Settings > Preferences.
În secțiunea Personal Data Handling, activează Restrict Data Transfer to Zoho Apps prin comutarea butonului.
Revizuiește implicațiile și click Restrict Personal Data pentru a continua.
Selectează una dintre următoarele opțiuni din lista derulantă Data Type:
- Only Sensitive data - Valorile din toate câmpurile personale sensibile nu vor fi transferate prin integrări terțe.
- Normal and Sensitive data - Valorile din câmpurile personale normale și sensibile nu vor fi transferate prin integrări terțe.
Click Save.

Pentru a restricționa transferul de date către aplicații terțe

Click Setup > Security Control > Compliance Settings > Preferences.
În secțiunea Personal Data Handling, activează Restrict Data Transfer to Third-party Apps prin comutarea butonului.
Selectează una dintre următoarele opțiuni din lista derulantă Data Type:
- Only Sensitive data - Valorile din toate câmpurile personale sensibile nu vor fi transferate prin integrări terțe.
- Normal and Sensitive data - Valorile din câmpurile personale normale și sensibile nu vor fi transferate prin integrări terțe.
Selectează integrările din lista derulantă Apps pentru care dorești să restricționezi transferul de date.
Click Save.

Restrict Data access through API

Prin intermediul API, alte aplicații se pot conecta la contul tău CRM și datele pot fi transferate. Când datele sunt transferate prin API, trebuie să te asiguri că datele personale ale clienților tăi nu sunt partajate fără un scop. Pentru securitatea datelor, Zoho CRM oferă opțiunea de a restricționa partajarea datelor personale prin API.

Când datele sunt restricționate, nu poți partaja datele în afara sistemului prin API-uri.

Pentru a restricționa accesul la date prin API

Click Setup > Security Control > Compliance Settings > Preferences.
În secțiunea Personal Data Handling, activează Restrict Data access through API prin comutarea butonului.
Selectează una dintre următoarele opțiuni din lista derulantă Data Type:
- Only Sensitive data - Valorile din toate câmpurile personale sensibile nu vor fi accesate prin API-uri.
- Normal and Sensitive data - Valorile din câmpurile personale normale și sensibile nu vor fi accesate prin API-uri.
Click Save.

Restrict Data in Export

Pot exista situații în care ai nevoie să exporți date și, din motive de securitate, nu dorești ca datele personale să fie exportate. În astfel de cazuri, poți restricționa datele personale (normale și sensibile) de la export. Aceasta include exportul rapoartelor și actualizarea datelor prin Zoho Sheet view. Reține următoarele când restricționezi datele personale pentru acțiunea de export.

În Zoho Sheet view, câmpurile personale nu vor fi disponibile.
Când exporți un raport, datele tuturor câmpurilor vor fi exportate, cu excepția celor din câmpurile personale. Același lucru este valabil și pentru rapoartele programate.
Rapoartele de tip matrice necesită câmpuri pentru rânduri și coloane. Dacă oricare dintre câmpuri este un câmp personal (care nu poate fi exportat), atunci raportul matriceal nu va oferi date exacte. Prin urmare, rapoartele matriceale cu câmpuri personale pot fi create, dar nu vor fi exportate. Același lucru este valabil și pentru rapoartele matriceale programate.
Când nu va fi exportat un raport:
- Dacă un câmp personal este utilizat pentru opțiunea Columns to Total.
- Într-un raport de tip Summary, dacă câmpurile personale sunt utilizate în coloanele de grupare.
- Într-un raport de tip Matrix, dacă câmpurile personale sunt utilizate pentru coloana sau rândul Subtotal By.

Pentru a restricționa datele la export

Click Setup > Security control > Compliance Settings > Preferences.
În secțiunea Personal Data Handling, activează Restrict Data in Export prin comutarea butonului.
Revizuiește implicațiile și click Restrict Personal data pentru a continua.
Selectează una dintre următoarele opțiuni din lista derulantă Data Type:
- Only Sensitive data - Valorile din toate câmpurile personale sensibile nu vor putea fi accesate în datele exportate.
- Normal and Sensitive data - Valorile din câmpurile personale normale și sensibile nu vor putea fi accesate în datele exportate.
Click Save.