Întrebări frecvente: Conformitate HIPAA

Cum ajută Zoho CRM organizațiile să respecte HIPAA?

1. Selectează modulele care conțin date de sănătate personale: Toate modulele care conțin informații de sănătate protejate trebuie selectate. Atât modulele standard, cât și cele personalizate pot fi selectate. Se pot selecta maximum 10 module.
2. Marchează câmpurile ca și conținând informații de sănătate personale: Într-un modul, pot exista doar câteva câmpuri care conțin detalii de sănătate personale ale unui client. De exemplu, istoricul chirurgical, simptome, detalii despre medicație etc. Marcarea acestor câmpuri ca date de sănătate personale va ajuta sistemul să identifice și să restricționeze accesul la aceste câmpuri prin API și să prevină exportul valorilor din aceste câmpuri. Un total de 25 de câmpuri din fiecare modul pot fi marcate ca și câmpuri care conțin date de sănătate personale.
   Notă: Câmpurile de tip Lookup, multi-select lookup și autonumber nu pot fi marcate ca date de sănătate personale.
3. Setează restricții pentru datele marcate ca PHI: Există patru opțiuni pentru restricționarea datelor personale de la accesul din afara Zoho CRM. Oricare dintre aceste opțiuni poate fi activată în funcție de cerințele organizației:
1. Restricționează accesul la date prin API: Alte aplicații se pot conecta la CRM folosind API și datele pot fi transferate. Poți asigura că datele de sănătate personale ale clienților tăi nu sunt partajate în acest proces, restricționând transferul datelor de sănătate personale către alte aplicații prin API.
2. Restricționează exportul datelor: Când exporti date din contul CRM, poate dorești să reții informațiile de sănătate personale de la export bifând această opțiune.
3. Restricționează transferul de date către aplicațiile Zoho: Dacă contul CRM este integrat cu alte aplicații Zoho precum Desk, Campaigns, Projects etc., datele vor curge din CRM către aceste aplicații. Această opțiune va preveni transferul datelor de sănătate personale către alte aplicații. Pentru a verifica restricțiile fluxului de date, consultă tabelul.
4. Restricționează transferul de date către aplicații terțe: Dacă contul tău CRM este integrat cu aplicații terțe din motive legate de afaceri, există posibilitatea ca datele să curgă din CRM către aceste aplicații. Această opțiune va preveni transferul datelor de sănătate personale către alte aplicații. Pentru a verifica restricțiile fluxului de date, consultă tabelul.
4. Criptează câmpurile PHI: Câmpurile care conțin informații de sănătate personale pot fi criptate pentru securitate suplimentară. Deși criptarea câmpurilor nu este un pas obligatoriu în Zoho CRM, îți recomandăm cu tărie să activezi criptarea, deoarece este cea mai bună practică pentru a preveni accesul neautorizat la datele confidențiale.

Citește mai mult pentru a configura criptarea și a înțelege limitările acesteia. De asemenea, consultă documentul Zoho privind criptarea pentru a înțelege în detaliu procesul de criptare și gestionarea cheilor.

---

Unde găsesc opțiunea de a marca câmpurile ca informații de sănătate personale?

Într-un modul, pot exista doar câteva câmpuri care conțin detalii de sănătate personale ale unui client. De exemplu, istoricul chirurgical, simptome, detalii despre medicație etc. Marcarea acestor câmpuri ca date de sănătate personale va ajuta sistemul să identifice și să restricționeze accesul la aceste câmpuri prin API și să prevină exportul valorilor din aceste câmpuri. Un total de 25 de câmpuri din fiecare modul pot fi marcate ca și câmpuri care conțin date de sănătate personale.

Notă: Câmpurile de tip Lookup, multi-select lookup și autonumber nu pot fi marcate ca date de sănătate personale.

Pentru a marca câmpurile care conțin date de sănătate personale

1. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields.
2. Selectează un modul și apasă pe iconița More pentru a selecta layout-ul dorit.
   Alternativ, poți apăsa pe iconița More și selecta Edit Layout.
3. Mergi la câmpul dorit și apasă pe iconița More.
4. Apasă pe Edit Properties și bifează caseta Contains Personal Health Data.
   Reține că această opțiune va apărea doar dacă modulul a fost selectat pentru conformitatea HIPAA.

---

Unde pot vedea înregistrările cu date de sănătate personale în CRM?

Toate câmpurile marcate ca și conținând date de sănătate personale vor fi listate în pagina de detalii a înregistrării. Sub Data Privacy, în secțiunea Personal Data, poți apăsa pe tab-ul Health pentru a vizualiza câmpurile care au date de sănătate personale.

---

Zoho oferă un jurnal de audit ca parte a conformității HIPAA?

Ca entitate acoperită, este responsabilitatea și cea mai bună practică să exporți jurnalele periodic și să le păstrezi pentru perioada necesară. Pentru a facilita acest lucru, îți permitem să exporți datele ori de câte ori este necesar folosind opțiunea Export Audit Log. În Zoho CRM, jurnalul de audit este disponibil implicit pentru 60 de zile.

Pentru a exporta înregistrările din jurnalul de audit

1. Conectează-te la Zoho CRM cu privilegii de Administrator.
   
2. Mergi la Setup > Security Control > Audit Log.
   
3. În pagina Audit Log, apasă pe Export Audit Log.
   Înregistrările vor fi exportate în format .csv.

În cazul în care ai nevoie de date mai vechi de 60 de zile, poți contacta support@zohocrm.com.

---

Cum configurez conformitatea HIPAA în contul meu CRM?

Odată cu numărul tot mai mare de organizații din domeniul sănătății care folosesc CRM pentru a-și gestiona activitatea și a stoca informațiile clienților într-o bază de date partajată, este esențial ca acestea să poată asigura confidențialitatea informațiilor de sănătate ale persoanelor. În Zoho CRM, oferim modalități pentru ca organizațiile din domeniul sănătății să securizeze și să restricționeze exportul informațiilor de sănătate ale persoanelor și să rămână conforme cu ghidurile HIPAA.

1. Mergi la Setup > Security Control > Compliance Settings.
   
2. Apasă pe tab-ul HIPAA Compliance.
   
3. Activează butonul Enable HIPAA Compliance Settings.
   Selectează modulele din lista dropdown. Poți selecta până la 10 module.
4. În Personal Health Data Handling, activează Restrict Data access through API, Restrict Data in Export, sau ambele, după cum este necesar.
   
   

1. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields.
   
2. Selectează un modul și apasă pe iconița More pentru a selecta layout-ul dorit.
   Alternativ, poți apăsa pe iconița More și selecta Edit Layout.
3. Mergi la câmpul dorit și apasă pe iconița More.
   
4. Apasă pe Edit Properties și bifează caseta Contains Personal Health Data.
   Reține că această opțiune va apărea doar dacă modulul a fost selectat pentru conformitatea HIPAA.
   
   

1. Câmpurile criptate sunt supuse anumitor limitări.
   
2. Doar căutarea după text complet este suportată în căutarea globală. De exemplu, dacă datele criptate sunt „Ion Popescu", înregistrarea câmpului criptat nu apare în rezultatele unei căutări după „Ion".
   
3. Câmpurile criptate nu pot fi folosite în Filtre Avansate.
   
4. Câmpurile criptate nu pot fi găsite folosind Căutare după Criterii.
   
5. Câmpurile criptate nu sunt vizibile în opțiunea de Sortare.
   
6. Informațiile criptate sunt stocate doar în domeniul crm.zoho.com. Folosirea informațiilor criptate în alte domenii sau servicii terțe se face pe propria răspundere.
   
7. În modulul Forecasts, câmpurile criptate nu pot fi folosite ca Câmpuri Țintă.

Reține că criptarea câmpurilor este o entitate separată și nu face parte din Conformitatea HIPAA. Câmpurile PHI pot fi criptate chiar și fără a fi marcate ca și conținând PHI (obligatoriu pentru conformitatea HIPAA).

Ce tipuri de restricții pot fi setate pentru câmpurile PHI în cadrul Conformității HIPAA?

Un total de 25 de câmpuri din fiecare modul pot fi marcate ca și câmpuri care conțin date de sănătate personale. Odată marcate, pot fi setate anumite restricții pentru a preveni accesul neautorizat la valorile sensibile prezente în câmpuri.

Notă

Câmpurile de tip Lookup, multi-select lookup și autonumber nu pot fi marcate ca date de sănătate personale.

Următoarele restricții pot fi setate pentru câmpurile PHI:

• Restricționează accesul la date prin API: Alte aplicații se pot conecta la CRM folosind API și datele pot fi transferate. Poți asigura că datele de sănătate personale ale clienților tăi nu sunt partajate în acest proces, restricționând transferul datelor de sănătate personale către alte aplicații prin API.
• Restricționează exportul datelor: Când exporti date din contul CRM, poate dorești să reții informațiile de sănătate personale de la export bifând această opțiune.
  
• Restricționează transferul de date către aplicațiile Zoho: Dacă contul CRM este integrat cu alte aplicații Zoho precum Desk, Campaigns și Projects, datele vor curge din CRM către aceste aplicații. Această opțiune va preveni transferul datelor de sănătate personale către alte aplicații.
  

Tabelul următor îți va furniza detalii despre diversele integrări și implicațiile atunci când datele personale sunt restricționate. Există anumite câmpuri care sunt obligatorii pentru integrare, precum Email pentru integrarea Zoho Projects. Dacă marchezi email-ul ca un câmp personal, datele nu vor fi trimise din CRM către Projects.

Integrări cu aplicațiile Zoho

Integrări cu aplicațiile Zoho	Câmpuri obligatorii pentru integrare	Ce se întâmplă când datele de sănătate personale sunt restricționate?
Zoho Desk	Nume de familie și Email	Datele nu vor fi trimise din Zoho CRM.
Zoho Projects	Email	Utilizatorul client nu va fi adăugat prin crearea sau asocierea proiectului.
Zoho Finance Suite	Nume de familie și Email	Datele nu vor fi trimise din Zoho CRM.
Zoho Campaigns	Email	Datele nu vor fi trimise din Zoho CRM.
Zoho Recruit	Email	Datele nu vor fi trimise din Zoho CRM.
Zoho Cliq	NA	Detaliile, altele decât cele din câmpurile personale, vor fi partajate prin Zoho Cliq.
Zoho Analytics	NA	Dacă unul dintre câmpurile sincronizate anterior este restricționat, rapoartele bazate pe acele câmpuri vor fi șterse.
Zoho Writer	NA	NA
Zoho Motivator	NA	NA
Zoho Creator	NA	NA
Zoho Mail	NA	NA
Zoho Calendar	NA	NA
Zoho Social	NA	NA
Zoho Sales IQ	NA	NA
Zoho Survey	NA	NA

• Restricționează transferul de date către aplicații terțe: Dacă contul tău CRM este integrat cu aplicații terțe din motive legate de afaceri, există posibilitatea ca datele să curgă din CRM către aceste aplicații. Această opțiune va preveni transferul datelor de sănătate personale către alte aplicații.
  

Integrări cu aplicații terțe

Integrări cu alte aplicații	Câmpuri obligatorii pentru integrare	Ce se întâmplă când datele de sănătate personale sunt restricționate?
Microsoft Office 365	Prenume	Deoarece Prenumele nu poate fi marcat ca un câmp personal, integrarea va funcționa ca de obicei.
Microsoft Outlook	Prenume	Deoarece Prenumele nu poate fi marcat ca un câmp personal, integrarea va funcționa ca de obicei.
Google Contacts	Prenume	Deoarece Prenumele nu poate fi marcat ca un câmp personal, integrarea va funcționa ca de obicei.
Slack	NA	Detaliile, altele decât cele din câmpurile personale, vor fi partajate prin Slack.
Android sau iOS Speech Recognizer (Zia Voice)	NA	Doar acțiunea de apel către Zia va fi dezactivată; opțiunea de chat cu Zia va funcționa ca de obicei.

Pentru a seta restricții pe câmpurile PHI

1. Mergi la Setup > Security Control > Compliance Settings.
2. Apasă pe tab-ul HIPAA Compliance.
3. Activează butonul Enable HIPAA Compliance Settings.
4. Selectează modulele din lista dropdown.
5. Poți selecta până la 10 module.
6. În Personal Health Data Handling, activează Restrict Data access through API, Restrict Data in Export, sau ambele, după cum este necesar.
   

Cum gestionează Zoho câmpurile cu informații de sănătate personale pentru a respecta HIPAA?

Important

Zoho nu colectează, nu folosește, nu stochează și nu menține informații de sănătate protejate de HIPAA în scopuri proprii.

Notă

HIPAA solicită Entităților Acoperite să semneze un Business Associate Agreement (BAA) cu Asociații lor de Afaceri. Poți solicita șablonul nostru BAA trimițând un e-mail la legal@zohocorp.com.

Zoho CRM oferă funcționalități pentru a ajuta clienții să folosească CRM în conformitate cu HIPAA. Pentru a permite organizațiilor din domeniul sănătății să respecte HIPAA, permitem administratorilor să marcheze câmpurile care conțin informații de sănătate personale ale persoanelor, astfel încât să poată fi implementate anumite restricții pentru a preveni accesul neautorizat la acele detalii sensibile. De exemplu, ID-ul pacientului, detaliile chirurgicale și afecțiunile reprezintă informații de sănătate personale ale unei persoane, care nu ar trebui să fie disponibile persoanelor din exterior.

1. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields.
   
2. Selectează un modul și apasă pe iconița More pentru a selecta layout-ul dorit.
   Alternativ, poți apăsa pe iconița More și selecta Edit Layout.
3. Mergi la câmpul dorit și apasă pe iconița More.
   
4. Apasă pe Edit Properties și bifează caseta Contains Personal Health Data.
   
5. Reține că această opțiune va apărea doar dacă modulul a fost selectat pentru conformitatea HIPAA.
   

1. Restricționează accesul la date prin API: Alte aplicații se pot conecta la CRM folosind API și datele pot fi transferate. Poți asigura că datele de sănătate personale ale clienților tăi nu sunt partajate în acest proces, restricționând transferul datelor de sănătate personale către alte aplicații prin API.
   
2. Restricționează exportul datelor: Când exporti date din contul CRM, poate dorești să reții informațiile de sănătate personale de la export bifând această opțiune.
   
3. Restricționează transferul de date către aplicațiile Zoho: Dacă contul CRM este integrat cu alte aplicații Zoho precum Desk, Campaigns și Projects, datele vor curge din CRM către aceste aplicații. Această opțiune va preveni transferul datelor de sănătate personale către alte aplicații. Pentru a verifica restricțiile fluxului de date, consultă tabelul.
   
4. Restricționează transferul de date către aplicații terțe: Dacă contul tău CRM este integrat cu aplicații terțe din motive legate de afaceri, există posibilitatea ca datele să curgă din CRM către aceste aplicații. Această opțiune va preveni transferul datelor de sănătate personale către alte aplicații. Pentru a verifica restricțiile fluxului de date, consultă tabelul
   

1. Mergi la Setup > Security Controls > Compliance Settings.
   
2. Apasă pe tab-ul HIPAA Compliance.
   
3. Activează butonul Enable HIPAA Compliance Settings.
   Selectează modulele din lista dropdown. Poți selecta până la 10 module.
4. În Personal Health Data Handling, activează Restrict Data access through API, Restrict Data in Export, sau ambele, după cum este necesar.
   
   

Marcarea unui câmp ca PHI (Informații de Sănătate Personale) îl criptează automat?

1. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields > [Selectează modulul].
   
2. În editorul de layout al modulului, mergi la câmpul pe care dorești să îl criptezi, apasă pe iconița Settings și selectează Edit Properties.
   
   
3. În fereastra popup Field Properties, selectează caseta de bifare Encrypt Field.
   
   
4. Apasă pe Done.
   
5. Salvează layout-ul.