Monitorizarea Jurnalului de Audit

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Jurnalul de Audit este o secvență cronologică de înregistrări, fiecare rezultând din acțiunile efectuate de utilizatori în Zoho CRM. Jurnalele de audit sunt utile pentru a determina ce s-a întâmplat înainte și după un eveniment, precum și pentru a identifica înregistrările asociate anumitor evenimente.

Disponibilitate

Permisiune necesară

Utilizatorii cu profil administrativ pot accesa această funcție.

Funcția Jurnal de Audit înregistrează următoarele acțiuni efectuate în module:

Module	Acțiuni efectuate
Leads Accounts Contacts Potentials Activities (Tasks, Events, Calls)	Adăugare, actualizare, ștergere înregistrări Actualizare și ștergere în masă Import și export înregistrări Conversie lead Ștergere din Coșul de reciclare Rollback Restaurare înregistrări șterse Restaurare înregistrări în bloc Găsire și îmbinare duplicate Deduplicare înregistrări Mapare câmpuri pentru conversie lead
Campaigns Solutions Vendors Quotes Sales Orders Purchase Orders Invoices	Adăugare, actualizare, ștergere înregistrări
Cases Price Books	Adăugare, actualizare, ștergere înregistrări Import și export înregistrări

Funcția Jurnal de Audit înregistrează următoarele acțiuni efectuate în Configurare:

{{TABLE_051}}Acțiuni efectuate{{TABLE_071}} {{TABLE_036}} {{TABLE_027}} {{TABLE_052}}

Șabloane de e-mail & Foldere
Șabloane de inventar & Foldere
Șabloane Mail Merge & Foldere
Reguli de răspuns automat
Intrare regulă pentru Regula de răspuns automat
Reguli Workflow
Alerte Workflow
Sarcini Workflow
Actualizări câmpuri Workflow
Follow-up-uri Workflow
Webhooks
Reguli de escaladare cazuri
Intrare regulă pentru Reguli de escaladare cazuri
Formulare web (Leads, Contacts, Cases)
Program de lucru
Roluri, Profiluri, Grupuri
Rapoarte & Foldere rapoarte
Reguli de atribuire
Intrare regulă pentru Reguli de atribuire
File web

Funcționalități	Creare Ștergere Editare
Utilizatori	Adăugare Editare detalii
Starea regulii de răspuns automat Starea regulii de escaladare cazuri Starea formularului web	Activare Dezactivare
Mapare dependență câmpuri	Creare Editare
Super Administrator	Editare

Vizualizare jurnal de audit

Jurnalul de audit afișează activitățile efectuate de utilizatori în organizația ta în contul CRM. Utilizatorii cu Profil de Administrator sau Rol de CEO pot accesa jurnalele de audit. Cu toate acestea, ceilalți utilizatori pot vizualiza doar propriile jurnale de audit și pe cele ale subordonaților lor.

Pentru a vizualiza Jurnalele de audit

Autentifică-te în contul tău Zoho CRM.
Accesează Setup > Security Control > Audit Log.
Pagina Audit Log afișează toate acțiunile efectuate de toți utilizatorii în ultimii 3 ani.

Pentru a-ți simplifica căutarea, aplică filtre pentru a restrânge înregistrările din jurnalul de audit și poți exporta datele filtrate.

De exemplu, dacă dorești să vezi doar înregistrările adăugate de un anumit utilizator sau o listă de acțiuni efectuate în ultimele 7 zile, poate fi dificil să găsești acele înregistrări specifice într-o listă foarte mare. În acest caz, poți folosi opțiunile de filtrare disponibile pentru a restrânge rezultatele la înregistrarea sau înregistrările pe care le cauți.

Pentru a filtra înregistrările din pagina Audit Log

Selectează un

Entity, pentru a vizualiza jurnalul acțiunilor efectuate asupra acelei entități. Poți alege una dintre următoarele opțiuni.
- Alege un modul specific pentru a vizualiza jurnalul acțiunilor efectuate doar în acel modul. De exemplu, Leads, Users, etc.
- Alege Users pentru a vizualiza jurnalul tuturor acțiunilor legate de Configurare.
- Alege All Entities pentru a vizualiza jurnalul acțiunilor efectuate în toate modulele, precum și acțiunile legate de Users.
Selectează un

User, pentru a vizualiza jurnalul acțiunilor efectuate de un anumit utilizator. Poți face una dintre următoarele.
- Alege un utilizator specific pentru a vizualiza jurnalul acțiunilor efectuate doar de acel utilizator.
- Alege All users pentru a vizualiza jurnalul tuturor acțiunilor efectuate de toți utilizatorii din organizația ta.
Selectează o

Action, pentru a filtra înregistrările în funcție de acțiunile efectuate asupra înregistrărilor.
- Alege o acțiune dintre Added, Updated și Deleted în funcție de necesități.
- Alege All Actions pentru a vizualiza jurnalul tuturor celor trei acțiuni.
Selectează un

Time, pentru a vizualiza jurnalul acțiunilor efectuate în intervalul de timp ales. Alege dintre următoarele opțiuni.
- Anytime
- Today
- Last 7 Days
- Last 30 Days
- A Specific Date
- A Date Range

De exemplu, dacă dorești să vizualizezi toate înregistrările adăugate de un utilizator specific în modulul Leads în ultimele 7 zile

Alege Entity ca Leads.
Alege utilizatorul dorit (Mark).
Alege Action ca Added.
Alege Time ca Last 7 days.

Jurnalul de audit va fi afișat conform filtrelor de mai sus.

Note:

Utilizatorii pot vizualiza doar propriile jurnale de audit și pe cele ale subordonaților lor.
Administratorii pot vizualiza jurnalele subordonaților, iar CEO-ul are privilegiul de a vizualiza jurnalele tuturor utilizatorilor.

Jurnal de audit pentru Reguli Workflow

Poți vizualiza detaliile fiecărei actualizări efectuate asupra regulilor de workflow în jurnalul de audit. Fiecare acțiune efectuată într-un workflow, cum ar fi creare, editare, actualizare, ștergere, modificare, blocarea unei reguli sau adăugarea unei acțiuni etc., va fi afișată împreună cu detaliile actualizării. De asemenea, poți vizualiza modificările aduse condițiilor de execuție făcând clic pe View Changes.

Export Jurnal de Audit

Poți exporta înregistrările din jurnalul de audit în format CSV.
Pentru a exporta înregistrările din jurnalul de audit

Autentifică-te în Zoho CRM cu privilegii de Administrator.
Accesează Setup > Security Control > Audit Log.
În pagina Audit Log, fă clic pe Export Audit Log.
Înregistrările vor fi exportate în format .csv.

Note:

Poți exporta ultimii 3 ani sau până la 1 milion de înregistrări din jurnalul de audit atunci când nu sunt aplicate filtre.
Dacă sunt aplicate filtre, vor fi exportate doar jurnalele filtrate.
La exportul jurnalelor filtrate, dacă oricare dintre filtrele următoare — 'Entity', 'User' sau 'Action' — este aplicat, asigură-te că este inclus și un filtru de timp în intervalul de 180 de zile.