Gestionarea temeiurilor legale pentru prelucrarea datelor

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Activează opțiunile de conformitate GDPR

În setările de conformitate, trebuie mai întâi să activezi setările de conformitate GDPR dacă acestea se aplică afacerii tale. Utilizatorii cu permisiunea de profil Manage Compliance Settings pot activa și vizualiza funcționalitățile disponibile în Setup > Security Control > Compliance Settings.

Pentru a activa opțiunile de conformitate GDPR

Apasă pe Setup > Security Control > Compliance Settings.
În pagina Compliance Settings, activează butonul de pornire pentru Compliance Settings.
Din lista derulantă Enable GDPR compliance for modules, selectează modulele care conțin informațiile persoanelor vizate.
Poți modifica acest lucru ulterior din Setup > Security Control > Compliance Settings > Preferences.
Apasă pe Save.

GDPR este suportat pentru Leads, Contacts, Vendors și module personalizate.

Temeiurile legale

Principiul fundamental pentru gestionarea datelor personale este ca datele să fie prelucrate în mod legal și transparent. GDPR definește șase temeiuri legale pentru prelucrarea datelor. Este important să le înțelegi pe toate, deoarece niciun temei legal nu este superior celorlalte. Alegerea celui mai potrivit temei depinde de scopul prelucrării datelor și de cerințele afacerii tale.

Consimțământ - Când ai consimțământul persoanei vizate pentru a-i prelucra datele personale. Trebuie să existe o acțiune deliberată din partea persoanei vizate pentru a opta sau a-și da consimțământul.
Exemplu: Colectarea și prelucrarea datelor personale în scopuri de marketing sau pentru trimiterea de newslettere.
Contract - Când ai un contract cu o persoană pentru furnizarea de bunuri sau servicii solicitate de aceasta. În acest caz, prelucrezi datele pentru a îndeplini contractul.
Exemplu: În timpul unui contract, când clientul solicită mai multe informații prin e-mail, organizația prelucrează datele personale ale acestuia pentru a răspunde solicitării.
Obligație legală - Când trebuie să prelucrezi datele pentru a respecta legea.
Exemplu: Detaliile salariale ale unui angajat sunt necesare unei instituții guvernamentale sau o investigație necesită prelucrarea datelor personale.
Interese vitale - Când trebuie să prelucrezi datele pentru a proteja viața cuiva sau într-o situație de urgență.
Exemplu: Colectarea datelor personale ale persoanelor pentru a le asigura siguranța în timpul unei urgențe sau al unui incendiu.
Sarcini publice - Când trebuie să îndeplinești sarcini de interes public, de obicei ca instituție guvernamentală, partid politic etc.
Exemplu: Ca autoritate publică care prelucrează date pentru cercetare științifică, sondaje sau studii de sănătate publică.
Interese legitime - Când organizația ta are un motiv autentic și legitim de a prelucra datele, iar scopul nu afectează drepturile persoanei vizate.
Exemplu: Un client nu și-a plătit factura, iar compania trebuie să prelucreze datele clientului pentru a colecta plata. Sau, în scopuri administrative, când o organizație prelucrează datele personale ale angajaților pentru statul de plată.

Aplicarea temeiurilor legale cu Zoho CRM

Temeiul legal ca Nu se aplică.

Implicit, toate înregistrările din modulele Leads, Contacts și Vendors vor avea Temeiul prelucrării datelor setat la Nu se aplică atunci când activezi GDPR din Setup > Users andControl > Compliance Settings. Odată ce acest lucru este activat, fiecare înregistrare va avea o secțiune Data Privacy cu detaliile temeiului prelucrării datelor. Poți modifica acest lucru în funcție de aprecierea ta și de cazurile de afaceri.

Secțiunea Data Privacy pentru înregistrări

Odată ce GDPR este activat în contul tău Zoho CRM, fiecare înregistrare va avea o secțiune Data Privacy unde sunt disponibile detaliile temeiului prelucrării datelor. Dacă Consimțământul este temeiul legal, vor fi disponibile și opțiunile de a trimite un formular de consimțământ și de a actualiza manual detaliile consimțământului. Un nou câmp numit Source va fi disponibil în pagina de detalii a înregistrării, care va stoca sursele de date precum formulare web, API-uri, integrări etc.

Cine poate accesa secțiunea Data Privacy pentru înregistrări.

Orice utilizator care are permisiunea de a vizualiza înregistrarea va putea vizualiza și edita secțiunea Temeiul prelucrării datelor. Dacă folosești portaluri și temeiul prelucrării datelor este Consimțământul, persoanele care au acces la portal vor putea vedea secțiunea Data Privacy. Acestea își pot actualiza detaliile consimțământului.

**Când Consimțământul este temeiul legal**

Dacă afacerea ta funcționează pe Zoho CRM, poți prelucra datele pe baza oricăruia dintre temeiurile legale menționate anterior. Consimțământul necesită o acțiune deliberată de optare din partea persoanei vizate. Prin urmare, este obligatoriu ca operatorul să aibă un sistem adecvat de gestionare a consimțământului pentru a obține consimțământul de la persoanele vizate.

Sistemul de gestionare a consimțământului din Zoho CRM te ajută să obții consimțământul de la prospecții și clienții tăi.

Gestionarea consimțământului în Zoho CRM are următoarele opțiuni.

Modifică temeiul legal pentru înregistrări.

Poți modifica temeiul legal de prelucrare a datelor în următoarele moduri:

Selectează o înregistrare individuală și actualizează detaliile din secțiunea Data Privacy.
Creează o vizualizare de tip listă pentru a filtra înregistrările și apasă pe pictograma More > Update Data Processing Basis.
Creează o regulă de workflow pentru a automatiza procesul de actualizare a temeiului legal pentru înregistrările care îndeplinesc anumite criterii.

Folosește câmpul Data Processing Basis pentru a defini criteriile.

Vizualizează detalii și istoric

Poți vizualiza detaliile temeiului de prelucrare a datelor ales pentru o anumită persoană vizată. Mai mult, orice modificări care au loc în această secțiune vor fi înregistrate în istoric, în ordine cronologică.
De exemplu, pentru a trimite e-mailuri de marketing clienților tăi, ai nevoie de consimțământul lor. Prin urmare, trimiți un formular de consimțământ prin e-mail, iar când acesta este trimis, detaliile consimțământului sunt actualizate automat în contul tău CRM și pot fi vizualizate în secțiunea Detalii. Istoricul afișează lista de acțiuni efectuate într-o înregistrare referitoare la temeiul prelucrării datelor, de la crearea înregistrării.

Pentru a vizualiza detalii și istoric

Deschide înregistrarea persoanei vizate din contul tău CRM.
Înregistrarea poate fi în modulul Leads, Contacts, Vendors sau orice alt modul personalizat pentru care este activată conformitatea GDPR.
Apasă pe Data Privacy.
În secțiunea Data Processing Basis, comută între Details și History.

Vizualizează tabloul de bord

Mergi la Setup > Security Control > Compliance Settings > Overview, pentru a vizualiza tabloul de bord care îți oferă următoarele detalii:

Numărul de înregistrări care au temeiul legal marcat ca Nu se aplică.
Poți de asemenea vizualiza aceste înregistrări și actualiza temeiul lor legal.
Numărul de înregistrări care au fost actualizate cu unul dintre temeiurile legale.
Înregistrările sunt clasificate ca Consimțământ sau Alt temei. Poți de asemenea vizualiza aceste înregistrări și actualiza temeiul lor legal.
Grafic care afișează starea consimțământului - Pending, Waiting, Obtained.
Apasă pe stare pentru a vizualiza înregistrările.