Migrarea din Salesforce în Zoho CRM

Fișierele de date din Salesforce

Fișierul zip pe care îl încarci trebuie să conțină toate fișierele în format CSV și un folder numit Attachments. Acest folder conține fișierele sursă folosite ca atașamente în înregistrările Salesforce. Unul dintre fișierele CSV va lista înregistrarea mapărilor de atașamente. Aceasta va fi folosită pentru a păstra asocierea înregistrărilor cu fișierele de atașamente.

Datele din orice module personalizate pe care le-ai creat în Salesforce vor fi stocate în fișiere cu sufixul "_c" în numele fișierului. (de ex., registrations_c.csv).

Toate datele tale ar trebui să fie în formatul descris mai sus. Când salvezi backup-ul de date pe unitatea ta locală, este o idee bună să extragi fișierele pentru a verifica dacă formatul se potrivește și să le comprimi din nou pentru import. Uneori, acest lucru poate crea foldere suplimentare. Dacă există foldere suplimentare în fișierul zip, încărcarea fișierului poate eșua. Backup-ul de date din Salesforce va avea foldere suplimentare numite Attachments, Documents și Content Version. Aceste foldere nu vor cauza eșuarea migrării.

Maparea modulelor

Poți migra următoarele module suportate în Zoho CRM din contul Salesforce:

Migrarea datelor

Pentru a migra datele

1. Conectează-te la Zoho CRM cu privilegii de Administrator.
   
2. Mergi la Setup > Data Administration > Import.
   
3. În pagina Data Migration, alege Salesforce.
   
4. În fereastra pop-up, caută și încarcă fișierele.
   Poți selecta mai multe fișiere sau încărca un fișier zip pentru a migra datele în mai mult de un modul.
5. Fă clic pe Next.
   Zoho CRM citește automat fișierele și mapează datele la modulele și câmpurile corecte.
6. Poți face următoarele în secțiunea Module-File Mapping:
   
   • Vizualizează modulele mapate și nemapate separat.
     
   • Fă clic pe un fișier și vezi la ce modul este mapat.
     
   • Vizualizează fișierele mapate, nemapate și nesuportate separat.
     
   • Fă clic pe linkul Discard Migration pentru a începe din nou.
     
7. Fă clic pe un modul pentru a vedea fișierele care au fost mapate la acesta.
   
   De asemenea, poți selecta din Unmapped files și le poți mapa. Mai multe fișiere pot fi mapate în același timp.
   
   Poți, de asemenea, crea un modul nou și mapa fișierul corespunzător.
   
   
   Pentru a crea un modul nou, fă următoarele:
   
   1. Fă clic pe Create New Module.
      Alternativ, poți folosi modulele personalizate sugerate de CRM (modulele marcate cu steluță galbenă).
      
   2. Introdu numele modulului și fă clic pe Next.
      
   3. Selectează fișierul care urmează să fie mapat cu acest modul și fă clic pe Save.
      
8. Fă clic pe Next.
   Modulele mapate vor fi listate acolo unde poți mapa câmpurile pentru fiecare modul.
9. În tab-ul Field Mapping, asigură-te că mapezi toate câmpurile obligatorii.
   Câmpurile prezente în Zoho CRM vor fi disponibile în listele derulante.
   
   
10. Fă clic pe Create New Fields pentru a adăuga câmpuri noi și a insera date pentru acestea înainte sau în timpul migrării.
    Numărul de câmpuri pe care le poți crea depinde de ediția ta Zoho CRM. (Treci la pasul 12 dacă nu vrei să creezi câmpuri.)
    
    
11. În fereastra pop-up Create New Fields, fă următoarele:
    
    • Modifică etichetele câmpurilor, dacă este necesar.
      Toate câmpurile din fișierul de import care nu au fost mapate pentru migrare deoarece nu sunt disponibile în Zoho CRM vor fi listate cu numerele coloanelor lor din fișierul de import.
      
      
      
    • Selectează Field Type din lista derulantă.
      Câmpul Formula nu va fi disponibil. Nu poți crea acest câmp în timpul migrării.
    • Fă clic pe Create.
      Câmpul va fi creat și mapat la coloanele din fișierul de import.
    • Fă clic pe Close pentru a continua procesul de migrare.
      
12. Fă clic pe Mapped Fields și Unmapped Fields pentru a vizualiza coloanele care sunt mapate și, respectiv, nemapate cu câmpurile din Zoho CRM.
    
13. Fă clic pe linkul Reset Mapping pentru a începe maparea de la zero.
    
    Orice mapare pe care ai făcut-o până acum va fi eliminată și poți începe din nou.
    
14. Fă clic pe linkul Auto Map pentru a lăsa CRM să mapeze coloanele de import cu câmpurile corespunzătoare.
    
    Sistemul va identifica coloanele care se potrivesc cu câmpurile CRM și le va mapa automat.
    
    
    
15. Treci cu cursorul peste câmp și introdu valorile câmpului în caseta de text Replace Empty Values.
    Uneori, câmpul dintr-un fișier de import nu are o valoare. În cazul în care acel câmp este marcat ca obligatoriu în CRM, înregistrarea nu va fi importată din cauza absenței valorii. Pentru a evita astfel de situații, poți menționa o valoare alternativă care va înlocui câmpul gol.
    De exemplu, ai mapat câmpul Last Name din fișier cu câmpul Last Name din modulul Leads, care este obligatoriu. Așadar, fără valoarea câmpului, înregistrarea va fi omisă în timpul procesului de import. Pentru a evita asta, poți specifica valoarea care ar trebui să înlocuiască câmpul gol Last Name.
    
16. Treci cu cursorul peste câmp și fă clic pe iconița Add (+) de lângă numele câmpului și mapează mai multe câmpuri din CRM cu un singur câmp din fișier.
    De exemplu, dacă Billing Address și Shipping Address sunt la fel, poți mapa ambele câmpuri CRM la câmpurile corespunzătoare din fișier.
    
17. Fă clic pe tab-ul Assign Default Values și selectează CRM Fields cu valorile Default field values corespunzătoare.
    Odată ce valorile sunt specificate, toate înregistrările vor avea valoarea câmpului pe care ai specificat-o implicit. De exemplu, importi un set de înregistrări în modulul Leads și Lead Source este comun pentru toate înregistrările. Valoarea corespunzătoare pentru sursa lead-ului poate fi aleasă aici, astfel încât toate înregistrările vor avea valoarea câmpului specificată implicit.
    
    
18. Fă clic pe Save and Next.
    
19. În pagina Review, verifică Field Mapping Status și Pre Migration Status for Each Module.
    
20. Fă clic pe Start Migration pentru a iniția migrarea datelor.
    Poți în continuare să faci clic pe Edit Mapping and re-run Migration în timp ce migrarea rulează.

Notă

• Tag-urile pot fi migrate din fișierul tău în CRM.
  
  • Dacă o înregistrare are mai mult de 10 tag-uri, doar primele zece tag-uri vor fi migrate.
    
  • Fiecare tag poate avea maximum 25 de caractere.
    
• Migrarea datelor va fi pusă pe pauză dacă mai mult de 5000 de înregistrări dintr-un modul sunt omise în timpul migrării. Vei avea opțiunea de a anula migrarea sau de a continua. Zoho CRM te va informa, de asemenea, pentru fiecare modul dacă mai mult de 5.000 de înregistrări sunt omise.
  
• Poți anula migrarea datelor din Import History. Vezi și Vizualizarea istoricului de import

Verificarea acurateței datelor

Dacă nu ești mulțumit de rezultatele importului sau ale mapării câmpurilor, poți șterge înregistrările importate și reimporta.