Migrarea Datelor: O Introducere

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Expertul de Migrare a Datelor din Zoho CRM se asigură că datele tale sunt migrate cu acuratețe și te ajută să reduci o mare parte din munca manuală. Acesta mapează automat fișierele de import la modulele CRM și coloanele fișierelor de import la câmpurile Zoho CRM. În cazul modulelor care nu sunt deja disponibile, Zoho CRM le creează și mapează fișierele relevante la acestea. Îți oferă o indicație clară a numărului de fișiere care sunt mapate, nemapate și a celor care nu sunt suportate.

Migrarea către Zoho CRM poate fi o experiență ușoară, dar în cazul în care te blochezi la oricare dintre pași, nu ezita să ne contactezi la migration@zohocrm.com.

Disponibilitate

Permisiune Necesară

Utilizatorii cu permisiunea de Migrare a Datelor în profilul lor pot accesa această funcționalitate.

Verifică Disponibilitatea și Limitele Funcționalității

Opțiuni de Migrare

Există câteva opțiuni de migrare. Zoho CRM oferă o configurare personalizată pentru migrarea din Salesforce, alte conturi Zoho CRM, Pipedrive, Highrise, Insightly, MS Dynamics, Maximizer sau alți furnizori.

Poți migra din Pipedrive, Capsule, Hubspot, Insightly, Highrise, Bitrix și Bigin folosind transferul prin API. Tot ce ai nevoie este să introduci cheia API și migrarea va începe fără nicio intervenție manuală.

Înainte de migrare

Îți recomandăm să parcurgi următoarele ghiduri pentru o prezentare generală a procesului de migrare.

Fișierele trebuie să fie în format CSV.
Dimensiunea maximă pentru fiecare fișier este de 5 GB, cu o limită de import de 200 de fișiere simultan și o dimensiune totală maximă a fișierelor de 25 GB.
Poți încărca un fișier ZIP care ar trebui să aibă următoarea structură: La deschiderea fișierului .ZIP, acesta ar trebui să conțină doar fișiere CSV. Dacă există foldere în interiorul fișierului .ZIP, sistemul va genera o eroare la inserarea fișierelor.
Majoritatea modulelor Standard vor fi asociate automat de sistem pe baza numelor fișierelor din Zoho CRM. Dacă ai module personalizate, atunci vei primi două opțiuni pentru a crea module personalizate fie în timpul, fie înainte de migrare.

Dacă fișierul conține _C (underscore C) în numele său (Exemplu: Applicants_C.csv), atunci sistemul le va recunoaște automat ca module personalizate și le va crea.
Dacă numele lor nu au _C, atunci modulul personalizat poate fi creat din pagina de mapare a modulelor.

Dacă ai fișiere nemapate, poți crea un modul și adăuga fișierele corespunzătoare la acel modul.

Poți crea și un modul de legătură. De exemplu, creezi un modul nou numit "Doctori" și vrei să-l legi de modulul Pacienți. Poți face acest lucru direct din această fereastră.
Zoho CRM va sugera câmpuri personalizate care sunt disponibile în fișierul de import, dar nu în Zoho CRM. Dacă este necesar, poți crea aceste câmpuri înainte și în timpul migrării.
În funcție de aplicația din care migrezi datele, poți sări peste câteva module care nu sunt relevante. Dacă simți nevoia acestor module la o etapă ulterioară, poți alege să le actualizezi folosind operația upsert.
Două sau mai multe fișiere pot fi mapate la un modul. În acest caz, antetul coloanei trebuie să fie același în toate fișierele; doar atunci le poți mapa la un singur modul.
De exemplu, dacă există 2 fișiere de lead-uri cu antetele de coloană Lead name, Company, Address 1, Address 2, Address 3 etc. Atunci fișierul lead2.csv trebuie să conțină aceleași antete de coloană.

Lista de verificare pentru migrare

Format fișier: Formatul suportat este CSV.
Câmpuri de tip checkbox: Valorile pentru câmpurile de tip checkbox din fișierul de import ar trebui să fie fie "True", fie "False". Datele importate din câmpurile checkbox sunt convertite în Zoho CRM astfel:
- Dacă checkbox-ul este selectat, True sau 1
- Dacă checkbox-ul nu este selectat, False sau 0
Caractere nepermise: Datele din fișierul de importat nu ar trebui să conțină următoarele caractere:
- Ghilimele duble ("): folosește doar ca delimitator de câmp
- Bara verticală (|)
- Paranteze unghiulare (<>)
Câmpuri de tip listă de selecție multiplă: Valorile ar trebui separate prin punct și virgulă în fișierul de import.
Migrarea Etichetelor: Etichetele ar trebui să fie prezente în fișierul tău ca valori separate prin virgulă. Dacă o înregistrare are mai mult de 10 etichete, doar primele 10 etichete vor fi migrate și fiecare etichetă poate avea maximum 25 de caractere.
Migrarea Câmpurilor de Încărcare Fișiere și Încărcare Imagini: Câmpurile File Upload, Image Upload, istoricul listelor de selecție, căutarea cu selecție multiplă și subformularele pot fi migrate la un modul specific

.
Migrarea Subformularelor: Subformularele pot fi migrate împreună cu modulul părinte. Să zicem că modulul Students are două subformulare: Educational Details și Achievements. Deci, în timpul migrării, trebuie să mapezi fișierul la modulul Students și la subformularul corespunzător. Maparea modul-fișier va afișa numele subformularului împreună cu numele modulului (Educational Details-Students). Înainte de migrare trebuie să te asiguri că modulul părinte și subformularul corespunzător sunt deja mapate.
Actualizează Câmpurile Obligatorii: Trebuie să ai date pentru toate câmpurile obligatorii implicite din Zoho CRM în fișierul tău de import. De exemplu, "Last Name" este un câmp obligatoriu în Zoho CRM. Asigură-te că coloana "Last Name" din fișierul de import Leads are valori. Pentru înregistrările care nu au un nume de familie, trebuie să specifici valorile ca 'not provided' sau 'none'. Poți de asemenea atribui valori implicite. Orice înregistrări cărora le lipsesc valorile pentru câmpurile obligatorii implicite vor fi ignorate în timpul importului. În timpul migrării vei primi o opțiune de a completa valorile obligatorii goale.
Listă derulantă: Toate valorile de date afișate în listele derulante trebuie să existe în câmpurile corespunzătoare din Zoho CRM.

De exemplu, dacă plănuiești să imporți informații despre conturi care conțin o valoare pentru lista derulantă Industry Type, înainte de a importa informațiile despre cont, asigură-te că toate valorile industriei din fișierul sursă apar deja în lista derulantă. Dacă valorile nu există, trebuie fie să schimbi valorile din fișierul sursă pentru a se potrivi cu valorile existente în Zoho CRM, fie să ceri administratorului tău să adauge valorile noi. Acestea vor fi adăugate chiar dacă valorile lipsesc.
Nume câmpuri: Asigură-te că primul rând de date (înregistrări) din fișierul sursă conține antetele de coloană sau numele câmpurilor, nu valorile de date efective. Aceste valori ale numelor câmpurilor din antet ajută la identificarea datelor când mapezi datele noi la câmpurile existente în Zoho CRM. Numele coloanelor vor fi numele câmpurilor.
Rânduri goale în fișierul de import: Mai mult de 10 rânduri goale în fișier pot indica sfârșitul fișierului. Datele după rândurile goale vor fi ignorate în timpul importului. Asigură-te că nu lași rânduri goale între rândurile de date.
Date utilizatori: Migrează întotdeauna mai întâi detaliile utilizatorilor în Zoho CRM. Apoi asigură-te că câmpul Owner ID al înregistrării este mapat cu Record Owner ID din Zoho CRM. De exemplu, când migrezi lead-uri, mapează câmpul Leads Owner ID din fișier cu câmpul corespunzător din Zoho CRM.

Notă

În migrările mari, atașamentele constituie adesea cea mai mare parte a datelor și pot depăși limitele de încărcare. Dacă se întâmplă acest lucru, poți adăuga atașamentele omise la final și continua fără a începe o nouă migrare. Dacă dorești să finalizezi migrarea fără a adăuga atașamentele omise, pur și simplu apasă Go to Home Page.

Modulele și câmpurile lor obligatorii definite de Zoho sunt listate în tabelul de mai jos. Te rugăm să te asiguri că mapezi aceste câmpuri la import. Pot exista și alte câmpuri obligatorii în fiecare modul, dar poți oricând personaliza și marca câmpurile ca neobligatorii, dacă este necesar.

Modul	Câmpuri Obligatorii	Modul	Câmpuri Obligatorii	Modul	Câmpuri Obligatorii
Leads	Last Name	Cases	Case Origin Subject Status	Products	Product Name
Accounts	Account Name	Solutions	Solution Title	Vendors	Vendor Name
Contacts	Last Name	Sales Orders	Subject	Price Books	Price Book Name
Deals	Deal Name Stage Closing Date	Quotes	Subject	Invoices	Subject
Campaigns	Campaign Name	Purchase Orders	Subject Vendor Name	Calls	Subject Call Type
Tasks	Subject	Events	Title

Restaurează fișierele omise în baza de date folosind Operația Upsert:

Dacă ai omis să migrezi câteva date din fișierul sursă și ți-ai dat seama după finalizarea migrării, poți folosi operația Upsert pentru a le restaura în baza de date migrată din Zoho CRM.

Operația Upsert păstrează cronologia datelor așa cum este prezentă în fișierul sursă. Spre deosebire de importul de date disponibil pentru fiecare modul, datele restaurate în CRM vor păstra aceeași oră ca cea înregistrată în CRM-ul tău anterior.

De la valorile câmpurilor, la subformulare - fie că ai omis să le migrezi sau ai omis să le mapezi în timpul migrării, scopul tău cu această operație upsert ar putea fi să

Restaurezi datele lipsă cu marca lor temporală originală.
Revii la datele anterioare care au fost modificate în noul sistem.

În oricare caz, trebuie să declari rezoluția upsert pentru a preveni duplicarea și a asigura acuratețea din Înregistrări neatinse sau Toate

Înregistrările.

Declararea rezoluției upsert înseamnă furnizarea confirmării pentru acțiunile tale. Adică, în acest moment al operației upsert ai avea două seturi de date în joc:

Date deja migrate în Zoho CRM
Fișier cu date pentru upsert

Pe baza obiectivelor și preferințelor tale, poți selecta oricare dintre următoarele opțiuni:

După finalizarea migrării, dacă ai început să folosești Zoho CRM și ai făcut modificări la înregistrări, atunci acele modificări sunt cele mai recente și deci ar putea fi considerate mai precise. Dacă da, poți selecta 'neatinse' în timpul upsert-ului, ceea ce va modifica doar acele înregistrări care nu au fost atinse după migrare.
Selectarea "Toate înregistrările" ar însemna că, indiferent dacă înregistrările au fost modificate sau nu, toate înregistrările vor fi suprascrise cu informațiile din fișier. Te rugăm să verifici de două ori înainte de a continua, deoarece această acțiune nu poate fi anulată.

Dacă ai completat câmpuri goale în Zoho CRM, care erau goale în fișier, în timpul transferului upsert nu vor fi înlocuite cu câmpuri goale pentru datele existente.

Module nesuportate pentru upsert:

Următoarele tipuri de date nu sunt suportate pentru operația Upsert în Zoho CRM:

Users
Profiles
Roles
Deal- Contact role
Invitees
Services
Appointments
Notes
Module PicklistHistory
Pachete și Relații precum Account-Product, Contact-Product, Deal-Product, Lead-Product, Campaign-ContactMembers, Campaign-Lead Members nu sunt suportate.

Pentru a face Upsert

Mergi la Data Administration > Import.
Selectează furnizorul de la care ai migrat și încarcă fișierul pentru upsert.
În pagina Operație Upsert, selectează rezoluția upsert.
Bifează Don't update empty values for existing data dacă nu dorești să înlocuiești datele existente completate după migrare.
Apasă Save.

Notă:

Nu poți anula toate datele upsertate. Doar datele noi inserate ca parte a operației upsert pot fi anulate, în timp ce datele existente suprascrise folosind fișierul upsert nu pot fi recuperate.

Asociază înregistrările migrate cu înregistrări nemigrate din CRM

Câmpul de căutare al oricărei înregistrări migrate dintr-un modul poate fi asociat cu o înregistrare nemigrată din alt modul care a fost deja adăugat în CRM.

Opțiunea de mapare Zoho CRM ID, alături de ID-ul sursă în câmpul <Module> ID din maparea câmpurilor de migrare a datelor se referă la ID-urile Zoho CRM ale înregistrărilor nemigrate.

De obicei, ori de câte ori o înregistrare este creată sau importată într-un modul, se generează un Zoho CRM ID pentru acea înregistrare. Opțiunea câmpului de căutare Zoho CRM ID caută fiecare înregistrare Zoho CRM migrată.

De exemplu, dacă ai adăugat un set de înregistrări manual (sau în orice mod non-migrare) în Products și ai migrat un set de înregistrări pentru Invoices care are un câmp de căutare numit Products, mapează asocierea de căutare a Invoices cu Products chiar dacă acestea au fost înregistrări nemigrate. Deoarece Products au propriul lor Zoho CRM ID, asociază-le selectând opțiunea Zoho CRM ID.

Cum va asocia câmpul de căutare al Invoices cu Products?

Înainte de migrare, în fișierul exportat, adaugă o coloană pentru ID-urile Zoho CRM pentru înregistrările nemigrate în dreptul rândului respectiv.

Sfat: Poți folosi funcția V-lookup pentru a executa această acțiune.

Rezumatul post-migrare:

După finalizarea cu succes a acestei operații de upsert, vei vedea statusul migrării care detaliază fișierele mapate versus cele nemapate. Poți revizui migrarea și dacă ești de acord, poți începe migrarea.

Fie că este vorba de o migrare upsert sau o migrare completă, odată ce procesul s-a încheiat, îți recomandăm să arunci o privire asupra rezumatului înainte de a începe. Acest pas este vital pentru a te asigura despre datele cu care vei lucra.

Pagina de rezumat arată numele modulului, statusul său, numărul de fișiere adăugate, actualizate, omise și totalul fișierelor migrate pentru fiecare modul. Acestea nu sunt simple numere. Imaginează-ți că nu ai mapat un câmp sau există câteva date omise de sistem; poți apăsa pe numărul corespunzător modulului și statusului pentru a vizualiza numărul de înregistrări în acel status. Cu aceasta, poți începe să folosești Zoho CRM cu încredere.