Svennis Partner Zoho Romania Logo

Adăugarea, importul, modificarea și re-invitarea utilizatorilor

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.
În Zoho CRM, un utilizator este cel care gestionează înregistrările, fie cele proprii, fie cele partajate de alți utilizatori, în cadrul organizației. Pe lângă accesarea datelor din CRM, unii utilizatori pot îndeplini funcții administrative pentru buna funcționare a contului CRM. Ca administratori, poți adăuga utilizatori în contul Zoho CRM al organizației, permițând angajaților să își desfășoare sarcinile zilnice în mod independent.
Adăugarea utilizatorilor în CRM se bazează pe edițiile tale și pe numărul de licențe de utilizator. Fiecare utilizator se poate autentifica în contul său cu o adresă de email și o parolă. Fiecărui utilizator i se atribuie un rol și profil. Profilul determină ce funcționalități are voie să acceseze un utilizator, iar rolul determină ce date poate accesa utilizatorul pe baza ierarhiei organizației.

Unele dintre programele suplimentare și plug-in-urile din Zoho CRM trebuie activate pentru utilizatori înainte ca aceștia să poată accesa funcționalitatea respectivă, cum ar fi licențele pentru ediția mobilă, programul suplimentar Zoho Mail, plug-in-ul pentru Microsoft Outlook și altele. Vezi și Gestionare profil


Disponibilitate
Permisiune necesară
Utilizatorii cu permisiunea de Gestionare utilizatori în profilul lor pot accesa această funcționalitate.
Tipuri de profiluri de utilizator

Administratori: Utilizatorii care pot accesa întregul sistem. Trebuie să existe cel puțin un Administrator care să poată accesa toate datele și funcționalitățile din contul tău Zoho CRM. Exemplu: CEO sau orice nivel de top din ierarhia organizației, cum ar fi oficialii de top sau managementul de vârf.

Utilizatori standard: Utilizatorii care pot accesa datele conform permisiunilor (profilurilor) și rolurilor definite în organizație. Exemplu: manageri de vânzări, manageri de marketing, agenți de suport etc.

Utilizatorii cu permisiunea Gestionare utilizatori activată în profilul lor pot accesa lista de utilizatori și pot efectua sarcini precum adăugarea utilizatorilor individual, importul mai multor utilizatori, modificarea și actualizarea detaliilor utilizatorilor existenți, și vizualizarea aplicațiilor și a programelor suplimentare activate pentru fiecare utilizator. Pagina de detalii a unui utilizator îți va oferi și informații despre plug-in-urile și programele suplimentare activate pentru utilizator. Asigură-te că ai creat rolurile și profilurile corespunzătoare înainte de a adăuga sau importa utilizatori, deoarece acestea vor trebui atribuite utilizatorilor pe care îi adaugi.


Info
Aspecte de luat în considerare la adăugarea utilizatorilor

  1. Odată ce contul este creat, super administratorul trebuie să confirme contul. Dacă un utilizator este invitat înainte de confirmare, emailul de invitație nu va fi trimis. Super administratorul trebuie să confirme contul și să re-invite utilizatorul.

  2. Administratorul adaugă un utilizator furnizând câteva detalii de bază, cum ar fi numele, adresa de email, rolul și profilul.
  3. Poți adăuga și mai mulți utilizatori importând un fișier cu detalii precum nume, email, adresă, rol și profil.
  4. Când utilizatorii sunt adăugați manual, sistemul trimite automat o invitație prin email la adresa de email a utilizatorului. Alte detalii precum numere de telefon, adresă, fotografie, fax, site web, dată de naștere, limbă etc. pot fi completate după adăugarea utilizatorului.
  5. Dacă utilizatorii sunt importați în sistem, invitațiile prin email trebuie declanșate manual prin apăsarea butonului re-invitare . Alte detalii precum numere de telefon, adresă, fotografie, fax, site web, dată de naștere, limbă etc. pot fi completate după adăugarea utilizatorului.
  6. Utilizatorii trebuie să accepte invitația apăsând pe linkul de acces din emailul de invitație în termen de 7 zile de la primire.
  7. După acceptarea invitației, utilizatorul finalizează oricare dintre următoarele etape aplicabile:
    • Utilizatorul este nou în Zoho și nu are un cont Zoho:
      • După apăsarea linkului de acces din email, utilizatorul va fi redirecționat către pagina de înregistrare.
      • Utilizatorul se va înregistra și va crea un cont Zoho.
      • La crearea contului, utilizatorul trebuie să apese butonul Continuă autentificarea .
      • Utilizatorul trebuie să confirme adresa de email accesând linkul trimis în emailul de confirmare.
    • Utilizatorul are deja un cont Zoho, dar nu are un cont Zoho CRM:
      • După apăsarea linkului de acces din email, utilizatorul trebuie să apese Continuă autentificarea
      • Utilizatorul va fi autentificat în contul Zoho CRM asociat contului companiei.

Adăugarea utilizatorilor

În ediția gratuită, poți adăuga până la 3 utilizatori. În celelalte ediții, numărul de utilizatori pe care îi poți adăuga se bazează pe licențele de utilizator achiziționate.

Pentru a adăuga utilizatori

  1. Autentifică-te în Zoho CRM cu privilegii de Administrator .
    Utilizatorii cu permisiunea Gestionare utilizatori în profilul lor pot adăuga și ei utilizatori.
  2. Accesează Configurare > General > Utilizatori .
  3. În pagina Utilizatori , apasă + Adaugă utilizator nou .


  4. În pagina Adaugă utilizator nou , completează următoarele detalii:
    • Prenume & Nume : Introdu numele utilizatorului.
    • Email : Introdu adresa de email validă a utilizatorului, care nu a fost deja folosită pentru crearea unui cont Zoho CRM.
      O invitație va fi trimisă la această adresă de email.
    • Rol : Alege rolul utilizatorului în organizația ta.
    • Profil : Alege un profil care definește drepturile de acces ale utilizatorului în contul tău Zoho CRM.
      Poți adăuga alte detalii precum numere de telefon, adresă, fotografie, fax, site web, dată de naștere, limbă etc., după adăugarea utilizatorului.
    • Teritoriu : Atribuie un teritoriu utilizatorului.
      Această opțiune va fi disponibilă numai dacă activezi Teritoriile.

      Este obligatoriu să completezi detaliile Prenume, Email, Rol și Profil .
  5. Apasă Salvează .
    Sistemul trimite o invitație la adresa de email a utilizatorului. Doar când utilizatorul acceptă invitația, statusul utilizatorului se va schimba în Confirmat .

Importul utilizatorilor

Importul utilizatorilor este o modalitate convenabilă de a adăuga mai mulți utilizatori în sistemul CRM sau de a actualiza informațiile utilizatorilor existenți. Utilizatorii cu profil de Administrator sau cu permisiuni de Gestionare utilizatori pot importa utilizatori în contul organizației lor.

Formate acceptate pentru import : .xls, .xlsx, .csv
Limitări la import: Pot fi importați maximum 1000 de utilizatori odată. Cu toate acestea, numărul de utilizatori care pot fi adăugați în contul CRM depinde de numărul de licențe de utilizator achiziționate.

Notes
Notă:
  1. În timpul importului, utilizatorii sunt asociați cu Rolul și Profilul folosind Numele rolului sau ID-ul rolului și Numele profilului sau ID-ul profilului.
  2. Utilizatorii existenți pot fi actualizați pe baza ID-ului utilizatorului sau a adresei de email.
  3. Odată ce utilizatorii sunt importați, emailurile de invitație nu sunt trimise utilizatorilor. Aceștia trebuie să fie invitați manual apăsând butonul re-invitare .
  4. Pe baza ediției CRM abonate și a numărului de licențe de utilizator disponibile, utilizatorii vor fi importați. De exemplu, dacă ediția ta CRM permite 3 utilizatori și ai deja 2 utilizatori, atunci va fi adăugat în contul CRM doar un singur utilizator (primul utilizator menționat în fișierul de import).
Pentru a importa utilizatori
  1. Accesează Configurare > General > Utilizatori.
  2. În fila Utilizatori, apasă meniul din dreptul butonului +Utilizator nou și alege opțiunea Importă utilizatori

  3. În pagina Importă utilizatori , poți apăsa fie Trage și plasează fișierul, fie Răsfoire fișier. Poți descărca și un fișier exemplu pentru a completa datele utilizatorilor și apoi a-l importa.

  4. Apasă Înainte .
  5. În ecranul Ce vrei să faci cu înregistrările din fișier?, alege Adaugă ca utilizatori noi sau Actualizează doar utilizatorii existenți, sau Ambele.
  6. Dacă alegi să actualizezi doar utilizatorii existenți sau Ambele, procedează astfel:
    1. La Găsește utilizatorii existenți pe baza, alege fie ID utilizator, fie Email.
    2. Bifează 'Nu actualiza valorile goale pentru utilizatorii existenți' pentru a evita suprascrierea valorilor goale pentru utilizatorii existenți.
  7. Apasă Înainte .
  8. Mapează câmpurile importate cu câmpurile CRM corespunzătoare
  9. Apasă Înainte pentru a finaliza importul.
Pe baza ediției CRM abonate și a numărului de licențe de utilizator disponibile, utilizatorii vor fi importați. De exemplu, dacă ediția ta CRM permite 3 utilizatori și ai deja 2 utilizatori, atunci va fi adăugat în contul CRM doar un singur utilizator (primul utilizator menționat în fișierul de import).

Notes
Notă:
Incompatibilitate de centru de date
La adăugarea unui utilizator sau la importul utilizatorilor în contul tău, dacă adresa de email a utilizatorului este deja înregistrată cu un centru de date, nu vei putea să o înregistrezi cu un alt centru de date. De exemplu, dacă dl. John Parker este înregistrat cu adresa de email john.parker@zylker.com în centrul de date EU, nu vei putea să îl adaugi în centrul de date US folosind aceeași adresă de email.
Cu toate acestea, poți adăuga același utilizator în contul tău folosind opțiunile de mai jos:
  1. Solicită utilizatorului să șteargă înregistrarea de la centrul de date existent și apoi adaugă-l în contul tău.
  2. Solicită utilizatorului să migreze contul său la centrul de date al organizației tale.

Maparea orelor de schimb la importul utilizatorilor

Secțiunea Informații locale ale utilizatorilor include câmpurile legate de schimb—Schimb curent, Schimb următor și Schimb efectiv — pentru fiecare utilizator. La importul utilizatorilor, poți mapa datele legate de schimbul utilizatorilor din câmpurile fișierului tău cu aceste câmpuri din Zoho CRM fie manual, fie folosind Aplicare mapare automată.

Poți mapa câmpurile pentru schimbul curent și schimbul următor din fișierul tău fie cu ID oră schimb, fie cu Nume schimb ale câmpurilor Schimb curent și Schimb următor din Zoho CRM, respectiv.

Similar, poți mapa câmpul care conține data de intrare în vigoare a schimbului următor cu câmpul Schimb efectiv de la din Zoho CRM. Poți selecta și un Format dată pentru a determina cum apar datele în CRM.
După importul utilizatorilor cu câmpurile legate de schimb mapate, toate datele corespunzătoare privind schimburile pot fi vizualizate în secțiunea Informații locale a utilizatorilor.

Modificarea utilizatorilor

Când adaugi un utilizator, vei începe prin a specifica doar numele, adresa de email, rolul și detaliile de profil. Poți adăuga celelalte detalii ale utilizatorului, cum ar fi numere de telefon, adresă, fotografie, fax, site web, dată de naștere, limbă etc., mai târziu, când ai nevoie.

Pentru a modifica detaliile unui utilizator

  1. Accesează Configurare > General > Utilizatori.
  2. În pagina Utilizatori , selectează utilizatorul din listă pentru a modifica detaliile sau a adăuga mai multe informații.
  3. În secțiunea Detalii utilizator, apasă Editează pentru secțiunea corespunzătoare în care vrei să modifici detaliile utilizatorului. Poți furniza următoarele detalii:
    • Telefon, Mobil, Site web, Fax și Dată de naștere: Introdu informații de contact și biografice despre utilizator.
    • Informații adresă: Introdu detaliile complete ale adresei utilizatorului.
    • Limbă: Setează limba pentru contul Zoho CRM al utilizatorului.
    • Localizare țară: Selectează țara utilizatorului din listă.
    • Format dată: Selectează formatul preferat al datei din lista de opțiuni disponibile. (Formatul datei va fi completat pe baza localizării de țară a utilizatorului, care poate fi modificat în funcție de preferințele individuale).

    • Format oră: Alege între un format de 12 ore sau de 24 de ore.
    • Fus orar: Setează fusul orar pentru contul Zoho CRM al utilizatorului.

  4. Apasă Salvează .

Re-invitarea utilizatorilor

Orice utilizator adăugat manual va primi o invitație prin email cu un link pentru a se alătura contului CRM. Dacă un utilizator nu acceptă invitația trimisă de Administrator în termen de șapte zile, administratorul poate retrimite invitația utilizatorilor. Utilizatorii care nu au acceptat invitația de a se alătura contului CRM al organizației vor fi listați la Utilizatori neconfirmați . Aici poți retrimite o invitație doar utilizatorilor neconfirmați. Dacă utilizatorul este dezactivat, va trebui să îl activezi mai întâi. Vezi și Activare utilizatori

Alternativ, dacă importi utilizatori prin funcționalitatea de import utilizatori, emailul de invitație folosind opțiunea Re-invitare trebuie trimis manual fiecărui utilizator.

Pentru a re-invita un utilizator

  1. Autentifică-te în Zoho CRM cu privilegii de Administrator .
  2. Accesează Configurare > General > Utilizatori.
  3. În pagina Utilizatori , selectează utilizatorul dorit. În secțiunea Detalii utilizator apasă Re-invită.
  4. Alternativ, poți accesa și vizualizarea Utilizatori neconfirmați și selecta utilizatorul pentru a-l re-invita. Un email de invitație va fi trimis la adresa de email a utilizatorului.


    Lucruri de reținut:
Când ești invitat în contul CRM al Companiei A și...
Ce trebuie să faci
Nu ai un cont CRM existent.
Apasă pe linkul de acces din emailul de invitație pentru a te alătura contului Companiei A.
Ești deja parte din contul organizațional al Companiei B.
Apasă pe linkul de acces din emailul de invitație pentru a te alătura contului Companiei A, deoarece Zoho CRM suportă accesul la mai multe organizații CRM folosind aceeași adresă de email.

Articole Similare

Întrebări frecvente: Onboarding CRM

Partener Certificat Zoho

Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?

Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.

Contacteaza-ne