Deduplicarea înregistrărilor (Îmbinare automată a duplicatelor)

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Dacă nu ești sigur care înregistrări au fost duplicate, poți lăsa CRM să ruleze o verificare pe module folosind instrumentul De-duplicare. CRM va găsi și îmbina automat potrivirile exacte. În cazul conflictelor între valorile câmpurilor, trebuie să rezolvi manual conflictele și să îmbini înregistrările.

Ia în considerare imaginea de mai jos. Există două potriviri exacte și o înregistrare în care doar numărul de telefon și câmpurile companiei diferă. În acest caz, CRM va îmbina automat primele două înregistrări și îl va solicita pe utilizator să rezolve conflictul din ultima înregistrare. Odată rezolvat conflictul, înregistrările vor fi îmbinate.

Deoarece numele lead-ului în toate aceste înregistrări este același, s-ar putea crede că sistemul ar trebui să îmbine aceste înregistrări într-una singură. Totuși, procesul de deduplicare nu funcționează astfel. Va rula potrivirea doar pe câmpul unic pe care l-ai ales. Deci, chiar dacă celelalte câmpuri au aceeași valoare, metoda de deduplicare nu le va îmbina.

Disponibilitate

Permisiuni necesare

Utilizatorii aflați la cel mai înalt nivel ierarhic în organizație sau cu profil administrativ pot accesa această funcție.

Acest instrument este disponibil doar în modulele Leads, Accounts, Contacts, Deals, Vendors și în modulele personalizate.

Ce este o înregistrare principală (Master record)?

CRM va considera o înregistrare drept înregistrare principală pentru a rula verificarea duplicatelor. Această înregistrare este aleasă pe baza celei mai recente activități. Acest lucru se întâmplă automat și nu poate fi modificat manual. De exemplu, dintre cinci înregistrări, cea care a avut cea mai recentă activitate va fi tratată automat ca înregistrare principală pentru rularea verificării duplicatelor.

Cum să îmbini înregistrările duplicate folosind instrumentul De-duplicare

Fă clic pe fila [Modul] (ex.: Leads, Accounts, Contacts etc.).
În pagina [Modul] Home , fă clic pe Actions și selectează Deduplicate [Module].
În pagina Deduplicate [Module] , fă clic pe câmpurile după care dorești să cauți înregistrările duplicate.

Poți selecta până la trei câmpuri. CRM va căuta duplicate pe baza acestor câmpuri.

De exemplu, dacă selectezi Email și Company, CRM va căuta înregistrări în care câmpurile Email ID și Company sunt identice.

Reține că câmpurile pe care le-ai marcat ca unice apar aici. Dacă nu ai marcat câmpuri unice, CRM va afișa un set standard de câmpuri unice pentru modul.
Fă clic pe Find and Merge Duplicates.
Apare o fereastră pop-up Deduplicate [Module] . Fă clic pe Yes, proceed.

Apare o fereastră pop-up care te informează despre funcția de deduplicare. Fă clic pe OK.

Dacă duplicatele găsite de CRM sunt copii exacte una ale alteia, CRM le va îmbina automat. În acel caz, nu mai este necesară nicio acțiune din partea utilizatorului.

Reține că în cazul îmbinării automate, înregistrarea cu cel mai recent timp de Ultima activitate va fi considerată înregistrarea principală.

Dacă există un conflict între duplicate în oricare dintre valorile câmpurilor, trebuie să rezolvi conflictul și apoi să îmbini manual înregistrările.

Rezolvarea conflictelor în deduplicare

Un conflict în deduplicare se referă la un caz în care valorile câmpurilor din duplicate sunt diferite. De exemplu, există două înregistrări numite David Smith, în care toate valorile câmpurilor, cu excepția numărului de telefon, sunt identice. În acest caz, CRM nu ar ști care înregistrare să o considere ca finală și să o îmbine. Prin urmare, trebuie să rezolvi manual aceste probleme. Există două modalități de a rezolva conflictul în deduplicare.

Rezolvă imediat - Când CRM afișează o fereastră pop-up despre conflict, o poți rezolva imediat făcând clic pe Resolve Now.
Rezolvă mai târziu - Dacă ești ocupat cu alte activități, fă clic pe Do it later. Vei primi o notificare prin email cu detaliile deduplicării. Accesează link-ul din acest email pentru a rezolva conflictul. Reține că acest link va fi valabil doar trei zile.

Odată ce faci clic pentru a rezolva conflictul, vei fi dus la pagina Deduplicate [Module], unde sunt afișate înregistrarea respectivă și numărul de intrări duplicate găsite. Fă clic pe View.
(Poți comuta între file pentru a vizualiza duplicatele pentru fiecare câmp selectat.)

Conform exemplului din introducere, există trei lead-uri cu aceleași valori ale câmpurilor. Deci în pagina Deduplicate Leads , poți vedea că înregistrările sunt listate ca coloane.
Selectează o înregistrare principală (Master Record). Poți face clic pe Select All, dacă dorești să iei toate valorile înregistrării principale ca finale și să îmbini duplicatele.

Dacă nu, fă clic pe butoanele radio de lângă câmpurile corespunzătoare ale celorlalte înregistrări pentru a indica CRM-ului ce valori ale câmpurilor ar trebui considerate „finale".

Valorile astfel selectate apar în coloana Master Record .
Odată ce ai rezolvat valorile conflictuale, fă clic pe Merge.
Este afișat un mesaj de avertizare care te informează despre consecințele îmbinării înregistrărilor. Odată ce ești sigur, confirmă acțiunea.
Duplicatele vor fi îmbinate cu succes.

Notă

Procesul de deduplicare poate fi inițiat doar de un singur utilizator per modul la un moment dat.
Poți îmbina maximum trei înregistrări odată.
Dacă există mai mult de trei duplicate, vei fi solicitat să alegi oricare trei pentru a le îmbina din lista tuturor duplicatelor.
Odată ce ai specificat înregistrarea principală, toate listele corelate ale înregistrărilor secundare sunt mutate în înregistrarea principală.
Înregistrarea (înregistrările) îmbinată(e) în înregistrarea principală va fi ștearsă permanent și acțiunea nu poate fi anulată.
Câmpurile de tip Read-Only nu vor avea butoane radio.