Întrebări frecvente: fila Documents (powered by WorkDrive)

Avertisment: Această funcție este disponibilă pentru înregistrările noi din toate DC-urile. Este în curs de lansare pentru utilizatorii existenți în etape.

În ce Centru de Date (DC) vor fi stocate fișierele din fila Documents?

Cât de sigure sunt fișierele mele din fila Documents?

Vor exista costuri suplimentare asociate utilizării filei Documents?

1. Planul gratuit Essentials cu stocare de 5 GB pentru organizație și stocare suplimentară per licență de utilizator CRM în funcție de ediție (512 MB/licență utilizator pentru Standard și Professional, 1 GB/licență utilizator pentru Enterprise și Ultimate).
2. Un plan WorkDrive plătit pentru care ai plătit deja pe partea WorkDrive și nu trebuie să plătești suplimentar în CRM.
   

Există considerente de reținut când folosești fila Documents în edițiile de probă (ale CRM și WorkDrive)?

Există limitări sau restricții privind tipurile de fișiere care pot fi accesate sau încărcate?

1. Limitele de încărcare vor depinde de ediția WorkDrive. Verifică această pagină pentru informații legate de limite: Comparație planuri.
   
2. În ceea ce privește formatele de fișiere, poți încărca, stoca și colabora pe toate tipurile de fișiere, inclusiv ZIP și PDF-uri. Pentru informații despre formatele care acceptă previzualizare sau conversie, consultă: Fișiere acceptate în WorkDrive.
   

Permisiunea de profil CRM pentru accesarea filei Documents va fi sincronizată cu accesul în WorkDrive?

Dacă schimb rolul unui utilizator în dosarul de echipă din fila Documents, se va sincroniza cu WorkDrive?

Voi putea adăuga fișiere și dosare în contul WorkDrive conectat și să le accesez în fila Documents?

1. Dacă adaugi fișiere și dosare în dosarele de echipă asociate filei Documents în CRM, le vei putea vizualiza și accesa.
   
2. Dacă un dosar de echipă din WorkDrive nu este asociat cu fila Documents, nu vei putea accesa fișierele și dosarele adăugate în acesta.
   
3. Nu vei putea adăuga fișiere și dosare în dosarele aferente atașamentelor (My Folders > Apps > Zoho CRM).
   

Ce se întâmplă dacă un fișier sau dosar este actualizat sau șters în CRM sau WorkDrive? Se va reflecta în cealaltă aplicație?

1. Dacă un fișier este adăugat, actualizat sau șters în CRM sau WorkDrive, se va reflecta imediat în cealaltă aplicație.
   
2. Atașamentele de înregistrare nu pot fi actualizate sau șterse în WorkDrive.
   

Ce fișiere nu vor fi disponibile în fila Documents?

1. Șabloane
   
2. Fișiere adăugate la o înregistrare prin câmpul File Upload
   
3. Imagini adăugate la o înregistrare prin câmpul Image Upload
   
4. Atașamente din note
   
5. Atașamente din e-mail
   

Vor fi disponibile atașamentele din e-mail în fila Documents?

Voi putea adăuga atașamente la înregistrări prin fila Documents sau prin WorkDrive?

Ce se întâmplă dacă un atașament de înregistrare este actualizat sau șters în fila Documents?

Ce se întâmplă cu atașamentele din fila Documents când proprietarul înregistrării este schimbat?

Dacă o înregistrare este partajată cu un utilizator în CRM, atașamentele acelei înregistrări vor fi accesibile în fila Documents?

Ce se întâmplă cu atașamentele din fila Documents când proprietarul înregistrării este dezactivat?

Ce se întâmplă când rolul CRM al proprietarului unei înregistrări este schimbat?

Ce se întâmplă când permisiunea unui proprietar de înregistrare pentru un modul este restricționată?

1. Atașamentele înregistrărilor din acel modul vor fi mutate în dosarul Permission denied. Acesta va fi prezent în secțiunea My Folders a super adminului.
   
2. Când permisiunea este restabilită sau proprietarul înregistrării este schimbat, atașamentele vor fi mutate în locația corectă din secțiunea My Folders a acelui utilizator.
   

Ce se întâmplă cu atașamentele când un proprietar de înregistrare este șters?

1. Dacă ai transferat înregistrările unui nou proprietar, atașamentele vor fi mutate la utilizatorul căruia i-au fost transferate înregistrările. Noul proprietar al înregistrării va putea vizualiza aceste atașamente în secțiunea sa My Folders (sub Apps > Zoho CRM).
   
2. Dacă ai șters utilizatorul fără a transfera înregistrările, atașamentele acelor înregistrări vor fi mutate în dosarul Permission denied. Acesta va fi prezent în secțiunea My Folders a super adminului.
   

Ce se întâmplă cu atașamentele când o înregistrare sau un modul este șters?

Ce se întâmplă când un atașament de înregistrare este șters în fila Documents sau în WorkDrive?

Ce se întâmplă cu atașamentele din înregistrarea unui lead când acesta este convertit?

Ce se întâmplă cu atașamentele când o înregistrare este restaurată în CRM?

Pot căuta atașamente în CRM?

Pot urmări activitatea, cum ar fi accesul, vizualizările și descărcările (în CRM sau în WorkDrive)?

1. Poți urmări activitatea precum accesul, vizualizările și descărcările pentru fișierele din dosarele de echipă.
   
2. Nu vei putea urmări același lucru pentru atașamentele din secțiunea My Folders.
   

Pot configura notificări sau alerte pentru modificări sau actualizări ale fișierelor din fila Documents?

1. Poți primi notificări sau alerte pentru modificări sau actualizări ale fișierelor din Dosarele de echipă. Instrucțiunile despre cum să faci acest lucru pot fi găsite aici.
   
2. Nu vei putea primi notificări pentru modificări sau actualizări ale atașamentelor din secțiunea My Folders.
   

Cum va fi gestionat controlul versiunilor pentru fișierele din fila Documents?

1. Controlul versiunilor este acceptat pentru fișierele din dosarele de echipă din fila Documents.
   
2. Nu este acceptat pentru atașamentele din secțiunea My Folders.
   

Voi putea previzualiza fișierele din fila Documents?

Pot schimba modul de vizualizare a fișierelor și dosarelor din fila Documents?

Pot colabora cu alți utilizatori direct în CRM, de exemplu prin comentarii și editare?

Pot importa sau exporta în masă fișiere și dosare în fila Documents?

Care sunt opțiunile de backup pentru fișierele stocate în fila Documents?

Care sunt opțiunile de recuperare a datelor pentru atașamente și fișierele stocate în fila Documents?

1. Odată șterse, atașamentele vor fi stocate în Coșul de reciclare din CRM timp de 60 de zile. Atașamentele șterse pot fi restaurate. După 60 de zile, vor fi șterse definitiv.
   
2. Alte fișiere șterse din fila Documents vor fi mutate în Coș în My Folders sau Team Folders. Aceste fișiere pot fi restaurate. După perioada specificată în politica de retenție a datelor, vor fi mutate temporar în Deleted Items din Admin Console. Administratorii de echipă pot restaura aceste fișiere. Politica de retenție a datelor pentru aceste elemente poate fi configurată de asemenea.
   

Pot accesa fișierele și dosarele din fila Documents folosind aplicațiile mobile sau desktop CRM/WorkDrive? Dacă da, va fi disponibil accesul offline?

1. Fila Documents nu va fi disponibilă în aplicațiile mobile CRM.
   
2. Vei putea accesa fișierele și dosarele din fila Documents folosind:
   Aplicațiile mobile WorkDrive
   Aplicația desktop WorkDrive TrueSync
   WorkDrive Genie
3. Accesul offline va fi disponibil pentru aplicațiile mobile WorkDrive și aplicația desktop TrueSync.
   

Pot fi partajate atașamentele, fișierele și dosarele din fila Documents cu utilizatori externi sau colaboratori care nu fac parte din echipa CRM sau WorkDrive?

1. Nu poți partaja atașamentele de înregistrare sau dosarele acestora (disponibile la My Folders > Apps > Zoho CRM > Module Name > Record Name > Attachments) cu utilizatori externi.
   
2. Fișierele și dosarele prezente în diferite dosare de echipă pot fi partajate cu utilizatori externi.
   

Pot configura fluxuri de lucru în CRM bazate pe activitatea documentelor?

Cum va funcționa secțiunea My Folders din fila Documents pentru un utilizator care face parte din mai multe conturi CRM? Cum vor fi organizate atașamentele?

1. Fila Documents a unui cont Zoho CRM va fi legată de o echipă WorkDrive.
   
2. Dacă un utilizator face parte din mai multe conturi CRM, va fi prezent în mai multe echipe WorkDrive.
   
3. Utilizatorul va putea comuta între file în Zoho WorkDrive pentru a accesa aceste diferite echipe WorkDrive (și, astfel, accesa fișierele aferente acelui cont CRM particular).
   
4. În funcție de echipa aleasă, secțiunea My Folders va afișa atașamentele aferente exclusiv acelui cont CRM.
   

Fila Documents acceptă utilizarea semnăturilor digitale sau a aprobărilor electronice pentru documente?

Vor fi disponibile șabloanele WorkDrive în fila Documents?

Ce se întâmplă dacă nu există suficiente licențe de utilizator în contul WorkDrive plătit existent?

1. Toți cei șapte utilizatori CRM vor fi adăugați ca utilizatori în echipa WorkDrive (care are cinci licențe de utilizator). Astfel, doi utilizatori CRM vor fi prezenți în echipa WorkDrive, dar nu vor avea licențe de utilizator WorkDrive.
   
2. Echipa WorkDrive, dar nu vor avea licențe de utilizator WorkDrive.
   
3. Când vei încerca să adaugi un utilizator nou în echipa WorkDrive, nu vei putea face acest lucru.
   
4. Vei putea adăuga un utilizator nou doar după ce ai achiziționat licențe suplimentare de utilizator WorkDrive pentru acei doi utilizatori CRM.
   

Cum vor fi mapați utilizatorii CRM la rolul de administrator de echipă sau membru de echipă în WorkDrive?

Schimbarea profilului unui utilizator în CRM schimbă și rolul său în WorkDrive? Dar inversul?

Adăugarea sau eliminarea unui utilizator în CRM face automat același lucru în WorkDrive? Dar inversul?

1. Adăugarea sau eliminarea unui utilizator CRM va adăuga sau elimina acel utilizator din echipa WorkDrive conectată.
   
2. Utilizatorii CRM nu pot fi eliminați din echipa WorkDrive conectată dacă nu au fost eliminați mai întâi din CRM.
   

Cum șterg un dosar de echipă din fila Documents?

Ce se întâmplă dacă un utilizator este șters sau dezactivat în CRM?

1. Dacă un utilizator este dezactivat, atașamentele înregistrărilor deținute de acel utilizator vor fi transferate în dosarul Permission Denied disponibil super adminului (sub My Folders).
   
2. Dacă un utilizator este șters fără transferul înregistrărilor, atașamentele înregistrărilor deținute de acel utilizator vor fi transferate în dosarul Permission Denied disponibil super adminului (sub My Folders).
   
3. Dacă un utilizator este șters cu înregistrările transferate unui alt utilizator, înregistrările deținute de utilizatorul șters sunt transferate celuilalt utilizator. Atașamentele și celelalte fișiere vor fi transferate și acestui utilizator (sub My Folders). Dosarele de echipă cu utilizatorul șters ca administrator vor avea acum noul utilizator adăugat ca administrator.
   

Ce se întâmplă dacă un utilizator este șters sau dezactivat în WorkDrive?

Cine va putea achiziționa stocare suplimentară sau efectua acțiuni legate de abonament?

Voi putea urmări modificările permisiunilor utilizatorilor?

Ce evenimente legate de fila Documents vor fi înregistrate în Audit Log sau în cronologie?

Pot anula modificările făcute fișierelor din fila Documents?

Ce ar trebui să fac dacă am mapat greșit un cont WorkDrive în fila Documents?

Am permisiunea necesară. De ce nu pot accesa fila Documents în aplicația mobilă CRM?

La ce se referă stocarea non-inclusivă?

1. Șabloane
   
2. Fișiere adăugate la o înregistrare prin câmpul File Upload
   
3. Imagini adăugate la o înregistrare prin câmpul Image Upload
   
4. Atașamente din note