Verificarea înregistrărilor duplicate în Zoho CRM

Când ai sute și mii de înregistrări în CRM-ul tău, pe măsură ce afacerea crește, verificarea duplicatelor devine o sarcină foarte dificilă. Zoho CRM te ajută să oprești duplicatele chiar înainte ca acestea să fie create, cu ajutorul a ceea ce numim „câmpuri unice".

Când marchezi un câmp ca unic, CRM-ul va căuta în înregistrările existente duplicate pe baza valorii acelui câmp. De exemplu, să presupunem că ai marcat Adresa de email ca un câmp unic în modulul Leads. Când încerci să creezi un lead a cărui adresă de email este aceeași cu a unui lead existent, CRM-ul va afișa o alertă de duplicat. Este evident că două persoane nu pot avea același ID de email. Alte exemple includ Coduri Numerice Personale, Numere de Pașaport, Coduri de Produse și altele similare. În Zoho CRM, poți marca un câmp din orice modul ca „Unic". Odată marcat ca „Unic", aceste câmpuri joacă un rol vital în gestionarea înregistrărilor duplicate în Zoho CRM în diverse situații, inclusiv crearea manuală a înregistrărilor, precum și înregistrările create prin import, API-uri, conversia lead-urilor/comenzilor de vânzare/ofertelor.

Administratorul sau un utilizator cu permisiunea de profil Customize Zoho CRM va putea marca un câmp ca unic. Odată ce un câmp este marcat ca unic într-un modul, vei putea preveni crearea înregistrărilor duplicate în acel modul prin creare manuală, importuri, integrări, formulare web și altele.

Chiar dacă ai marcat un câmp ca unic, în timp, dacă descoperi că ar putea exista înregistrări duplicate în contul tău, poți folosi instrumentele de deduplicare ale CRM-ului pentru a le rezolva.

Marchează un câmp ca unic

Utilizatorii cu permisiunea Customize Zoho CRM în profil pot activa această funcție. Toți Administratorii vor primi o notificare prin email când această funcție este activată sau dezactivată. Reține că trebuie să o activezi separat pentru modulele Leads și Contacts. Odată activată, toți utilizatorii o pot folosi și vor fi notificați când adaugă un lead sau un contact a cărui adresă de email există deja în CRM.

Apasă pe acest link pentru a afla cum să marchezi un câmp ca unic și notele aferente: Marchează un câmp ca unic

Verificare duplicate Lead-to-Contact

Să analizăm un scenariu: ai urmărit un lead numit James și l-ai convertit pe James în Contact. Acum, James este o înregistrare în modulul Contacts. Un alt agent de vânzări din echipa ta adaugă același lead (James), fără să știe că lead-ul a fost deja urmărit. Astfel, James este adăugat din nou ca lead - aceasta va fi pur și simplu o intrare duplicată.

Când activezi Preferința de Verificare Duplicate, sistemul CRM va preveni crearea de lead-uri duplicate. Această funcție asigură că toate lead-urile, fie că sunt convertite în contacte sau adăugate direct în modulul Contacts, sunt verificate pentru duplicate. Odată activată, orice încercare de a crea un lead duplicat în modulul Leads va declanșa o verificare față de lead-urile și contactele existente. Dacă se găsește o potrivire, CRM-ul va bloca crearea înregistrării duplicate.

Există două metode de a activa verificarea duplicatelor pentru Leads:

1. Folosind linkul Change Preference:
   
   Când ai marcat un câmp ca Unic, apasă pe cele trei puncte și vei găsi linkul Change Preference.
   




2. Navigând prin Setup:
   
   1. Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields > Leads
   2. Apasă pe More options > Duplicate Check Preference
   
   
   După ce ai deschis fereastra Duplicate Check Preference folosind oricare dintre metodele descrise mai sus,
   
   Pentru a verifica duplicatele doar în rândul lead-urilor convertite, bifează căsuța, selectează „Converted Leads" din lista derulantă și apasă Save.
   
   
   Pentru a verifica duplicatele în modulul Contacts, bifează căsuța, selectează „Contacts" din lista derulantă, specifică câmpul unic pentru comparație și apasă Save. Poți modifica sau edita această setare ulterior.
   

Când o înregistrare duplicată este introdusă în modulul Leads, un mesaj de alertă te va notifica despre înregistrarea existentă. Trecând cu cursorul peste iconița View Lead, poți vedea numele și proprietarul înregistrării. Apăsând pe iconița View Lead se vor afișa detaliile complete ale înregistrării. Opțiunea View Lead este disponibilă doar dacă există o singură înregistrare duplicată. Dacă sunt găsite mai multe înregistrări cu aceeași adresă de email, un mesaj de alertă te va îndemna să îmbinezi lead-urile. Această opțiune îți permite să găsești și să îmbinezi înregistrările duplicate cu ușurință. Vezi și: Îmbinarea înregistrărilor duplicate.

Există diferite modalități de a adăuga o înregistrare în Zoho CRM. Poți completa formularul de lead/contact, clona o înregistrare, folosi formulare web, importa înregistrări, folosi API-ul și multe alte metode. Mai jos vei găsi diversele scenarii în care se efectuează verificarea duplicatelor de email.

• Creare și editare înregistrări - Vei primi un mesaj de notificare și nu vei putea salva înregistrarea dacă adresa de email există deja în altă înregistrare.
  
• RelatedLists - Verificarea duplicatelor de adresă de email va fi efectuată și când creezi contacte în Liste Corelate.
  
• Fereastră pop-up Lookup - La crearea de lead-uri/contacte din fereastra pop-up a câmpului lookup, se va efectua verificarea duplicatelor de adresă de email.
  
• Formular web - Doar înregistrările preluate din formulare web-to-lead/contact vor fi supuse verificării duplicatelor de email. În cazul în care se găsește un duplicat, acesta va fi trimis automat pentru aprobare, chiar dacă opțiunea Lead/Contact Approval este dezactivată. Doar după ce înregistrările sunt revizuite și aprobate, vor fi adăugate în modul. Vezi și Aprobă înregistrări
  
• Clonare - Când clonezi o înregistrare, în pagina Clone Lead/Contact, valoarea Email va fi eliminată automat. Poți adăuga o altă adresă de email și salva înregistrarea.
  
• Import - Cu verificarea duplicatelor de adresă de email activată, opțiunea Clone va fi dezactivată. Vei putea alege fie opțiunea Skip, fie Overwrite ca acțiune pentru intrările duplicate. Când alegi opțiunea de suprascriere, ID-ul de Lead/Contact nu poate fi mapat.
  
• Aplicație mobilă - La adăugarea unei înregistrări folosind aplicația mobilă Zoho CRM, se va efectua verificarea duplicatelor și nu vei putea crea Leads sau Contacts duplicate.
  
• Pentru metodele API
  
  - Următoarele sunt scenariile în care verificarea duplicatelor de adresă de email este activată:
  
  • • Metoda API insertRecord - Folosind această metodă API, dacă adaugi o înregistrare cu o adresă de email care există deja în contul CRM, vei primi un mesaj de notificare: <message>Record(s) already exists</message>. Înregistrarea nu va fi adăugată.
      
    • Metoda API updateRecord - Folosind această metodă API, dacă actualizezi câmpul Email dintr-o înregistrare, se va efectua verificarea duplicatelor de adresă de email. Dacă o adresă de email similară există deja în contul CRM, înregistrarea nu va fi actualizată. La actualizarea mai multor înregistrări, aceasta va fi omisă.
      
    • Metoda API convertLead - Folosind această metodă API, dacă convertești un lead, se va efectua verificarea duplicatelor de adresă de email. Dacă o adresă de email similară există deja în contul CRM, lead-ul nu va fi convertit.
      

Notă

• Dacă câmpul Email definit de sistem este ascuns, această funcție nu va fi disponibilă.

Limitări

Verificarea duplicatelor de adresă de email nu va fi efectuată în următoarele scenarii:

• Actualizarea sau adăugarea înregistrărilor folosind Zoho Sheet View.
• În timpul Migrării de Date.
• Restaurarea înregistrărilor din Coșul de Reciclare.
• Sincronizarea contactelor folosind Zoho CRM Plug-in pentru Microsoft Outlook, funcțiile de sincronizare Google Contacts.