Prezentare generală a seturilor globale

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Folosește seturile globale pentru a gestiona valorile listelor derulante care sunt comune în mai multe module.

Este posibil să ai liste derulante în sistemul tău CRM care au același set de valori. În mod normal, ar trebui să creezi și să menții o copie a acestui set de valori separat pentru fiecare listă derulantă.

If there are three industry picklists in Leads, Accounts, and Products modules, each one of them will be linked to a set of local picklist values. This is despite the fact that the values in each of those local picklists are identical.

Folosind seturile globale, poți crea și menține un singur set de valori și să îl asociezi cu oricâte liste derulante dorești.

If three different modules have three different picklists with the same set of industry categories as picklist values, they can be associated with one global set having those values.

Ce sunt seturile globale?

Seturile globale sunt colecții de valori pentru liste derulante care pot fi asociate cu mai multe liste derulante din diferite module:

Sunt colecții deoarece nu poți lega doar o parte dintr-un set global cu o listă derulantă; poți lega doar întregul set de valori.
Sunt asociate cu una sau mai multe liste derulante. Aceasta înseamnă că modificările făcute într-un set global se vor reflecta în toate listele derulante asociate.

Beneficiile utilizării seturilor globale includ următoarele:

Elimină nevoia de a introduce repetat un set comun de valori atunci când creezi mai multe liste derulante.
Simplifică procesul de adăugare, actualizare și ștergere a valorilor care trebuie să fie consistente în mai multe liste derulante.

Câteva aspecte utile integrate sunt următoarele:

Modificarea unei valori dintr-un set global actualizează automat acea valoare în înregistrările existente, regulile de automatizare, actualizările de câmpuri, rapoarte etc.
Flexibilitate pentru a comuta asocierea unei liste derulante de la local la set global și invers.
Maparea valorilor la comutarea de la local la set global. Aceasta include următoarele:

Maparea automată a valorilor care sunt prezente atât în lista derulantă locală, cât și în setul global.
Maparea manuală a valorilor care sunt prezente în lista derulantă locală, dar absente din setul global. Poți mapa aceste valori la valori existente din setul global.

Disponibilitate

Utilizatorii cu permisiunea Personalizare module activată în profilul lor pot folosi seturile globale.

	Set global / Org	Listă derulantă globală / Modul	Asociere / Set global	Număr de opțiuni utilizate	Număr de opțiuni neutilizate
Enterprise	30	15	30	1000	500
Ultimate	50	15	30	1000	500

Când ar trebui folosite seturile globale?

Folosește criteriile de mai jos pentru a determina dacă ar trebui să utilizezi seturi globale într-un anumit scenariu:

Dacă valorile listei derulante sunt specifice unui singur modul, valorile locale ale listei derulante ar fi opțiunea mai eficientă.

De exemplu, valori precum Număr invalid , Numărul este ocupat și A solicitat reapelare sunt specifice modulului Apeluri. În acest caz, adaugă-le ca valori locale ale listei derulante.

Dacă valorile listei derulante sunt necesare în mai multe module, un set global ar fi opțiunea ideală.

De exemplu, sursele de lead-uri sunt adesea folosite în modulele Leads, Contacte și Tranzacții. În acest caz, creează un set global cu sursele de lead-uri ca valori ale listei derulante, apoi asociază acest set global cu listele derulante din acele module.

Scenariu

Afacerea ta deservește o gamă largă de industrii. Echipele din organizația ta se uită la categoriile de industrii ca un mijloc de a înțelege mai bine nevoile clienților. În consecință, liste derulante cu tipuri de industrii ca valori sunt prezente în mai multe module. Aceste valori sunt stocate în mai multe înregistrări și folosite în reguli de automatizare, rapoarte și altele.

Menținerea unor astfel de liste derulante este un proces care consumă mult timp:

De fiecare dată când aceste valori sunt necesare într-o nouă listă derulantă, trebuie să introduci manual un număr mare de valori.
Ca răspuns la schimbările interne și externe, este posibil să fie nevoie să actualizezi aceste valori frecvent. Recent, a trebuit să împarți categoria "Govt/Military" în două categorii mai mici: "Government" și "Military". Pentru a face acest lucru, a trebuit să faci modificările manual în fiecare listă derulantă relevantă.

Acest proces este nedorit din două motive:

Este ineficient. Repeți același set de pași în mai multe locații.
Este predispus la erori. Deoarece faci modificările manual în mai multe locații, poți uita să adaugi sau să elimini o valoare într-una sau mai multe liste derulante, poți introduce ortografii diferite în locuri diferite sau poți comite alte erori posibile.

Folosind seturile globale, acest proces este mai simplu, mai rapid și mai precis:

Creează un set global cu industriile ca valori.
Pur și simplu asociază mai multe liste derulante cu acest set global în loc să introduci manual valori pentru liste derulante locale separate.
Actualizează o valoare în setul global și aceasta se va reflecta în toate listele derulante asociate și în alte locuri din CRM.

Aceasta este mai eficient și mai puțin predispus la erori decât procesul necesar pentru valorile locale ale listelor derulante. Aceste avantaje persistă și în alte scenarii în care același set de valori este folosit în mai multe liste derulante.

Dacă vrei să folosești seturile globale în sistemul tău CRM, vezi Lucrul cu seturile globale.