Optimizarea proceselor de afaceri într-o organizație non-profit

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Idea Box are planuri să se extindă și mai mult. Totuși, pe măsură ce plănuiesc expansiunea, se confruntă cu o provocare. Pe măsură ce rețeaua lor de antreprenori crește, vor să se asigure că doar candidații cu interes real în a primi îndrumare se alătură comunității lor. Vor să evite pierderea timpului și să selecteze candidații cu atenție, astfel încât nimeni să nu își irosească timpul și efortul valoros. Ca organizație non-profit, nu își pot permite să risipească resursele, așa că au introdus un proces strict de selecție pentru recrutarea candidaților în comunitatea lor.

Acest proces, totuși, nu este eficient. Nu există instrucțiuni clare, iar procesul nu este aplicat în mod consecvent tuturor candidaților. Selecția se face în mare parte ad-hoc, pe baza aprecierii recrutorului, fără suficiente detalii despre candidați. Administrația organizației non-profit vrea să optimizeze procesul de recrutare a candidaților. Ajută-i să construiască și să optimizeze procesul de recrutare a candidaților în Zoho CRM.

Cerință - Mapare soluție

Optimizarea procesului de recrutare a candidaților: Implementează Blueprints.

Blueprint este una dintre funcționalitățile de gestionare a proceselor din Zoho CRM. Folosirea unui Blueprint va ajuta o organizație să își optimizeze procesele în Zoho CRM și să asigure:

Standardizare
Validare
Conformitate
Automatizare
Colaborare

Idea Box ar putea avea un modul numit "Candidați potențiali" pentru care poate fi construit procesul.

Cerințe preliminare:

Creează un modul numit "Candidați potențiali".
Construiește modulul cu câmpuri și secțiuni relevante pentru organizație. Următoarea captură de ecran arată modulul "Candidați potențiali" pentru Idea Box.
Blueprint-ul pentru procesul de recrutare a candidaților va fi construit pe câmpul Status candidat, care va avea câteva etape posibile.

Configurare Blueprint

Pentru a proiecta un Blueprint

Accesează Setup > Process Management > Blueprint.
Selectează modulul Candidați potențiali și layout-ul Standard.
Selectează câmpul Status candidat ca câmp de tip picklist pe care să bazezi Blueprint-ul.

Notă: Câmpul Status candidat ar trebui să aibă următoarele etape (valori picklist):
Contact Established -> Area of interest obtained -> Career history gathered -> Level 1 screening -> Level 2 screening -> Level 3 screening -> Background check -> Qualified/Rejected/On hold

În editorul Blueprint:

Trage și plasează Stările și creează Tranziții între ele, așa cum se arată în captura de ecran de mai sus.

Mai jos sunt setările Tranzițiilor pentru fiecare tranziție:

Tranziție Nume	Înainte de tranziție	În timpul tranziției	După tranziție
Contactează candidatul	Proprietar înregistrare	Inserează mesaj: 1. Completează informațiile de contact și ia legătura cu candidatul 2. Atașează o notă cu rezumatul conversației Adaugă câmpuri: Email Mobil Email secundar Selectează Notele obligatorii	NIL
Domeniu de interes	Proprietar înregistrare	Inserează mesaj: 1. Descrie ideea de startup a candidatului în cuvintele tale 2. Atașează documentele candidaților despre ideea lor de startup și domeniile de interes. Adaugă câmpuri: - Descrie-ți ideea - Ai lucrat într-un startup înainte? - Buget startup Selectează Notele obligatorii Selectează Atașamentele obligatorii	NIL
Istoric profesional	Proprietar înregistrare	Inserează mesaj Completează subformularul cu istoricul profesional. Dacă nu există istoric profesional și candidatul este la început de carieră, fă o notă în acest sens. Selectează Notele obligatorii	NIL
Pregătit pentru Nivelul 1	Proprietar înregistrare	Inserează mesaj Introdu scorul de nivel 1 și notele de feedback Adaugă câmpuri: Nivel 1 Scor nivel 1 Selectează Notele obligatorii	Automatizează Notificarea prin email către Proprietarul înregistrării și Managerul proprietarului înregistrării. Nume șablon: Candidatul a trecut Nivelul 1
Pregătit pentru Nivelul 2	Proprietar înregistrare	Inserează mesaj Introdu scorul de nivel 2 și notele de feedback Adaugă câmpuri: Nivel 2 Scor nivel 2 Selectează Notele obligatorii	Automatizează Notificarea prin email către Proprietarul înregistrării și Managerul proprietarului înregistrării. Nume șablon: Candidatul a trecut Nivelul 2
Pregătit pentru Nivelul 3	Proprietar înregistrare	Inserează mesaj Introdu scorul de nivel 3 și notele de feedback Adaugă câmpuri: Nivel 3 Scor nivel 3 Selectează Notele obligatorii	Automatizează Notificarea prin email către Proprietarul înregistrării și Managerul proprietarului înregistrării. Nume șablon: Candidatul a trecut Nivelul 3
Inițiază verificarea antecedentelor	Proprietar înregistrare	Inserează mesaj 1. Completează lista de verificare a antecedentelor 2. Atașează certificatul de bună purtare și feedback-ul, dacă este cazul 3. Atașează cazierul judiciar, dacă este cazul Adaugă câmpuri: Educație Adaugă listă de verificare: - Educație - Istoric profesional, dacă este cazul - Feedback de la angajatorul anterior - Cazier judiciar, dacă există - Certificat de bună purtare din sursă de încredere Selectează Notele obligatorii Selectează Atașamentele obligatorii	Automatizează Notificarea prin email către Proprietarul înregistrării și Managerul proprietarului înregistrării. Nume șablon: Candidatul a trecut verificarea antecedentelor
Selectează candidatul	Proprietar înregistrare	Inserează mesaj Introdu motivul selecției și pașii următori Adaugă câmpuri Feedback performanță generală Selectează Notele obligatorii Selectează Atașamentele obligatorii	Automatizează Notificarea prin email către Proprietarul înregistrării și Managerul proprietarului înregistrării. Nume șablon: Candidat selectat
În așteptare	Proprietar înregistrare	Inserează mesaj Introdu motivul pentru care candidatul este pus în așteptare și pașii următori Selectează Notele obligatorii	Automatizează Notificarea prin email către Proprietarul înregistrării și Managerul proprietarului înregistrării. Nume șablon: Candidat în așteptare
Respingere	Proprietar înregistrare	Inserează mesaj Introdu motivul respingerii Selectează Notele obligatorii	Automatizează Notificarea prin email către Proprietarul înregistrării și Managerul proprietarului înregistrării. Nume șablon: Candidat respins

Setări suplimentare:

Fă următoarele tranziții, tranziții comune. Adică, o tranziție accesibilă din orice stare din Blueprint. De exemplu, dacă faci "Respinge candidatul" o tranziție comună, vei putea elimina acest candidat din procesul de recrutare chiar și din etapa "Verificare antecedente" sau etapa "Istoric profesional", dacă descoperi că nu este calificat să continue. În acest sens, următoarele tranziții vor fi necesare în orice etapă a Blueprint-ului, deci le poți face "tranziții comune"

Respinge candidatul - Să fie accesibilă din toate stările, cu excepția "Calificat".
În așteptare - Să fie accesibilă din toate stările, cu excepția "Calificat și Respins".
Contactează candidatul - Să fie accesibilă din stările În așteptare și Niciuna.

Creează un SLA pe starea: În așteptare.
Adică, dacă un candidat este pus în așteptare mai mult de 5 zile, trimite-ți o alertă, astfel încât să reiei procesul.