Gestionarea mai multor servicii în Organizațiile Non-Profit

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Ediție: Toate edițiile plătite | Industrie: ONG-uri sau Organizații Non-Profit | Funcționalități: Layouts, Workflow Rules, Blueprint, Assignment Rule, Reports and Dashboards

Cerința

Life Drops este un ONG care lucrează pentru salvarea mediului, cu accent pe conservarea apei. Au patru domenii de interes pe care le numesc "cei patru piloni" ai organizației lor. Aceștia sunt: împădurirea, conservarea apei, gestionarea deșeurilor și taberele de conștientizare.

Împădurirea: Orice organizație, fie că este o instituție de învățământ, o companie sau orice alt tip de entitate, poate apela la Life Drops pentru a-i ajuta să planteze copaci pe proprietatea lor.
Conservarea apei: ONG-ul acceptă și solicitări de la fermieri locali pentru a ajuta la eforturile de restaurare a corpurilor de apă, cum ar fi revitalizarea râurilor și construirea de facilități de conservare a apei.
Gestionarea deșeurilor: Ca parte a eforturilor de responsabilitate socială corporativă, organizațiile pot apela la Life Drops pentru a le ajuta să recicleze deșeurile. ONG-ul oferă 4 categorii principale de gestionare a deșeurilor: deșeuri industriale, deșeuri agricole, deșeuri comerciale, deșeuri domestice.
Tabere de conștientizare: Și în cele din urmă, Life Drops organizează tabere de vară pentru copii și tabere de conștientizare generală pentru persoane de toate vârstele, pentru a învăța despre importanța salvării mediului, metode de eliminare a deșeurilor, ghiduri de conservare a apei etc. Înscriu participanți și fiecare tabără se desfășoară pe o perioadă specificată, la finalul căreia participanții sunt certificați de Life Drops ca o recunoaștere a efortului lor la tabără.

Life Drops caută acum o soluție pentru a-și gestiona baza de date pentru toate aceste linii de servicii în mod eficient. Provocarea lor specifică este de a găsi o modalitate de a gestiona solicitările pentru toate aceste 4 linii de servicii într-o singură bază de date, cu o demarcație corespunzătoare a seturilor de date pentru cele patru linii de servicii. Sugerează cele mai bune modalități prin care pot folosi Zoho CRM pentru a gestiona mai multe linii de servicii eficient în aceeași bază de date.

Soluția: Layout-uri multiple de pagină

Când companiile trebuie să gestioneze mai multe branduri, departamente sau linii de servicii în același cont CRM, pot face acest lucru eficient cu layout-uri multiple. Crearea layout-urilor le permite să mențină procesele și oamenii separați, folosind în continuare același cont CRM. Următoarea este o soluție detaliată pas cu pas pentru cerințele Life Drops de a gestiona "cei patru piloni" ai organizației lor folosind un singur cont Zoho CRM.

Crearea layout-urilor

Life Drops menține o listă principală de persoane și corporații care le-au ales serviciile, într-un modul numit "Beneficiari". Cu toate acestea, când vine vorba de implementarea efectivă a serviciilor, există posibilitatea de confuzie, deoarece există patru servicii pe care le-ar putea folosi un beneficiar: Împădurirea, conservarea apei, gestionarea deșeurilor și taberele de conștientizare. Și există diferiți oameni care gestionează fiecare serviciu și procesele implicate. Pentru a urmări toți beneficiarii într-un singur modul, dar totuși a-i diferenția pe baza serviciului furnizat, Life Drops poate crea patru layout-uri diferite, câte unul pentru fiecare serviciu, și poate atribui oamenii și procesele potrivite fiecărui layout.

Pentru a crea layout-uri de pagină:

Mergi la Setup > Customization > Modules and Fields.
Fă clic pe modulul Beneficiaries și selectează layout-ul Standard.
Redenumește layout-ul Standard ca "Afforestation" și adaugă câmpurile dorite.

Deoarece acesta este serviciul principal, acest layout poate fi făcut vizibil pentru toate profilurile.
Revino la lista de layout-uri. Fă clic pe layout-ul Afforestation și clonează acest layout.
Denumește al doilea layout "Waste Management".
Adaugă câmpurile și secțiunile pentru gestionarea deșeurilor. Aici poți elimina câmpurile legate de împădurire, deoarece pot să nu fie relevante. Reține că câmpurile eliminate dintr-un layout fac în continuare parte din modul. Ele pur și simplu nu sunt folosite în acest layout curent, dar sunt în continuare disponibile pentru reutilizare oricând. Câmpurile eliminate dintr-un layout nu sunt câmpuri șterse, ci sunt denumite "Unused field". Poți restaura un câmp eliminat înapoi în layout-ul său oricând din secțiunea Unused Fields.
După ce ai adăugat toate câmpurile și secțiunile în layout-ul Waste Management, repetă aceiași pași pentru layout-urile Awareness Camps și Water Conservation.
După ce ai creat toate layout-urile, atribuie fiecare dintre ele departamentelor relevante.

Acum, cele patru layout-uri au fost create cu succes în modulul Beneficiaries.

Acum, când introduci un nou beneficiar în sistemul CRM, vei putea alege layout-ul corect.

De exemplu, să spunem că o companie Acme, Inc. se adresează Life Drops cu o solicitare de a-i ajuta să planteze copaci în campusul lor ca parte a eforturilor lor de CSR.

Pentru a introduce cerințele Acme, Inc., mergi la modulul Beneficiaries, adaugă o înregistrare nouă, alege layout-ul Afforestation și apoi introdu detaliile.

Adăugarea layout-urilor ajută la diferențierea beneficiarilor pe baza serviciilor de care sunt interesați.

După ce ai completat formularul Beneficiarului pentru Afforestation, vei vedea un câmp numit Layout care este completat automat. Acest câmp Layout este esențial în diferențierea și menținerea departamentelor separate unele de altele în cadrul aceluiași modul.

Când Life Drops introduce alți zece beneficiari în CRM, câțiva pentru Afforestation, câțiva pentru Waste Management și alte servicii, vor avea acum o listă principală de Beneficiari. Această listă va reflecta toți beneficiarii, însă în această listă este dificil să sortezi beneficiarii după serviciu.

Așadar, pentru conveniența lor, pot crea Custom Views pentru a filtra înregistrările pe baza serviciului (layout), permițându-le să vadă înregistrările pentru un serviciu specific.

De asemenea, doar utilizatorii cu acces la un layout specific vor putea introduce date în acesta. De exemplu, deoarece departamentul Afforestation are permisiuni doar pentru layout-ul Afforestation, nu va putea vizualiza celelalte trei layout-uri. Astfel, datele sunt menținute separate. Similar, alte procese din Zoho CRM pot fi de asemenea definite pe baza serviciilor (layout-urilor).

Reguli de workflow bazate pe layout

Life Drops dorește să trimită un email introductiv beneficiarilor săi, explicând toate activitățile ONG-ului pe care le oferă. Cu toate acestea, activitățile menționate în email vor diferi în funcție de serviciile de care este interesat beneficiarul. De exemplu, o universitate care a optat pentru împădurire va primi un email despre toate activitățile relevante pentru împădurire. Este posibil să nu primească informații despre activitățile de gestionare a deșeurilor. Similar, un beneficiar care dorește conservarea apei va primi un email despre activitățile legate de aceasta și nimic altceva. Deci ar exista patru emailuri total diferite de trimis către patru grupuri diferite de beneficiari, în funcție de serviciul specific dorit. Întregul proces poate fi automatizat în cel mai scurt timp, folosind reguli de workflow bazate pe layout.

Procedură:

Mergi la Setup > Automation > Workflow Rules.
Fă clic pe Create Rule.
Alege modulul Beneficiaries.
În secțiunea Rule Trigger, selectează Record Action ca Create.
La Conditions, selectează Records matching certain criteria și introdu următoarele criterii:
Layout IS Afforestation.
La Actions, selectează Instant Action și apoi Email Alert și asociază șablonul Afforestation Welcome Email.
Fă clic pe Add condition.
Introdu condiția: Layout IS Waste Management.
La Actions, selectează Instant Action și apoi Email Alert și asociază șablonul Waste Management Intro Email.
Fă clic pe Add condition.
Introdu următoarea condiție: Layout IS Water Conservation.
La Actions, selectează Instant Action și apoi Email Alert și asociază șablonul Water Conservation Intro Email.
Fă clic pe Add condition.
Introdu următoarea condiție: Layout IS Awareness Camps.
La Actions, selectează Instant Action și apoi Email Alert și asociază șablonul Awareness Camps Intro Email.
Fă clic pe Save.

Note:

Asigură-te că selectezi Beneficiary Email ca destinatar al emailului în setările Email Alert. Acest lucru va asigura că emailul este trimis beneficiarilor.
Trebuie să fi creat anterior toate cele patru șabloane de email și să le ai pregătite în Customization > Templates > Email Templates.

Acum, de fiecare dată când creezi un beneficiar în oricare dintre aceste patru layout-uri, emailul introductiv corespunzător va fi trimis automat beneficiarului.

Poți crea și alte procese CRM automatizate precum reguli de atribuire bazate pe layout, blueprint-uri și rapoarte.

Reguli de atribuire bazate pe layout

Blueprint-uri bazate pe layout

Rapoarte și Dashboard-uri bazate pe layout

Deci, oriunde ai criterii în CRM, poți efectua funcții CRM pe baza layout-urilor, menținând procesele și oamenii separați în timp ce gestionezi totul fără probleme în același cont CRM.

=============

DISCLAIMER: Datele vizualizate în capturile de ecran (imaginile produselor de pe această pagină) sunt fictive și au rol de exemplu, iar orice asemănare cu o persoană sau organizație reală este pur întâmplătoare și neintenționată.

=============

Mai multe cazuri de utilizare pentru Organizații Non-Profit

Optimizarea proceselor de afaceri într-o Organizație Non-Profit

Automatizarea activităților de generare și retenție a donatorilor