Automatizează generarea și retenția donatorilor în organizațiile non-profit

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Ediție: Ediții plătite | Industrie: ONG-uri sau organizații non-profit | Funcționalități: Webforms, Workflow Rules, Reports și Dashboards

Cerința

Second Life este un ONG care oferă sprijin în mai multe categorii de servicii, inclusiv sănătate, bunăstarea copiilor, cămine de bătrâni, dezvoltare rurală și educație.

Aceștia au mai multe modalități de a recruta donatori pentru a contribui la activitățile lor din aceste categorii, inclusiv site-ul web, apeluri telefonice și foi de calcul. Caută modalități eficiente de a recruta și reține donatori pentru organizațiile lor. Ajută-i cu următoarele cerințe în Zoho CRM:

Configurează o modalitate de a captura detaliile donatorilor prin intermediul site-ului lor web. Configurează un email automat de confirmare ori de câte ori un nou donator contribuitor intră în CRM.
Configurează emailuri automate de reamintire către foștii donatori la aniversarea donației lor, pentru a-i încuraja să continue să doneze.
Generează rapoarte pentru a obține informații despre cei mai importanți donatori pentru fiecare categorie de servicii.

Maparea Cerință-Soluție

Configurează o modalitate de a captura detaliile donatorilor prin intermediul site-ului lor web:
Soluție — Webforms
Configurează un email automat de confirmare ori de câte ori un nou donator contribuitor intră în CRM:
Soluție — Workflow rules și șabloane de email
Configurează emailuri automate de reamintire către foștii donatori la aniversarea donației lor, pentru a-i încuraja să continue să doneze:
Soluție — Workflow rules bazate pe dată/oră
Generează rapoarte pentru a obține informații despre cei mai importanți donatori pentru fiecare categorie de servicii
Soluție — Reports și dashboards

Configurarea webformurilor pentru a captura detaliile donatorilor de pe site-ul lor web

Second Life recrutează donatori de pe site-ul lor web ca unul dintre principalele puncte de generare a donatorilor. Odată ce un webform creat în Zoho CRM este publicat pe site, toate solicitările trimise prin acest formular vor fi adăugate în CRM, iar Second Life poate face follow-up cu acești donatori din CRM.

Un webform în Zoho CRM poate fi creat folosind câmpurile disponibile pentru modulul respectiv. Pentru a crea un webform:

Mergi la Setup > Developer Space > Webform.
Creează un New Form pentru modulul Zero Donors. (Zero Donors sunt persoane care ar putea contribui la ONG-ul tău, dar nu au făcut încă prima donație. Aceștia pot fi persoane pe care le-ai identificat din campanii de conștientizare, vizite în campusuri, site-ul tău web sau recomandări de la donatorii actuali).
Trage și plasează câmpurile necesare în editorul de webform:

First name
Last name
Email
Phone
Describe your enquiry
Choose which causes you are willing to contribute towards

Notă: Aceste câmpuri trebuie să fie mai întâi disponibile în modulul Zero Donors. Trebuie să creezi aceste câmpuri folosind module builder și să personalizezi modulul înainte de a crea formularul. Apoi, când creezi un webform, aceste câmpuri sunt disponibile pentru a fi folosite în formular.

Specifică un URL pentru pagina de destinație, URL-ul formularului și regulile de atribuire, după caz.

Form URL: Unde va fi publicat formularul.
Landing page URL: Unde va fi redirecționat utilizatorul odată ce a trimis formularul.
Assignment rules: Cum vor fi distribuite aceste înregistrări între utilizatorii CRM.

Odată ce ai specificat detaliile formularului, poți trece la pasul următor unde vei primi codul sursă.
Copiază acest cod și publică-l pe pagina web dorită de pe site-ul tău.
Odată ce formularul este activ, orice înregistrări trimise prin formular vor fi adăugate direct în Zoho CRM în modulul și layout-ul selectat.

Configurarea unui email automat de confirmare ori de câte ori un nou donator contribuitor intră în CRM

Poți folosi workflow rules în Zoho CRM pentru a automatiza emailurile.

Pentru a crea un workflow rule:

Mergi la Setup > Automation > Workflow Rules.
Creează un New Rule.
Alege modulul Current Donors.
Specifică Rule Trigger pentru a indica când trebuie declanșat acest workflow rule.
Pentru acest scenariu, alege Record Action și apoi Create.
Specifică o condiție, dacă este cazul. În acest caz, nu sunt necesare condiții.
Regula se aplică oricărui nou donator contribuitor.
Specifică acțiunea automatizată ca Instant Action > Email Alert.
În Email Alert Settings, alege destinatarul ca Current Donor Email și selectează șablonul de email relevant pentru acest scenariu.

Trebuie să fi creat deja șablonul de email. Pentru a crea un șablon nou, mergi la Customization > Templates > Email Template.
Poți fie să îți scrii propriul email, fie să modifici unul dintre șabloanele existente din galerie pentru a se potrivi contextului tău.
Alege șablonul potrivit și asociază-l cu regula.
Salvează regula.

Acum orice donator nou care intră în sistemul CRM va primi automat un email comun de confirmare prin care i se mulțumește pentru implicarea în ONG.

Configurarea emailurilor automate de reamintire pentru retenția donatorilor

Trebuie să depui eforturi continue pentru a interacționa cu donatorii tăi și a-i reține în organizația ta. Să presupunem că Second Life dorește să trimită emailuri foștilor donatori la aniversarea donației lor, pentru a-i încuraja să continue să doneze. Pot automatiza acest email specific. Va trebui să te asiguri că creezi regula pe baza unui câmp de dată/oră, astfel încât emailul să poată fi trimis la aniversarea contribuției. Această dată va varia pentru fiecare donator, deci regula trebuie configurată corespunzător.

Pentru a crea workflow rule-ul:

Mergi la Setup > Automation > Workflow Rules.
Creează un New Rule.
Alege modulul Funds.
Specifică Rule Trigger pentru a indica când trebuie declanșat acest workflow rule.
Pentru acest scenariu, alege On a Date/Time și apoi alege data donației necesară pentru a calcula aniversarea donației.
Specifică o condiție, dacă este cazul. În acest caz, nu sunt necesare condiții. Regula se aplică oricărui nou donator contribuitor.
Specifică acțiunea automatizată ca Instant Action și apoi Email Alert.
În Email Alert Settings, alege destinatarul ca Current Donor Email și selectează șablonul de email relevant pentru acest scenariu. Trebuie să fi creat deja un șablon de email. Pentru a crea un șablon nou, mergi la Customization > Templates > Email Template. Poți fie să îți scrii propriul email, fie să modifici unul dintre șabloanele existente din galerie pentru a se potrivi contextului tău.
Alege șablonul potrivit și asociază-l cu regula.
Salvează regula.

Generarea rapoartelor și dashboardurilor pentru a obține informații despre cei mai importanți donatori pentru fiecare categorie de servicii

Zoho CRM are un set de rapoarte predefinite, cum ar fi cei mai importanți donatori, prospecți după sursă și cele mai bune fonduri pe lună. Pe lângă aceste rapoarte standard, un utilizator poate crea un raport de la zero folosind orice parametri dorește. Parametrii folosiți pentru a genera un raport depind de informațiile pe care dorește să le obțină. Life Drops dorește să vadă cei mai importanți donatori pentru fiecare categorie de servicii. Deci, poate fi creat un raport cu categoria de servicii ca filtru și reprezentat pe un dashboard, așa cum se vede mai jos.