Convertirea înregistrărilor folosind regulile de flux de lucru

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Convertirea leadurilor, ofertelor sau comenzilor de vânzare poate fi automatizată folosind regulile de flux de lucru. Când o înregistrare îndeplinește criteriile definite în regula de flux de lucru, toate acțiunile asociate sunt declanșate pentru înregistrare. Regulile de flux de lucru create pentru leaduri, oferte și comenzi de vânzare au o acțiune suplimentară de convertire a înregistrării care corespunde criteriilor. De exemplu, dacă vrei să automatizezi procesul de convertire a leadurilor al căror status este schimbat în Qualified, poți crea o regulă de flux de lucru cu o acțiune de convertire a înregistrării.

Notă

Acțiunea de convertire poate fi adăugată la o regulă de flux de lucru, doar dacă:

Regula de flux de lucru este creată pentru Leads, Quotes sau Sales Orders.
Acțiunile de declanșare a regulii sunt Create, Edit, Create or Edit sau Field Update.
Un criteriu este specificat în regula de flux de lucru. De asemenea, dacă opțiunea 'Execute workflow only when the criteria is met for the first time' este selectată.

Pentru a adăuga o acțiune de convertire la o regulă de flux de lucru

Mergi la Setup > Automation > Workflow > Rules
În pagina Workflow Rules, apasă pe Create Rule.
Poți de asemenea să editezi o regulă existentă și să adaugi acțiunea de convertire dacă punctele menționate mai sus sunt luate în considerare.
Specifică Informațiile de bază, adică numele Modulului, Numele regulii și Descrierea și apasă Next.

Acțiunea de convertire este disponibilă pentru Leads, Quotes și Sales Orders.
Pentru secțiunea When, selectează On a Record Action și selectează orice opțiune cu excepția Delete.
Pentru secțiunea Which, specifică un criteriu de regulă.
Acesta decide pentru care înregistrări ar trebui aplicată regula.
Asigură-te că caseta Execute workflow whenever this condition is met este debifată. Convertirea NU va fi declanșată de fiecare dată când criteriul este îndeplinit.
Apasă pe Instant Actions și selectează Convert.
Specifică următoarele detalii pentru a crea o acțiune de convertire.
- Selectează caseta Deal, dacă vrei să creezi o înregistrare de tranzacție la convertirea leadului. În cazul conversiei ofertelor, selectează caseta Sales Order sau Invoice.
  Într-o regulă de flux de lucru pentru leaduri, câmpurile tranzacției vor fi listate. Câmpurile obligatorii vor fi precompletate pe baza Mapării de conversie.
- Completează câmpurile pentru tranzacții. Poți fie să specifici o valoare, fie să folosești câmpuri de îmbinare pentru a adăuga o variabilă pentru câmpurile tranzacției.
  Pentru conversia ofertelor sau a comenzilor de vânzare, nu trebuie să completezi niciun câmp.
- Apasă linkul Change pentru a selecta un proprietar pentru contactele, conturile sau tranzacțiile în care sunt convertite leadurile. Implicit, toate contactele, conturile și tranzacțiile sau comenzile de vânzare și facturile convertite vor fi atribuite utilizatorilor care dețin leadurile respective. La fel se întâmplă și la convertirea ofertelor sau a comenzilor de vânzare.
- Apasă Done.
Apasă Save.