Gestionarea mai multor valute

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Suportul pentru mai multe valute în Zoho CRM te ajută să gestionezi tranzacțiile comerciale pe piața globală cu ușurință. Dacă lucrezi frecvent cu clienți și furnizori internaționali, funcția Multi-Valută va facilita cumpărarea și vânzarea internațională. Cu suportul Multi-Valută în Zoho CRM, poți:

Estima valoarea unei oportunități folosind valuta în care tranzacționezi și, de asemenea, în valuta locală a clientului.
Genera și vizualiza rapoarte în valuta organizației tale.
Importa un singur fișier care conține date cu valori în mai multe valute.

Beneficii generale ale utilizării mai multor valute

Experiență îmbunătățită pentru clienți: Clienții pot efectua plăți în valuta preferată, ceea ce le îmbunătățește experiența și crește satisfacția clienților.
Creșterea vânzărilor: Permițând clienților să facă achiziții în valuta lor locală, companiile își pot extinde aria de acoperire și câștiga clienți noi, rezultând în creșterea vânzărilor și a veniturilor.
Acoperire globală: Companiile își pot extinde operațiunile la nivel global, permițându-le să vândă produse sau servicii clienților în diferite valute. Acceptarea plăților în mai multe valute elimină barierele de intrare și permite companiilor să acceseze piețe noi.
Prețuri exacte: Asigură că prețurile sunt exacte și consecvente în diferite valute, prevenind confuziile și erorile de preț care pot afecta negativ vânzările.
Conversie valutară: Convertește automat valutele, facilitând gestionarea plăților de către companii fără a fi nevoie să convertească valutele manual sau să folosească un instrument terț.

Terminologii în funcția de valute

Valuta principală (Home Currency)

Este valuta principală pe care organizația ta o folosește pentru afaceri. De obicei, aceasta este valuta utilizată pentru generarea rapoartelor anuale și calcularea veniturilor companiei. Valuta principală este cea mai relevantă pentru companiile multinaționale care fac afaceri în mai multe valute. De exemplu, o companie are birouri în Japonia, India și Spania, dar sediul central este în SUA. Așadar, cifrele financiare ale acestei companii sunt exprimate în dolari americani. În acest exemplu, valuta principală este dolarul american.

Valută activă

Acestea sunt valutele în care organizația ta face afaceri. Doar valutele active pot fi introduse în tranzacții și alte câmpuri.

Valută inactivă

Acestea sunt valutele pe care organizația ta nu le mai folosește. Odată dezactivate, aceste valute nu vor fi șterse. Vor fi în continuare listate în secțiunea Valute.

Cursuri de schimb

Este rata la care o valută poate fi schimbată cu alta. În contul tău CRM, cursul de schimb este utilizat pentru a converti o sumă dintr-o valută în valuta principală utilizată de organizația ta.

Valuta înregistrării

Aceasta este valuta pentru fiecare înregistrare. Toate valorile valutare pentru o înregistrare se vor baza pe valuta înregistrării selectate.

Acum că suntem familiarizați cu terminologiile gestionării valutelor în Zoho CRM, să vedem cum se utilizează.

Disponibilitate

Disponibil în toate edițiile plătite ale Zoho CRM.

Permisiuni:

Setarea permisiunii necesare pentru a accesa tab-ul Valute este disponibilă în setările de permisiuni la nivel de administrator. Utilizatorii cu permisiunea Gestionare Valute din Permisiuni la Nivel de Administrator pot Adăuga, Activa, Dezactiva și Personaliza valute.

Alege valuta principală și adaugă mai multe valute

Poți selecta valuta principală prin tab-ul de valute, iar noi vom recomanda o valoare bazată pe alegerea ta din opțiunea de localizare a valutei la înregistrare.

Valuta principală sugerată se va baza pe opțiunea aleasă, iar utilizatorii o pot confirma sau modifica după necesitate folosind tab-ul Valute. Utilizatorii cu permisiunea de gestionare a valutelor pot accesa tab-ul Valute. Setarea permisiunii necesare pentru a accesa tab-ul Valute a fost adăugată în setările de permisiuni la nivel de administrator.

Pentru a seta valuta principală

Mergi la Setup > General > Company Settings.
În pagina Company Settings, mergi la tab-ul Currencies.

Notă: Această valoare a valutei principale este opțiunea pe care ai ales-o în "Currency locale" în timpul configurării inițiale a CRM-ului.
Fă una dintre următoarele:

Apasă pe Change Home Currency dacă vrei să schimbi valuta pe care ai setat-o inițial în timpul configurării CRM-ului.

Schimbă valuta și formatul acesteia.
Notă: Odată ce schimbi valuta principală alegând o valută din meniul derulant, va apărea un mesaj de alertă care te va avertiza că valuta principală nu mai poate fi schimbată ulterior, iar codul valutei va fi aplicat tuturor înregistrărilor existente, valorile rămânând neschimbate.
Cu toate acestea, există un proces oficial de resetare din backend dacă tot trebuie să o schimbi
Apasă pe Yes, Confirm Home Currency pentru a continua cu schimbarea.

Apasă pe Confirm Home Currency dacă vrei să continui să folosești aceeași valută principală.

Notă: Pe baza valutei pe care o selectezi, formatul valutei va fi completat automat.

Dacă este necesar, apasă pe Edit pentru a modifica următoarele:
Selectează Code/Symbol din lista derulantă.
Selectează Digit Separator din lista derulantă.
Selectează Decimal Places din lista derulantă.
Apasă pe Save.

Adaugă mai multe valute

Actualizările automate ale cursului de schimb sunt implementate în etape și sunt disponibile momentan doar pentru organizațiile din anumite centre de date. Află mai multe.

După alegerea valutei principale, utilizatorii cu permisiunea de a accesa tab-ul de valute pot adăuga alte valute pe care compania le folosește pentru afaceri. Alți utilizatori vor putea apoi selecta aceste valute pentru a le folosi ca valută a unei înregistrări la crearea de lead-uri, contacte, tranzacții, etc.

Notă

Câmpul Valută va fi disponibil în înregistrări doar dacă a fost adăugată o valută.
Câmpurile definite de sistem - Valută și Curs de schimb pot fi eliminate din layout dacă nu există câmpuri de tip Valută în layout. În orice moment, dacă un câmp de tip Valută este adăugat în layout, câmpurile definite de sistem - Valută și Curs de schimb vor fi adăugate automat.

Pentru a adăuga mai multe valute

Mergi la Setup > General > Company Settings > Currencies.
Apasă pe butonul Add Currency.
În fereastra pop-up Add Currency, fă următoarele:

Selectează o valută din lista derulantă care va fi valuta nou adăugată.
Modifică opțiunile de format precum Code/Symbol, Symbol Position, Digit Separator, Decimal Places, etc. din meniurile derulante respective.
Setează tipul de actualizare a cursului de schimb pe Automat sau Manual.
Apasă pe Save.

La activare:

Nu poți dezactiva această funcție multi-valută.
Nu poți șterge valuta; o poți doar dezactiva.
Toți utilizatorii cu profil de administrator vor primi un email care îi informează că funcția multi-valută a fost activată în contul CRM al organizației.
Câmpurile Valută și Curs de schimb vor fi adăugate în modul.
Rapoartele pot să nu funcționeze corect dacă câmpurile valutare din module diferite sunt folosite pentru a compara valori în filtre.

Valute active și inactive

Odată ce adaugi mai multe valute, le poți seta ca active sau inactive. Ai și opțiunea de a le filtra.

Detalii valută și jurnale

Când apeși pe o valută - care este afișată ca hyperlink - detaliile valutei vor fi afișate cu trei tab-uri.

Info: Afișează detaliile valutei.
Tendințe curs de schimb: Fiecare valută suplimentară configurată (în afară de valuta principală) include un grafic cu istoricul cursului de schimb care arată cum s-au schimbat cursurile de schimb în timp față de valuta principală.

Datele privind tendințele cursului de schimb provin de la Open Exchange Rates. Acestea reprezintă datele istorice ale cursului de schimb furnizate de furnizorul de servicii și nu reflectă valorile exacte ale cursului de schimb care au fost aplicate automat înregistrărilor din CRM.

Următoarele statistici sunt afișate pentru perioada selectată:

Cel mai mare
Cel mai mic
Media

Filtre de date disponibile

Poți vizualiza tendințele cursului de schimb folosind următoarele filtre:

Maxim
Ultimele 365 de zile
Ultimele 180 de zile
Ultimele 120 de zile
Ultimele 90 de zile
Ultimele 60 de zile
Ultimele 30 de zile
Ultimele 7 zile
Interval de date personalizat

Note:

Dacă tipul de actualizare a cursului de schimb al unei valute este setat pe Automat, tendințele cursului de schimb sunt afișate pentru actualizările automate.
Dacă tipul de actualizare a cursului de schimb al unei valute este setat pe Manual, tendințele cursului de schimb sunt afișate atât pentru actualizările automate, cât și pentru cele live.

Jurnale: Captează orice modificări aduse valutei, cum ar fi următoarele:

Confirmarea valutei principale
Modificări ale simbolului și poziției simbolului
Modificări ale separatorului de cifre
Modificări ale numărului de zecimale
Modificări ale cursului de schimb
Activarea și dezactivarea valutei
Actualizări manuale și automate ale cursului de schimb

Note:

Istoricul va fi accesibil pentru modificările efectuate în ultimele șase luni.
Tendințele cursului de schimb reflectă mișcarea pieței pe baza datelor de la furnizorul de servicii.
Rapoartele, analizele și previziunile folosesc valoarea cursului de schimb care a fost aplicată înregistrărilor pe baza comportamentului de actualizare configurat.
Intervalul maxim de timp disponibil pentru tendințele cursului de schimb este de doi ani.

Editează cursul de schimb

Cursul de schimb este specificat la adăugarea mai multor valute. Fiecare înregistrare va avea câmpul definit de Zoho numit Curs de schimb cu valoarea de conversie bazată pe valuta înregistrării. Acesta este adăugat pentru a păstra o evidență a ratei de conversie la momentul creării înregistrării. Când sunt adăugate celelalte valute, valuta principală va fi setată ca valută a înregistrării pentru toate înregistrările existente.

Notă: Schimbarea cursurilor de schimb nu va afecta înregistrările existente în mod implicit.

Pentru a schimba cursul de schimb

Mergi la Setup > General > Company Settings > Currencies.
Apasă pe valuta pentru care vrei să schimbi cursul de schimb.
În fereastra pop-up Edit [Currency], modifică cursul de schimb pentru valută.
Apasă pe Save.

Actualizarea cursurilor de schimb

Cursurile de schimb sunt specificate la adăugarea mai multor valute. Fiecare înregistrare are un câmp definit de sistem numit Curs de schimb, care stochează valoarea de conversie bazată pe valuta înregistrării. În mod implicit, cursul de schimb aplicat la momentul creării înregistrării este folosit pentru calcule.

Poți gestiona modul în care cursurile de schimb sunt actualizate folosind metode de actualizare manuală sau automată, în funcție de cerințele afacerii tale.

Tipuri de actualizare a cursului de schimb

Poți alege cum sunt actualizate cursurile de schimb pentru fiecare valută:

Manual
Când o valută este setată pe Manual, utilizatorii cu permisiunea de gestionare a valutelor pot actualiza cursul de schimb direct din pagina Valute. Cursul de schimb rămâne neschimbat până când este editat din nou.
Automat
Când o valută este setată pe Automat, cursul de schimb este actualizat automat folosind datele de la Open Exchange Rates, pe baza preferințelor configurate.

Note:

Actualizările automate ale cursului de schimb sunt suportate la nivel de valută.
Cursurile de schimb nu vor fi actualizate automat pentru valutele dezactivate.

Preferințe pentru cursul de schimb

Comportamentul de actualizare a cursului de schimb este configurat din Exchange Rate Preferences în setările Valute.

Din această secțiune, poți defini:

Cât de frecvent sunt actualizate cursurile de schimb pentru valute
Cum sunt actualizate cursurile de schimb pentru înregistrări

Aceste preferințe se aplică doar valutelor setate pe actualizare automată.

Frecvența actualizării cursului de schimb pentru valute

Pentru valutele configurate pentru actualizări automate, poți alege cât de des este actualizat cursul de schimb:

Actualizare live
Cursurile de schimb sunt actualizate aproximativ la fiecare 30 de minute.
Actualizare zilnică
Cursurile de schimb sunt actualizate o dată pe zi la ora selectată, pe baza fusului orar al organizației tale.

Toate actualizările automate ale cursului de schimb sunt înregistrate în jurnalele valutei.

Actualizarea cursului de schimb pentru înregistrări

Poți controla cum sunt actualizate cursurile de schimb la nivel de înregistrare folosind următoarele opțiuni.

1. Reîmprospătare manuală pentru înregistrări

Reîmprospătarea manuală permite utilizatorilor să actualizeze cursul de schimb aplicat unei înregistrări oricând este necesar.

Această opțiune este controlată la două niveluri.

Mai întâi, poți permite reîmprospătarea manuală la nivel de înregistrare activând Allow users to refresh the exchange rate of records în secțiunea Exchange Rate Update for Records.
Odată ce această opțiune este activată, permisiunea Refresh Exchange Rate devine disponibilă în permisiunile de profil. Utilizatorii cu această permisiune activată în profilul lor pot reîmprospăta manual cursurile de schimb pentru profilurile selectate.

O pictogramă de reîmprospătare este afișată lângă câmpul Curs de schimb din înregistrare. Folosirea acestei opțiuni actualizează cursul de schimb aplicat acelei înregistrări pe baza ultimei valori disponibile.

Note:

Reîmprospătarea cursului de schimb la nivel de înregistrare este tratată ca o actualizare de câmp și poate declanșa fluxuri de lucru și alte automatizări.
Pentru a reîmprospăta manual cursul de schimb la nivel de înregistrare, utilizatorii trebuie să aibă permisiunea Refresh Exchange Rate activată în profilul lor. Doar utilizatorii cu această permisiune pot reîmprospăta cursul de schimb pentru o înregistrare.

2. Actualizare automată pentru înregistrări

Cursurile de schimb pot fi actualizate automat pentru înregistrări pe baza preferințelor definite. Aceasta permite ca cursul de schimb aplicat unei înregistrări să se schimbe dinamic, în loc să rămână fixat la valoarea capturată la momentul creării înregistrării.

Actualizările automate sunt configurate la nivel de modul. Poți alege modulele pentru care cursurile de schimb ar trebui actualizate automat și defini condițiile care determină când ar trebui să apară actualizarea. Doar modulele care conțin cel puțin un câmp de tip valută sunt disponibile pentru selecție.

Pe baza preferințelor configurate, cursul de schimb pentru o înregistrare poate fi actualizat:

Când o înregistrare este editată
Când un câmp picklist este actualizat la orice valoare
Când un câmp picklist este actualizat la valori specifice

Aceasta asigură că cursul de schimb aplicat unei înregistrări reflectă cea mai relevantă valoare în etapa corespunzătoare a ciclului de viață al înregistrării, fără a fi nevoie ca utilizatorii să îl reîmprospăteze manual.

Dezactivarea valutei

Când organizația ta nu mai folosește o valută pentru afaceri, o poți dezactiva din contul tău CRM. La dezactivarea unei valute:

Valuta nu va fi ștearsă deoarece poți doar să o dezactivezi.
Nu pot fi create înregistrări noi folosind valuta dezactivată. Cu toate acestea, este posibil să ai înregistrări existente care folosesc valuta dezactivată.
Valuta dezactivată va fi disponibilă în lista de valute pe care le-ai adăugat.

Pentru a dezactiva valutele

Mergi la Setup > General > Company Settings > Currencies.
Comută butonul Status pe starea inactivă pentru valuta pe care organizația nu o mai folosește.
Apasă pe Yes, Deactivate.
Se afișează o notificare care confirmă dezactivarea cu succes.

Activarea valutei

Activează valutele inactive adăugate în contul tău CRM oricând dorești.

Pentru a activa valutele

Mergi la Setup > General > Company Settings > Currencies.
Comută butonul Status pe valuta pe care vrei să o activezi.

Tabelul următor prezintă rezultatul dezactivării unei valute la diferite puncte de acțiune.

Zone de impact	Când o valută este dezactivată
Crearea unei înregistrări noi	Afișează o eroare de validare care solicită utilizatorului să aleagă o valută activă.
Valuta preferată a utilizatorului	Revine la valuta principală
Valuta preferată a utilizatorului de portal	Revine la valuta principală
Acțiuni de creare a înregistrărilor în Workflow Rules și CommandCenter	Revine la valuta principală, iar valorile câmpurilor valutare sunt de asemenea convertite.
Conversia înregistrării	Înregistrările care sunt convertite cu valute inactive vor fi înlocuite cu valuta principală, iar valorile câmpurilor valutare vor fi de asemenea convertite pe baza cursului de schimb. În timpul creării tranzacției, o eroare de validare va fi afișată solicitând utilizatorului să aleagă o valută activă dacă câmpul valutei este prezent în formular; în caz contrar, tranzacția va fi creată cu valuta principală.

Utilizarea mai multor valute

Înainte de a începe să folosești această funcție, administratorul din contul CRM al organizației tale trebuie să adauge valuta principală și mai multe alte valute. Doar atunci ceilalți utilizatori de profil pot începe să folosească valutele în crearea de oportunități, oferte, facturi, etc.

Valutele multiple sunt folosite pentru:

Specificarea valutei înregistrării la crearea înregistrărilor.
Crearea de oferte și facturi în valută
Importul de înregistrări care au valori în diverse valute.

În înregistrări

Înregistrările din Zoho CRM vor avea un câmp Valută unde poți selecta valuta disponibilă în contul CRM al organizației tale. Acest câmp va fi disponibil doar după activarea funcției multi-valută. Toate câmpurile de sumă dintr-o înregistrare vor avea valoarea în valuta înregistrării, urmată de suma în valuta principală în paranteze.

Notă: Câmpul Valută va fi disponibil în înregistrări doar după activarea funcției multi-valută.

Pentru a specifica valuta unei înregistrări

Apasă pe [Modul] din bara laterală.
Apasă pe New [Record].
În pagina New [Record], introdu detaliile și selectează Valuta înregistrării din lista derulantă.
Doar valutele active vor fi listate în câmpul derulant.
Apasă pe Save.

În oferte, facturi, comenzi de vânzare și comenzi de achiziție

La fel ca orice altă înregistrare, poți seta câmpul Valută și pentru oferte și facturi. Produsele selectate vor fi în valuta principală. Acestea vor fi convertite în valuta înregistrării selectate pentru ofertă sau factură.

În rapoarte

În mod implicit, valoarea dintr-un raport va fi afișată în valuta principală.

În vizualizarea tip listă

Vizualizarea tip listă filtrează și afișează înregistrări dintr-un modul pe baza unor criterii. De exemplu, poți crea o vizualizare tip listă pentru a filtra și vedea oportunitățile care se închid săptămâna aceasta. La specificarea criteriilor, folosind un câmp valutar, valoarea poate fi specificată doar în valuta principală.

Coloanele din aceste vizualizări tip listă pot fi personalizate pentru a adăuga câmpurile valutare. Vezi și Personalizează coloanele în vizualizarea tip listă. Când apeși pe antetul coloanei valutare într-o vizualizare tip listă, înregistrările cu valute diferite vor fi sortate în ordine crescătoare sau descrescătoare pe baza valorii în valuta principală.

La import

În Zoho CRM, poți importa cu ușurință înregistrări cu mai multe valute.

Când câmpul Valută al unei înregistrări nu este mapat, valuta principală va fi setată ca valută.

Când un câmp Valută al înregistrării este mapat dar valoarea diferă în fișierul de import și CRM, valuta principală va fi setată ca valută.

La specificarea criteriilor

În funcții precum vizualizarea tip listă, Workflow Rules, rapoarte, etc., ai opțiunea de a specifica criterii. La utilizarea funcției multi-valută, criteriile care folosesc câmpuri valutare pot fi setate doar în valuta principală.

În tablouri de bord

Tabloul de bord din Zoho CRM este locul unde poți adăuga reprezentări grafice ale rapoartelor personalizate care oferă o imagine în timp real a indicatorilor cheie ai organizației tale. Te va ajuta de asemenea să vizualizezi ușor tiparele și tendințele în vânzări, marketing, etc. Sumele din componentele tabloului de bord vor fi afișate în valuta principală.

În Caută și Unifică

Când ai 2 sau 3 înregistrări similare cu valute diferite, poți folosi funcția Caută și Unifică pentru a unifica înregistrările duplicate. Cursul de schimb și valorile câmpului Valută ale înregistrării principale vor fi preluate, iar suma selectată din celelalte înregistrări va fi convertită corespunzător pentru a fi unificată într-o singură înregistrare.

În formulare web

Există două cazuri pentru utilizarea câmpului Valută în formularul tău web:

Creezi un formular web cu câmpul Valută. Vizitatorul, completând formularul, va selecta valuta și va specifica suma, iar acestea vor fi adăugate în Zoho CRM.
Creezi un formular web cu câmpul Valută și modifici codul HTML pentru a ascunde câmpul și a furniza o singură valoare pentru câmpul Valută. De exemplu, generezi un formular web cu un câmp ascuns, Valută, a cărui valoare este specificată ca INR. Când formularul este publicat și un vizitator îl completează, suma va fi considerată în INR și va fi adăugată în Zoho CRM.

Notă: Dacă câmpul Valută nu este adăugat în formularul web, suma va fi considerată în valuta principală.

În previziuni

Suportul pentru valute multiple nu este disponibil în modulul Previziuni. Sumele din previziuni vor fi listate în valuta principală.

La conversia lead-urilor

Fiecare înregistrare de lead va avea o valută a înregistrării în contul tău. Când un lead este convertit, se creează un cont, un contact și o oportunitate. Aceste înregistrări noi vor avea valuta lead-ului convertit.

Lucruri de reținut

Când un utilizator trece de la o ediție plătită la o ediție de probă, poate utiliza valutele până la limitele ediției plătite originale fără a dezactiva valutele adăugate. Cu toate acestea, la trecerea la o ediție cu limite inferioare, se vor aplica restricțiile ediției inferioare, putând împiedica adăugarea sau activarea valutelor dacă limita este depășită.
Ediția gratuită nu suportă valute multiple. Trecerea la ediția gratuită duce la dezactivarea tuturor valutelor adăugate anterior. La upgrade-ul la o ediție superioară, utilizatorii trebuie să activeze manual valutele pentru a relua utilizarea lor.

VEZI ȘI
Gestionarea detaliilor companiei

Gestionarea programului de lucru

Gestionarea preferinței de ierarhie

Configurarea anului fiscal