Gestionarea vizualizărilor de listă

O vizualizare de listă este o grupare de înregistrări bazată pe un set definit de criterii. Vizualizările de listă sunt utile pentru afișarea datelor specifice clienților în funcție de cerințele afacerii tale. De exemplu, poate dorești să urmărești lead-urile create în ultima săptămână, să revizuiești sarcinile restante sau să filtrezi tranzacțiile mari. Cel mai bun mod de a gestiona aceste scenarii este să filtrezi înregistrările folosind vizualizările de listă. Poți folosi, de asemenea, vizualizările de listă pentru a schimba proprietarii înregistrărilor, a șterge înregistrări în masă și a trimite emailuri în masă.

Zoho CRM oferă un set de vizualizări de listă Standard gata de utilizat de toți utilizatorii din organizația ta. În plus, poți crea vizualizări de listă și le poți partaja cu colegii din organizație.

• Vizualizări de listă standard: Poți modifica vizualizările standard și sorta ordinea coloanelor din listă. Nu poți șterge aceste vizualizări de listă.
  
• Vizualizări de listă personalizate: Poți crea, modifica și șterge vizualizările personalizate și poți sorta ordinea coloanelor din listă.
  

Vizualizările de listă sunt categorizate astfel:

• Favorite - Vor fi afișate vizualizările marcate ca favorite.
  
• Create de mine - Vor fi afișate vizualizările personalizate create de tine (utilizatorul).
  
• Partajate cu mine - Vor fi afișate vizualizările personalizate partajate explicit cu tine de orice utilizator din contul tău CRM.
  
• Vizualizări publice - Vor fi afișate vizualizările accesibile tuturor din contul tău CRM.
  
• Vizualizările altor utilizatori - Vor fi afișate vizualizările personalizate create de alți utilizatori din contul tău CRM, care nu se încadrează în categoriile de mai sus. Doar administratorii vor putea vedea vizualizările create de alți utilizatori.
  
  
  
  

Vizualizări de listă standard

Acestea sunt seturi predefinite de vizualizări de listă gata de utilizat de toți utilizatorii din organizație. În funcție de cerințele tale, poți modifica vizualizările standard și sorta ordinea coloanelor din listă. Cu toate acestea, vizualizările de listă standard nu pot fi șterse. Poți selecta o vizualizare de listă din pagina principală a modulului făcând clic pe pictograma Vizualizare. Câteva vizualizări de listă standard sunt: Toate înregistrările, Înregistrările mele, Înregistrări create recent, Înregistrări modificate recent, Înregistrări vizualizate recent, etc.

Crearea vizualizărilor de listă personalizate

Permisiuni necesare
Utilizatorii cu permisiunea Gestionare vizualizări personalizate pot accesa această funcție.

Pentru a crea vizualizări personalizate

1. Fă clic pe fila [Modul]. (De ex. Lead-uri, Contacte, Conturi, etc.)
   
2. În pagina principală [Modul], mută cursorul mouse-ului peste meniul derulant al vizualizării de listă.
   
3. Fă clic pe linkul Vizualizare personalizată nouă.
   
   
4. În pagina Vizualizare nouă, efectuează următoarele:
   
   • Introdu numele vizualizării personalizate.
     
   • Marchează ca Favorit, dacă este necesar.
     Vizualizările de listă personalizate marcate ca favorite vor fi listate primele în meniul derulant al vizualizării de listă.
   • Specifică criterii pentru filtrarea înregistrărilor.
     
     Etichetele pot fi folosite și ca parte a criteriilor pentru filtrarea înregistrărilor.
     
     
     
     
   • Selectează coloanele care urmează să fie afișate în vizualizarea modulului.
     
   • În secțiunea Partajează cu, alege cine poate vedea această vizualizare.
     
     
5. Fă clic pe Salvare.
   

Utilizarea criteriilor inter-module și de subformular

Poți defini criterii în vizualizările personalizate folosind câmpuri din module conexe și subformulare. Aceasta îți permite să filtrezi înregistrările pe baza datelor asociate, ajutându-te să creezi vizualizări mai relevante.

Criterii inter-module

Modulele sunt adesea interconectate. Crearea de vizualizări bazate pe informații interconectate face vizualizările personalizate mai inteligente și mai relevante pentru nevoile afacerii tale.

De exemplu, în industria imobiliară, modulul Contacte poate fi conectat la Tranzacții sau Conturi. Folosind criterii inter-module, poți crea vizualizări pentru a vedea contactele care au tranzacții în stadiul 'Negociere', sau contactele legate de programări pentru vizite la proprietăți. Poți identifica, de asemenea, contactele fără tranzacții active, ajutând echipele de vânzări să se concentreze pe lead-urile care pot necesita urmărire.

În industria SaaS, criteriile de filtrare inter-module facilitează urmărirea angajamentului la nivel de cont. Poți crea vizualizări pentru a afișa conturile cu cel puțin un abonament activ, clienții care nu au deschis niciun tichet de suport sau conturile cu date de reînnoire apropiate. Aceste vizualizări ajută echipele de succes al clienților și de suport să prioritizeze comunicarea pe baza activității clienților în timp real.

Să presupunem că un utilizator dorește să creeze o vizualizare bazată pe modulul Tranzacții din cadrul modulului Contacte. Acesta ar putea seta unele dintre următoarele criterii:

1. Contacte cu tranzacții în stadiul 'Negociere'.
2. Contacte cu tranzacții care au avut activitate luna trecută.
3. Contacte fără tranzacții sau cu tranzacții într-un stadiu specific.

Pentru a utiliza criterii inter-module:

1. Activează comutatorul pentru criteriile modulului conex

2. Selectează un modul conex din meniul derulant.

3. Alege câmpul și condiția pe care dorești să le aplici.
   
   
   

Criterii Cu / Fără

În unele cazuri, stabilirea unui criteriu prin prezența sau absența înregistrărilor conexe este suficientă, chiar și fără a specifica condiții la nivel de câmp.

De exemplu:

• Conturi fără nicio tranzacție

• Conturi cu cel puțin o tranzacție
  

Criterii de subformular

Subformularele sunt utilizate pentru a capta mai multe intrări într-o singură înregistrare, cum ar fi elementele rând dintr-o comandă de vânzare, rezultatele testelor dintr-un dosar medical sau articolele dintr-o expediere. Folosind criterii de subformular pentru vizualizarea personalizată, poți filtra înregistrările pe baza detaliilor din aceste secțiuni.

De exemplu, în retail sau vânzări, poate dorești să vizualizezi comenzile de vânzare care includ un produs specific, cum ar fi 'Laptopuri', sau 'Telefoane mobile', sau comenzile cu mai mult de cinci unități din orice articol, util pentru urmărirea achizițiilor în vrac.

În scenarii logistice, poate dorești să afișezi înregistrările de expediere cu pachete ce depășesc 50 kg, ajutând echipele operaționale să prioritizeze și să planifice eficient.

Crearea de vizualizări personalizate poate ajuta echipele să descopere condiții specifice care altfel ar putea fi îngropate în subformulare, asigurând acțiuni mai rapide, urmărire mai bună și date mai curate.

De exemplu, un utilizator poate crea criterii bazate pe:

• Comenzi de vânzare care includ un produs specific în subformular.

• Comenzi cu mai mult de 5 unități dintr-un anumit articol.

• Comenzi fără niciun element rând sau cu articole care îndeplinesc condiții specifice.

Pentru a utiliza criterii de subformular:

1. Activează comutatorul pentru criteriile modulului conex.

2. În secțiunea Criterii, deschide meniul derulant.

3. Derulează până la capăt pentru a găsi câmpurile subformularului listate sub numele subformularului.
   

4. 
   Alege un câmp și setează condiția necesară.
   
   

Notă:

1. Poți selecta până la 3 module conexe sau subformulare per vizualizare personalizată și poți aplica până la 3 câmpuri per modul sau subformular. Aceste limite se aplică atât pentru Filtrele inteligente, cât și pentru Criteriile vizualizării personalizate combinate.
2. Câmpurile de căutare multi-utilizator și căutările de module multiple sunt acceptate la filtrarea după module conexe.
3. Dacă un utilizator nu are permisiunea pentru un modul conex sau câmp utilizat în criterii:
   
1. Vizualizarea funcționează în continuare corect.
2. În pagina „Gestionare vizualizare", criteriile vor fi mascate, iar utilizatorul nu va putea edita criteriile.
   

Specificarea criteriilor vizualizării de listă

Tabelul următor listează opțiunile de criterii pentru anumite tipuri de câmpuri:

Notă

1. Poți adăuga până la 25 de criterii.
   
2. Specifică numerele fără virgule. De exemplu, specifică 15.000 ca 15000.
   
3. Poți crea o vizualizare personalizată fără niciun criteriu (adică se alege „Niciunul" pentru criterii). Cu toate acestea, dacă adaugi un câmp sau mai multe câmpuri în criterii, trebuie să specifici opțiunile de criterii cu valorile lor pentru a salva vizualizarea personalizată.
   
4. Opțiunea Vârstă în zile este foarte utilă pentru câmpurile de tip Dată și Dată/Oră. Poate fi utilizată pentru filtrarea înregistrărilor, cum ar fi lead-urile create în ultimele 15 zile, tranzacțiile închise în ultimele 10 zile sau utilizatorii al căror abonament a fost reînnoit în ultimele 5 zile.
   
5. Scadent în zile este o opțiune care îți permite să setezi criterii pentru câmpurile de tip Dată și Dată/Oră pe baza unui număr specific de zile de scadență. De exemplu, dacă dorești să filtrezi tranzacțiile care urmează să fie închise în 6 zile, poți crea o vizualizare personalizată în modulul de tranzacții cu criteriul „Data închiderii" „Scadent în zile = 6".
   
6. Numele complet este o combinație a Prenumelui și Numelui de familie. Numele complet va fi afișat în vizualizările de listă ale modulelor Lead-uri și Contacte ca Nume lead și respectiv Nume contact.
   
7. Selectarea coloanelor vizualizării de listă: Din secțiunea Alege coloane din caseta de lista Coloane disponibile, poți selecta coloanele care trebuie afișate în vizualizarea de listă. După selectarea coloanelor din caseta de lista Coloane selectate, poți schimba ordinea sau elimina coloanele inutile.

Este mai bine să selectezi mai puțin de 10 coloane pentru a evita derularea orizontală în vizualizarea de listă.

Configurarea permisiunilor pentru vizualizarea de listă

În secțiunea Detalii accesibilitate, definești accesibilitatea utilizatorului pentru vizualizarea listelor personalizate. Sunt disponibile următoarele opțiuni:

• Toți utilizatorii pot vizualiza această vizualizare personalizată.
  
• Arată această vizualizare personalizată doar mie.
  
• Permite următorilor utilizatori să vizualizeze această vizualizare personalizată.
  

Acțiuni rapide în vizualizarea de listă

1. Rulează macro
   
2. Creează sarcină
   
3. Adaugă sau elimină etichete
   
4. Efectuează conversie în masă a înregistrărilor
   
5. Trimite emailuri în masă
   
6. Setează memento-uri
   
7. Schimbă proprietarii înregistrărilor
   
8. Fuzionare corespondență în masă
   
9. Efectuează actualizări în masă
   

Selectează înregistrările dorite

1. Accesează modulul dorit.
   
2. Alege vizualizarea de listă personalizată dorită.
   
3. Selectează caseta de bifare de lângă înregistrarea dorită.

Selectează toate înregistrările dintr-o vizualizare de listă personalizată

Zoho CRM îți permite să selectezi toate înregistrările dintr-o vizualizare personalizată particulară dintr-o singură mișcare.

Ia în considerare acest scenariu. Dorești să schimbi proprietarul tuturor lead-urilor din vizualizarea personalizată numită Lead-uri expoziție comercială. Să presupunem că ai peste 20.000 de lead-uri în această vizualizare personalizată — este anevoios să navighezi la pagina „Următoarea" și să selectezi toate lead-urile de pe fiecare pagină.

În schimb, poți pur și simplu să faci clic pe linkul Selectează toate [înregistrările] din această vizualizare și toate cele 20.000 de lead-uri vor fi selectate dintr-o singură mișcare, putând schimba proprietarul pentru toate aceste înregistrări cu ușurință.

Pentru a selecta toate înregistrările dintr-o vizualizare personalizată

1. Accesează modulul dorit.
   
2. Alege vizualizarea de listă personalizată dorită.
   
3. Fă clic pe caseta de bifare Selectează tot de pe prima pagină.
   
4. Fă clic pe Selectează toate [înregistrările] din această vizualizare care apare.
   
   Toate înregistrările din acea vizualizare de listă vor fi selectate.

După ce ai aplicat o acțiune de actualizare în masă/schimbare proprietar/ștergere, bara de progres din colțul din dreapta jos al ecranului tău te va informa despre starea actualizării.

Notă

1. Linkul Selectează toate [înregistrările] din această vizualizare este disponibil doar în ediția Enterprise și Ultimate a Zoho CRM.
   
2. Linkul Selectează toate [înregistrările] din această vizualizare nu apare în două cazuri:
   
1. dacă există mai mult de 50.000 de înregistrări în vizualizarea de listă personalizată.
   
2. dacă există o actualizare în masă a vizualizării de listă care este deja în curs
   
3. Presupune că ai o regulă de workflow pentru modulul selectat în care acțiunile Actualizare în masă/Schimbare proprietar/Ștergere sunt asociate ca declanșator sau acțiune. Să presupunem că ai o regulă care spune că ori de câte ori „lead-urile din expoziția comercială sunt șterse, trimite email managerului de vânzări". În acest caz, acea regulă de workflow va fi executată dacă numărul total de înregistrări selectate este mai mic de 1000. Dacă sunt selectate mai mult de 1000 de înregistrări în vizualizarea de listă, regula de workflow nu va fi executată.

Activități pentru înregistrări individuale

Indicatorul de activitate de lângă fiecare înregistrare din vizualizările de listă afișează activitățile deschise — sarcini, întâlniri, apeluri și programări — pentru acea înregistrare, dacă există. Există, de asemenea, un buton Creează activitate pe care utilizatorii îl pot folosi pentru a crea activități noi.

Note pentru înregistrări individuale

Cu indicatorul de note de pe fiecare înregistrare, poți vizualiza, adăuga, edita, șterge și sorta rapid notele, la fel cum faci pe pagina de detalii a înregistrării. Indicatorul apare pe înregistrările care au note asociate. Pentru înregistrările fără note, indicatorul de note va apărea la trecerea cursorului peste înregistrare. Dacă faci clic pe el, va apărea panoul de note și poți adăuga o notă nouă.

Acțiuni rapide contextuale pentru înregistrări individuale

Pe lângă actualizările în masă, poți efectua acțiuni rapide făcând clic pe pictograma puncte de suspensie (···) prezentă lângă caseta de bifare de selectare a unei înregistrări. Aceste puncte de suspensie vor apărea când treci cursorul peste o anumită înregistrare.

1. Editează înregistrarea
   
2. Trimite email
   
3. Creează sarcină
   
4. Adaugă etichete
   
5. Schimbă proprietarul
   
6. Convertește o înregistrare
7. Șterge
   
8. Copiază URL
   
9. Mai multe > (Creează apel/ Întâlnire/ Programare)

Fiecare înregistrare din fiecare modul are un ID unic în URL-ul său. Opțiunea Copiază URL ajută utilizatorii să copieze URL-ul înregistrării fără a deschide un tab nou. De exemplu, utilizatorii pot folosi opțiunea Copiază URL pentru a insera linkuri în contactele lor dintr-un sistem telefonic atunci când este integrat cu Zoho CRM. În plus, simplifică și accelerează acțiunile personalizate, cum ar fi aprobarea sau respingerea intrărilor.

Notă:

1. Aceste acțiuni contextuale vor varia pentru fiecare modul și sunt disponibile pe baza permisiunii și accesibilității utilizatorului.
   

Editarea tiparelor de criterii

Editorul de tipare de criterii din vizualizările de listă personalizate te ajută să definești filtre avansate folosind logică simplă de tip și / sau.

Permisiuni necesare
Utilizatorii care au acces la vizualizarea de listă personalizată pot folosi această opțiune.

Notă

1. Poți specifica maximum 25 de criterii pentru o vizualizare de listă.
   

Pentru a edita tiparele de criterii

1. Fă clic pe fila Modul.
   
2. Selectează o vizualizare de listă din lista derulantă.
   
3. Fă clic pe Editare.
   
4. În pagina Editare vizualizare, revizuiește criteriile existente și fă clic pe linkul Schimbă tiparul.
   
5. În caseta Editor de tipare, modifică filtrele și fă clic pe linkul Salvare.
   
6. Salvează vizualizarea personalizată modificată.
   

Exemplu:
Dorești să filtrezi lead-urile înregistrate pentru un Vizitator de website sau Expoziție comercială din California sau Texas, al căror sector este Întreprindere mare.

Sursa lead-ului conține „Vizitator website sau Expoziție comercială" și Statul este „California sau Texas" și Sectorul este „Întreprindere mare"

Poți crea acest criteriu ușor folosind opțiunea Criterii de mai jos:


Tiparul de criterii va fi setat automat ca:

Deoarece tiparul de criterii nu corespunde cerințelor, îl poți edita astfel:

Note importante

1. Când caseta Schimbă tiparul este deschisă, nu poți adăuga sau șterge un rând de criterii din secțiunea Specifică criterii.
   
2. Precedența operatorilor nu va fi luată în considerare dacă nu specifici paranteze. De exemplu, dacă specifici criteriile ca 1 sau 2 și 3, va fi considerat ca ((1 sau 2) și 3)
   
3. Poți schimba și sau sau al rândurilor de criterii și aceasta va fi actualizată în editorul de mai jos.
   
4. Poți schimba condiția și sau sau din tipar și aceasta va fi actualizată în rândurile de mai sus.
   
5. Dacă specifici 1 și 2 și salvezi, la editarea vizualizării tiparul va fi afișat ca (1 și 2). Pentru (1 și 2) sau 3, tiparul va fi afișat ca ( (1 și 2) sau 3 )
   
6. Dacă adaugi mai multe rânduri în editor și le ștergi unul câte unul, vor fi afișate paranteze suplimentare în tipar. De exemplu, dacă sunt adăugate 5 rânduri și ștergi al 4-lea rând, va fi afișat ca ( ( ( ( 1 și 2 ) sau 3) )sau 4 ) și dacă al 3-lea rând este șters din nou va fi afișat ca ( ( ( ( 1 și 2 ) ) ) sau 3 ). Dacă primul rând este șters, atunci va fi afișat ca ( ( ( ( 1 ) ) ) sau 2 ). Cu toate acestea, la salvarea criteriilor, va deveni ( 1 sau 2 ). ( ( ( 1 și 2 ) și 3 ) ) va apărea dacă ultimul criteriu este șters.
   
7. Asigură-te că nu folosești următoarele deoarece sunt invalide: (), (și), (sau)
   
8. Dacă parantezele nu se potrivesc, va fi tratat ca invalid.
   
9. Vei primi un mesaj de eroare dacă numărul de rânduri și numerele date în tipar nu se potrivesc și, de asemenea, dacă există numere lipsă în tiparul specificat.
   
10. Butoanele Salvare și Anulare din vizualizarea personalizată vor fi ascunse în timp ce editezi tiparul de criterii.
    
11. În cazul în care lipsesc parantezele finale, va exista o diferență între Editorul de tipare de criterii și modul său de vizualizare.
    
    
    

    Tiparul tău de criterii în editor	Tiparul tău de criterii în modul vizualizare
    ( 1 și 2 ) sau ( 3 și 4 )	(( 1 și 2 ) sau ( 3 și 4 ))
    1 și 2 și 3 și 4	(1 și 2 și 3 și 4 )
    ( 1 sau 2 ) și ( 3 sau 4 )	( ( 1 sau 2 ) și ( 3 sau 4 ) )

Notă

1. Această opțiune este acceptată pentru modulele Lead-uri, Conturi, Contacte, Tranzacții și modulele personalizate.
   
2. Timpul ultimei activități din criteriile vizualizării de listă și timpul ultimei actualizări din pagina de detalii a înregistrării sunt același lucru.
   
3. Poți folosi acest criteriu doar pentru vizualizările de listă personalizate.
   

Permisiuni necesare
Utilizatorii care au acces la vizualizarea de listă personalizată pot folosi această opțiune.

Gestionarea coloanelor

Fiecare coloană are un set de Opțiuni coloană lângă antetul coloanei. Să vedem pe scurt opțiunile:

1. Asc ꜛ: Pentru a sorta înregistrările coloanei în ordine crescătoare.
   
2. Descꜜ: Pentru a sorta înregistrările coloanei în ordine descrescătoare.
   
3. Fixează/Dezfixează coloana: Pentru a fixa și dezfixa coloana în vederea înghețării acesteia în timpul navigării. Odată ce fixezi o coloană, aceasta va lua automat partea stângă a vizualizării de listă, facilitând consultarea în timpul navigării.
   
   
4. Filtrează după: Pentru a simplifica procesul de filtrare a înregistrărilor pe baza câmpurilor vizibile. Servește ca scurtătură la panoul din stânga, pe care utilizatorii îl pot folosi în continuare pentru a filtra câmpurile de înregistrări ascunse.
   
   
5. Ascunde coloana: Pentru a ascunde coloana din vizualizarea de listă activă. Este o alternativă ușoară la debifarea numelor de coloane din Gestionare coloane. Cu toate acestea, doar o coloană poate fi ascunsă la un moment dat, iar opțiunea Ascunde coloana pentru o coloană devine dezactivată când acel câmp este singurul câmp obligatoriu implicit rămas în coloanele active ale vizualizării de listă.
   
   

De asemenea, poți gestiona care anteturi de coloane dorești să le păstrezi în vizualizarea de listă activă. Fă clic pe pictograma Gestionare coloane disponibilă în extrema dreaptă, paralelă cu antetele coloanelor și selectează Gestionare coloane. Poți debifa numele câmpurilor pe care nu dorești să le ai ca anteturi de coloană în vizualizarea de listă și bifa câmpurile pe care dorești să le incluzi.

Note:

1. Poți fixa doar o singură coloană din lista de coloane.
   
2. Poți, de asemenea, fixa/dezfixa o coloană la crearea vizualizărilor personalizate și în fereastra pop-up Gestionare coloane.
   
   

Ștergerea vizualizărilor de listă personalizate

Vizualizările personalizate pe care le creezi pot fi șterse dacă este necesar.

1. Fă clic pe fila [Modul]. (De ex. Lead-uri, Contacte, Conturi, etc.)
   
2. Selectează vizualizarea de listă pe care dorești să o ștergi.
   
3. Fă clic pe săgeata derulantă care apare la trecerea cursorului peste numele vizualizării de listă. Din opțiuni, fă clic pe Șterge vizualizarea.
   
4. În fereastra pop-up „Ești sigur că dorești să ștergi vizualizarea personalizată „Lead-uri pierdute"?" , fă clic pe Șterge.

Vizualizarea personalizată va fi apoi ștearsă.

Vizualizările de listă predefinite nu pot fi șterse.