Svennis Partner Zoho Romania Logo

Întrebări frecvente: Vizualizări listă în Zoho CRM

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

1. Ce este o vizualizare listă?

Sistemul tău CRM conține probabil un număr mare de înregistrări, iar urmărirea tuturor acestora reprezintă o provocare semnificativă. De aceea ai nevoie de o modalitate de a sorta aceste înregistrări în funcție de nevoile și prioritățile tale: o vizualizare listă.

O vizualizare listă organizează înregistrările selectate dintr-un modul într-un tabel bazat pe un set definit de criterii. Vizualizarea listă îl ajută pe utilizator să găsească rapid înregistrările pe care trebuie să le vizualizeze, să le transfere unui alt proprietar, să efectueze actualizări în masă, să ruleze un macro sau să interacționeze cu ele în orice alt mod.

De exemplu, poate vrei să urmărești lead-urile create în ultima săptămână, să verifici sarcinile restante sau să te uiți la tranzacțiile mari în curs. Cea mai bună soluție în toate aceste scenarii este să filtrezi înregistrările folosind vizualizările listă. Poți folosi vizualizările listă și atunci când efectuezi acțiuni precum schimbarea proprietarului înregistrării, ștergerea înregistrărilor în masă și trimiterea de e-mailuri în masă.



2. Care este diferența dintre vizualizările listă standard și cele personalizate?

Vizualizările listă standard sunt vizualizări predefinite furnizate automat în contul tău CRM. Pot fi utilizate de toți utilizatorii din organizație. Vizualizările listă standard includ Lead-uri create recent, Toate lead-urile, Lead-uri convertite, Lead-uri spam și Lead-urile mele, printre altele. Poți modifica câmpurile incluse și ordinea coloanelor în vizualizările listă standard, dar nu le poți șterge.


Vizualizările personalizate sunt create de utilizatorii care dețin permisiunea Manage Custom Views. Acești utilizatori pot crea, modifica și șterge vizualizări personalizate și pot sorta ordinea coloanelor în fiecare vizualizare. De asemenea, pot partaja vizualizări personalizate cu alți utilizatori din organizația lor. Un utilizator poate găsi lista vizualizărilor create de el în secțiunea Created By Me.

De exemplu, o agenție de turism dorește să filtreze înregistrările în funcție de pachetul selectat de client. Poate crea o vizualizare personalizată cu criterii pentru valoarea selectată în câmpul personalizat „Tour Package" și poate partaja vizualizarea cu utilizatorii care vor trebui să acceseze acele informații. Această vizualizare personalizată le va permite utilizatorilor respectivi să acceseze înregistrările cu ușurință și le va economisi timp în filtrarea miilor de înregistrări din sistem pentru a găsi călătorii pentru un pachet turistic specific.


Citește mai multe despre vizualizările standard și personalizate aici .

3. Când ar trebui să creez o vizualizare listă personalizată?

Înregistrările din Zoho CRM sunt stocate în module, dar fiecare modul poate conține un număr mare de înregistrări. Pentru a le prioritiza, sorta, găsi, actualiza și șterge în mod corespunzător, trebuie să le poți filtra sau organiza într-un mod ordonat, ceea ce poți face cu vizualizările personalizate. Poți selecta și utilizatori din organizația ta cu care să partajezi vizualizările personalizate, simplificând accesul la înregistrări.

Poți defini criterii pentru a crea propria vizualizare listă, iar înregistrările vor fi filtrate în funcție de criteriile setate. Poți modifica, șterge și sorta ordinea coloanelor în vizualizările listă personalizate. Lista vizualizărilor pe care le-ai creat o găsești în secțiunea Created By Me.

De exemplu, o companie de asigurări vinde diferite tipuri de asigurări. Pentru a accesa ușor înregistrările, decide să creeze vizualizări listă diferite pentru fiecare tip de asigurare pe care îl vinde. Începe prin crearea unei vizualizări listă personalizate care include toate înregistrările pentru asigurările de viață.

Poate crea o vizualizare personalizată și adăuga criterii pentru câmpul „Insurance Type" astfel încât să conțină valoarea „Life Insurance". Odată salvată vizualizarea listă personalizată, va afișa toate înregistrările care au asigurare de viață ca tip de asigurare.



4. Cum pot crea o vizualizare personalizată? Și câte criterii pot fi specificate într-o vizualizare?

Crearea unei vizualizări personalizate este simplă, dar vei avea nevoie de permisiunea Manage Custom Views.
Iată cum să creezi o vizualizare personalizată:

  1. Selectează modulul în care vrei să creezi vizualizarea personalizată. (De ex., Leads, Contacts sau Accounts.)

  2. Dă clic pe meniul derulant al vizualizării listă din colțul din stânga sus.

  3. Dă clic pe New Custom View.


  1. Pe pagina New Custom View:

    • Introdu un nume pentru vizualizarea personalizată.

    • Marchează vizualizarea ca favorită, dacă este necesar.
      Vizualizările listă personalizate marcate ca favorite vor apărea primele în meniul derulant List View.

    • Specifică criterii pentru filtrarea înregistrărilor. Etichetele pot fi utilizate și în criteriile de filtrare a înregistrărilor.
      Captura de ecran de mai sus prezintă o vizualizare personalizată pentru o agenție de turism care va afișa înregistrările pentru două pachete turistice: intern și internațional.

    • Selectează coloanele care vor fi afișate în vizualizarea modulului.

    • Alege cine poate vedea această vizualizare în secțiunea Share this with.

  1. Dă clic pe Save.


Poți specifica până la 25 de criterii pentru vizualizarea ta listă personalizată.
Citește mai multe despre criteriile pentru vizualizările listă personalizate aici .

5. Am creat o vizualizare personalizată, dar alți utilizatori nu o pot vedea. De ce?

Alți utilizatori nu vor putea vedea vizualizarea ta personalizată dacă nu ai partajat-o cu ei. Accesează vizualizarea personalizată, dă clic pe pictograma de editare de lângă meniul derulant al vizualizării listă și derulează până la sfârșitul paginii vizualizării personalizate. În secțiunea Share this with, alege utilizatorii cu care vrei să partajezi această vizualizare personalizată.

Citește mai multe despre permisiuni aici.

6. Ce tipuri de condiții pot fi setate în vizualizările personalizate?

Vizualizările personalizate din Zoho CRM te ajută să îți organizezi mai bine datele, permițându-ți să filtrezi datele pe baza unor condiții diferite folosind valorile din câmpuri precum Țară, Sursă lead, Linie de produse, Etapă tranzacție și Stare completare activitate. În loc să vezi toate lead-urile listate în ordinea în care au fost create sau în ordine alfabetică, le poți sorta după sursa lead-ului — lead-uri din apeluri la rece, lead-uri de pe Twitter, lead-uri prin recomandări etc. — pentru a facilita urmărirea lor. Poți crea, de asemenea, vizualizări personalizate în modulul Deals pentru a organiza tranzacțiile după etapă (câștigate, pierdute, în negociere), astfel încât să te poți concentra pe cele care necesită mai multă atenție. Poți seta condiții pentru vizualizările personalizate atât pe baza câmpurilor standard, cât și a celor personalizate.

Dacă analizezi mai atent aceste condiții, vei descoperi că poți filtra înregistrările pe baza unui spectru larg de operatori de criterii, cum ar fi dacă valoarea dintr-o înregistrare este egală sau nu cu o valoare, dacă conține (sau nu conține) un anumit caracter, dacă valoarea unui câmp de dată este înainte sau după o dată stabilită și altele. Această gamă de parametri îți oferă posibilitatea să aprofundezi și să creezi vizualizări listă foarte specifice pentru a satisface toate cerințele tale de afaceri.

Să luăm exemplul unei agenții de turism. Aceasta organizează diferite tipuri de pachete de călătorie, inclusiv excursii interne și internaționale, excursii pe teren, tururi educaționale și tururi de aventură. Vizualizarea lor listă standard conține înregistrări pentru toate tipurile de pachete, dar doresc să faciliteze urmărirea clienților pentru tururi interne sau internaționale. Pot restrânge rezultatele căutării creând o vizualizare personalizată care include doar aceste tipuri de tururi.

Poți filtra înregistrările și prin excluderea a ceea ce nu vrei să vezi. De exemplu, o companie de asigurări care vinde diferite tipuri de asigurări, cum ar fi asigurări de viață, asigurări de sănătate, asigurări de familie și asigurări de accidente, dorește să creeze o vizualizare care să afișeze toate înregistrările care nu includ asigurări de viață și asigurări de accidente, pentru a putea targeta aceste înregistrări pentru vânzare suplimentară. Pot crea o vizualizare listă personalizată, selecta câmpul Insurance Type în condiții și apoi seta condiția „isn't" pentru a filtra înregistrările.

Condițiile pe care le poți seta depind de câmpurile din modulul pentru care ai ales să creezi vizualizarea, inclusiv câmpuri standard definite de sistem, cum ar fi câmpurile de dată și oră, câmpurile numerice, câmpurile text și câmpurile personalizate create de utilizatori. Poți seta condiții specifice (contains, is, isn't, in between etc.) pentru valoarea fiecărui câmp, pentru a filtra înregistrările afișate în vizualizarea personalizată.

Poți combina, de asemenea, mai multe condiții pentru același câmp și folosi atât operatori pozitivi (is, contains, after), cât și operatori negativi (isn't, doesn't contain, isn't after) pentru a filtra exact înregistrările pe care vrei să le afișezi în vizualizarea personalizată.


7. Cum pot selecta toate înregistrările dintr-o vizualizare deodată?

Pentru a selecta toate înregistrările dintr-o vizualizare personalizată:
  1. Accesează modulul în care se află vizualizarea personalizată. (De ex., Leads, Contacts sau Accounts.)

  2. Alege vizualizarea listă personalizată dorită din meniul derulant din colțul din stânga sus.

  3. Bifează căsuța Select All de pe prima pagină.

  4. Dă clic pe Select All records in this view.


Toate înregistrările din acea listă vor fi selectate.

8. De ce nu văd opțiunea Select All the records in this view?

Nu vei vedea această opțiune dacă numărul total de înregistrări din lista ta este mai mic sau egal cu numărul de înregistrări pe pagină.

De exemplu, dacă numărul total de înregistrări dintr-o vizualizare listă este nouă și numărul de înregistrări pe pagină este 10, nu vei vedea opțiunea Select All the records in this view . Dacă toate înregistrările apar pe aceeași pagină, poți folosi căsuța de bifare Select all .

Să luăm un exemplu:




În aceste capturi de ecran, numărul total de înregistrări este trei, ceea ce este mai mic decât numărul de înregistrări pe pagină. Astfel, când bifezi căsuța Select all, nu vei vedea opțiunea de a selecta toate înregistrările din vizualizare, deoarece toate înregistrările din vizualizare apar pe aceeași pagină, deci nu ai nevoie de o opțiune separată.

9. Ce este modelul de criterii și cum îl pot modifica?

Modelul de criterii este un set de operatori logici precum and/or care determină ce înregistrări apar în vizualizarea personalizată.

De exemplu, o agenție de turism, Go India Travels, planifică diferite tipuri de pachete turistice pentru clienții săi. Vizualizarea lor listă standard afișează toate tipurile de tururi. Acum vor să aprofundeze înregistrările, astfel încât utilizatorii să se poată concentra pe înregistrările cu care trebuie să lucreze. Unul dintre reprezentanții lor dorește o vizualizare care să îi permită să vadă înregistrările create de el pentru excursii internaționale sau interne solicitate de clienți din SUA.

Astfel, creează o vizualizare listă numită „International/domestic for US customers" cu următoarele condiții:
  • Tipul pachetului este Intern SAU Internațional
  • Creat de utilizatorul autentificat
  • Țara este SUA
Logica modelului de criterii va fi:
  • Tour package conține pachet turistic intern SAU pachet turistic internațional
  • ȘI Created by este utilizatorul autentificat
  • ȘI Country este SUA
Avem doi operatori ȘI și un operator SAU.

În majoritatea cazurilor, va trebui doar să specifici criteriile, iar modelul de criterii va fi setat automat. Cu toate acestea, dacă creezi vizualizări listă cu modele de criterii mai complexe, este posibil să fie nevoie să editezi modelul automat.

Pentru a edita sau modifica modelul de criterii:
  1. Selectează modulul în care se află vizualizarea listă. (De ex., Leads, Contacts sau Accounts).
  2. Selectează o vizualizare listă din meniul derulant din colțul din stânga sus.
  3. Dă clic pe Edit.
  4. Dă clic pe Change Pattern pe pagina Edit View.
  5. Modifică operatorii din caseta Pattern Editor și dă clic pe Save.
  6. Salvează vizualizarea personalizată modificată.
În exemplul nostru de mai sus, modelul de criterii automat ar fi fost:



Pentru ca modelul de criterii să îndeplinească cerința specificată, rândurile de criterii 3 și 4 ar trebui să fie în același paranteze:


Următoarele caractere sunt utilizate în Criteria Pattern Editor:

  • Paranteze rotunde: ( )

  • and/or operatori

  • Numere de rând criterii


Citește mai multe despre modelele de criterii aici .

10. Pot crea o vizualizare personalizată nouă bazată pe o vizualizare existentă cu doar câteva modificări?

Da, poți face acest lucru clonând o vizualizare existentă și efectuând modificările necesare.
Pentru a clona vizualizările listă personalizate
  1. Selectează modulul căruia îi aparține vizualizarea listă pe care vrei să o clonezi. (De ex., Leads, Contacts sau Accounts.)
  2. Selectează vizualizarea listă pe care vrei să o clonezi din meniul derulant din colțul din stânga sus.
  3. Dă clic pe Edit.
  4. Dă clic pe Clone.

  5. Pe pagina Clone View:

    • Introdu View Name.

    • Selectează coloanele care vor fi afișate în View Mode.

    • Alege cine poate vedea noua vizualizare.

    • Bifează căsuța Specify Criteria și modifică criteriile.

  1. Dă clic pe Save.

11. Cum pot adăuga, elimina sau îmbina coloane într-o vizualizare listă personalizată?

Poți modifica coloanele fie de pe pagina principală a modulului, fie de pe pagina Edit View.

De pe pagina principală a modulului:

  1. Selectează modulul căruia îi aparține vizualizarea listă. (De ex., Leads, Contacts sau Accounts).

  1. Selectează o vizualizare listă din meniul derulant din colțul din stânga sus.

  1. Dă clic pe pictograma Setup din partea dreaptă a vizualizării.

  1. Dă clic pe Manage Columns.

  2. Bifează sau debifează câmpurile pe care vrei să le adaugi sau să le elimini ca coloane pe ecranul Manage Columns. Poți modifica și ordinea în care apar coloanele selectând un câmp și mutându-l în sus sau în jos în listă.
Poți modifica coloanele și de pe pagina Edit View a vizualizării personalizate. Selectează un câmp din meniul Available pentru a-l muta în meniul Selected și apoi salvează modificările.














Poți edita și modifica ordinea sau dimensiunea coloanelor, dar nu le poți îmbina.

Dacă trebuie să îmbini datele din două câmpuri într-un singur câmp, poți folosi câmpuri de formulă. De ex.: Vrei să îmbini câmpurile Zi și Dată într-o singură coloană When Purchased:

Zi: Vineri

Dată: 3 decembrie 2021

Rezultatul va fi: Vineri, 3 decembrie 2021


12. Cum șterg o vizualizare personalizată de care nu mai am nevoie?

Pentru a șterge o vizualizare personalizată:

  1. Selectează modulul căruia îi aparține vizualizarea pe care vrei să o ștergi. (De ex., Leads, Contacts sau Accounts.)

  1. Selectează o vizualizare listă din meniul derulant din colțul din stânga sus.

  1. Dă clic pe Edit.

  1. Dă clic pe Delete din partea stângă a paginii Edit View. Vei fi solicitat să confirmi că vrei să ștergi vizualizarea.

  1. Dă clic pe Yes, delete. Vizualizarea ta personalizată va fi ștearsă.

13. Cum marchez o vizualizare personalizată ca Favorită?

Pentru a marca o vizualizare personalizată ca Favorită:

  1. Selectează modulul căruia îi aparține vizualizarea personalizată. (De ex., Leads, Contacts sau Accounts).

  1. Selectează o vizualizare listă din lista derulantă din colțul din stânga sus.

  1. Bifează steluța de lângă vizualizarea listă și aceasta va fi marcată ca favorită.


Poți marca o vizualizare personalizată nouă ca favorită și de pe pagina Edit View în timp ce o creezi.

14. Cum pot prioritiza înregistrările folosind sortarea coloanelor în vizualizările listă?

  1. Selectează vizualizarea ta listă. Opțiunea de a filtra înregistrările folosind System-Defined Filters, Filter by Fields sau filtrare pe baza Website Activity.
Secțiunea Website Activity îți permite să filtrezi înregistrările după factori precum browserul sau motorul de căutare pe care îl folosesc pentru a te găsi, sau dacă au participat sau nu la un chat live. Rețineți că această secțiune va fi afișată doar dacă SalesIQ este activat.

  1. Alege filtrul pe care vrei să îl utilizezi pentru a prioritiza înregistrările.

De exemplu, vrei să prioritizezi înregistrările care nu au fost atinse de un utilizator sau de sistem în ultimele câteva zile. Accesează modulul relevant și selectează o vizualizare listă din meniul derulant. Aplică filtrul Untouched Records din System-Defined Filters . Selectează opțiunile de configurare pe care vrei să le utilizezi. Pentru acest exemplu, vrei să prioritizezi înregistrările din ultimele 4 săptămâni. Selectează 4 weeks și aplică filtrul. Înregistrările vor fi prioritizate în consecință.

15. Cum pot modifica opțiunea Records Per Page într-o vizualizare listă?

Pentru a modifica numărul de Records Per Page:

  1. Selectează modulul căruia îi aparține vizualizarea. (De ex., Leads, Contacts sau Accounts.)
  2. Selectează o vizualizare listă din meniul derulant din colțul din stânga sus.
  3. Selectează numărul de înregistrări pe care vrei să le vezi pe o pagină din meniul derulant n Records Per Page din partea dreaptă.
  4. Pagina se va reîmprospăta automat pentru a afișa noul număr de înregistrări pe fiecare pagină.



16. Cum pot sorta înregistrările dintr-o vizualizare listă în ordine alfabetică?

Pentru a sorta înregistrările în ordine alfabetică crescătoare sau descrescătoare într-o vizualizare listă

  1. Selectează modulul căruia îi aparține vizualizarea listă.

  2. Selectează vizualizarea listă din meniul derulant.

  3. Dă clic pe antetul coloanei după care vrei să sortezi și selectează fie Ascending fie Descending pentru a sorta înregistrările.



17. Ce face opțiunea Zoho Sheet View?

Opțiunea Zoho Sheet View listează înregistrările unui modul în Zoho Sheet. Folosind această vizualizare foaie, poți vizualiza toate înregistrările și le poți actualiza. Poți face modificările necesare înregistrărilor și salva foaia. La salvare, înregistrările sunt actualizate în contul tău CRM. Poți adăuga și înregistrări noi în foaie, iar acestea vor fi actualizate în CRM.

Note:
  1. Coloana ID înregistrare este foarte importantă, deci nu trebuie să o modifici sau să o elimini pentru a asigura consecvența datelor.
  2. Asigură-te că toate coloanele obligatorii au valori.
  3. Înregistrările vor fi actualizate/adăugate doar după ce salvezi foaia.
  4. Valoarea dintr-o celulă va fi salvată doar când muți focusul din acea celulă.
  5. Poți avea maximum 999 de rânduri.
  6. Nu poți șterge înregistrări folosind Zoho Sheet.
  7. Vizualizarea Zoho Sheet nu este suportată pentru module Activități, Previziuni și alte module de inventar.
  8. Coloanele noi adăugate nu vor fi reflectate în Zoho CRM. Deoarece antetele de coloană sunt denumirile câmpurilor din modul, acestea vor trebui adăugate în structura modulului.

18. Pot selecta un grup de înregistrări din List View și să le urmăresc?

Nu poți urmări înregistrări din List View.

Pentru a urmări un grup de înregistrări, poți crea o regulă de urmărire automată. Sau poți solicita administratorului să îți atribuie un grup de înregistrări de urmărit folosind regula Auto-follow.

În secțiunea Auto-follow Rules, dă clic pe Create și specifică criterii pentru filtrarea înregistrărilor.



Acum ești un urmăritor automat al acestor înregistrări.

Listele Corelate sunt înregistrările asociate înregistrării principale. De exemplu, un Account are asociate Contacts, Potentials, Notes, Open Activities și altele. Personalizarea vizualizării listei corelate îți permite să reordonezi sau să modifici coloanele din vizualizarea listă.

Pentru a personaliza Listele Corelate, urmează acești pași:
  1. Autentifică-te în Zoho CRM cu privilegii de Administrator.
  2. Selectează modulul dorit.
  3. Selectează o înregistrare din vizualizarea listă.
  4. Pe pagina Record Details, dă clic pe pictograma Mai mult și apoi pe Organize [Module] Details.
  5. Pe pagina Organize [Module] Details, alege opțiunea din Unselected List.
  6. Mută opțiunile selectate în Selected List.
  7. Modifică ordinea Related List conform cerințelor tale.
  8. Dă clic pe Save.

20. Cum se modifică vizualizarea personalizată implicită de pe pagina principală a unui modul?

Modulele din Zoho CRM au o vizualizare personalizată implicită. De exemplu, când dai clic pe fila Leads, poți vedea înregistrările listate în vizualizarea listă My Leads. Poți modifica această vizualizare și seta ca vizualizare implicită All Open Leads.

Pentru a modifica vizualizarea listă, urmează acești pași:
  1. Dă clic pe fila [Module] dorită, cum ar fi Leads, Accounts sau Contacts.
  2. Pe pagina principală a modulului [Module], mută cursorul mouse-ului peste meniul derulant al vizualizării listă.
  3. Dă clic pe linkul Create View.
  4. Pe pagina Custom View Settings, alege vizualizarea listă din lista derulantă New View.
  5. Introdu View Name personalizat.
  6. Marchează ca Favorit, dacă este necesar. Vizualizările listă personalizate marcate ca favorite vor apărea primele în meniul derulant al vizualizării listă.
  7. Dă clic pe Save.

Sperăm că această listă de întrebări frecvente despre vizualizările listă este utilă. Dacă mai ai întrebări la care nu s-a răspuns, te rugăm să ne anunți aici. Vom fi bucuroși să le discutăm cu experții noștri în domeniu și să le adăugăm în viitor. Și nu uita să lași o evaluare mai jos!




Articole Similare

Gestionarea vizualizărilor de tip listă
Gestionarea vizualizărilor de listă
Întrebări frecvente: Chart View

Partener Certificat Zoho

Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?

Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.

Contacteaza-ne