Utilizarea Gmail API

Zoho CRM oferă o varietate de opțiuni de email din care utilizatorii pot alege în funcție de cerințele lor. Una dintre aceste opțiuni este Zoho Mail Add-on. Cu Zoho Mail Add-on, poți configura clientul de email în Zoho CRM folosind unul dintre cele două protocoale - POP3, IMAP sau folosind Gmail API.

IMAP - Îți permite să lucrezi cu emailurile fără să le descarci mai întâi pe computer. IMAP permite stocarea emailurilor pe servere la distanță. Acest protocol bidirecțional permite și sincronizarea emailurilor între mai multe dispozitive.

POP3 - POP descarcă emailurile pe computerul tău și de obicei șterge emailul de pe serverul la distanță. Acest protocol nu permite sincronizarea emailurilor între mai multe dispozitive. Dacă ai mai mult de un dispozitiv de pe care citești emailurile, ai putea vedea emailuri citite ca necitite, fără nicio indicație despre care le-ai șters, citit sau marcat. Folderele pe care le-ai creat pe un dispozitiv nu vor fi replicate pe celelalte dispozitive.

Gmail API - Pentru utilizatorii Gmail, Gmail API este cea mai bună alegere pentru accesul autorizat la datele Gmail ale unui utilizator. Acesta nu stochează niciunul dintre emailuri într-o bază de date terță, oferind mai multă securitate și confidențialitate emailurilor tale.

Utilizatorii Gmail pot primi emailurile în Zoho CRM folosind oricare dintre aceste metode.
O diferență principală este că, folosind protocolul POP3/IMAP, emailurile sunt stocate în baza de date Zoho CRM, în timp ce Gmail API nu stochează emailurile în baza de date Zoho CRM. Toate emailurile afișate în contul tău sunt apelate direct de pe serverele Gmail folosind API-uri.

Doar când MailMagnet este activat, sunt stocate unele detalii ale emailului, care includ ID-ul emailului (ID alfanumeric), adresa expeditorului și ora primirii emailului.

La configurarea contului Gmail folosind Gmail API, poți:

• Trimite și primi emailuri.
• Vizualiza contextual emailurile împreună cu detaliile contactului.
• Partaja emailurile cu alți utilizatori Zoho CRM.
• Segrega emailurile pe baza a trei categorii din contul tău Gmail - Deals Closing This Month (CTM), Open Deals și Customers.
  

Disponibilitate

Permisiune necesară
Utilizatorii cu permisiunea Zoho Mail Integration în profilul lor pot accesa această funcționalitate.

Configurarea contului Gmail

Pentru a configura un cont Gmail

1. În Zoho CRM, fă clic pe Setup > Channels > Email.
2. Fă clic pe Get Started pentru a conecta inbox-ul de email.
3. Alege Gmail > API.
4. În fereastra pop-up, introdu adresa de email și parola contului tău Gmail și fă clic pe Next.
5. În fereastra pop-up, verifică permisiunile de acces și fă clic pe Allow.
6. Activează MailMagnet dacă dorești să primești notificări pentru emailurile primite de la clienți.
7. Activează
   
   Etichetează emailul în Mailbox, dacă este necesar.
   
   Trei etichete vor fi create în contul tău Gmail. Emailurile de la contacte vor fi clasificate sub aceste etichete pe baza unor criterii.
   
   • Deals Closing This Month (CTM) - Contacte care au cel puțin o tranzacție ce se închide în luna curentă.
   • Open Deals - Contacte care au cel puțin o tranzacție în pipeline. Aceasta nu include contactele cu tranzacții ce se închid în luna curentă.
   • Customer - Contacte care au cel puțin o tranzacție închisă și câștigată. Aceasta nu include emailurile care se încadrează în cele două categorii de mai sus.
8. Selectează una dintre Permisiunile de partajare a emailurilor.
   Pe baza opțiunii selectate, emailurile corespunzătoare contactelor din contul tău CRM vor fi accesibile altor utilizatori.
9. Fă clic pe Save.

Notă

• Poți dezactiva oricând configurația Gmail API. Deoarece emailurile nu sunt stocate în baza de date Zoho CRM, la dezactivare, acestea nu vor fi disponibile în pagina de detalii a unei înregistrări.
• La fiecare 10 minute, emailurile vor fi sortate în etichete în contul tău Gmail.
• Când emailurile sunt mutate în una dintre cele trei etichete, vor fi șterse din Inbox.
• Dacă emailurile sunt mutate dintr-o etichetă în una dintre aceste trei etichete, atunci o copie a emailului va fi disponibilă și sub eticheta părinte.
• Doar când MailMagnet este activat, vei avea opțiunea de a activa etichetele pentru mailbox.