Etichetarea înregistrărilor în CRM

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Etichetele în Zoho CRM sunt de obicei ușor de creat. Etichetele nu sunt doar o simplă categorie, pot fi mult mai puternice, deoarece poți adăuga mai multe etichete la o singură înregistrare. De asemenea, poți crea etichete în mai multe locuri din contul tău CRM, dacă este necesar.

Poți adăuga etichete în următoarele locuri:

Etichetarea unei înregistrări specifice

Odată ce o înregistrare este creată în CRM-ul tău, vei putea adăuga etichete noi.

Pentru a adăuga etichete în pagina de detalii a înregistrării,

Conectează-te la contul tău Zoho CRM și accesează orice modul (Leads, Accounts, Contacts etc.)
Selectează o înregistrare din vizualizarea de tip listă unde dorești să adaugi etichete.
Apasă Add Tags.
Adaugă etichetele relevante și apasă Save.
De asemenea, poți apăsa pe orice etichetă pentru a vedea înregistrările asociate acelei etichete.

Etichetarea înregistrărilor în masă

Poți adăuga mai multe etichete la mai multe înregistrări ca o singură acțiune în contul tău Zoho CRM.

Pentru a adăuga etichete la mai multe înregistrări

Alege modulul (cum ar fi Leads, Contacts sau Deals) unde dorești să adaugi etichete.
Selectează toate sau mai multe înregistrări în funcție de cerințele tale.
Acum, sub meniul derulant Tags, selectează opțiunea Add Tags.

Ți se vor afișa sugestii de etichete (lista etichetelor existente va fi afișată) de fiecare dată când adaugi etichete în contul tău CRM.

Odată salvate, etichetele vor fi adăugate la toate înregistrările selectate în pagina List View.

Etichetarea înregistrărilor importate

Importi înregistrări atunci când ai colectat o listă de prospecți și trimiteri de la clienți într-un fișier spreadsheet. Pe măsură ce importi aceste intrări în Zoho CRM, le poți eticheta inserând o coloană numită Tag. Etichetele vor fi atribuite odată cu înregistrările importate.

Dacă există valori goale în fișier, poți alege să folosești o etichetă existentă din sistem în momentul importului, la pasul de mapare a câmpurilor. Aceasta va fi aplicată tuturor înregistrărilor în mod uniform.

Pentru înregistrările existente, poți fie să adaugi la etichetele existente, fie să le înlocuiești cu valorile din fișierul spreadsheet.

Dacă alegi append, valorile din fișier vor fi adăugate la etichetele existente din înregistrare.
Dacă alegi replace, valorile din fișier vor înlocui etichetele existente din înregistrare

Pentru a mapa etichetele în timpul importului de înregistrări, urmează acești pași:

Alege modulul unde dorești să importi înregistrări.
În pagina Import [Module], selectează opțiunile dorite și apasă Next.
În pagina Map Import Fields to Zoho CRM, apasă Fields Mapping.
Mapează câmpurile tag din FIELDS IN FILE și FIELDS IN ZOHO CRM. În acest fel, etichetele mapate sunt importate odată cu înregistrările.

Pentru înregistrările existente, poți adăuga sau înlocui etichetele

După ce ai importat fișierul dorit, apasă pe valoarea Tag din coloana câmpurilor din Zoho CRM.

Sub tag, selectează Append dacă dorești să adaugi etichetele din fișier la etichetele din înregistrare.
Selectează Replace dacă dorești să înlocuiești etichetele înregistrării cu etichetele din fișier.

Pentru a adăuga etichete ca valoare implicită în timpul importului de înregistrări, urmează acești pași:

Alege modulul unde dorești să importi înregistrări.
În pagina Import [Module] alege opțiunile dorite și apasă Next.
În pagina Map Import Fields to Zoho CRM, apasă Assign Default Value.
Alege Tag sub CRM Fields și introdu etichetele dorite sub DEFAULT VALUE.

Vezi și Importarea datelor.

Etichetarea înregistrărilor adăugate prin formular web

Formularele web sunt locul unde captezi date despre vizitatorii site-ului tău și sincronizezi acele date în contul tău CRM. S-ar putea să ai mai multe formulare web în contul tău, cum ar fi un formular de contact, o pagină de destinație sau un formular de autentificare. Adăugarea de etichete la înregistrări prin fiecare formular web te va ajuta să le filtrezi mai bine. Poți efectua o căutare globală sau să folosești filtre avansate pentru a lista înregistrările capturate din formularul web respectiv. Vezi și Configurarea formularelor web

Pentru a adăuga etichete în timpul creării unui formular web,

Accesează Setup > Marketplace> Web Forms.
Vei avea opțiunea de a adăuga etichete în timpul creării unui formular web. Adaugă etichete în funcție de cerințele tale și apasă Save.

Etichetele relevante vor fi adăugate și asociate înregistrărilor create prin formularele web respective.

Automatizarea etichetării înregistrărilor (folosind fluxuri de lucru)

În Zoho CRM, Workflow Rules sunt un set de acțiuni precum alerte, sarcini și actualizări de câmpuri, care vor fi executate atunci când sunt îndeplinite anumite condiții specifice. Citește mai multe despre crearea regulilor de flux de lucru aici.

Poți adăuga o etichetă ca Instant Action în timpul creării regulilor de flux de lucru în Zoho CRM. De exemplu, dacă configurezi o regulă de alertă Big deal, poți crea o acțiune pentru a adăuga etichete precum bigdeal, hotdeal, probability100%, etc. Ori de câte ori regula de flux de lucru este executată cu criteriile specificate, etichetele respective vor fi adăugate automat la înregistrare. Te rugăm să reții că etichetele vor fi adăugate doar până la limita maximă permisă, iar dacă există etichete existente, etichetele noi pot fi adăugate doar până la limita specificată (Vezi limitele etichetelor).

Pentru a seta eticheta ca acțiune instantanee, urmează acești pași:

Accesează Setup > Automation > Workflow Rules.
În pagina Workflow Rules, apasă pe regula pentru care dorești să creezi o acțiune instantanee.
Apasă Edit pentru a modifica setările regulii.
Sub secțiunea Instant Actions, alege Tag și adaugă etichetele dorite care să fie asociate cu regula de flux de lucru

Ori de câte ori criteriile regulii sunt îndeplinite, etichetele relevante vor fi asociate automat înregistrărilor.

Codificarea prin culori a etichetelor

Diferențiază înregistrările CRM prin codificarea prin culori a etichetelor pe măsură ce le creezi. Poți alege o culoare dintr-un set predefinit. Culoarea aleasă va fi folosită ca fundal pentru etichetă. Marcarea etichetelor în acest mod îți permite să evidențiezi importanța unei înregistrări, departamentul căruia îi aparține, starea înregistrării etc.

Etichetele pot fi colorate în momentul creării și, de asemenea, oricând ulterior. Poți adăuga culori etichetelor din toate locurile unde etichetele pot fi create sau asociate înregistrărilor.

Culoarea poate fi editată și va fi reflectată în toate înregistrările asociate cu eticheta. Etichetele vor fi afișate în pagina de detalii a înregistrării, în vizualizarea de tip listă și în vizualizarea kanban după cum urmează:

Pagina de detalii a înregistrării: Etichetele colorate apar lângă detaliile înregistrării.

Automatizarea etichetării într-un proces (folosind Blueprint)

Blueprint în Zoho CRM este o replică online a procesului tău de afaceri offline. Te ajută să automatizezi acțiunile de rutină și să ghidezi membrii echipei tale prin întreaga execuție a procesului tău de afaceri. Citește mai multe despre Blueprint aici.

În timpul proiectării blueprint-ului tău, poți defini acțiuni care să fie automatizate la finalizarea tranziției. Aceste acțiuni vor fi executate automat atunci când criteriile specificate sunt îndeplinite. Află mai multe despre setările de tranziție ale blueprint-ului aici.

Poți adăuga etichete ca una dintre acțiunile care să fie automatizate în procesul tău de afaceri.

De exemplu, o etichetă "qualified" poate fi definită în tranziția pentru o tranzacție aflată în etapa de calificare.

Ori de câte ori o tranzacție se află în etapa de calificare, etichetele relevante vor fi asociate automat înregistrării tranzacției.

Te rugăm să reții că etichetele vor fi adăugate doar până la limita maximă permisă, iar dacă există etichete existente, etichetele noi pot fi adăugate doar până la limita specificată (Vezi limitele etichetelor).

Notă
În timpul adăugării de etichete la înregistrările tale din CRM, poți alege să suprascrii etichetele existente cu etichete noi. De exemplu, s-ar putea să ai nevoie să adaugi un set de etichete relevante pentru anumite acțiuni prin fluxuri de lucru. Dacă există câteva etichete existente care nu sunt relevante pentru acea acțiune particulară, le poți suprascrie cu etichete noi, dacă este necesar. Suprascrierea etichetelor va înlocui toate etichetele existente cu etichetele nou actualizate.

De asemenea, poți suprascrie etichetele doar atunci când le adaugi prin Blueprint, fluxuri de lucru și la mai multe înregistrări.