Gestionarea utilizatorilor, rolurilor și permisiunilor

Pe măsură ce continui configurarea contului CRM, următorul tău pas va implica adăugarea utilizatorilor și stabilirea rolurilor și permisiunilor acestora, în baza cărora vor efectua sarcini specifice. Un utilizator este persoana care gestionează înregistrările din cadrul organizației, fie propriile înregistrări, fie cele partajate de alți utilizatori. Poți adăuga utilizatori în funcție de ediția pe care ai achiziționat-o și de numărul de licențe de utilizator permise. Fiecare utilizator se poate autentifica în contul său cu o adresă de email și o parolă. Fiecărui utilizator i se atribuie un rol în CRM în funcție de poziția sa ierarhică în cadrul organizației. Implicit, rolurile CEO și Manager sunt disponibile; poți adăuga mai multe roluri în funcție de structura companiei tale, de exemplu: manager de vânzări, reprezentant de vânzări etc., și poți configura o ierarhie a rolurilor. Crearea rolurilor îți va permite să oferi nivelul adecvat de acces utilizatorilor în funcție de poziția lor.

Profilul este o colecție de permisiuni care oferă utilizatorilor acces la un set de instrumente și funcționalități. După ce ai definit rolurile utilizatorilor, vei avea o imagine mai clară asupra tipului de acțiuni pe care dorești să le efectueze în CRM, în baza cărora poți crea profiluri și le poți atribui utilizatorilor corespunzători.

Există două tipuri de permisiuni de profil implicite disponibile:

• Administratori: Utilizatori care pot accesa întregul sistem. Trebuie să existe cel puțin un Administrator pentru accesarea tuturor datelor și funcționalităților din contul tău Zoho CRM. Exemplu: CEO sau oficiali de top sau conducerea superioară.
  
• Utilizatori Standard: Utilizatori care pot accesa datele conform permisiunilor definite (profiluri) și rolurilor din organizație. De exemplu: Manageri de vânzări, Manageri de marketing, Agenți de suport etc.
  

Mai departe, în funcție de nevoile afacerii tale, poți restricționa sau permite accesul la funcționalități specifice folosind opțiunea de gestionare a permisiunilor de profil. Uneori, diferiți membri ai echipei trebuie să contribuie la un anumit proiect sau tranzacție. În astfel de cazuri, poți activa regulile de partajare a datelor pentru un acces neîntrerupt la o înregistrare între echipe și departamente.

Utilizatori, roluri și profiluri

• Utilizatori: Adaugă utilizatori în contul tău CRM și atribuie-le roluri și profiluri. Reține că doar după ce adaugi un utilizator în contul tău, vei putea adăuga profiluri și roluri noi. Pentru primul utilizator pe care îl adaugi, pot fi atribuite rolul (CEO, Manager) și profilul (Administrator, Standard) definite de sistem. Vezi și Întrebări frecvente
  
• Profiluri: Creează profiluri care definesc permisiunile de acces la diversele module și funcționalități CRM.
  
• Roluri: De asemenea, configurează ierarhia la nivel de organizație prin crearea de Roluri și atribuirea lor utilizatorilor.