Crearea tablourilor de bord

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Analytics este o vizualizare rezumată a datelor din rapoartele personalizate din Zoho CRM. Oferă o platformă pentru analiza în timp real a etapelor de vânzări și a operațiunilor de afaceri. Poți crea un tablou de bord și îl poți partaja cu toți utilizatorii sau cu câțiva utilizatori selectați. Poți crea și tablouri de bord private, accesibile doar de tine.

Fila Dashboards este redenumită Analytics pentru anumite conturi.

Disponibilitate

Permisiune necesară

Utilizatorii cu permisiunea Analytics și Manage Reports în profilul lor pot accesa această funcție.

Creează tablou de bord

În funcție de cerințele afacerii tale, poți crea tablouri de bord pentru a obține o prezentare generală a diferitelor activități de afaceri, cum ar fi analitica e-mailurilor, statusul lead-urilor, metrici de marketing, statistici de activitate și altele. De asemenea, poți partaja aceste tablouri de bord cu utilizatori selectați sau cu toți utilizatorii din organizația ta.

Notă

Dacă un tablou de bord este partajat cu toți utilizatorii din organizație, datele din acesta vor fi vizibile doar pentru utilizatorii care au permisiunea de a vizualiza câmpul respectiv. De exemplu, dacă creezi un grafic pentru venituri pe industrie și îl partajezi cu toți utilizatorii, doar utilizatorii care au permisiunea de a vizualiza câmpul Industry vor putea vedea graficul.
Un utilizator trebuie să aibă activată permisiunea de vizualizare a tabloului de bord în profilul său pentru a putea vedea fila Dashboard. Citește mai mult Module permission.

Pentru a crea un tablou de bord

Apasă pe modulul Dashboard sau Analytics din Meniu.
Dacă nu găsești Analytics în Meniu, apasă pe iconița More și caută același lucru.
În pagina Dashboards sau Analytics home, apasă pe iconița Add (+).
Apasă Add Component pentru a adăuga diferite componente la tabloul de bord.
În pagina Dashboard Builder, fă următoarele:
- Introdu Numele tabloului de bord.
- Adaugă o descriere pentru tabloul de bord.
- Selectează utilizatorii cu care dorești să partajezi tabloul de bord.
  - Only me - Accesibil doar de tine.
  - All users - Partajat cu toți utilizatorii din CRM-ul tău.
  - Custom - Selectează utilizatori din diferite surse, cum ar fi lista de utilizatori, roluri & subordonați sau grupuri.
    Dacă vrei să blochezi tabloul de bord pentru a preveni modificările de către utilizatorii cu care este partajat, poți activa Lock this dashboard for shared users.
- Apasă pe o componentă din stânga pentru a o adăuga la tabloul de bord.

5. Apasă Save.

Notă

Tablourile de bord blocate pot fi modificate doar de creatorul tabloului de bord și de administratorii CRM.
Când un tablou de bord este partajat în modul deblocat, utilizatorul cu acces poate face modificări, dar nu poate seta opțiunea „Partajează doar cu mine".
Poți debloca tabloul de bord oricând apăsând Edit și debifând Lock this dashboard for shared users.
Utilizatorii cu care este partajat tabloul de bord vor putea clona tablourile de bord blocate.

Clonează tablouri de bord

Pot exista situații în care dorești să creezi un tablou de bord cu componente care sunt deja prezente într-unul dintre tablourile de bord existente. În astfel de cazuri, în loc să creezi un tablou de bord nou, poți clona unul existent și să faci modificări dacă este necesar. Poți clona și componentele.

Pentru a clona un tablou de bord

Mergi la fila Analytics și apasă pe iconița More din colțul din dreapta sus.
Apasă Clone.
Poți redenumi tabloul de bord clonat.
Apasă Save.

Vizualizează tablourile de bord

Tablourile de bord din contul tău CRM pentru organizația ta sunt clasificate astfel:

Favourites - Tablourile de bord pe care le-ai marcat ca favorite. Tablourile de bord pot fi reordonate apăsând iconița de reordonare () din partea de jos.

Created by me - Tablourile de bord personalizate create de tine (utilizatorul).

Shared with me - Tablourile de bord personalizate partajate explicit cu tine de orice utilizator din contul tău CRM.

Public - Tablourile de bord accesibile tuturor din contul tău CRM. Aceasta include și tablourile de bord implicite oferite de Zoho CRM.

Other user's dashboard - Tablourile de bord personalizate create de alți utilizatori din contul tău CRM, care nu se încadrează în categoriile de mai sus, vor fi afișate. Doar Admins și Super Admins vor putea vedea tablourile de bord create de alți utilizatori.

Gestionează tablourile de bord

Pentru a ține evidența tablourilor de bord, poți folosi și funcționalitatea Manage Dashboard, care oferă o vizualizare unificată, consolidând toate tablourile de bord într-un singur loc. Îți permite să supraveghezi și să execuți operații fundamentale, cum ar fi redenumirea, duplicarea și eliminarea tablourilor de bord, printre alte acțiuni.

Cu funcția Manage Dashboard, ți se prezintă două opțiuni de vizualizare: vizualizare listă și vizualizare grilă. Această flexibilitate îți permite să alegi între un format de listă simplificat sau un aspect de grilă detaliat, asigurând că poți accesa și revizui toate tablourile de bord și detaliile lor relevante în stilul care se potrivește cel mai bine preferințelor tale.

Șterge tablourile de bord și componentele definite de sistem

CRM oferă un set de tablouri de bord și componente definite de sistem care sunt cel mai frecvent utilizate în afaceri, cum ar fi tranzacțiile în curs, vânzările pe cont, campanie vs. venituri etc.

Aceste tablouri de bord sunt disponibile pentru Leads, conturi și contacte, cazuri și soluții, produse, inventar, campanii și teritoriu. Toate aceste tablouri de bord definite de sistem, cum ar fi Lead analytics, Org Overview, Activity Stats etc., sunt tablouri de bord publice disponibile pentru fiecare utilizator CRM.

În mod implicit, aceste tablouri de bord sunt accesibile tuturor utilizatorilor din organizație și permisiunea nu poate fi modificată. Uneori, dacă nu ai nevoie de aceste tablouri de bord, le poți șterge din contul organizației. Poți șterge și componentele care nu sunt utilizate în afacerea ta. Un utilizator care are permisiunea de gestionare a tabloului de bord în profilul său poate șterge aceste tablouri de bord și componentele din ele.

Notă: Ștergerea tablourilor de bord nu se aplică vizualizării Classic.

Pentru a șterge un tablou de bord

Mergi la fila Dashboards sau Analytics.
Selectează un tablou de bord definit de sistem din lista derulantă.
Toate tablourile de bord definite de sistem vor fi afișate.
Apasă iconița More din colțul din dreapta sus și apasă Delete.

Pentru a șterge o componentă

În Tabloul de bord Org Overview, mergi la componenta pe care vrei să o ștergi.
Treci cu mouse-ul peste componentă și apasă iconița More.
Selectează Delete din lista derulantă.

Clonează și șterge componentele și tablourile de bord definite de sistem

Tablourile de bord definite de sistem și componentele acestora sunt afișate și accesibile tuturor utilizatorilor din organizație. Dacă vrei să le ștergi pentru alți utilizatori și să păstrezi anumite tablouri de bord pentru un set selectat de utilizatori, le poți clona și acorda permisiunea doar utilizatorilor selectați.

În mod similar, administratorul poate clona tabloul de bord și îl poate păstra pentru referință proprie setând permisiunea ca Only me.

Notă: Odată șterse, tablourile de bord definite de sistem nu pot fi recuperate. Prin urmare, cea mai bună practică ar fi să le clonezi înainte de a le șterge.

Pentru a clona și șterge tablourile de bord definite de sistem

Mergi la fila Dashboards sau Analytics.
Selectează un tablou de bord din lista derulantă.
De asemenea, poți selecta o componentă dintr-un tablou de bord.
Apasă iconița More din colțul din dreapta sus și apasă Clone.
Tabloul de bord clonat va fi denumit [dashboard name_Cloned].
Apasă iconița All users, lângă tabloul de bord Org Overview_cloned și selectează Only me sau Custom, pentru a seta permisiunea de partajare.
Dacă alegi Custom Users, selectează lista de utilizatori cu care vrei să partajezi.
Mergi la Tabloul de bord original Org Overview și apasă iconița More.
Selectează Delete.
În fereastra „Ești sigur că vrei să ștergi permanent tabloul de bord?", apasă Delete.
Această acțiune va șterge permanent tabloul de bord și nu vei putea anula sau recupera operația.

Acțiuni speciale pe componente

Componentele tabloului de bord îți permit să efectuezi o serie de acțiuni în funcție de cerințele tale. Să le analizăm pe rând.

Clonează

Pot exista situații în care dorești să folosești o componentă în alt tablou de bord pentru o analiză diferită care se adresează unui set diferit de utilizatori. În astfel de cazuri, poți clona o componentă și alege în ce tablou de bord să plasezi componenta clonată.

Pentru a clona o componentă

Mergi la fila Analytics, apasă pe more options.
Apasă Clone.
Poți redenumi componenta clonată, selecta tabloul de bord destinație și modifica alte configurații dacă este necesar.
Apasă Save.

Șterge

Poți șterge componentele care nu sunt utilizate în afacerea ta. Un utilizator care are permisiunea de gestionare a tabloului de bord în profilul său poate șterge componente dintr-un tablou de bord.

Pentru a șterge o componentă

În tabloul de bord dorit, mergi la componenta pe care vrei să o ștergi.
Treci cu mouse-ul peste componentă și apasă iconița More.
Selectează Delete din lista derulantă.

Adaugă la pagina principală sau favorite

Această funcție îți permite să adaugi graficul pe pagina principală a Zoho CRM.

Pentru a adăuga graficul pe pagina ta principală

Apasă pe fila Analytics.
Pe pagina Analytics Home, selectează tabloul de bord dorit.
Apasă iconița More și selectează Add to Home sau Add to Favorite.

Embed URL

Poți integra tabloul de bord în orice pagină web copiind URL-ul tabloului de bord și lipindu-l pe site-ul dorit. Poți restricționa tabloul de bord pentru domenii specifice menționându-le ca domenii permise. De exemplu, dacă dorești ca un grafic să fie afișat doar în domeniul .edu, poți menționa acest domeniu în secțiunea de domenii permise. Aceasta va restricționa utilizatorii din alte domenii să vizualizeze graficul.

Evită utilizarea următoarelor caractere speciale la introducerea detaliilor domeniului, deoarece poate cauza probleme de validitate: ^ { } | " < > ` virgule multiple și spații (goo gle.com).

Pentru a integra URL-ul tabloului de bord

Apasă pe fila Dashboards sau Analytics și selectează tabloul de bord dorit.
În pagina Dashboards Home, selectează tabloul de bord dorit.
Apasă iconița More și apasă Embed URL.
Din pagina Embed URL, copiază URL-ul tabloului de bord din câmpul de text.
În Allowed Domains, introdu domeniile unde tabloul de bord ar trebui afișat.
Acest tablou de bord va fi vizibil doar în domeniile menționate.
Apasă Done.

Mută în alt tablou de bord

Este simplu să muți componente între diferite tablouri de bord. Dacă crezi că o componentă specifică ar fi mai potrivită într-un alt tablou de bord, o poți muta cu ușurință.

Pentru a muta o componentă

Mergi la Analytics și accesează tabloul de bord care conține componenta specifică.
Apasă iconița More a componentei și apasă Move to another dashboard.
Selectează tabloul de bord din lista derulantă din fereastra pop-up și redenumește componenta dacă este necesar.
Apasă Move.

Notă:

O componentă nu poate fi mutată într-un tablou de bord care este blocat.

Descarcă

Partajarea unei componente în afara tabloului de bord devine convenabilă prin descărcarea datelor acesteia sub formă de:

O imagine sau PDF. Aceasta permite partajarea și prezentarea informațiilor fără efort.
Un fișier Excel (XLS) sau CSV. Aceasta înseamnă că poți trece de la vizualizarea unei componente la un set de date portabil în câteva clicuri. Poți partaja fișierul descărcat cu echipa ta sau îl poți importa într-un alt instrument pentru analize suplimentare.

Notă

Opțiunea de descărcare ca Excel/CSV este acceptată pentru următoarele componente: KPI, Chart, Target Meter, Quadrant și Zone.
Când alegi formatul Excel/CSV, poți decide dacă descărcarea trebuie să fie cu înregistrări negrupate sau grupate.

Înregistrările negrupate reprezintă datele fără a fi clasificate pe baza câmpului de grupare. Poți descărca maximum 50.000 de înregistrări când alegi această opțiune.
Înregistrările grupate reprezintă datele clasificate după câmpul de grupare. Maxim 2.000 de înregistrări pot fi descărcate în acest caz. Primele trei coloane cu mai multe rânduri vor afișa până la 5.000 de caractere fiecare, în timp ce celelalte coloane cu mai multe rânduri vor afișa până la 255 de caractere.

Câmpurile din fișierul Excel sau CSV depind de coloanele alese în vizualizarea detaliată a componentei.

Pentru a descărca o componentă

În tabloul de bord, treci cu mouse-ul peste componenta pe care dorești să o descarci.
Apasă iconița more și selectează Download.
Selectează formatul.
Dacă ai selectat Image sau PDF, apasă Download.
Dacă ai selectat Excel sau CSV, selectează tipul de descărcare (înregistrări negrupate sau grupate) și apasă Download.

Restaurarea tablourilor de bord/componentelor șterse recent

Pot exista situații în care ștergi un tablou de bord sau componentele acestuia pentru că par inutile la momentul respectiv, dar realizezi ulterior că mai ai nevoie de ele, chiar și în alt scop. Ar putea fi, de asemenea, că ai șters accidental un tablou de bord sau o componentă. În astfel de situații, poți restaura tablourile de bord și componentele șterse în termen de 30 de zile, minimizând astfel impactul ștergerilor accidentale și facilitând recuperarea datelor.

Secțiunea Recently Deleted este clasificată în două file: Dashboards și Components. Fiecare oferă vizualizări grilă și listă pentru o vizibilitate și navigare îmbunătățite.
Utilizatorii cu permisiuni de gestionare pentru tablouri de bord pot restaura elementele șterse pentru tablourile de bord partajate.

Cazuri pentru restaurarea componentelor șterse

La restaurarea unei componente șterse, există două scenarii posibile.

Când tabloul de bord părinte al componentei (componentelor) șterse este disponibil în analytics, poți pur și simplu selecta componenta și o poți restaura direct.
Când tabloul de bord părinte al componentei (componentelor) șterse se află și el în lista celor șterse recent, va apărea o fereastră pop-up care îți va cere să selectezi unul dintre cele două tipuri de restaurare:

Restaurează componenta împreună cu tabloul de bord părinte.
Selectează un alt tablou de bord în care să restaurezi componenta.

Note:

Poți accesa secțiunea „Recently Deleted" în 2 moduri.

Pe pagina principală a tabloului de bord, „Recently Deleted" se află în lista derulantă din panoul din stânga unde sunt listate toate tipurile de vizualizări ale tablourilor de bord.
Pe ecranul „Manage Dashboards", este poziționat în colțul din dreapta sus.

Elementele șterse sunt organizate în funcție de data ștergerii pentru a oferi o cronologie clară a restaurării. Sunt clasificate în patru secțiuni în funcție de data ștergerii:

Today
Yesterday
This Week (Excludes Today & Yesterday)
Earlier this week

La efectuarea unei acțiuni în masă (restaurare/ștergere), maximum 100 de elemente pot fi șterse sau restaurate simultan.

Vizualizare detaliată a componentelor tabloului de bord

Poți vizualiza un raport detaliat despre datele selectate în orice componentă a tabloului de bord.

Pentru a accesa vizualizarea detaliată a tablourilor de bord

Apasă pe fila Dashboards sau Analytics.
Mergi la tabloul de bord dorit și apasă pe componenta specifică pentru care ai nevoie de o vizualizare detaliată.

Datele sunt afișate sub forma unui raport. Poți modifica coloanele afișate în vizualizarea detaliată a componentei tabloului de bord, alege o coloană nouă, elimina una sau le poți reordona după necesități.

Filtre pentru tabloul de bord

Tablourile de bord oferă o prezentare generală puternică, dar utilizatorii doresc adesea să se concentreze pe segmente specifice din tabloul lor de bord. De exemplu, un manager de vânzări vrea să verifice cum performează o linie specifică de produse.

Pentru a ajuta utilizatorii în astfel de cazuri, poți configura filtre pentru tabloul de bord. Aceste filtre le permit utilizatorilor să concentreze întregul tablou de bord pe un subset specific de date rapid, astfel încât să nu fie nevoie să ajusteze fiecare componentă manual. Oricine are accesul potrivit poate configura aceste filtre. Odată configurate, oricine poate vizualiza tabloul de bord le poate aplica.

Exemplu (cu un video)

Tony, un manager de vânzări la o companie HVAC, supraveghează mai multe linii de produse în diferite regiuni. Vrea să verifice cum performează o linie specifică de produse. Să vedem cum folosește Tony filtrele tabloului de bord pentru a realiza acest lucru:

Tony face următoarele:

Mai întâi, alege linia specifică de produse în filtrul tabloului de bord și îl aplică. Instantaneu, tabloul de bord este aliniat la nevoile sale.
Apoi, Tony vrea să se concentreze pe performanța în anumite regiuni pentru acest trimestru. Din nou, setează criteriile relevante în filtrul tabloului de bord și le aplică.
Mulțumit, vrea să revină la vizualizarea sa generală inițială. Pur și simplu șterge filtrele.

În acest fel, utilizatorii individuali pot obține vizualizarea tabloului de bord de care au nevoie în câteva secunde.

Combină filtrele tabloului de bord cu filtrele componentelor pentru o explorare flexibilă a datelor. De exemplu, după aplicarea unui filtru al tabloului de bord pentru a te concentra pe o linie de produse, poți folosi un filtru al componentei pe graficul canalului de vânzări pentru a analiza progresul vânzărilor pe sursa campaniei.

Puncte de reținut

Următoarele tipuri de câmpuri sunt acceptate în filtrele tabloului de bord:
User
Date
Date time
Picklist (inclusiv Tags)
Pe lângă modulele individuale (cu câmpuri de timp, utilizator și picklist din acestea), vei avea o opțiune All modules cu filtre comune (Created, owner, modified).
Filtrele tabloului de bord pot fi utilizate doar în fila Analytics. Nu pot fi vizualizate sau aplicate în afara acestei file.

Cum configurez un filtru pentru tabloul de bord pentru utilizatorii mei?

Condiție prealabilă:

Trebuie să ai permisiunea Analytics (cu opțiunea Manage) activată pentru profilul tău.
Dacă adaugi filtre pentru un tablou de bord existent, acesta nu trebuie să fie blocat pentru tine.

Pentru a configura un filtru al tabloului de bord

Navighează la fila Analytics și selectează tabloul de bord din bara laterală.
Apasă butonul More (...) din colțul din dreapta sus și selectează Add Dashboard Filters.
Selectează modulul și câmpul.
Treci cu mouse-ul peste un câmp selectat și apasă + pentru a adăuga un alt câmp în filtru. Repetă pasul anterior. Apasă – pentru a elimina câmpul din filtru.
Apasă Save.
Filtrul tabloului de bord va fi adăugat la acel tablou de bord.

Notă:

Pentru a edita filtrul tabloului de bord, apasă butonul More (...) din dreapta sus și selectează Edit Dashboard Filters. Fă modificările și apasă Save.
Pentru a șterge filtrul tabloului de bord, apasă butonul More (...) din dreapta sus și selectează Edit Dashboard Filters. Apasă Delete Filter.
Poți adăuga filtre pentru tabloul de bord când creezi un tablou de bord. După ce ai adăugat componente la noul tău tablou de bord, poți configura filtrele apăsând Add Dashboard Filters. Selectează câmpurile și apasă Save.

Cum aplic filtrele tabloului de bord ca utilizator?

Condiții prealabile:

Trebuie să poți accesa tabloul de bord.
Tabloul de bord trebuie să aibă filtre configurate pentru el.

Pentru a aplica un filtru al tabloului de bord

Navighează la fila Analytics și selectează tabloul de bord din bara laterală.
Apasă iconița Filter dacă filtrul tabloului de bord nu este vizibil.
Setează criteriile pentru unul sau mai multe câmpuri din filtru. Apasă Apply pentru a obține vizualizarea de care ai nevoie. Repetă acest pas ori de câte ori dorești să vizualizezi un subset diferit de date.
Apasă Save Filter dacă dorești ca filtrul să rămână aplicat până când decizi să îl ștergi.
Apasă Clear pentru a reveni la vizualizarea originală.

Notă
Filtrul tabloului de bord este aplicat în toate componentele relevante. De exemplu, dacă se aplică un filtru al tabloului de bord cu un câmp Stage din modulul Deals. Aceasta va afecta doar componentele asociate cu modulele Deals. Componentele care nu au fost filtrate vor fi marcate cu iconița de avertizare.

Filtre pentru componente

Filtrele componentelor sunt dinamice și pot fi aplicate instantaneu direct la componente fără a afecta configurațiile acestora. Dincolo de filtrele de criterii specifice fiecărei componente, filtrele componentelor permit utilizatorilor individuali să aplice filtre personalizate și să obțină rezultatele de care au nevoie, ceea ce sporește flexibilitatea cu care pot vizualiza diferite perspective de date pentru fiecare componentă și îmbunătățește astfel capacitățile lor de analiză a datelor.

Câmpurile filtrului componentei trebuie configurate în setările componentei. Fiecare utilizator cu acces la tabloul de bord poate aplica valori diferite pentru aceste câmpuri și poate vizualiza rezultatele dorite.

Poți alege dintr-o gamă largă de câmpuri de utilizator, picklist, dată și dată/oră atât din modulele primare, cât și din cele secundare. De asemenea, sunt disponibile câmpurile formula și câmpurile roll-up summary care returnează o dată sau dată/oră. Pot fi selectate maximum două câmpuri ca filtre ale componentei.

După configurarea câmpurilor de filtru, poți aplica valorile filtrului și vizualiza rezultatele temporar apăsând Apply. Dacă dorești ca valorile filtrului să rămână active până când decizi să le elimini manual, apăsând Apply and Save vei asigura că filtrele persistă chiar și la reîmprospătarea URL-ului tabloului de bord sau la navigarea în altă parte și revenirea la pagină.

Note:

Filtrele componentelor sunt acceptate pentru toate tipurile de componente ale tabloului de bord, cu excepția Anomaly Detector, și aceste filtre nu vor fi aplicabile pentru Comparator când parametrii săi se referă la module diferite.
Atât pentru câmpurile de filtru ale componentelor de tip picklist, cât și pentru câmpurile de filtru ale utilizatorilor, pot fi selectate maximum 25 de valori.
Valorile de filtru aplicate nu vor fi transferate pe pagina principală, dar valorile salvate vor fi.
În timpul procesului de tipărire/descărcare, datele filtrate ale componentei vor fi descărcate indiferent dacă valorile filtrului componentei sunt aplicate sau salvate.
Dacă valorile filtrului sunt salvate, datele filtrate vor fi afișate acolo unde componenta este integrată. Cu toate acestea, dacă valorile filtrului sunt doar aplicate, datele din componenta integrată nu vor fi filtrate.
Dacă valorile filtrului sunt salvate pentru o componentă și apoi modificate temporar și aplicate, acele modificări nu vor persista când utilizatorul trece la alt tablou de bord sau modul și revine. Componenta va afișa valorile filtrului salvate anterior, nu cele aplicate temporar.

Creează categorie pentru gruparea valorilor

Este lansat în etape și este disponibil în prezent doar pentru clienți selectați.

Analiza seturilor mari de date poate fi dificilă atunci când se lucrează cu numeroase puncte de date individuale. Este adesea dificil să extragi informații semnificative când informațiile sunt dispersate și negrupate.

Pentru a rezolva această problemă, poți crea categorii pentru fiecare câmp de grupare dintr-o componentă analitică. Aceasta îți permite să grupezi valorile conexe pentru o analiză mai clară și mai perspicace a datelor.

De exemplu, să presupunem că analizezi lead-uri în funcție de sursele lor și recunoști că ai primit lead-uri din diverse canale, cum ar fi apeluri telefonice, reclame, recomandări de angajați, târguri și chat-uri. Pentru a determina ce lead-uri au fost generate prin implicare activă față de implicare pasivă, le poți clasifica astfel:

Implicare activă: Apeluri telefonice, recomandări de angajați, chat-uri
Implicare pasivă: Reclame, târguri

Această categorizare ajută la clasificarea înregistrărilor și la analiza surselor care implică interacțiune directă și angajament cu potențialii lead-uri (activ) față de cele care au oferit informații sau oportunități fără interacțiune directă (pasiv).

Beneficii cheie:

Analiză simplificată a datelor: Gruparea punctelor de date similare reduce complexitatea, facilitând identificarea tendințelor și tiparelor.
Vizualizări îmbunătățite: Categoriile fac graficele și rapoartele mai lizibile și mai concentrate.
Grupări personalizate: Ai flexibilitatea de a defini categorii care au sens pentru nevoile afacerii tale.

Categoriile pot fi create pentru două tipuri de câmpuri de grupare:

Câmpuri picklist
Câmpuri numerice (Currency, Number, Long Integer, Decimal, Percent, Formula, Roll-up summary)

Category for picklist fields

Category for numeric fields

Category for picklist fields

Imaginează-ți că ai un câmp picklist Country ca câmp de grupare într-o componentă grafic. Analizarea fiecărei țări individual poate fi copleșitoare și consumatoare de timp. În plus, este posibil să ai obiective de afaceri care necesită monitorizarea sau analiza acestor tranzacții grupându-le în anumite categorii, cum ar fi regiuni/continente.

Pentru a crea categorii pentru un câmp picklist

Adaugă/Clonează/Editează o componentă analitică.
Selectează câmpul (câmpurile) picklist pentru grupare și apasă Create Category Field.
În fereastra pop-up New Category Field:

În lista derulantă Grouping, selectează câmpul picklist pentru care dorești să definești categorii.
Câmpurile picklist și numerice utilizate pentru grupare în componenta analitică vor fi listate aici. Dacă este selectată o singură grupare pentru componentă, aceasta va fi selectată automat pentru crearea câmpului de categorie.
Furnizează un nume pentru câmpul de categorie (de ex., Continents) și apasă Create Category.
Dă un nume categoriei (de ex., Asia) și selectează valorile de grupare/picklist (de ex., India, Japan, China).
Apasă Done.
Poți adăuga mai multe categorii (de ex., Africa, Europe, South America) pentru alte valori picklist apăsând butonul New Category.
Apasă Done.

Revizuiește configurația componentei și apasă Save.

Odată ce salvezi componenta, detaliile vor fi clasificate conform configurațiilor.

Note:

Poți muta o valoare picklist particulară dintr-o categorie în alta apăsând pe cele trei puncte de lângă valoarea picklist, selectând Move to și apoi alegând din categoriile existente sau apăsând New Category.
Poți elimina o valoare particulară din categorie apăsând cele trei puncte și selectând Remove.
Poți gestiona o categorie (modifica numele sau valorile selectate) sau o poți șterge complet, folosind cele trei puncte disponibile pentru fiecare categorie.
Orice valori neatribuite unei categorii vor apărea sub un link etichetat „Remaining uncategorized values". Poți apăsa link-ul pentru a vizualiza aceste valori, le poți selecta și le poți muta într-o categorie existentă sau poți crea una nouă.

Category for numeric fields

Capacitatea de a categoriza câmpuri numerice îți permite să organizezi datele numerice în intervale semnificative, oferind informații mai clare și făcând analiza mai intuitivă.

De exemplu, dacă analizezi sumele tranzacțiilor, poate fi copleșitor să te uiți la valorile individuale ale tranzacțiilor, mai ales cu un set de date mare. Prin crearea de categorii, poți grupa aceste sume în intervale, cum ar fi „Medium Value Deals" pentru sume între 15.000 și 50.000, „High Value Deals" pentru sume între 50.000 și 100.000 și „Enterprise Deals" pentru sume peste 100.000.

În plus, poți folosi opțiunea Lower Values Category pentru a captura toate sumele tranzacțiilor sub 15.000, numind această categorie „Small Value Deals". Similar, folosind opțiunea Higher Values Category vei grupa toate sumele tranzacțiilor care depășesc 100.000 în „Enterprise Deals". La crearea categoriilor pentru un câmp numeric, valorile intervalului sunt proiectate să fie continue pentru a asigura că nicio valoare nu cade accidental în secțiunea „Others" necategorizată. Odată ce salvezi componenta, datele vor fi clasificate pe baza acestor configurații, facilitând identificarea tendințelor și acționarea pe baza informațiilor.

Pentru a crea o categorie pentru un câmp numeric

Adaugă/Clonează/Editează o componentă analitică.
Selectează câmpul (câmpurile) numeric pentru grupare (de ex., Amount) și apasă Create Category Field.
În fereastra pop-up New Category Field:

În lista derulantă Grouping, selectează câmpul numeric pentru care dorești să definești categorii.
Câmpurile numerice și picklist utilizate pentru grupare în componenta analitică vor fi listate aici. Dacă este selectată o singură grupare pentru componentă, aceasta va fi selectată automat pentru crearea câmpului de categorie.
Denumește câmpul de categorie (de ex., Deal Size).
Introdu numele pentru categoriile de interval intermediar (de ex., Medium value deals, High value deals) și intervalele de start și sfârșit pentru fiecare categorie.
Apasă pe iconița gear dacă dorești să adaugi categorii pentru valori inferioare și superioare.
Apasă Done.

Revizuiește configurația componentei și apasă Save.

Odată ce salvezi componenta, detaliile vor fi clasificate conform configurațiilor.

Note:

Câmpurile de categorie și categoriile pe care le creezi sunt specifice unei componente analitice.
Pentru un câmp de categorie, poți adăuga până la 10 categorii și până la 20 de valori în fiecare categorie.
Categoria Others afișată pe componentă include valorile de grupare care nu sunt atribuite niciunei categorii, precum și înregistrările fără valori pentru câmpul pentru care a fost creată categoria.
Crearea categoriilor este acceptată pentru toate tipurile de componente analitice, cu excepția Anomaly Detector și Stage Component.

Determină numărul de înregistrări din componentele analitice

Funcția „Count of" permite unui utilizator să obțină numărul de înregistrări disponibile în modulele salvate în sistemul său CRM, oferind informații valoroase pentru rapoarte și analize, monitorizarea performanței produselor și facilitând gestionarea eficientă a datelor.

Pentru a obține un număr de înregistrări când este implicat un singur modul

Când un utilizator dorește să obțină numărul de înregistrări folosind o componentă analitică, poate folosi măsura „Count of". Ca manager de vânzări, Carol trebuie să găsească numărul de conturi create în această lună. Pentru a face acest lucru, folosește o componentă KPI cu măsura „Count of - Accounts" pentru a obține valoarea dorită.

Pentru a obține un număr de înregistrări când sunt implicate două module (primar și asociat)

Cazul 1: Când două module sunt legate printr-un câmp de tip single-lookup

Când două module, un modul primar și un modul asociat, sunt legate printr-o relație de tip single-lookup într-o componentă analitică, utilizatorul poate folosi măsura 'Count of Unique' pentru a obține numărul exact de înregistrări din modulul primar și măsura 'Count of' pentru a obține numărul de înregistrări din modulul asociat.

De exemplu, când modulul Accounts și modulul Deals sunt legate sau asociate, va exista o singură listă asociată de tip lookup pentru aceste două module. Aceasta deoarece un cont poate avea mai multe tranzacții, dar o tranzacție nu poate fi asociată cu mai multe conturi.

Să vedem cum folosește Timothy, un manager de vânzări, măsura 'Count of Unique' pentru a obține numărul exact de înregistrări din modulul Accounts (modulul primar) și măsura 'Count of' pentru a obține numărul de înregistrări din Deals (modulul asociat). El a configurat trei conturi: A, B și C, și a închis patru tranzacții: W, X, Y și Z. Înregistrările sau intrările vor fi stocate ca număr de rânduri în contul său CRM, așa cum este afișat mai jos.

Modul primar - *Accounts*	Modul asociat - *Deals*
Contul A	Tranzacția W
Contul A	Tranzacția X
Contul B	Tranzacția Y
Contul C	Tranzacția Z

Din tabelul de mai sus, observăm că Contul A este asociat cu două tranzacții (W & X), iar Conturile B și C sunt asociate cu câte o tranzacție (Y și, respectiv, Z). Când Timothy folosește măsurile 'Count of' și 'Count of Unique', valorile pe care le obține sunt:

'Count of - Accounts': 4 [ Numărul total de rânduri afișate în tabelul de mai sus ]
'Count of Unique - Account': 3 [ Numărul exact de înregistrări din modulul primar - Accounts ]
'Count of - Deals': 4 [ Numărul de înregistrări din modulul asociat Deals ]

Măsura 'Count of Unique' poate fi folosită pentru a găsi numărul exact de înregistrări din modulul primar Accounts, iar măsura 'Count of' poate fi folosită pentru a găsi numărul de înregistrări din modulul asociat Deals.

Cazul 2: Când două module sunt legate printr-un câmp de tip multi-lookup

Când două module, un modul primar și un modul asociat, sunt legate printr-o relație de tip multi-lookup într-o componentă analitică, utilizatorul poate folosi atât măsura 'Count of Unique' pentru a obține numărul exact de înregistrări din ambele module, cât și măsura 'Count of' pentru a obține numărul de rânduri/intrări create când ambele module sunt legate.

De exemplu, când două module, Courses și Students, sunt legate sau asociate, obținem o listă asociată de tip multi-lookup. Aceasta deoarece fiecare curs poate avea mai mulți studenți, iar fiecare student poate urma mai multe cursuri.

Să vedem cum folosește Amelia, o coordonatoare de cursuri, măsurile 'Count of' și 'Count of Unique' pentru a verifica câte înregistrări există în modulul Course (modulul primar) și câte înregistrări există în modulul Students (modulul asociat). Ea a configurat două cursuri, A & B, în modulul Course, cu patru studenți înregistrați, W, X, Y și Z, în modulul Students. Înregistrările sau intrările vor fi stocate ca număr de rânduri în contul său CRM, așa cum este afișat mai jos.

Modul primar - *Courses*	Modul asociat - *Students*
Cursul A	Studentul W
Cursul A	Studentul X
Cursul A	Studentul Y
Cursul B	Studentul X
Cursul B	Studentul Y
Cursul B	Studentul Z

Din tabelul de mai sus, observăm că Cursul A are trei studenți înregistrați, W, X și Y, iar Cursul B are trei studenți înregistrați, X, Y și Z. Când Amelia folosește măsurile 'Count of' și 'Count of Unique', valorile pe care le obține sunt:

Count of - Courses: 6 [ Numărul total de rânduri afișate în tabelul de mai sus]
Count of Unique - Courses: 2 [ Numărul exact de cursuri ]
Count of - Students: 6 [ Numărul de rânduri afișate în tabelul de mai sus ]
Count of Unique - Students : 4 [ Numărul exact de studenți ]

Pentru a obține un număr de înregistrări folosind o componentă analitică:

Navighează la Analytics sau Dashboards. Apasă pe Add Component în colțul din dreapta sus al ecranului dashboard-ului dorit.
Selectează componenta.
Alege modulele și selectează Count of Unique sau 'Count of' în funcție de necesitate, apoi apasă Save.

Crearea unei prezentări dintr-un dashboard

Disponibilitate
Această funcție este disponibilă pentru organizațiile care folosesc ediția Enterprise și versiunile superioare în centrele de date US, AU, EU, IN, JP și CN.

Poți converti rapid un dashboard într-o prezentare și o poți folosi în ședințele echipei, sesiunile de strategie, evaluările de performanță și altele. Poți începe să prezinți noul pachet de diapozitive direct din CRM. Dacă vrei să faci modificări, poți deschide cu ușurință pachetul de diapozitive în Zoho Show. Modificările efectuate acolo vor fi sincronizate înapoi în pachetul de diapozitive din CRM-ul tău.

Pentru a face acest lucru:

Apasă pe modulul Analytics.
Selectează dashboard-ul dorit din panoul din stânga.
Apasă pe iconița mai multe (...) din colțul din dreapta sus al dashboard-ului și selectează Create as Presentation.
Notă: Când se creează o prezentare, nu vei putea crea alta în același timp. Fiecare utilizator poate crea maximum 10 prezentări pe lună. Pachetul de diapozitive va fi șters la o lună de la momentul creării.
Vei primi o notificare odată ce prezentarea este creată. Apasă pe View in Zia Notification.
Notificarea va fi selectată implicit, iar prezentarea va fi afișată în panoul Dashboard Presentation.
Dacă vrei să începi prezentarea din interiorul CRM-ului, folosește opțiunile de prezentare disponibile în partea de jos a pachetului de diapozitive. Poți:

Vizualiza pachetul de diapozitive în modul ecran complet.
Mări o anumită secțiune.
Folosi un pointer sau marker, împreună cu opțiunile de ascundere și ștergere a marcajelor.
Naviga la diapozitivul următor sau anterior, sau selecta un diapozitiv anume.

Dacă vrei să prezinți pachetul de diapozitive din Zoho Show sau vrei să faci modificări, apasă pe View in Show.

Notă

Fiecare utilizator poate crea maximum 10 prezentări de dashboard pe lună. Poți vedea câte ai creat deja trecând cu cursorul peste opțiunea Create as Presentation.
Când se creează o prezentare, nu vei putea crea alta în același timp.
Poți accesa pachetul de diapozitive apăsând pe Panoul de notificări Zia din partea de jos a aplicației CRM. Pachetul de diapozitive va fi șters la o lună de la momentul creării.
Dacă deschizi pachetul de diapozitive în Zoho Show și faci modificări, acestea vor fi sincronizate înapoi în pachetul din CRM. Marcajele nu vor fi salvate. Reține că aceste opțiuni sunt disponibile doar când folosești o ediție plătită de Zoho Show. În caz contrar, vei putea vizualiza, prezenta, descărca și tipări pachetul de diapozitive în Zoho Show, dar nu vei putea efectua alte acțiuni.