Gestionează utilizatorii, rolurile și permisiunile
Ultima actualizare: 29 martie 2026 · Tradus si verificat de Svennis, Zoho Premium Partner
Cand CRM-ul are doi utilizatori, toata lumea vede tot si nimeni nu se plange. Problemele apar cand echipa creste: agentul nou nu trebuie sa vada clientii colegilor, managerul vrea sa vada tot ce e sub el, iar contabilitatea are nevoie doar de citire. Daca rezolvi asta dand tuturor profil de Administrator, ai renuntat practic la orice control asupra datelor firmei.
La Svennis am proiectat structuri de utilizatori, roluri si profiluri pentru organizatii complexe, inclusiv pentru World Class Romania, unde 47 de cluburi lucreaza in acelasi cont fara sa isi vada reciproc datele - iar la consultanta initiala gratuita exact aceasta structura o schitam impreuna cu clientul. Articolul de mai jos iti explica diferenta dintre utilizatori, roluri si profiluri si cum le combini ca sa dai fiecaruia exact accesul de care are nevoie.
Sfatul Svennis
Nu construi profilurile de la zero, permisiune cu permisiune - echipa te va suna zilnic ca nu vede ceva. In implementarile noastre clonam profilul Standard pentru fiecare departament si scoatem doar permisiunile in plus: export de date, stergere in masa, administrare campuri. E mult mai sigur sa restrangi treptat decat sa deschizi accesul sub presiunea echipei.
Pe măsură ce avansezi cu configurarea contului CRM, următorul tău pas va implica adăugarea utilizatorilor și stabilirea rolurilor și permisiunilor acestora, în funcție de care vor efectua sarcini specifice. Un utilizator este cel care gestionează înregistrările din cadrul organizației, fie pe ale sale, fie pe cele partajate de alți utilizatori. Poți adăuga utilizatori în funcție de ediția pe care ai achiziționat-o și de numărul de licențe de utilizator permise. Fiecare utilizator se poate conecta la contul său cu o adresă de e-mail și o parolă. Fiecărui utilizator i se atribuie un rol în CRM pe baza poziției sale ierarhice în cadrul organizației. Implicit, rolurile CEO și Manager sunt disponibile, poți adăuga mai multe roluri în funcție de structura companiei tale, de exemplu, manager de vânzări, reprezentant de vânzări etc. și să configurezi o ierarhie a rolurilor. Crearea rolurilor îți va permite să oferi nivelul adecvat de acces utilizatorilor în funcție de poziția lor.
Profilul este o colecție de permisiuni care oferă utilizatorilor acces la un set de instrumente și funcționalități. Odată ce ai definit rolurile utilizatorilor, vei avea o mai bună claritate asupra tipului de acțiuni pe care dorești să le efectueze în CRM, în funcție de care poți crea profiluri și le poți atribui utilizatorilor respectivi.
Există două tipuri de permisiuni de profil implicite disponibile:
- Administratori: Utilizatori care pot accesa întregul sistem. Trebuie să existe cel puțin un Administrator pentru a accesa toate datele și funcționalitățile din contul tău Zoho CRM. Exemplu: CEO sau oficiali de top sau conducere superioară.
- Utilizatori Standard: Utilizatori care pot accesa datele conform permisiunilor (profilurilor) și rolurilor definite în organizație. De exemplu: Manageri de vânzări, Manageri de marketing, Agenți de suport etc.
În plus, în funcție de nevoile afacerii tale, poți restricționa sau permite accesul la funcționalități specifice folosind opțiunea de gestionare a permisiunilor de profil. Uneori, diferiți membri ai echipei sunt necesari pentru a contribui la un anumit proiect sau tranzacție. În astfel de cazuri, poți activa regulile de partajare a datelor pentru un acces neîntrerupt la o înregistrare între echipe și departamente.
Utilizatori, roluri și profiluri
- Utilizatori: Adaugă utilizatori în contul tău CRM și atribuie-le roluri și profiluri. Reține că doar după ce adaugi un utilizator în contul tău, vei putea adăuga profiluri și roluri noi. Pentru primul utilizator pe care îl adaugi, pot fi atribuite rolul definit de sistem (CEO, Manager) și profilul (Administrator, Standard). Vezi și Întrebări frecvente
- Profiluri: Creează profiluri care definesc permisiunile de acces la diversele module și funcționalități CRM.
- Roluri: De asemenea, configurează ierarhia la nivel de organizație prin crearea Rolurilor și atribuirea acestora utilizatorilor.
Intrebari frecvente
Care este diferenta dintre rol si profil in Zoho CRM?
Rolul reflecta pozitia ierarhica a utilizatorului in organizatie si determina ale cui inregistrari le poate vedea - de exemplu, un manager vede datele subordonatilor. Profilul este o colectie de permisiuni care decide ce poate face utilizatorul in CRM: ce module acceseaza si ce functionalitati foloseste. Ai nevoie de amandoua pentru fiecare utilizator.
Cati administratori trebuie sa existe in Zoho CRM?
Trebuie sa existe cel putin un utilizator cu profilul Administrator, care are acces la toate datele si functionalitatile contului. Restul echipei primeste de regula profilul Standard, cu acces conform rolurilor si permisiunilor definite - manageri de vanzari, agenti de suport si asa mai departe.
Pot crea roluri proprii, adaptate structurii firmei mele?
Da. Implicit, Zoho CRM vine cu rolurile CEO si Manager, dar poti adauga oricate roluri reflecta organigrama ta - director de vanzari, reprezentant de vanzari, agent de suport - si le aranjezi intr-o ierarhie. Retine ca rolurile si profilurile noi pot fi create abia dupa ce ai adaugat utilizatori in cont.
Cum dau acces la o inregistrare unui coleg din alta echipa?
Pentru situatiile in care oameni din echipe sau departamente diferite lucreaza la acelasi proiect sau tranzactie, activezi regulile de partajare a datelor. Acestea permit accesul la inregistrari peste granitele ierarhiei de roluri, fara sa fie nevoie sa schimbi profilurile sau rolurile utilizatorilor implicati.
Articole Similare
Partener Certificat Zoho
Ai nevoie de ajutor cu Zoho CRM?
Echipa noastra te poate ajuta cu implementarea, personalizarea si suportul Zoho CRM. Peste 200 de proiecte finalizate din 2011.
Contacteaza-ne