Previziuni bazate pe ierarhia rolurilor

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Înregistrările din CRM sunt accesibile utilizatorilor dintr-o organizație în funcție de rolurile lor. Utilizatorul aflat la un nivel ierarhic superior va putea vizualiza înregistrările subordonaților, adică vizibilitatea înregistrărilor este conform ierarhiei rolurilor. O ierarhie de roluri are multiple roluri și sub-roluri. În Zoho CRM, creezi un obiectiv de previziune pentru rolul cel mai înalt din ierarhie, adică pentru organizație. Obiectivele de previziune sunt apoi stabilite pentru celelalte roluri din ierarhie și pentru utilizatorii din acele roluri.

Utilizatorii cu profil de administrator pot crea previziuni.
Managerii de rol pot stabili obiective pentru rolurile lor, sub-rolurile lor și utilizatorii din aceste roluri.
Deoarece fiecare utilizator poate avea un singur rol, poți avea un singur obiectiv de previziune stabilit pentru utilizator.

Configurarea setărilor de previziune ale organizației

Mai întâi, un utilizator cu profil de administrator trebuie să configureze setările de previziune ale organizației în contul Zoho CRM. Setările includ:

Perioada obiectivului de previziune (lunară sau trimestrială).
Luna de început a anului fiscal.
Valorile câmpurilor pe baza cărora sunt stabilite obiectivele de previziune.

Asigură-te că ai creat câmpurile conform cerințelor tale de business.

Poți crea o previziune pentru un anumit trimestru/lună o singură dată. Poți totuși modifica detaliile previziunii existente.

Crearea previziunilor bazate pe ierarhia rolurilor

În Zoho CRM, previziunea este creată pentru rolul cel mai înalt din ierarhie, adică pentru organizație. Obiectivele de previziune sunt apoi stabilite pentru celelalte roluri din ierarhie și pentru utilizatorii din acele roluri.

Fiecare rol poate avea o singură previziune pentru fiecare trimestru/lună.
Fiecărui rol i se poate atribui un manager; în caz contrar, managerul rolului părinte deține rolul.
Fiecare utilizator poate avea un singur obiectiv de previziune stabilit pentru fiecare trimestru/lună.
Doar managerii de rol și utilizatorii cu profil de administrator pot crea previziuni.
Managerul unui rol poate stabili obiective pentru utilizatorii din rol. Utilizatorii nu își pot stabili singuri obiectivele.
Managerii de rol își pot stabili propriile obiective. Dacă superiorul managerului de rol modifică obiectivul, managerul de rol nu îl poate schimba.
Dacă un rol nu are un manager, managerul rolului superior din ierarhie poate stabili obiective pentru utilizatorii din sub-roluri.
Poți crea rapoarte de previziune bazate pe roluri.

Pentru a crea o previziune pentru un trimestru/lună

Mergi la modulul Forecasts.
Apasă pe pictograma Create Forecast.

Pictograma Create Forecast nu va fi disponibilă la crearea previziunii pentru prima dată.
Selectează luna/trimestrul și anul din listele derulante.

Previziunea va fi creată pentru trimestrul/luna selectat(ă).
Specifică obiectivul de vânzări pentru lună/trimestru.
Specifică obiectivul pentru sub-roluri (sub-rolurile de nivel următor).

Poți specifica obiectivul general pentru rol și, de asemenea, obiectivul pentru managerul rolului. Obiectivele pentru ceilalți utilizatori din aceste roluri și sub-roluri pot fi stabilite după ce creezi această previziune.
Specifică obiectivul pentru fiecare utilizator.

Vor fi listați doar utilizatorii din rolul cel mai înalt al ierarhiei. Pentru a stabili obiective pentru utilizatorii din alte roluri, trebuie să navighezi în detaliu la fiecare nivel din ierarhia rolurilor.
Apasă Save.

Stabilirea obiectivelor pentru sub-roluri și utilizatorii acestora

Poți naviga în detaliu la fiecare sub-rol și stabili obiective pentru sub-roluri, managerii și utilizatorii acestora. Obiectivele pentru sub-roluri și managerii lor pot fi stabilite în momentul creării previziunilor. Totuși, dacă nu ai stabilit un obiectiv pentru aceștia, poți face acest lucru editând sub-teritoriile.

De exemplu, Zylker Inc are două roluri — Manager și Sales Manager — care sunt sub-roluri ale CEO-ului. Următorii utilizatori fac parte din aceste roluri:

Rol	Utilizatori
Manager	Rachel (Role Manager)
	Tabitha
	James
Sales Manager	Ross (Role Manager)
	Mike

La crearea unei previziuni, obiectivul poate fi stabilit pentru rolurile de mai sus și pentru managerii de rol. În acest caz, obiectivul poate fi stabilit pentru Manager și Rachel, care este managerul rolului.

După salvare, obiectivul pentru ceilalți utilizatori poate fi stabilit apăsând butonul Edit.

Pentru a stabili obiectivul pentru sub-roluri

În modulul Forecast, selectează luna și anul din listele derulante respective pentru a vedea detaliile previziunilor.
Selectează linkurile Role/User și apasă Edit pentru a naviga la nivelul următor de obiective de previziune.
Specifică obiectivul de vânzări pentru roluri, manageri de rol sau utilizatori.
Apasă Save.

Vizualizarea previziunilor

Terminologie de previziune

Target - Obiectivul de vânzări care este stabilit. Poți stabili obiective pentru roluri, sub-roluri, manageri de rol și utilizatori.
Achieved - Este valoarea tranzacțiilor închise pentru fiecare rol și sub-rolurile sale.
Pipeline Deal - Valoarea estimată a tranzacțiilor aflate în pipeline pentru luna/trimestrul respectiv.
Target Achieved in % - Procentul din obiectiv care a fost atins.
Shortage in % - Procentul din valoarea obiectivului care nu se află în pipeline pentru luna/trimestrul respectiv.
Target Mismatch - Când există o neconcordanță între valoarea totală a obiectivului și suma obiectivelor individuale pentru sub-roluri și utilizatorii acestora.
Star Performers - Rolurile și utilizatorii care au atins obiectivul și l-au depășit.

Opțiuni de calcul

Există două opțiuni pentru a calcula valoarea obiectivului, valoarea realizată, potențialul din pipeline, procentul obiectivului atins, procentul de deficit și neconcordanța obiectivului atunci când vizualizezi previziunea pentru o lună/trimestru.

Compute - Calculează cifrele previziunii pentru nivelul de rol pe care îl vizualizezi în prezent.
Compute All - Calculează cifrele previziunii pentru toate rolurile și sub-rolurile.

Navigarea în detaliu prin previziune

În funcție de rolul tău, vei putea vizualiza detaliile previziunii și naviga în detaliu prin obiectivele de previziune ale altor niveluri din ierarhia rolurilor. CEO-ul (rolul cel mai înalt din ierarhie) va putea accesa toate obiectivele de previziune stabilite pentru alte sub-roluri și utilizatorii acestora. În schimb, reprezentanții de vânzări pot accesa doar obiectivele lor individuale și obiectivul stabilit pentru rolul lor.

Achieved - Apasă pentru a vizualiza tranzacțiile câștigate-închise care au contribuit la atingerea obiectivului.
Target Achieved Count - Reprezintă numărul de tranzacții câștigate pentru luna/trimestrul respectiv.
Pipeline Count - Reprezintă numărul de tranzacții care se așteaptă să aibă data de închidere în această lună/trimestru.
Pipeline Deals - Reprezintă tranzacțiile aflate în pipeline pentru luna/trimestrul respectiv.
Roles - Apasă pentru a naviga la nivelul următor din ierarhia rolurilor și a vizualiza obiectivele stabilite pentru rol. Poți stabili obiective în funcție de permisiunile tale de acces.
Users - Apasă pentru a naviga la nivelul următor și a vizualiza obiectivele stabilite pentru utilizator. Poți stabili obiective în funcție de permisiunile tale de acces.

Să presupunem că există Teritoriul A și Sub-teritoriul B al acestuia. Dacă managerul de rol al teritoriului A stabilește obiectivul pentru utilizatorii din teritoriul B, atunci managerul de rol al teritoriului B nu le poate modifica.