Depanarea importului și exportului de date

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

1. Când încerc să import lead-uri, primesc un mesaj de eroare care spune „Duplicate record exist in system: Email."

Am verificat datele din CRM și nu există nicio înregistrare duplicată cu aceeași adresă de email. Cum rezolv această problemă?

După ce te-ai asigurat că nu există nicio înregistrare duplicată cu aceeași adresă de email, verifică lista Approve Leads navigând la Leads > Actions > Approve Leads.

Deoarece înregistrările din secțiunea Approve Leads nu sunt disponibile în căutarea globală, este posibil să existe înregistrări duplicate care nu sunt afișate atunci când cauți. Înregistrările din această listă sunt adăugate în CRM prin webform, API sau import. Înregistrările adăugate manual nu vor fi prezente aici.

2. Am importat recent date și au existat înregistrări omise. Nu văd opțiunea Descarcă lista de înregistrări cu erori. Cum pot descărca o listă cu înregistrările omise?

Opțiunea de a descărca lista înregistrărilor cu erori va fi afișată doar dacă există mai puțin de 10.000 de înregistrări omise. Dacă există mai mult de 10.000, opțiunea nu va fi disponibilă pe pagina Import Status.

3. Am importat lead-uri în contul nostru CRM, dar lead-urile îmi sunt atribuite mie în loc de proprietarii de lead-uri la care le-am mapat în timpul importului. Cum remediez asta?

Fișierul de import:

După importarea lead-urilor în CRM:

Acest lucru se întâmplă deoarece fișierul importat conține numele utilizatorilor în coloana Lead Owner în loc de adresele lor de email sau ID-urile Lead Owner. Sistemul nu va putea detecta și potrivi numele, astfel că lead-urile vor fi atribuite utilizatorului care a inițiat importul. Pentru a obține ID-urile Lead Owner ale utilizatorilor pentru a le folosi în fișierele de import, trebuie să exporți datele utilizatorilor, unde acestea vor apărea ca User ID.

4. În ciuda importării lead-urilor cu datele proprietarului de lead ca email, înregistrarea nu este asociată cu utilizatorul corespunzător.

În captura de ecran de mai jos, lead-ul „Natasha" ar fi trebuit să fie atribuit lui Karl, dar în schimb a fost atribuit lui Androse, care a inițiat importul.

Acest lucru se întâmplă deoarece Karl Anderson este un utilizator inactiv în CRM. Dacă imporți înregistrări și încerci să le asociezi cu un utilizator inactiv, sistemul va ignora utilizatorul inactiv și înregistrările vor fi asociate automat cu utilizatorul care le-a importat.

5. Nu pot declanșa automatizarea și alte funcții de gestionare a proceselor în timp ce import înregistrări în CRM.

Opțiunea de a declanșa automatizarea și gestionarea proceselor va fi afișată doar dacă fișierul de import are mai puțin de 10.000 de rânduri. Dacă opțiunea nu este disponibilă, înseamnă că fișierul de import are mai mult de 10.000 de rânduri. În acest caz, va trebui să împarți fișierul de import și să imporți înregistrările în loturi pentru a putea folosi funcțiile de gestionare a proceselor (de ex., importă două fișiere cu câte 6.000 de rânduri în loc să imporți un singur fișier cu 12.000 de rânduri).

6. Am importat înregistrări care conțin nume est-europene precum „Øya Festival" și caractere precum „Ø" nu au apărut corect în înregistrările importate.

Acest lucru se datorează codificării caracterelor. Te rugăm să salvezi fișierul .csv ca fișier codificat UTF-8 și apoi să îl imporți în Zoho CRM. Poți găsi toate caracterele suportate în UTF-8 aici: https://www.fileformat.info/info/charset/UTF-8/list.htm

7. Opțiunea Undo Import nu este disponibilă lângă rezumatul importului în CRM.

Disponibilitatea acestei opțiuni depinde de ce ai selectat la „Ce vrei să faci cu înregistrările din fișier?" în timpul importului. Dacă ai ales una dintre cele trei opțiuni, vei obține următoarele:

Add as new Leads: Poți anula procesul de import și elimina înregistrările importate din Zoho CRM în termen de 30 de zile de la importare.

Update existing Leads only: Opțiunea de anulare nu va fi disponibilă.

Both: Opțiunea de anulare va fi disponibilă, dar va elimina doar înregistrările nou adăugate; nu va inversa modificările făcute înregistrărilor actualizate.

8. Opțiunea de a declanșa regulile de atribuire în timpul importului nu este disponibilă.

Acest lucru se întâmplă deoarece ai selectat Update existing Leads only în timp ce importai înregistrările. Când o înregistrare existentă este actualizată prin import, opțiunea de a declanșa regulile de atribuire și de a atribui sarcini de urmărire nu va fi disponibilă.

9. Am exportat date din contul meu Zoho CRM și datele sunt denaturate când deschid fișierul în MS Excel.

Suportăm setul de caractere Unicode UTF-8, deci va trebui să selectezi acest set de caractere pentru a vizualiza corect fișierele exportate în MS Excel. Urmează pașii de mai jos:

Pentru Excel 2003

Deschide Microsoft Excel.
Navighează la Data > Import External Data > Import Data.
Selectează fișierul de import.
Se va deschide Text Import Wizard.
Selectează Delimited ca tip de date originale.
Selectează UTF-8 din lista derulantă File origin.
Apasă Next.
Alege Comma ca delimitator.
Apasă Next.
Selectează Text ca format de date pentru coloană și selectează fiecare coloană în Data Preview.
Apasă Finish și deschide în New Work Sheet.

Pentru Excel 2007 și 2010

Deschide Microsoft Excel.
Mergi la Data și selectează From Text.
Alege fișierul de import.
Se va deschide Text Import Wizard.
Alege Delimited ca tip de date originale.
Alege UTF-8 din lista derulantă File origin.
Apasă Next.
Alege Comma ca delimitator.
Apasă Next.
Alege Text ca format de date pentru coloană și selectează fiecare coloană din Data Preview.
Apasă Finish și deschide în New Work Sheet.

10. Caracterele speciale sau coloanele nu sunt afișate corect în fișierul exportat din Zoho CRM sau lipsesc date din unele coloane.

Încearcă să imporți același fișier exportat în Zoho Sheets pentru a vedea dacă aceeași problemă apare și acolo. Dacă da, trimite-ne un email la support@zohocrm.com explicând problema și atașând o captură de ecran care arată valorile câmpurilor incorecte sau caracterele speciale modificate. Te rugăm să incluzi ID-ul înregistrării și ID-ul exportului pentru a putea verifica din backend.