Clasificați și urmăriți statusul înregistrărilor cu maparea listelor de selecție
Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.
O categorie de înregistrare este o clasificare de nivel înalt care reprezintă statusul general al unei înregistrări prin gruparea valorilor din listele de selecție asociate în categorii mai largi și semnificative. Ajută la rezumarea situației unei înregistrări fără a depinde de etape individuale sau detaliate.
Prin maparea valorilor individuale din listele de selecție la categorii de înregistrare — cum ar fi categoriile implicite Open, Success sau Failed, ori categorii personalizate — echipele pot interpreta cu ușurință statusul unei înregistrări, îl pot folosi în criterii și automatizări și pot urmări vizual progresul prin indicatori precum o bandă de tranziție pe pagina de detalii a înregistrării. Aceasta aduce claritate, consecvență și decizii mai rapide în operațiunile CRM de zi cu zi, atât pentru modulele implicite, cât și pentru cele personalizate.
Să luăm un exemplu pentru a înțelege categoria de înregistrare. În modulul Leads, câmpul Lead Status captează etape detaliate precum New, Contacted, Lost, Unqualified, Qualified, Junk etc. Deși aceste valori oferă profunzime, înțelegerea stării generale a unui lead necesită adesea examinarea înregistrărilor individuale sau a coloanelor de status din vizualizările listei. Totuși, vizualizarea progresului lead-ului la nivel înalt sau înțelegerea stării generale a unei înregistrări dintr-o privire rămâne o provocare.
Ce poți realiza cu ajutorul categoriei de înregistrare?
Categoria de înregistrare simplifică acest lucru, permițându-ți să grupezi valorile aferente câmpului Lead Status în categorii mai largi. Astfel, obții o vizualizare consolidată a înregistrărilor similare, poți înțelege instantaneu situația unui lead și navighezi și acționezi mai rapid, fără să pierzi accesul la informațiile detaliate despre status.
În scenariul de mai sus, pentru opțiunile de Lead Status, există o grupare comună: am văzut că utilizatorul a configurat categoria de înregistrare pentru câmpul de tip picklist Lead Status. Fiecare valoare existentă a fost apoi mapată la una dintre aceste categorii în funcție de rezultatul său. Utilizatorii pot vedea aceasta și pot deduce statusul înregistrărilor. În plus, utilizatorii pot vizualiza, filtra și acționa asupra înregistrărilor pe baza acestor categorii, folosind Record Category — despre care vei afla mai jos în detaliu.
Pentru a realiza acest lucru, utilizatorul trebuie să activeze Define Record Category. Procedând astfel, utilizatorul poate defini categoriile implicite Open, Success, Failed sau orice categorii personalizate.
Să vedem și câteva alte exemple:
În modulul Payments, mai multe etape legate de tranzacții sau plăți, cum ar fi Payment Declined, Transaction Failed sau Refund Initiated, pot fi toate clasificate într-o singură categorie, de exemplu 'Failed'.
În modulul Contacts, fiecare contact reprezintă utilizatorul principal care este în curs de integrare, iar progresul acestuia este capturat folosind un câmp de tip picklist, cum ar fi Onboarding Status.
Configurare
Pentru a configura maparea categoriei de înregistrare pentru un câmp de tip picklist, procedează astfel:
Accesează Setup > Modules and Fields
Navighează la modulul dorit > Create/edit un câmp de tip picklist.
Activează opțiunea: Define Record Category
În fereastra Manage Categories:
Folosește categoriile implicite (Success, Failed, Open/Other), sau
Creează categorii personalizate relevante pentru procesul tău.
Atribuie un indicator vizual fiecărei categorii: Positive, Negative sau Neutral.
Apasă Done pentru a salva categoriile de înregistrare.
În proprietățile picklist-ului, mapează fiecare valoare la o categorie de înregistrare relevantă.
Apasă Done pentru a finaliza configurarea.
Pentru a obține o vizualizare de ansamblu a progresului înregistrării pe pagina de detalii, activează Display Transition for options.
Aceasta va afișa o bandă de tranziție pe pagina de detalii a înregistrării pentru utilizator.
Zone de impact
Banda de tranziție pe pagina de detalii a înregistrării pentru utilizator.
Criterii și filtre
Odată ce opțiunile sunt clasificate, progresul general al înregistrării este clar vizibil pe pagina de detalii. Pentru a merge mai departe, utilizatorii pot vizualiza, filtra și acționa asupra înregistrărilor pe baza acestor categorii, folosind Record Category ca și criteriu în filtre și vizualizări.
Note.
Limite:
Se pot atribui maximum 5 categorii pentru opțiuni.
Aceasta poate fi activată doar pentru un singur picklist per modul.
Categoriile de înregistrare pot fi configurate pentru picklist-uri cu până la 200 de opțiuni.
Indicatorii vizuali (deget sus, deget jos) nu sunt obligatorii pentru configurarea categoriei de înregistrare.
Configurarea categoriei de înregistrare va crea un câmp de dată și oră pentru a urmări actualizările din câmpurile picklist (pentru uz intern), iar acest câmp de dată și oră va fi consumat din limita câmpurilor personalizate de dată și oră.
Module suportate: Toate modulele, cu câteva excepții (Users, Quotes, Invoices, Sales Orders și Purchase Orders) vor fi suportate.
Ediții suportate: Funcționalitatea va fi suportată în toate edițiile cu plată.
