Utilizarea Teritoriilor

Capturile de ecran din acest articol sunt in limba engleza. Interfata Zoho CRM poate varia in functie de versiune si limba setata.

Înțelegerea Managementului Teritoriilor

Folosind Territory Management, poți segmenta conturile, contactele și tranzacțiile în teritorii.
Poți construi o ierarhie de teritorii prin crearea de teritorii și sub-teritorii. Poți defini criterii pentru fiecare dintre aceste teritorii și, în funcție de criterii, înregistrările vor fi atribuite teritoriilor.
Pe baza criteriilor teritoriului, atunci când o înregistrare este creată sau modificată, teritoriile sunt atribuite automat înregistrărilor.
O înregistrare nu va fi atribuită unui sub-teritoriu dacă nu îndeplinește criteriile teritoriului părinte.
Un cont sau contact poate fi atribuit unui număr maxim de zece teritorii. În schimb, o tranzacție poate fi atribuită unui singur teritoriu.
Fiecare teritoriu poate avea un manager care poate:
- Crea previziuni pentru utilizatorii din teritoriu.
- Acorda permisiuni pentru utilizatorii din teritoriu.
Managerii de teritorii vor avea întotdeauna permisiunile de Citire și Scriere pentru teritoriile lor.
Teritoriile sunt atribuite automat înregistrărilor. Dacă este necesar, managerii de teritorii pot atribui manual înregistrări teritoriilor și sub-teritoriilor lor. De asemenea, utilizatorii cu profil de administrator pot atribui teritorii înregistrărilor.
Pot fi create mai multe previziuni pentru un utilizator. Utilizatorii nu pot crea previziuni pentru ei înșiși. Doar managerul le poate crea pentru utilizatori.
Poți dezactiva managementul teritoriilor în funcție de nevoile tale de business. Dacă activezi din nou funcția, structura teritoriilor va rămâne neschimbată.

Permisiuni de Acces la Înregistrările dintr-un Teritoriu

Cu Territory Management, următoarele criterii determină cine poate accesa înregistrările dintr-un teritoriu.

Permisiunile la nivel de modul din profiluri.
Permisiunile setate pentru utilizatorii dintr-un teritoriu.

Utilizatorii pot edita înregistrările din teritoriul lor numai dacă:

Utilizatorul are permisiunea de profil pentru a edita înregistrările modulului.
Teritoriul căruia îi aparține înregistrarea acordă utilizatorilor permisiuni de Citire-Scriere-Ștergere.
Utilizatorul este managerul teritoriului căruia îi aparține înregistrarea.

Notă

Utilizatorii vor avea acces complet la înregistrările pe care le dețin.
Înregistrările secundare vor avea aceleași permisiuni ca și înregistrarea părinte.
Utilizatorii cu profil de Administrator vor avea acces complet la toate înregistrările.

Diverse Roluri și Responsabilități

Rol	Responsabilitate
Administratori	Activarea/Dezactivarea managementului teritoriilor. Crearea teritoriilor. Adăugarea/Eliminarea utilizatorilor dintr-un teritoriu. Atribuirea manuală a teritoriilor la înregistrări, dacă este necesar.
Manageri de Teritorii	Crearea de sub-teritorii pentru teritoriile lor. Adăugarea/Eliminarea utilizatorilor în teritoriile lor secundare. Configurarea țintelor de previziune pentru teritoriile lor. Modificarea manuală a teritoriului pentru conturi, contacte și tranzacții.
Membri ai Teritoriilor (Permisiune doar Citire)	Vizualizarea conturilor, contactelor și tranzacțiilor Vizualizarea previziunii de vânzări a teritoriului
Membri ai Teritoriilor (Permisiune Citire-Scriere)	Crearea sau modificarea conturilor, contactelor și tranzacțiilor Vizualizarea previziunii de vânzări a teritoriului
Proprietar al Înregistrărilor CRM	Poate efectua toate funcțiile conform permisiunilor la nivel de profil.

Activarea Territory Management

Înainte de a activa Territory Management pentru contul organizației tale, asigură-te că ai citit Ghidul de Decizie pentru Territory Management. La activarea acestei funcții, ai două opțiuni:

Construiește ierarhia de teritorii de la zero - Folosind această opțiune, poți crea ierarhia de teritorii de la zero.

Extinde ierarhia de teritorii din ierarhia de roluri - Folosind această opțiune, poți replica ierarhia din Roluri în Teritorii. Toți utilizatorii dintr-un rol vor fi adăugați ca utilizatori în teritoriu. Managerii de roluri (din noua ierarhie de roluri) vor fi transferați ca manageri de teritorii. Este posibil să trebuiască ulterior să modifici ierarhia de teritorii în funcție de nevoile tale de business.

Este important de reținut că poți fie să construiești ierarhia de teritorii de la zero, fie să extinzi ierarhia de roluri la ierarhia de teritorii. Odată ce opțiunea este aleasă, nu mai poți reveni la cealaltă opțiune.

Odată ce territory management este activat:

Toate lead-urile, contactele, conturile și tranzacțiile vor avea un câmp suplimentar, Teritorii.
Pe pagina principală a modulelor Leads, Accounts, Contacts, Deals, va fi disponibil un meniu drop-down cu teritoriile pe care le creezi.
Vei avea opțiunea de a crea previziuni pe baza ierarhiei de teritorii. Utilizatorii care aparțin mai multor teritorii pot avea mai multe ținte de previziune setate pentru fiecare teritoriu.

Pentru a activa territory management

Mergi la Setup > Security Control > Territory Management.
Fă clic pe Get Started.

Vei avea următoarele opțiuni pentru a crea o ierarhie de teritorii.
- Extend from Role Hierarchy - Fă clic pentru a replica ierarhia din roluri în teritorii.
- Start from Scratch - Fă clic pentru a crea ierarhia de teritorii de la zero.

Activarea Regulilor de Teritoriu pentru module

Crearea unui teritoriu necesită specificarea unor criterii pe baza cărora teritoriile sunt atribuite înregistrărilor. Cu Territory Rules activat, poți specifica criterii pe baza cărora sunt atribuite teritoriile. Odată ce activezi Deal Territory Rule sau Lead Territory Rule, ori de câte ori creezi un teritoriu sau editezi unul existent, va fi disponibilă opțiunea de a adăuga reguli.

Poți dezactiva regulile de teritoriu oricând. La dezactivare, înregistrările vor fi reatribuite automat teritoriilor pe baza teritoriului contului asociat. Când activezi din nou, înregistrările vor fi atribuite automat teritoriilor pe baza regulilor.

Pentru a activa sau dezactiva regula pentru tranzacții

Mergi la Setup > Security Control > Territory Management > Territories.
Fă clic pe butonul more (...) și selectează Settings.
În fereastra popup Territory Settings, comută Enable/Disable pentru regula necesară.

Crearea Teritoriilor

Utilizatorii cu profilul Administrator pot crea teritorii. Managerii de teritorii au, de asemenea, privilegiul implicit de a crea sub-teritorii pentru teritoriile lor.

Pentru a crea un teritoriu

Mergi la Setup > Security Control > Territory Management > Territories.
Fă clic pe Create New Territory.
Pe pagina Create Territory , specifică următoarele:

Specifică un Nume pentru teritoriu.
Adaugă o Descriere.
Alege un Manager de Teritoriu din lista drop-down.
Alege un Teritoriu Părinte din câmpul de căutare.
Caută și adaugă Utilizatori și alocă Permisiuni.
Acești utilizatori vor avea acces la înregistrările atribuite acestui teritoriu. Toți utilizatorii pot avea aceeași permisiune pentru înregistrări, fie Read Only, fie Read/Write/Delete.
Sub Territory Rules, specifică criterii pentru înregistrări. Pe baza acestor criterii, teritoriile vor fi atribuite conturilor în Zoho CRM. Vezi și Atribuirea Teritoriilor pentru Conturi
Dacă ai activat Lead Territory Rules și Deal Territory Rules , specifică criteriile.
Pe baza acestor criterii, teritoriile vor fi atribuite lead-urilor sau tranzacțiilor în Zoho CRM. Vezi și Atribuirea Teritoriilor pentru Tranzacții

Fă clic pe Save.

Crearea Sub-Teritoriilor (Secundare)

Sub fiecare teritoriu, poți crea sub-teritorii. În cazul în care un sub-teritoriu nu are un manager, managerul teritoriului părinte administrează sub-teritoriile.

Pentru a crea un sub-teritoriu

Mergi la Setup > Security Control > Territory Management > Territories.
Pe pagina Territory Hierarchy, mută indicatorul mouse-ului peste un teritoriu și fă clic pe pictograma Create Child Territory.
Pe pagina Create Territory, specifică detaliile. Consultă pașii din secțiunea Create Territory.

Ștergerea Teritoriilor

Când ștergi un teritoriu:

Pierzi definitiv detaliile teritoriului.
Vei fi solicitat să transferi sub-teritoriile către un alt teritoriu părinte din ierarhie.
Previziunile create pentru trimestrul/luna curentă și anterioară vor rămâne.

Pentru a șterge un teritoriu

Mergi la Setup > Security Control > Territory Management > Territories.
Pe pagina Territory Hierarchy, mută indicatorul mouse-ului peste un teritoriu și fă clic pe pictograma Delete.

Gestionarea Previziunilor

Când activezi territory management, poți configura setările de previziune ale organizației și poți începe să creezi previziuni în fiecare trimestru/lună. Vezi și Previziuni Bazate pe Ierarhia de Teritorii

Pentru a configura setările de previziune ale organizației (după activarea territory management)

În modulul Forecast, fă clic pe Get Started.
Pe pagina Forecast Settings, selectează Target Period ca Lunar sau Trimestrial.
Alege Fiscal Start Month din lista drop-down.
Selectează Start Month sau End Month. În funcție de selecția ta, anul va fi afișat în previziuni.
De exemplu, anul tău fiscal este din aprilie până în martie. Selectezi opțiunea End Month pentru anul financiar 2013-2014. Anul din previziune va fi menționat ca 2014.
Selectează Target Field și fă clic pe Save.
Ți se va cere să confirmi setările, după care poți începe să creezi previziuni pentru utilizatori.

Dezactivarea Territory Management

Poți dezactiva territory management. La dezactivarea acestei funcții, următoarele nu vor mai fi accesibile:

Informațiile legate de teritorii din modulele Accounts, Contacts și Deals.
Previziunile existente bazate pe ierarhia de teritorii. Acestea vor fi șterse permanent. Vei putea crea previziuni bazate pe ierarhia de roluri.

Pentru a dezactiva territory management

Mergi la Setup > Security Control > Territory Management > Territories.
Fă clic pe butonul more (...) și selectează Disable Territory.