Ghid de decizie pentru Territory Management

Ipoteze

Acest document presupune că ești deja familiarizat cu conceptele de bază ale territory management. Pentru a înțelege funcționalitatea în Zoho CRM, consultă documentul de ajutor - Prezentare generală Territory Management.

Introducere

Territory Management este un sistem prin care conturile de clienți sunt grupate pe baza unui set definit de criterii. Acest lucru facilitează partajarea conturilor de clienți între echipele de vânzări din compania ta. În Zoho CRM, funcționalitatea territory management îți permite să:

• Creezi teritorii și să specifici criteriile care definesc un teritoriu.
• Construiești o ierarhie a teritoriilor în plus față de ierarhia rolurilor din contul tău.
• Accesezi rapoarte predefinite despre teritorii, cum ar fi: Performerii de top din toate teritoriile, Durata generală a ciclului de vânzări între teritorii, Venituri pe teritorii etc.
• Creezi rapoarte personalizate despre teritorii.
• Setezi mai multe obiective de prognoză pentru utilizatorii care aparțin mai multor teritorii.

Territory management nu este necesar pentru fiecare organizație. Trebuie să decizi dacă utilizarea teritoriilor se potrivește structurii de vânzări și modelului de partajare a datelor din organizația ta. Acest document te va ghida și te va ajuta să decizi dacă Territory Management este necesar pentru compania ta.

Rol vs Teritoriu

Să analizăm mai întâi avantajele pe care le oferă territory management, comparativ cu rolurile.

Iată un scenariu de business pentru a explica mai bine!

Să presupunem că forța de vânzări a Zillum Inc. este formată din șase echipe din Statele Unite - North Central, North East, North West, South Central, South East și South West. În această structură de vânzări,

• Nu vrei ca echipa de vânzări dintr-o anumită regiune să acceseze înregistrările altei regiuni.
• Este posibil să existe câțiva prospecți importanți pe care vrei să îi partajezi cu reprezentanții de vânzări seniori din două echipe diferite, din două regiuni diferite.

Poate deveni un proces complicat să realizezi acest lucru folosind doar roluri și reguli de partajare a datelor. Pe de altă parte, cu teritorii bazate pe un set definit de criterii, poți extinde modelul de partajare a datelor Zoho CRM din contul tău Zoho CRM și să partajezi cu ușurință înregistrări cu diverși utilizatori din echipe diferite. Acest lucru va asigura că echipele sunt concentrate spre un obiectiv de atingere a țintei de vânzări stabilite în diferitele zone orare.

Înainte de a trece la ierarhia teritoriilor

Înainte de a planifica configurarea Territory Management în contul tău Zoho CRM, ia în considerare următoarele subiecte care te vor ajuta să determini dacă Territory Management este potrivit pentru organizația ta.

• Structura de vânzări și nevoile de partajare - O structură de partajare a datelor CRM care necesită ca persoanele care aparțin mai multor teritorii să acceseze mai multe conturi de clienți.
• Prognoze - Prognoze bazate pe ierarhia teritoriilor. Necesitatea de a seta obiective de prognoză pentru fiecare teritoriu căruia îi aparține un utilizator.
• Administrare - Teritoriile pot fi gestionate ca unități individuale pentru a reduce povara asupra administratorilor.

Structura de vânzări și nevoile de partajare

Cum sunt partajate datele tale cu alți utilizatori? Este esențial să analizezi dacă ierarhia bazată pe roluri, regulile de partajare a datelor, grupurile și regulile de atribuire oferă cele mai bune opțiuni pentru partajarea conturilor conform structurii tale de vânzări. Organizația ta poate avea nevoie să partajeze înregistrări pe baza produselor sau serviciilor, veniturilor, codului poștal/regiunii sau industriei, și nu pe baza proprietății înregistrării. Pentru un astfel de model de partajare complex și colaborativ, ai nevoie de teritorii care să asigure gruparea eficientă a conturilor de clienți și partajarea înregistrărilor cu diferite echipe de vânzări.

Structura de vânzări din organizația ta necesită să partajezi conturile de clienți cu mai multe persoane din echipe diferite? Ia acest exemplu: Ai un reprezentant de vânzări de teren care face apeluri către prospect și aranjează o întâlnire. Ai și un reprezentant de vânzări de câmp care vizitează prospectul pentru o demonstrație a produsului. Cum partajezi conturile cu ambii reprezentanți de vânzări?

Structura de vânzări a unei organizații poate fi fie liniară, fie o matrice complexă, unde partajarea datelor este de tip unu la mulți. Territory Management va fi potrivit pentru organizația ta dacă –

• Nevoile de partajare ale companiei tale depind mai mult de caracteristicile contului decât de proprietatea individuală a înregistrărilor.
• Organizația ta are o structură de vânzări matriceală, care necesită ca persoanele care aparțin mai multor teritorii să acceseze mai multe conturi de clienți.

Prognoze

Când treci la Territory Management în Zoho CRM, prognozele se vor schimba și ele pentru a se potrivi cerințelor teritoriale. Când un utilizator face parte din mai multe teritorii, poate fi necesar să setezi obiective de vânzări diferite pentru utilizator, deoarece vei avea obiective diferite stabilite pentru fiecare teritoriu.

Având un singur obiectiv de prognoză pentru utilizator nu va funcționa atunci. Împărțind obiectivele lunare/trimestriale pe baza teritoriilor și a conturilor de clienți din acestea, vei avea o imagine clară a prognozei de vânzări și a obiectivului de atins.

Administrare

Administratorului tău i se pare complicat să gestioneze numeroasele reguli de partajare care trebuie monitorizate când apar schimbări în structura de vânzări? Când există o arhitectură complexă de partajare a datelor, unele dintre provocările de care trebuie să fii conștient sunt:

Furnizarea unui acces similar la date pentru mai mulți utilizatori, gestionarea acelor permisiuni individual sau la nivel de rol pentru utilizatori, crearea mai multor reguli de partajare, menținerea unui volum mare de date și monitorizarea mișcării frecvente a reprezentanților de vânzări între diferite grupuri de vânzări.

Teritoriile, pe de altă parte, sunt mai ușor de gestionat. De exemplu: Structura ta de vânzări este delimitată pe baza regiunii. Un executiv de vânzări care se ocupă de solicitările clienților din China este un performer de top în echipa ta. Decizi să îi oferi acestui reprezentant de vânzări responsabilitate suplimentară, pentru a gestiona clienții din Japonia. În acest exemplu, territory management îți oferă flexibilitatea de a adăuga utilizatorul în teritoriul de vânzări China și Japonia, unde executivul de vânzări poate accesa înregistrările clienților din ambele țări.

Când regulile complexe de partajare a datelor și ierarhia rolurilor nu îndeplinesc cerințele, teritoriile sunt o opțiune mult mai ușor de menținut ca unități individuale, ceea ce va reduce și povara asupra administratorilor. Vizualizarea structurii de vânzări a organizației tale într-o ierarhie teritorială te poate ajuta să decizi dacă Territory Management este opțiunea potrivită pentru tine.

Motive pentru a utiliza Territory Management!

Trebuie să eviți distribuția inegală a conturilor de clienți pentru a îmbunătăți concentrarea vânzărilor și responsabilitățile echipei?

Reprezentanții tăi de vânzări pot avea fie prea multă muncă, fie prea puțină. Acest lucru poate duce la risipirea resurselor și pierderea veniturilor. Volumul de muncă trebuie distribuit corect pentru a oferi clienților existenți și prospecților atenția de care au nevoie.

Să presupunem că segmentarea conturilor tale de clienți variază de la afaceri mici la corporații mari, iar oportunitățile sunt gestionate de oamenii de vânzări pe baza dimensiunii tranzacției. Într-o astfel de structură, folosește teritorii pentru a împărți echipa de vânzări și a atribui prospecți în funcție de dimensiunea afacerii, pentru a câștiga flexibilitate în ceea ce privește vizibilitatea și partajarea datelor.

Un grup de reprezentanți de vânzări poate gestiona tranzacții cu maximum 50 de licențe, un alt grup poate fi atribuit tranzacțiilor cu peste 50 de licențe. În cazul echipelor de vânzări dinamice, având teritorii se facilitează și mișcarea ușoară a reprezentanților de vânzări, deoarece aceștia pot avea nevoie să se mute între teritorii.

Modelul de business și partajare a datelor din organizația ta depinde mai mult de caracteristicile contului (diviziuni geografice, dimensiunea contului clientului, linii multiple de produse, industrie etc.) și mai puțin de proprietatea individuală?

Utilizarea ierarhiei teritoriale este un mare avantaj, deoarece teritoriile oferă mai multă flexibilitate în ceea ce privește vizibilitatea și partajarea datelor.

Să presupunem că vinzi mobilier pentru școli din diferite districte. Fiecare grup de vânzări se ocupă de vânzările din districtele lor respective. În fiecare district există numeroase școli (grădinițe, licee, universități) care doresc să cumpere mobilier. În funcție de district și de cantitatea comenzii, atribui tranzacția reprezentanților tăi de vânzări. Aici, caracteristicile contului sunt cele care decid structura generală de vânzări.

Utilizarea teritoriilor aici te va avantaja. Va oferi concentrare și va simplifica procesul de partajare a înregistrărilor între persoane din echipe diferite.

Clienții tăi sunt răspândiți în diverse locații geografice? Dacă da, vrei să reduci timpul de deplasare și cheltuielile pentru echipa ta de vânzări?

Crearea teritoriilor pe baza locațiilor geografice ale pieței și plasarea strategică a reprezentanților de vânzări în teritoriul de vânzări al țării lor natale poate fi un mare avantaj pentru afacere. Acest lucru reduce timpul de deplasare, deoarece oportunitățile de afaceri sunt concentrate într-o zonă delimitată. De asemenea, acest lucru va ajuta echipa ta de vânzări să depășească barierele culturale și lingvistice pe care le au diferitele teritorii.

Structura ta de business oferă oportunități de cross-selling? Dacă da, ai nevoie de un sistem flexibil de partajare a datelor care să ajute la cross-selling pentru a promova atât retenția clienților, cât și creșterea veniturilor?

Cu o afacere care se ocupă de software pentru managementul HR, finanțe, staffing și managementul proiectelor, poți avea un grup de vânzări concentrat pe fiecare dintre aceste produse. Când un prospect este interesat de două dintre aceste produse, cum partajezi contul clientului cu persoane din echipe diferite care sunt implicate în ciclul de vânzări!

Având o ierarhie teritorială bazată pe liniile de produse și acordând acces reprezentanților de vânzări din mai multe echipe este o modalitate eficientă de a gestiona acest scenariu. Ajută la cross-selling-ul colaborativ pentru afacerea ta.

Ai căuta expertiză industrială la reprezentanții tăi de vânzări, dacă compania ta se ocupă cu mai multe linii de produse și verticale?

Reprezentanții de vânzări au nevoie de cunoștințe aprofundate despre produs/serviciu și de expertiză care să ajute la creșterea vânzărilor. În industria turismului, dacă ești responsabil de o croazieră în Caraibe, trebuie să fii familiarizat cu pachetele turistice, prețurile, itinerariul, informațiile despre navă, caracteristicile speciale ale acesteia, excursiile și așa mai departe.

Creează un teritoriu care include conturile de clienți interesați de croaziera în Caraibe. Apartenența la acest teritoriu care îți oferă suficientă experiență și oportunități pentru a-ți dezvolta competențele și abilitățile de negociere este cu siguranță benefică pentru vânzări.

Decizia ta

Asigură-te că alegi modelul corect de partajare a datelor pentru buna funcționare a afacerii tale. Dacă dorești să afli cum se potrivește Territory Management nevoilor tale de business, poți consulta și ajutorul online pentru mai multe detalii despre cum funcționează.

În concluzie, folosește territory management dacă:

• Ai o structură de vânzări complexă cu necesitatea de a muta frecvent utilizatorii în diferite echipe/teritorii de vânzări.
• Trebuie să segmentezi conturile de clienți pe baza caracteristicilor contului, nu pe baza proprietății înregistrării.
• Vrei un proces ușor de menținut pentru ca administratorii să gestioneze partajarea datelor între mai mulți utilizatori din echipe diferite.
• Ai nevoie de mai multe obiective de prognoză pentru utilizatorii care aparțin diferitelor teritorii de vânzări.