Gestionarea programului de lucru

Programul de lucru definește orele de funcționare ale unei organizații și se bazează de obicei pe locația companiei. Totuși, dacă organizația ta are birouri în diferite țări, programul de lucru urmat la sediul central poate să nu corespundă cu birourile din alte fusuri orare. Pentru a rezolva acest lucru, Zoho CRM îți permite să creezi ture de lucru pentru diferite fusuri orare.

De exemplu, organizația ta este situată în SUA și programul de lucru este de la 9 dimineața la 5 după-amiaza în fusul orar al SUA. Dacă compania ta își extinde serviciile în alte țări precum Europa, Japonia sau India, poți crea ture de lucru pentru aceste fusuri orare specifice. De asemenea, dacă angajații din organizația ta lucrează la ore diferite (tura de după-amiază, tura de dimineață), poți crea ture pentru programul lor de lucru. În plus, poți crea și Liste de sărbători pentru diferite locații și le poți asocia turelor.

Setarea programului de lucru

Folosește Programul de lucru pentru a defini orele de funcționare ale organizației tale. În funcție de orele de lucru ale organizației tale, poți alege fie 24/7, fie 24/5 ca program de lucru. În plus, dacă organizația ta urmează programe diferite în fiecare zi sau funcționează în weekend, poți personaliza programul de lucru pentru a se potrivi cerințelor tale.

Pentru a seta programul de lucru

1. Mergi la Setup > General > Company Settings > Business Hours .
   
2. În pagina Business Hours , apasă pe Create Business Hour .
   
3. Selectează un Business Hour din următoarea listă.
   
   a) 24 Hours x 7 Days - Selectează această opțiune dacă compania ta operează 24/7. b) 24 Hours x 5 Days - Selectează această opțiune dacă compania ta operează 24/5.
   
   
   
   c) Custom Hours - Selectează această opțiune dacă vrei să personalizezi zilele sau orele de lucru.
   
   • Same hours every day - Selectează această opțiune dacă programul de lucru al organizației este același în fiecare zi și alege orarul din lista derulantă.
     
   • Different hours every day - Selectează această opțiune dacă programul de lucru al organizației variază în fiecare zi și alege orarul din lista derulantă.
     
4. Apasă pe Save .
   

Crearea și atribuirea turelor către utilizatori

Poți crea ture pentru utilizatorii care lucrează în fusuri orare sau programe diferite. De exemplu, dacă un utilizator lucrează pentru clienți din SUA, poți crea o tură pentru fusul orar al SUA și să i-o atribui utilizatorului. De asemenea, în funcție de necesitățile de afaceri, poți transfera un utilizator dintr-o tură în alta. La transfer, poți alege să transferi utilizatorul imediat sau la o dată ulterioară. Dacă un transfer este programat pentru o dată ulterioară, poți selecta orice dată în următoarele 6 luni.

A) Pentru a crea ture

1. Mergi la Setup> Company Settings > Business Hours .
   
2. Apasă pe Create Shift Hours .
   
3. În pagina Create Shift Hours , introdu Shift name .
   
4. Selectează fusul orar din lista derulantă.
   
5. În Shift hours,
   
   a) Same Hours Everyday - Selectează această opțiune dacă orarul turei este același în fiecare zi și alege orarul din lista derulantă.
   
   b) Different Hours Everyday - Selectează această opțiune dacă orarul turei variază în fiecare zi și alege orarul din lista derulantă.
   
6. Apasă pe Save .
   

B) Pentru a atribui tura

1. Editează tura pe care ai creat-o.
   
2. Selectează utilizatorii din lista derulantă AssignTo .
   
3. Apasă pe Done și apoi pe Save .
   

Adăugarea pauzelor

Poți include pauzele pentru fiecare tură, ceea ce va ajuta la cunoașterea indisponibilității utilizatorilor în timpul unei anumite ture. Te va ajuta să planifici evenimentele în funcție de disponibilitatea unui utilizator. De asemenea, dacă un eveniment este creat în timpul pauzelor, va fi afișată o alertă care notifică despre indisponibilitatea utilizatorului.

Similar cu orele de tură, poți alege aceleași pauze sau pauze diferite pentru fiecare zi a săptămânii. Mai jos sunt câteva puncte importante pe care trebuie să le iei în considerare înainte de a defini pauzele:

• O tură poate avea maximum două pauze.
  
• Pauzele trebuie să respecte orele turei.
  

Pentru a adăuga pauze

1. După definirea orelor turei, mergi la Break Hours.
   
   
2. Selectează Same hours every day sau Different hours every day din lista derulantă.
   
   
3. Selectează ora din lista derulantă.
   
4. Apasă pe Done și Save .
   

Crearea listelor de sărbători

În Zoho CRM poți crea sărbători comune, adică sărbători celebrate la nivel global numite Sărbători de afaceri, și liste de sărbători specifice pentru utilizatorii care lucrează în ture diferite, în funcție de locația geografică pentru care lucrează. Poți crea liste de sărbători pentru anul curent, precum și pentru anul următor.

Sărbătorile de afaceri sunt comune tuturor angajaților din organizație. De exemplu, pentru utilizatorii care lucrează în ture diferite, să zicem în SUA, Marea Britanie, Germania, etc., sărbătorile de afaceri se vor aplica tuturor utilizatorilor indiferent de tura lor. Pe lângă adăugarea manuală a sărbătorilor de afaceri, poți folosi lista de sărbători predefinită pentru țara ta din Sărbători sugerate. Poți apăsa pe Suggested Holidays sub lista de sărbători pentru a completa automat sărbătorile, care pot fi editate sau șterse conform cerințelor tale.

1. Mergi la Setup > Company Settings > Holidays .
   
2. În pagina Holidays Details , apasă pe Create Holiday List.
   
3. În Select Year, alege anul din lista derulantă
   
4. În Apply To Shift , selectează tura (turele) din lista derulantă.
   
   (Reține că această opțiune va apărea doar dacă ai creat deja ture)
   
5. Alege Year din lista derulantă.
   
6. Introdu Holiday Name și selectează Date din calendar.
   
   (Apasă pe pictograma plus pentru a adăuga mai multe sărbători)
   
7. Apasă pe Save.

Notă

• Dacă creezi o listă de sărbători înainte de a crea ture, lista de sărbători va fi aplicabilă implicit tuturor turelor create ulterior.
  

C) Pentru a clona o listă de sărbători

1. În pagina Holiday Details, apasă pe butonul Clone de lângă lista de sărbători.
   
2. Adaugă/șterge sărbători sau editează detaliile sărbătorilor existente.
   
3. Editează listele derulante Select Year și Apply To dacă dorești.
   
4. Apasă pe Save .
   

Marchează ca indisponibil în Calendar

Te poți marca ca indisponibil pentru o anumită perioadă a zilei în calendarul Zoho CRM, acest lucru va asigura că utilizatorul este alertat despre indisponibilitatea ta dacă un eveniment este creat pentru acel interval de timp.

Pentru a te marca ca indisponibil

1. Apasă pe pictograma Calendar din panoul superior.
   
2. Alege o Date > Create .
   
   Alternativ, poți face clic dreapta pe data specifică.
   
3. Selectează Mark As Unavailable .
   
4. În fereastra pop-up, selectează Date and Time .
   
5. Introdu Comments , dacă este necesar.
   
6. Apasă pe Save .
   

Cum influențează programul de lucru alte funcții CRM

Atribuirea evenimentelor

Poți atribui un eveniment utilizatorului pe baza disponibilității sale. Dacă un eveniment este atribuit într-o zi care este fie marcată ca indisponibilă, fie nu este o zi lucrătoare a utilizatorului, vei fi alertat să reprogramezi evenimentul pentru o altă zi. Poți fie să reprogramezi evenimentul, fie să îl atribui oricum, indiferent de disponibilitatea utilizatorului.

Setarea datei limită în evenimentele recurente

Dacă un eveniment din organizația ta se repetă la intervale regulate, poți sări peste weekend-uri/sărbători/zilele nelucrătoare. Pentru evenimentele care se repetă zilnic, poți sări peste weekend-uri și sărbători. Dacă evenimentul se repetă lunar sau anual, poți evita ca acesta să se repete într-o zi nelucrătoare a utilizatorului.

Pentru a repeta un eveniment,

1. Selectează Repeat Type din lista derulantă și fă următoarele:
   
   a) Daily - Apasă pe Except weekends and holidays .
   
   b) Custom - Selectează Monthly / Yearly din lista derulantă.
   
   c) Bifează caseta Reschedule events to the next working day if the selected day is not a working day .
   
2. Apasă pe Done .
   

Setarea datei limită în sarcinile recurente

Dacă o sarcină se repetă în fiecare zi, poți sări peste weekend-uri și sărbători. De asemenea, dacă o sarcină se repetă anual sau lunar, poți sări peste zilele nelucrătoare ale utilizatorului.

Pentru a repeta o sarcină,

1. Selectează Repeat Type din lista derulantă și fă următoarele:
   
   a) Daily - Apasă pe Except weekends and holidays .
   
   b) Custom - Selectează Monthly / Yearly din lista derulantă.
   
   c) Apasă pe Set due date to the next business day if the selected day is not a working day .
   
2. Apasă pe Done .
   

Reguli de flux de lucru

Declanșator bazat pe Dată/DataOră

Poți seta regula de flux de lucru să se declanșeze fie după, fie înainte de "n" zile/ore lucrătoare pentru a sări peste zilele nelucrătoare ale utilizatorului.

Pentru a selecta data/ora,

1. În Workflow Rules , selectează Rule Criteria > When do you want to execute this rule?
   
2. Selectează On a Date/DateTime .
   
3. În Execute, introdu Numărul de zile/ore .
   
4. Selectează Business hour(s) / Business day(s) din lista derulantă.
   
5. Apasă pe Next .
   

Acțiuni instantanee

La crearea sarcinilor ca acțiune instantanee, poți alege data limită pentru a sări peste zilele nelucrătoare.

Pentru a sări peste zilele nelucrătoare,

1. În Instant Action , selectează Task .
   
2. În fereastra pop-up Assign Task , selectează Business days din lista derulantă.
   

Acțiuni programate

Acțiunile programate pot fi setate să se declanșeze după "n" zile/ore lucrătoare pentru a sări peste zilele nelucrătoare ale utilizatorului.

Pentru a sări peste zilele nelucrătoare,

1. Apasă pe Scheduled Actions .
   
2. În Execute , introdu numărul de zile.
   
3. Selectează Business hour(s) / Business day(s) din lista derulantă.
   

Sarcini în tranziția Blueprint

La definirea unei sarcini în tranzițiile Blueprint, poți sări peste zilele nelucrătoare ale utilizatorului, pentru a te asigura că data limită este programată când utilizatorul este disponibil.

Pentru a seta data limită a sarcinii,

1. În Blueprint Transitions > apasă pe After .
   
2. Selectează Task , în Due date introdu numărul de zile.
   
3. Selectează Business days din lista derulantă.
   
4. Apasă pe Save .