Întrebări frecvente: Program de lucru în Zoho CRM

1. Mergi la Setup > General > Company Settings > Business hours.
   
2. Editează Business hours.
   
3. Apasă pe Custom Hours.
   
4. Selectează o zi pentru Week starts on.
   
5. Selectează una dintre următoarele opțiuni pentru Business Timing:
   
1. Same hours every day: Selectează această opțiune dacă orele de lucru sunt aceleași în fiecare zi și alege orele din lista derulantă.
   
2. Different hours every day: Selectează această opțiune dacă orele de lucru sunt diferite în fiecare zi și alege orele din lista derulantă.

Notă: Datele generate pentru săptămâna următoare, săptămâna anterioară și săptămâna curentă în rapoarte, filtre inteligente sau criterii bazate pe dată vor depinde de ziua pe care o alegi ca început de săptămână.

1. Similar cu orele de tură, pauzele pot fi setate la aceeași oră în fiecare zi sau la ore diferite.
2. Poți avea maximum două pauze într-o tură.
3. Pauzele trebuie să se încadreze întotdeauna în orele turei.
   

1. Mergi la Setup > Company Settings > Business hours și creează sau alege o tură.
2. Mergi la Break Hours și selectează Same hours every day sau Different hours every day.
3. Selectează ora din lista derulantă.
4. Apasă pe Done și apoi pe Save.
   

3. Care este diferența dintre orele de tură și programul de lucru?

Poți atribui o singură tură unui utilizator la un moment dat.

Pentru a atribui ture utilizatorilor:

1. Mergi la Setup > General > Company Settings > Business Hours.
   
2. Apasă pe Create New Shift Hours.
   
3. Alege Timezone și apoi Define Shift Days and Hours.
   
4. Alege utilizatorii în Assign To.
   
5. Apasă pe Save.
   

Reține că, dacă un utilizator este deja atribuit unei ture, vei fi solicitat fie să îl transferi imediat la noua tură, fie să programezi transferul pentru mai târziu.

Notă: Dacă creezi lista de sărbători înainte de a crea turele, aceasta va fi aplicată tuturor turelor pe care le creezi.

Pentru a crea o listă de sărbători:

1. Mergi la Setup > Company Settings > Holidays.
2. Apasă pe Create Holiday List pe pagina Holiday Details.
3. Selectează turele din lista derulantă Apply to Shift.
4. Reține că această opțiune va apărea doar dacă ai creat deja ture.
   
5. Alege anul din lista derulantă.
6. Introdu Holiday Name și selectează data din calendar.
7. Apasă pe pictograma plus pentru a adăuga mai multe sărbători.
8. Apasă pe Save.

1. Dacă o întâlnire se repetă la intervale regulate, poți sări peste weekenduri, sărbători și zile nelucrătoare
2. Dacă o întâlnire trebuie repetată zilnic, poți sări peste weekenduri și sărbători
3. Dacă întâlnirea se repetă lunar sau anual, poți sări peste zilele nelucrătoare

1. Selectează Repeat Type din lista derulantă și procedează astfel:
2. Daily: Apasă pe Except weekends and holidays.
3. Custom: Selectează Monthly sau Yearly din lista derulantă.
4. Bifează caseta Reschedule events la următoarea zi lucrătoare dacă ziua selectată nu este o zi lucrătoare.
5. Apasă pe Done.
   

1. Dacă o sarcină se repetă zilnic, poți sări peste weekenduri și sărbători.
2. Dacă o sarcină se repetă anual sau lunar, poți sări peste zilele nelucrătoare.
   

1. Selectează Repeat Type din lista derulantă și procedează astfel:
   
2. Daily: Apasă pe Except weekends and holidays.
3. Custom: Selectează Monthly sau Yearly din lista derulantă.
4. Apasă pe Set due date la următoarea zi lucrătoare dacă ziua selectată nu este o zi lucrătoare.
5. Apasă pe Done.
   

7. Voi fi alertat despre indisponibilitatea unui utilizator când creez un eveniment?

Da, vei fi alertat dacă data sau ora de început și de sfârșit a evenimentului se află în afara programului de lucru al gazdei sau dacă gazda s-a marcat ca indisponibilă pentru acele ore. Vei vedea o alertă când creezi un eveniment.

Poți reprograma evenimentul la o altă dată sau oră sau îl poți atribui oricum.

8. Cum atribui o activitate unui utilizator în funcție de disponibilitatea sa?

Dacă organizația ta are birouri în toată lumea, programul de lucru urmat va varia în funcție de fusul orar căruia îi aparțin. Așadar, când atribui o activitate unui utilizator, este important să verifici disponibilitatea acestuia. Zoho CRM simplifică acest proces cu o funcție numită 'Business Hours'.

Pentru a activa această funcție:

1. Mergi la Setup > General > Company Settings > Business Hours.
   

2. Alege programul de lucru relevant. De exemplu, 24/7.

   

3. Introdu zilele și orele de lucru.
   

4. Acum creează ore de tură apăsând pe ' + New Shift Hours '.

   

5. Introdu numele turei și alege fusul orar corespunzător. Orele și zilele de tură pot fi de asemenea personalizate.
   

6. Se pot seta maximum două pauze.
   

   

7. În final, atribuie utilizatori pentru a gestiona tura și apasă butonul Save.
   

Asigură-te că furnizezi detaliile corecte privind timpul de disponibilitate. Acum, când atribui o activitate unui utilizator, sistemul va detecta automat disponibilitatea. Dacă utilizatorul aparține unei ture diferite, vei fi notificat, altfel activitatea va fi atribuită.

9. Ce face opțiunea Mark as Unavailable din calendar?

Un utilizator se poate marca ca indisponibil pentru o anumită perioadă a zilei sau pentru zile specifice din săptămână în calendarul Zoho CRM. Aceasta va alerta alți utilizatori dacă încearcă să creeze un eveniment pentru acel utilizator în acele ore.

Pentru a te marca ca indisponibil:

1. În contul tău CRM, apasă pe pictograma Calendar din colțul din dreapta al panoului superior.
   
2. Apasă pe o dată.
   
3. Apasă pe ora din calendar și selectează Mark as Unavailable.
   
4. Ajustează data și ora în fereastra pop-up.
   
5. Introdu comentarii, dacă este necesar.
   
6. Apasă pe Save.

10. Pot transfera un utilizator de la o tură la alta?

Da, poți transfera un utilizator de la o tură la alta oricând este necesar. Poți alege, de asemenea, dacă transferi persoana imediat sau mai târziu.

Când transferi un utilizator, activitățile atribuite pentru tura anterioară vor fi transferate la noua tură.

Reține că atunci când un utilizator este transferat la o altă tură, sistemul NU va verifica disponibilitatea utilizatorului pentru activitățile programate, astfel încât orice conflict care poate apărea trebuie rezolvat manual de administratorul CRM.

Pentru a transfera un utilizator la o altă tură:

1. Mergi la Setup > General > Company Settings > Business Hours.
2. Apasă pe tura dorită.
3. Atribuie sau elimină utilizatorul dorit.
4. Apasă pe Save.

11. Ce se întâmplă dacă orele de tură sunt în afara programului de lucru al organizației?

Da, ori de câte ori faci modificări la programul de lucru, vei fi alertat dacă orele vreunei ture se află în afara noului program de lucru. Nu vei putea salva noul program de lucru decât dacă orele de tură sunt modificate corespunzător.

Notă: Programul de lucru ia în considerare și zilele lucrătoare (de ex. luni până vineri).

1. Mergi la Setup > Company Settings > Business Hours.
2. Apasă pe Create Shift Hours.
3. În pagina Create Shift Hours, introdu Shift name.
4. Selectează fusul orar din lista derulantă.
5. Selectează una dintre următoarele opțiuni pentru Shift Hours:
   
1. Same Hours Everyday: Selectează această opțiune dacă orele de tură sunt aceleași în fiecare zi și alege orele din lista derulantă.
2. Different Hours Everyday: Selectează această opțiune dacă orele de tură variază în fiecare zi și alege orele din lista derulantă.
   
6. Apasă pe Save.
   

1. Atribuirea evenimentelor sau sarcinilor
   
2. Termenele limită ale evenimentelor sau sarcinilor repetitive
   
3. Executarea regulilor de flux de lucru
   
4. Termenul limită al sarcinilor pentru tranzițiile Blueprint
   

Sfat: Înainte de a face modificări la programul de lucru al organizației, asigură-te că zilele și orele de tură se încadrează în noul program de lucru.